Danh sách kiểm tra tài chính khi bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ

Khởi nghiệp không chỉ là một dự án pháp lý và vận hành. Đó còn là một dự án tài chính. Trước khi bạn mở cửa, ra mắt trang web hoặc ký hợp đồng với khách hàng đầu tiên, bạn cần một hệ thống rõ ràng để lập kế hoạch, huy động, theo dõi và bảo vệ tiền của mình.

Một nền tảng tài chính vững chắc giúp bạn tránh những sai lầm phổ biến ở giai đoạn đầu: ước tính thấp chi phí khởi sự, trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp, bỏ qua nghĩa vụ thuế, và cạn tiền quá sớm. Nó cũng giúp công ty của bạn dễ quản lý hơn khi phát triển.

Danh sách kiểm tra này sẽ đi qua các bước tài chính cốt lõi mà mọi nhà sáng lập nên hoàn thành khi bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ.

1. Xây dựng một kế hoạch kinh doanh thực tế

Kế hoạch kinh doanh không chỉ là tài liệu để thuyết trình. Nó là khuôn khổ cho các quyết định tài chính của bạn. Kế hoạch của bạn nên giải thích công ty bán gì, phục vụ ai, tạo doanh thu như thế nào và cần bao nhiêu tiền để bắt đầu.

Phần tài chính của bạn nên bao gồm:

• Chi phí khởi sự
• Chi phí vận hành hằng tháng
• Doanh thu kỳ vọng
• Chiến lược định giá
• Ước tính điểm hòa vốn
• Nguồn vốn
• Giả định về dòng tiền

Hãy thận trọng với dự báo doanh thu và rộng rãi hơn với ước tính chi phí. Nhiều nhà sáng lập mắc sai lầm khi cho rằng doanh số sẽ đến nhanh, trong khi bỏ qua việc cần bao lâu để tạo đà tăng trưởng. Một kế hoạch thực tế giúp bạn nhìn rõ hơn doanh nghiệp của mình có thể duy trì đến mức nào.

Nếu bạn cần vốn bên ngoài, bên cho vay và nhà đầu tư sẽ kỳ vọng các con số rõ ràng. Một kế hoạch được xây dựng tốt cũng có thể giúp bạn quyết định liệu hiện tại đã sẵn sàng ra mắt hay chưa, hay bạn cần thêm vốn trước.

2. Ước tính chi phí khởi sự

Trước khi thành lập công ty, mở tài khoản hoặc mua thiết bị, hãy liệt kê mọi khoản chi cần thiết để có thể vận hành. Chi phí khởi sự thay đổi theo ngành, nhưng hầu hết doanh nghiệp sẽ cần kinh phí cho ít nhất một số hạng mục sau:

• Phí nộp hồ sơ của tiểu bang
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Giấy phép và giấy chứng nhận
• Bảo hiểm kinh doanh
• Trang web và tên miền
• Nhận diện thương hiệu và tài liệu tiếp thị
• Thiết bị và phần mềm
• Hàng tồn kho hoặc vật tư ban đầu
• Phí dịch vụ chuyên môn
• Văn phòng, kho bãi hoặc mặt bằng bán lẻ
• Lương hoặc thanh toán cho nhà thầu
• Vốn lưu động cho vài tháng đầu

Đừng chỉ dừng ở những chi phí hiển nhiên. Hãy thêm một khoản dự phòng cho các khoản phát sinh. Một nguyên tắc phổ biến là nên dự trù quỹ dự phòng để một lần chậm trễ hoặc một hóa đơn bất ngờ không làm gián đoạn việc ra mắt.

3. Chọn đúng loại hình doanh nghiệp

Cấu trúc pháp lý ảnh hưởng đến cách bạn bị đánh thuế, cách bạn quản lý trách nhiệm pháp lý và cách bạn xử lý tài chính. Các loại hình phổ biến gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần.

Mỗi cấu trúc có những tác động khác nhau:

• Doanh nghiệp tư nhân dễ bắt đầu nhưng thường không tách biệt trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của doanh nghiệp.
• Công ty hợp danh cần thỏa thuận rõ ràng về quyền sở hữu, chia lợi nhuận và trách nhiệm.
• LLC thường mang lại sự cân bằng linh hoạt giữa bảo vệ trách nhiệm và sự đơn giản trong vận hành.
• Công ty cổ phần có thể hữu ích với những doanh nghiệp dự định huy động vốn hoặc phát hành cổ phần.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, hồ sơ nộp cho tiểu bang, hồ sơ sở hữu và cơ chế quản trị nội bộ nên được sắp xếp gọn gàng ngay từ đầu. Zenind có thể hỗ trợ nhà sáng lập quản lý quy trình thành lập và các bước tuân thủ liên quan để doanh nghiệp bắt đầu trên nền tảng vững chắc.

4. Đăng ký doanh nghiệp và xin EIN

Sau khi chọn loại hình, hãy hoàn tất các bước đăng ký theo yêu cầu của tiểu bang. Nếu bạn đang thành lập một pháp nhân riêng biệt, điều đó thường có nghĩa là nộp hồ sơ thành lập cho tiểu bang và chỉ định đại diện đăng ký.

Bạn cũng có thể sẽ cần Mã số nhận dạng chủ lao động, hay EIN, từ IRS. EIN được dùng cho các việc như:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển nhân viên
• Nộp thuế liên bang
• Xin một số giấy phép và giấy chứng nhận
• Làm việc với nhà cung cấp và tổ chức tài chính

Ngay cả khi bạn chưa định tuyển dụng ngay, việc xin EIN sớm có thể giúp các bước thiết lập còn lại dễ dàng hơn.

5. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng

Một trong những thói quen tài chính quan trọng nhất của nhà sáng lập mới là tách biệt tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân. Một tài khoản séc doanh nghiệp riêng giúp việc ghi sổ rõ ràng hơn, chuẩn bị thuế dễ hơn, và lưu trữ hồ sơ đáng tin cậy hơn nhiều.

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp có thể giúp bạn:

• Theo dõi doanh thu và chi phí chính xác
• Bảo vệ sự tách biệt pháp lý giữa bạn và công ty
• Theo dõi dòng tiền theo thời gian thực
• Chuẩn bị thuế và báo cáo tài chính
• Thanh toán cho nhà cung cấp, nhân viên và nhà thầu từ một nơi duy nhất

Đối với nhiều LLC và công ty cổ phần, duy trì sự tách biệt giữa tài chính cá nhân và doanh nghiệp không chỉ là thực hành tốt. Đó là điều thiết yếu để bảo toàn các biện pháp bảo vệ trách nhiệm của pháp nhân.

Khi so sánh các tài khoản, hãy xem xét các tính năng như phí thấp, ngân hàng di động, chuyển khoản dễ dàng và không có giới hạn giao dịch có thể cản trở tăng trưởng.

6. Thiết lập kế toán ngay từ ngày đầu

Kế toán dễ nhất khi được thiết lập ngay từ ngày đầu. Chờ đến mùa khai thuế thường dẫn đến nhầm lẫn, thiếu hồ sơ và căng thẳng không cần thiết.

Ở mức tối thiểu, hãy thiết lập quy trình theo dõi:

• Thu nhập
• Hóa đơn
• Biên lai
• Tiền lương
• Thanh toán cho nhà thầu
• Thanh toán khoản vay
• Quãng đường và chi phí đi lại phục vụ kinh doanh
• Thuế bán hàng đã thu, nếu áp dụng
• Khoản hoàn trả

Nhiều doanh nghiệp nhỏ hưởng lợi từ phần mềm kế toán hoặc dịch vụ ghi sổ chuyên nghiệp. Ngay cả khi bạn tự quản lý sổ sách, hãy tạo một quy trình nhất quán để phân loại giao dịch và đối chiếu tài khoản.

Ghi sổ tốt không chỉ để đáp ứng yêu cầu của IRS. Nó cung cấp cho bạn các con số cần thiết để đưa ra quyết định tốt hơn về định giá, tuyển dụng, hàng tồn kho và mở rộng.

7. Hiểu nhu cầu dòng tiền của bạn

Dòng tiền là sự luân chuyển tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. Lợi nhuận rất quan trọng, nhưng dòng tiền mới là thứ giữ cho công ty tồn tại hằng ngày.

Một doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn thất bại nếu không thể thanh toán hóa đơn đúng hạn. Đó là lý do nhà sáng lập phải theo dõi:

• Bao nhiêu tiền đang đi vào
• Khách hàng thực sự thanh toán vào thời điểm nào
• Những hóa đơn nào sắp đến hạn
• Chi phí cố định có đang tăng quá nhanh không
• Lượng tiền hoạt động sẵn có tại mọi thời điểm

Hãy tạo một dự báo dòng tiền đơn giản cho ít nhất ba đến sáu tháng tới. Dự báo này nên thể hiện thu nhập dự kiến, chi phí định kỳ và số dư tiền mặt bạn dự kiến sau mỗi giai đoạn.

Nếu doanh nghiệp của bạn có tính mùa vụ hoặc khách hàng thanh toán chậm, việc lập kế hoạch dòng tiền càng quan trọng hơn. Bạn có thể cần nhiều vốn lưu động hơn bạn nghĩ ban đầu.

8. Tìm nguồn vốn phù hợp

Phần lớn doanh nghiệp mới cần một dạng vốn nào đó để khởi động. Nguồn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, mức độ chấp nhận rủi ro và tốc độ bạn cần tiền.

Các lựa chọn tài trợ phổ biến gồm:

• Tiết kiệm cá nhân
• Đóng góp từ đồng sáng lập hoặc đối tác
• Khoản vay từ ngân hàng hoặc quỹ tín dụng
• Tài trợ được SBA bảo đảm
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Hạn mức tín dụng
• Trợ cấp
• Doanh thu từ khách hàng sớm
• Nhà đầu tư thiên thần hoặc vốn đầu tư mạo hiểm, trong một số ngành

Mỗi lựa chọn đều có đánh đổi. Nợ phải được hoàn trả. Tài trợ bằng vốn cổ phần có thể làm loãng quyền sở hữu. Trợ cấp có thể hấp dẫn nhưng thường cạnh tranh cao và bị giới hạn về cách sử dụng.

Trước khi nhận bất kỳ khoản vốn nào, hãy so sánh chi phí dài hạn, điều khoản hoàn trả và tác động đến quyền kiểm soát doanh nghiệp.

9. Chuẩn bị thuế trước khi ra mắt

Thuế nên là một phần của cuộc thảo luận về khởi nghiệp ngay từ đầu. Chủ doanh nghiệp mới thường tập trung vào bán hàng và tiếp thị trong khi bỏ qua yêu cầu nộp hồ sơ, thuế tạm tính và lưu trữ hồ sơ.

Tùy theo cấu trúc và địa điểm của bạn, bạn có thể cần xem xét:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế tự doanh
• Thuế tiền lương
• Thuế bán hàng
• Thuế nhượng quyền
• Các khoản thuế tạm tính hằng quý

Giữ biên lai, hóa đơn và sao kê ngân hàng của doanh nghiệp được sắp xếp gọn gàng trong suốt năm. Nếu bạn đợi đến cuối quý hoặc cuối năm, bạn có thể bỏ sót khoản khấu trừ hoặc mắc lỗi khi khai báo.

Nếu cấu trúc doanh nghiệp của bạn yêu cầu các khoản thanh toán tạm tính, hãy ghi các thời hạn đó vào lịch từ sớm. Việc bỏ lỡ có thể dẫn đến phạt và gây áp lực tiền mặt không cần thiết.

10. Biết những giấy phép và giấy chứng nhận nào ảnh hưởng đến tài chính của bạn

Giấy phép và giấy chứng nhận không chỉ là vấn đề tuân thủ. Chúng còn ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Một số ngành cần sự chấp thuận của liên bang, tiểu bang hoặc địa phương trước khi hoạt động.

Ví dụ gồm các doanh nghiệp trong lĩnh vực:

• Dịch vụ ăn uống
• Bán đồ uống có cồn
• Chăm sóc trẻ em
• Xây dựng
• Vận tải
• Bán lẻ trong các danh mục được quản lý
• Dịch vụ chăm sóc sức khỏe và cá nhân

Chi phí cấp phép có thể bao gồm phí nộp đơn, phí gia hạn, kiểm tra, đào tạo và yêu cầu bảo hiểm. Hãy đưa những khoản này vào ngân sách khởi sự để không bị bất ngờ sau này.

Vì quy định cấp phép khác nhau rất nhiều giữa các tiểu bang và thành phố, hãy xem xét yêu cầu trước khi ra mắt và trước khi mở rộng sang địa điểm hoặc dòng dịch vụ mới.

11. Thiết lập kiểm soát tài chính và quy tắc phê duyệt

Khi tiền bắt đầu lưu chuyển, bạn cần các kiểm soát nội bộ để ngăn sai sót và sử dụng sai mục đích. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ cũng được lợi từ những quy tắc đơn giản.

Hãy cân nhắc thiết lập chính sách cho:

• Ai được phép chi tiền của công ty
• Khoản chi nào cần phê duyệt
• Cách xử lý hoàn trả
• Cách nộp biên lai
• Tần suất đối chiếu tài khoản
• Ai có quyền truy cập vào hệ thống ngân hàng và kế toán

Những kiểm soát này giảm rủi ro gian lận, cải thiện độ chính xác và giúp bạn hiểu rõ tiền đang đi đâu. Khi doanh nghiệp phát triển, kiểm soát mạnh cũng giúp làm việc dễ hơn với bên cho vay, kế toán và nhà đầu tư.

12. Lập kế hoạch trả lương và thanh toán cho nhà thầu

Nếu bạn thuê nhân viên hoặc nhà thầu độc lập, tiền lương trở thành một phần trong thiết lập tài chính của bạn. Điều đó không chỉ có nghĩa là phát lương. Bạn có thể cần khấu trừ thuế, nộp báo cáo, cấp mẫu thuế và theo dõi thời hạn.

Trước khi tuyển dụng, hãy quyết định cách bạn sẽ:

• Phân loại lao động đúng cách
• Theo dõi giờ làm hoặc các mốc dự án
• Xử lý thuế tiền lương
• Thanh toán cho nhà thầu đúng hạn
• Lưu trữ hồ sơ tiền lương an toàn

Phân loại sai người lao động có thể tạo ra vấn đề về thuế và pháp lý, vì vậy rất đáng để xem xét kỹ quy định trước khi đưa người vào làm.

13. Xem bảo hiểm như một phần của kế hoạch tài chính

Bảo hiểm thường bị xem như một thủ tục pháp lý, nhưng nó cũng là một biện pháp bảo vệ tài chính. Một sự cố không mong muốn có thể tạo ra gánh nặng tiền mặt lớn nếu doanh nghiệp của bạn không có bảo hiểm hoặc bảo hiểm không đủ.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, bạn có thể cần:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm bồi thường lao động
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm trách nhiệm mạng
• Bảo hiểm xe thương mại

Phí bảo hiểm nên được đưa vào ngân sách vận hành. Mức bảo hiểm phù hợp có thể giúp bảo vệ bảng cân đối kế toán của bạn và giảm nguy cơ một vụ khiếu nại làm gián đoạn doanh nghiệp.

14. Xây dựng thói quen rà soát tài chính hằng tháng

Một danh sách kiểm tra tài chính sẽ không hữu ích nếu bạn chỉ xem nó một lần. Mỗi chủ doanh nghiệp nên xem lại các con số thường xuyên.

Ít nhất mỗi tháng một lần, hãy kiểm tra:

• Số dư ngân hàng
• Báo cáo lãi lỗ
• Hóa đơn chưa thu
• Hóa đơn sắp đến hạn
• Nghĩa vụ tiền lương
• Khoản dự phòng thuế
• Xu hướng dòng tiền
• Chênh lệch so với ngân sách

Việc rà soát hằng tháng giúp bạn phát hiện vấn đề sớm. Nó cũng cho bạn bức tranh rõ hơn về việc giá bán, chiến lược bán hàng và thói quen chi tiêu của bạn có đang hiệu quả hay không.

15. Giữ hồ sơ ngăn nắp cho sự phát triển trong tương lai

Lưu trữ hồ sơ tốt giúp tiết kiệm thời gian vào mùa khai thuế và hỗ trợ các quyết định tương lai về tài trợ, tuyển dụng và mở rộng.

Hãy giữ bản sao của:

• Hồ sơ thành lập
• Xác nhận EIN
• Giấy phép kinh doanh
• Sao kê ngân hàng
• Biên lai và hóa đơn
• Hợp đồng vay
• Hợp đồng bảo hiểm
• Hợp đồng với nhà thầu
• Hồ sơ khai thuế
• Biên bản họp và hồ sơ sở hữu, nếu áp dụng

Một hệ thống tài liệu tập trung giúp doanh nghiệp của bạn dễ quản lý hơn và dễ mở rộng hơn.

Kết luận

Bắt đầu kinh doanh đòi hỏi nhiều hơn một ý tưởng hay. Nó đòi hỏi kế hoạch tài chính có kỷ luật ngay từ đầu. Bằng cách xây dựng ngân sách thực tế, tách biệt tài chính, theo dõi dòng tiền, chuẩn bị cho thuế và thiết lập hệ thống sớm, bạn tạo ra nền tảng vững chắc hơn cho tăng trưởng.

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, Zenind có thể giúp tinh gọn các bước thành lập doanh nghiệp và tuân thủ để hỗ trợ một quá trình ra mắt được tổ chức về mặt tài chính. Khi thiết lập pháp lý và thiết lập tài chính phối hợp với nhau, doanh nghiệp của bạn sẽ ở vị thế tốt hơn để phát triển một cách tự tin.