Listă de verificare financiară pentru începerea unei afaceri în Statele Unite

Pornirea unei afaceri nu este doar un proiect juridic și operațional. Este și unul financiar. Înainte să deschideți ușile, să lansați un site web sau să semnați primul contract cu un client, aveți nevoie de un sistem clar pentru a planifica, finanța, urmări și proteja banii.

O bază financiară solidă vă ajută să evitați cele mai frecvente greșeli din faza de început: subestimarea costurilor de pornire, amestecarea fondurilor personale cu cele ale firmei, ignorarea obligațiilor fiscale și rămânerea fără numerar prea devreme. De asemenea, face compania mai ușor de administrat pe măsură ce crește.

Această listă de verificare prezintă pașii financiari esențiali pe care orice fondator ar trebui să îi parcurgă atunci când pornește o afacere în Statele Unite.

1. Elaborați un plan de afaceri realist

Un plan de afaceri este mai mult decât un document de prezentare. Este cadrul pentru deciziile dvs. financiare. Planul ar trebui să explice ce vinde compania, cui se adresează, cum va genera venituri și de câți bani are nevoie pentru a porni.

Secțiunea financiară ar trebui să includă:

• Costuri de pornire
• Cheltuieli operaționale lunare
• Venituri estimate
• Strategia de stabilire a prețurilor
• Estimarea pragului de rentabilitate
• Surse de finanțare
• Ipoteze privind fluxul de numerar

Fiți conservator cu proiecțiile de venit și generos cu estimările de cheltuieli. Mulți fondatori presupun că vânzările vor apărea rapid, dar trec cu vederea cât timp poate dura până se creează avânt. Un plan realist vă oferă o imagine mai bună asupra a ceea ce poate susține afacerea dvs.

Dacă aveți nevoie de finanțare externă, creditorii și investitorii se vor aștepta la cifre clare. Un plan bine construit vă poate ajuta și să decideți dacă sunteți pregătit să lansați acum sau dacă aveți nevoie mai întâi de mai mult capital.

2. Estimați costurile de pornire

Înainte să înregistrați compania, să deschideți un cont sau să cumpărați echipamente, enumerați fiecare cheltuială necesară pentru a deveni operațional. Costurile de pornire variază în funcție de industrie, dar majoritatea afacerilor vor avea nevoie de fonduri pentru cel puțin unele dintre următoarele:

• Taxe de depunere la stat
• Servicii de agent autorizat
• Licențe și autorizații
• Asigurare pentru afaceri
• Site web și nume de domeniu
• Branding și materiale de marketing
• Echipamente și software
• Stoc sau consumabile inițiale
• Onorarii profesionale
• Spațiu de birou, depozit sau retail
• Plăți pentru salarii sau contractori
• Capital de lucru pentru primele luni

Nu vă opriți la costurile evidente. Adăugați o rezervă pentru cheltuieli neprevăzute. O regulă comună este să includeți fonduri de contingență, astfel încât o întârziere sau o factură surpriză să nu vă perturbe lansarea.

3. Alegeți structura de afaceri potrivită

Structura juridică vă afectează modul de impozitare, gestionarea răspunderii și administrarea finanțelor. Tipurile comune de entități includ întreprinderi individuale, parteneriate, societăți cu răspundere limitată și corporații.

Fiecare structură are implicații diferite:

• Întreprinderile individuale sunt simple de înființat, dar în general nu separă răspunderea personală de cea a afacerii.
• Parteneriatele necesită acorduri clare privind proprietatea, împărțirea profitului și responsabilitățile.
• LLC-urile oferă adesea un echilibru flexibil între protecția răspunderii și simplitatea operațională.
• Corporațiile pot fi utile pentru afacerile care plănuiesc să atragă capital sau să emită acțiuni.

Dacă înființați un LLC sau o corporație, documentele depuse la stat, evidențele privind proprietatea și guvernanța internă ar trebui organizate încă de la început. Zenind îi poate ajuta pe fondatori să gestioneze procesul de înființare și pașii de conformitate asociați, astfel încât afacerea să pornească pe baze solide.

4. Înregistrați afacerea și obțineți un EIN

După ce alegeți entitatea, finalizați pașii de înregistrare ceruți de statul dvs. Dacă înființați o entitate juridică separată, asta înseamnă de obicei depunerea documentelor de constituire la stat și desemnarea unui agent autorizat.

De asemenea, probabil veți avea nevoie de un Employer Identification Number, sau EIN, de la IRS. Un EIN este folosit pentru sarcini precum:

• Deschiderea unui cont bancar de afaceri
• Angajarea de salariați
• Depunerea taxelor federale
• Solicitarea anumitor licențe și autorizații
• Colaborarea cu furnizori și instituții financiare

Chiar dacă nu intenționați să angajați imediat, obținerea unui EIN devreme poate simplifica restul procesului de configurare.

5. Deschideți un cont bancar separat pentru afacere

Unul dintre cele mai importante obiceiuri financiare pentru un fondator aflat la început este separarea banilor afacerii de banii personali. Un cont curent dedicat afacerii face contabilitatea mai clară, pregătirea declarațiilor fiscale mai ușoară și evidența mult mai fiabilă.

Un cont bancar de afaceri vă poate ajuta să:

• Urmăriți cu acuratețe veniturile și cheltuielile
• Protejați separarea juridică dintre dvs. și companie
• Monitorizați fluxul de numerar în timp real
• Pregătiți taxele și rapoartele financiare
• Plătiți furnizori, angajați și contractori dintr-un singur loc

Pentru multe LLC-uri și corporații, menținerea separării dintre finanțele personale și cele ale afacerii nu este doar o bună practică. Este esențială pentru păstrarea protecțiilor privind răspunderea oferite de entitate.

Atunci când comparați conturile, urmăriți funcții precum comisioane reduse, servicii bancare mobile, transferuri ușoare și lipsa unor limite de tranzacționare care ar putea împiedica creșterea.

6. Configurați contabilitatea din prima zi

Contabilitatea este mai ușoară dacă începe din prima zi. Așteptarea până la sezonul fiscal creează de obicei confuzie, documente lipsă și stres evitabil.

Cel puțin, stabiliți un proces pentru a urmări:

• Veniturile
• Facturile emise
• Chitanțele
• Salarizarea
• Plățile către contractori
• Rambursările de împrumut
• Kilometrajul și deplasările de afaceri
• Taxa pe vânzări colectată, dacă este cazul
• Rambursările

Multe afaceri mici beneficiază de software de contabilitate sau de sprijinul unui specialist în evidență contabilă. Chiar dacă gestionați singur registrele, creați un flux de lucru consecvent pentru clasificarea tranzacțiilor și reconcilierea conturilor.

O contabilitate bună face mai mult decât să satisfacă IRS. Vă oferă cifrele de care aveți nevoie pentru a lua decizii mai bune despre prețuri, recrutare, stocuri și extindere.

7. Înțelegeți nevoile de flux de numerar

Fluxul de numerar este mișcarea banilor în și din afacerea dvs. Profitul contează, dar fluxul de numerar este cel care menține compania în viață zi de zi.

O afacere poate fi profitabilă pe hârtie și totuși să eșueze dacă nu își poate plăti facturile la timp. De aceea, fondatorii trebuie să monitorizeze:

• Cât de mulți bani intră
• Când plătesc efectiv clienții
• Ce facturi sunt scadente în curând
• Dacă costurile fixe cresc prea repede
• Cât capital operațional este disponibil în orice moment

Creați o prognoză simplă a fluxului de numerar pentru cel puțin următoarele trei până la șase luni. Această prognoză ar trebui să arate veniturile estimate, cheltuielile recurente și soldul de numerar pe care îl anticipați după fiecare perioadă.

Dacă afacerea dvs. are variații sezoniere sau clienți care plătesc cu întârziere, planificarea fluxului de numerar devine și mai importantă. Este posibil să aveți nevoie de mai mult capital de lucru decât ați presupus inițial.

8. Asigurați tipul potrivit de finanțare

Majoritatea afacerilor noi au nevoie de un anumit tip de finanțare pentru a porni. Sursa potrivită depinde de obiectivele dvs., de toleranța la risc și de cât de repede aveți nevoie de bani.

Opțiunile comune de finanțare includ:

• Economii personale
• Contribuții din partea cofondatorilor sau partenerilor
• Împrumuturi de la bănci sau cooperative de credit
• Finanțare susținută de SBA
• Carduri de credit pentru afaceri
• Linii de credit
• Granturi
• Venituri de la primii clienți
• Investitori angel sau capital de risc, în anumite industrii

Fiecare opțiune are compromisuri. Datoria trebuie rambursată. Finanțarea prin capital propriu poate dilua proprietatea. Granturile pot fi atractive, dar sunt adesea competitive și restricționate în ceea ce privește utilizarea fondurilor.

Înainte de a accepta orice finanțare, comparați costul pe termen lung, termenii de rambursare și impactul asupra controlului afacerii.

9. Pregătiți-vă pentru taxe înainte de lansare

Taxele ar trebui să facă parte din discuția despre pornirea afacerii încă de la început. Noii proprietari de afaceri se concentrează adesea pe vânzări și marketing, dar trec cu vederea cerințele de depunere, taxele estimate și evidența documentelor.

În funcție de structura și locația dvs., este posibil să trebuiască să luați în calcul:

• Impozitul federal pe venit
• Impozitul pe venit la nivel de stat
• Taxa pentru activitate independentă
• Taxe de salarizare
• Taxa pe vânzări
• Taxa de franciză
• Plăți trimestriale estimate

Păstrați chitanțele, facturile și extrasele bancare organizate pe tot parcursul anului. Dacă așteptați până la sfârșitul trimestrului sau la sfârșitul anului, ați putea rata deduceri sau face greșeli de depunere.

Dacă structura afacerii dvs. impune plăți estimate, marcați din timp termenele-limită în calendar. Dacă le ratați, pot apărea penalități și presiune inutilă asupra numerarului.

10. Știți ce licențe și autorizații vă afectează finanțele

Licențele și autorizațiile nu sunt doar chestiuni de conformitate. Ele vă afectează și bugetul. Unele industrii au nevoie de aprobări federale, de stat sau locale înainte de a putea opera.

Exemplele includ afaceri din:

• Servicii alimentare
• Vânzarea de alcool
• Îngrijirea copiilor
• Construcții
• Transport
• Vânzări cu amănuntul în categorii reglementate
• Servicii de sănătate și îngrijire personală

Costurile de licențiere pot include taxe de depunere, reînnoiri, inspecții, instruire și cerințe de asigurare. Includeți aceste cheltuieli în bugetul de pornire, astfel încât să nu vă surprindă mai târziu.

Deoarece regulile de licențiere variază mult de la un stat și oraș la altul, verificați cerințele înainte de lansare și înainte de a vă extinde într-o nouă locație sau linie de servicii.

11. Stabiliți controale financiare și reguli de aprobare

După ce banii încep să circule, aveți nevoie de controale interne pentru a preveni greșelile și utilizarea necorespunzătoare. Chiar și o afacere mică beneficiază de reguli simple.

Luați în considerare politici pentru:

• Cine poate cheltui fonduri ale companiei
• Ce cheltuieli necesită aprobare
• Cum sunt gestionate rambursările
• Cum sunt trimise chitanțele
• Cât de des sunt reconciliate conturile
• Cine poate accesa sistemele bancare și contabile

Aceste controale reduc riscul de fraudă, îmbunătățesc acuratețea și facilitează înțelegerea modului în care sunt cheltuiți banii. Pe măsură ce afacerea crește, controalele solide facilitează și colaborarea cu creditorii, contabilii și investitorii.

12. Planificați plățile pentru salarii și contractori

Dacă angajați salariați sau contractori independenți, salarizarea devine parte din configurarea financiară. Asta înseamnă mai mult decât simpla emitere a cecurilor. Este posibil să trebuiască să rețineți taxe, să depuneți rapoarte, să emiteți formulare fiscale și să urmăriți termenele.

Înainte de a angaja, decideți cum veți:

• Clasifica corect lucrătorii
• Urmări orele sau etapele proiectelor
• Procesa taxele de salarizare
• Plăti la timp contractorii
• Păstra în siguranță înregistrările de salarizare

Clasificarea greșită a lucrătorilor poate crea probleme fiscale și juridice, așa că merită să analizați atent regulile înainte de a aduce oameni în echipă.

13. Analizați asigurările ca parte a planificării financiare

Asigurarea este adesea tratată ca o formalitate juridică, dar este și o protecție financiară. Evenimentul nepotrivit poate genera un consum major de numerar dacă afacerea dvs. nu este asigurată sau este subasigurată.

În funcție de afacere, este posibil să aveți nevoie de:

• Asigurare de răspundere civilă generală
• Asigurare de răspundere profesională
• Compensații pentru lucrători
• Asigurare pentru proprietate comercială
• Asigurare de răspundere cibernetică
• Acoperire auto comercială

Primele de asigurare ar trebui incluse în bugetul operațional. Acoperirea potrivită vă poate ajuta să vă protejați bilanțul și să reduceți șansele ca o singură cerere de despăgubire să perturbe afacerea.

14. Creați o rutină lunară de analiză financiară

O listă de verificare financiară nu este utilă dacă o analizați doar o dată. Fiecare proprietar de afacere ar trebui să își revizuiască în mod regulat cifrele.

Cel puțin o dată pe lună, verificați:

• Soldurile bancare
• Profitul și pierderea
• Facturile restante
• Facturile scadente în curând
• Obligațiile de salarizare
• Sumele rezervate pentru taxe
• Tendințele fluxului de numerar
• Abaterile de la buget

Analiza lunară vă ajută să detectați din timp problemele. De asemenea, vă oferă o imagine mai clară asupra faptului dacă strategiile de preț, vânzări și cheltuieli funcționează.

15. Păstrați evidențele organizate pentru creșterea viitoare

O evidență solidă economisește timp în sezonul fiscal și susține deciziile viitoare privind finanțarea, angajarea și extinderea.

Păstrați copii ale următoarelor:

• Documente de înființare
• Confirmarea EIN
• Licențe de afaceri
• Extrase bancare
• Chitanțe și facturi
• Contracte de împrumut
• Polițe de asigurare
• Acorduri cu contractori
• Declarații fiscale
• Procese-verbale și evidențe ale proprietății, dacă este cazul

Un sistem centralizat pentru documente face afacerea mai ușor de administrat și mai ușor de scalat.

Concluzii

Pornirea unei afaceri necesită mai mult decât o idee bună. Necesită planificare financiară disciplinată încă de la început. Prin construirea unui buget realist, separarea finanțelor, urmărirea fluxului de numerar, pregătirea pentru taxe și implementarea timpurie a unor sisteme, creați o bază mult mai solidă pentru creștere.

Dacă înființați o companie nouă, Zenind vă poate ajuta să simplificați pașii de formare a afacerii și de conformitate care susțin o lansare financiar organizată. Atunci când configurarea juridică și configurarea financiară funcționează împreună, afacerea dvs. este într-o poziție mai bună pentru a crește cu încredere.