Финансов контролен списък за започване на бизнес в Съединените щати

Стартирането на бизнес не е само правен и оперативен проект. То е и финансов проект. Преди да отворите врати, да пуснете уебсайт или да подпишете първия си клиент, ви е необходима ясна система за планиране, финансиране, проследяване и защита на парите ви.

Силната финансова основа ви помага да избегнете най-честите грешки в ранния етап: подценяване на стартовите разходи, смесване на лични и бизнес средства, пренебрегване на данъчните задължения и твърде ранно изчерпване на паричните наличности. Тя също така прави компанията ви по-лесна за управление, докато расте.

Този контролен списък разглежда основните финансови стъпки, които всеки основател трябва да изпълни при започване на бизнес в Съединените щати.

1. Изградете реалистичен бизнес план

Бизнес планът е повече от документ за представяне. Той е рамката за вашите финансови решения. Планът ви трябва да обяснява какво продава компанията, на кого служи, как ще генерира приходи и колко пари ще са необходими за стартиране.

Финансовата ви част трябва да включва:

• Стартови разходи
• Месечни оперативни разходи
• Очаквани приходи
• Ценова стратегия
• Оценка за достигане на точка на рентабилност
• Източници на финансиране
• Допускания за паричния поток

Бъдете консервативни в прогнозите за приходи и щедри в оценките за разходи. Много основатели допускат грешката да предполагат, че продажбите ще дойдат бързо, като същевременно пренебрегват колко време може да отнеме изграждането на инерция. Реалистичният план ви дава по-добра представа какво може да издържи бизнесът ви.

Ако имате нужда от външно финансиране, кредиторите и инвеститорите ще очакват ясни числа. Добре изготвеният план може също да ви помогне да решите дали сте готови да стартирате сега или първо се нуждаете от допълнителен капитал.

2. Оценете стартовите си разходи

Преди да регистрирате компанията, да отворите сметка или да купите оборудване, изброете всеки разход, необходим за започване на работа. Стартовите разходи варират според индустрията, но повечето бизнеси ще се нуждаят от средства поне за част от следните неща:

• Държавни такси за подаване на документи
• Услуга за регистриран агент
• Лицензи и разрешителни
• Бизнес застраховка
• Уебсайт и домейн име
• Бранд материали и маркетингови материали
• Оборудване и софтуер
• Начални наличности или консумативи
• Професионални такси
• Офис, складово или търговско пространство
• Заплати или плащания към независими изпълнители
• Оперативен капитал за първите няколко месеца

Не спирайте до очевидните разходи. Добавете резерв за непредвидени разходи. Честа практика е да включите средства за непредвидени ситуации, така че едно забавяне или неочаквана сметка да не наруши старта ви.

3. Изберете правилната бизнес структура

Вашата правна структура влияе върху това как се облагате с данъци, как управлявате отговорността и как подреждате финансите си. Често срещани видове дружества включват еднолични търговци, съдружия, дружества с ограничена отговорност и корпорации.

Всяка структура има различни последици:

• Едноличните търговци са лесни за стартиране, но обикновено не разделят личната и бизнес отговорност.
• Съдружията изискват ясни споразумения за собственост, разпределение на печалбата и отговорности.
• LLC често осигуряват гъвкав баланс между защита от отговорност и оперативна простота.
• Корпорациите могат да бъдат полезни за бизнеси, които планират да наберат капитал или да издават акции.

Ако учредявате LLC или корпорация, документите за регистрация в щата, записите за собственост и вътрешното управление трябва да бъдат организирани от самото начало. Zenind може да помогне на основателите да управляват процеса на учредяване и свързаните с него стъпки по съответствие, така че бизнесът да започне на стабилна основа.

4. Регистрирайте бизнеса и получите EIN

След като изберете структурата, изпълнете регистрационните стъпки, изисквани от вашия щат. Ако учредявате отделно юридическо лице, това обикновено означава подаване на учредителни документи към щата и назначаване на регистриран агент.

Вероятно ще ви е необходим и Employer Identification Number, или EIN, от IRS. EIN се използва за задачи като:

• Откриване на бизнес банкова сметка
• Наемане на служители
• Подаване на федерални данъци
• Кандидатстване за определени лицензи и разрешителни
• Работа с доставчици и финансови институции

Дори да не планирате незабавно да наемате персонал, получаването на EIN рано може да улесни останалата част от настройката.

5. Отворете отделна бизнес банкова сметка

Един от най-важните финансови навици за нов основател е разделянето на бизнес и лични средства. Отделната бизнес разплащателна сметка прави счетоводството по-ясно, данъчната подготовка по-лесна и воденето на записи много по-надеждно.

Бизнес банковата сметка може да ви помогне да:

• Проследявате точно приходите и разходите
• Защитите правната отделеност между вас и компанията
• Наблюдавате паричния поток в реално време
• Подготвяте данъци и финансови отчети
• Плащате на доставчици, служители и изпълнители от едно място

За много LLC и корпорации поддържането на разделение между бизнес и лични финанси не е просто добра практика. То е съществено за запазване на защита от отговорност, осигурена от юридическото лице.

Когато сравнявате сметки, търсете функции като ниски такси, мобилно банкиране, лесни преводи и липса на лимити за транзакции, които биха могли да възпрепятстват растежа.

6. Настройте счетоводството от първия ден

Счетоводството е най-лесно, когато започне от първия ден. Изчакването до данъчния сезон обикновено създава объркване, липсващи записи и ненужен стрес.

Поне настройте процес за проследяване на:

• Приходи
• Фактури
• Касови бележки
• Заплати
• Плащания към независими изпълнители
• Плащания по заеми
• Бизнес пробег и пътувания
• Събрани данъци върху продажбите, ако е приложимо
• Възстановявания на разходи

Много малки бизнеси се възползват от счетоводен софтуер или от професионален счетоводител. Дори ако сами водите книгите, създайте последователен работен процес за категоризиране на транзакциите и съгласуване на сметките.

Добрата отчетност не служи само за удовлетворяване на IRS. Тя ви дава числата, от които се нуждаете, за да вземате по-добри решения за ценообразуване, наемане, наличности и разширяване.

7. Разберете нуждите си от паричен поток

Паричният поток е движението на пари във и извън бизнеса ви. Печалбата е важна, но паричният поток е това, което поддържа компанията жива в ежедневието.

Една компания може да е печеливша на хартия и въпреки това да се провали, ако не може да плаща сметките си навреме. Затова основателите трябва да следят:

• Колко пари постъпват
• Кога клиентите действително плащат
• Кои сметки предстои да бъдат платени скоро
• Дали фиксираните разходи не растат твърде бързо
• Колко оперативни средства са налични във всеки момент

Създайте прост прогнозен модел на паричния поток за поне следващите три до шест месеца. Тази прогноза трябва да показва очаквани приходи, повтарящи се разходи и паричния баланс, който очаквате след всеки период.

Ако бизнесът ви има сезонни колебания или забавени плащания от клиенти, планирането на паричния поток става още по-важно. Може да се нуждаете от повече оборотен капитал, отколкото първоначално сте предполагали.

8. Осигурете правилния вид финансиране

Повечето нови бизнеси се нуждаят от някакъв вид финансиране, за да стартират. Правилният източник зависи от целите ви, толерантността към риск и колко бързо се нуждаете от парите.

Често срещани варианти за финансиране включват:

• Лични спестявания
• Вноски от съоснователи или партньори
• Заеми от банки или кредитни съюзи
• Финансиране, подкрепено от SBA
• Бизнес кредитни карти
• Кредитни линии
• Грантове
• Приходи от ранни клиенти
• Ангелски инвеститори или рисков капитал, в определени индустрии

Всеки вариант има своите компромиси. Дългът трябва да бъде върнат. Финансирането чрез собствен капитал може да разреди собствеността. Грантовете могат да бъдат привлекателни, но често са конкурентни и ограничени по отношение на начина, по който средствата могат да бъдат използвани.

Преди да поемете каквото и да е финансиране, сравнете дългосрочната цена, условията за погасяване и влиянието върху контрола върху бизнеса.

9. Подгответе се за данъците преди старта

Данъците трябва да бъдат част от разговора за стартиране още от самото начало. Новите собственици на бизнес често се фокусират върху продажби и маркетинг, като пренебрегват изискванията за подаване, прогнозните данъци и воденето на записи.

В зависимост от структурата и местоположението ви може да се наложи да обмислите:

• Федерален данък върху дохода
• Щатски данък върху дохода
• Данък за самонаето лице
• Данък върху работната заплата
• Данък върху продажбите
• Franchise tax
• Тримесечни прогнозни данъчни плащания

Съхранявайте организирано бизнес разписки, фактури и банкови извлечения през цялата година. Ако изчакате до края на тримесечието или края на годината, може да пропуснете приспадания или да допуснете грешки при подаването.

Ако структурата на бизнеса ви изисква прогнозни плащания, отбележете сроковете в календара си отрано. Пропускането им може да доведе до санкции и ненужно напрежение върху паричните наличности.

10. Знайте кои лицензи и разрешителни влияят на финансите ви

Лицензите и разрешителните не са само въпрос на съответствие. Те влияят и върху бюджета ви. Някои индустрии се нуждаят от федерални, щатски или местни разрешения, преди да започнат дейност.

Примери включват бизнеси в:

• Хранителни услуги
• Продажба на алкохол
• Детски грижи
• Строителство
• Транспорт
• Търговия на дребно в регулирани категории
• Здравни и лични услуги

Разходите за лицензиране могат да включват такси за кандидатстване, подновявания, проверки, обучение и изисквания за застраховка. Включете тези разходи в стартовия бюджет, за да не останете изненадани по-късно.

Тъй като правилата за лицензиране варират значително според щата и града, прегледайте изискванията преди старта и преди разширяване към ново място или нова линия услуги.

11. Създайте финансови контролни механизми и правила за одобрение

След като парите започнат да се движат, ви трябват вътрешни контролни механизми, за да предотвратите грешки и злоупотреби. Дори малък бизнес има полза от прости правила.

Помислете за политики относно:

• Кой може да харчи фирмени средства
• Кои разходи изискват одобрение
• Как се обработват възстановяванията
• Как се подават касови бележки
• Колко често се съгласуват сметките
• Кой има достъп до банковите и счетоводните системи

Тези контроли намаляват риска от измами, подобряват точността и улесняват разбирането къде отиват парите. С нарастването на бизнеса силните контролни механизми също така улесняват работата с кредитори, счетоводители и инвеститори.

12. Планирайте заплати и плащания към независими изпълнители

Ако наемате служители или независими изпълнители, заплатите се превръщат в част от финансовата ви подготовка. Това означава повече от просто издаване на чекове. Може да се наложи да удържате данъци, да подавате отчети, да издавате данъчни формуляри и да следите срокове.

Преди да наемете, решете как ще:

• Класифицирате правилно работниците
• Проследявате часовете или етапите на проектите
• Обработвате данъците върху заплатите
• Плащате навреме на независимите изпълнители
• Съхранявате безопасно архивите за заплати

Неправилната класификация на работниците може да създаде данъчни и правни проблеми, затова си струва внимателно да прегледате правилата, преди да включите хора в екипа.

13. Прегледайте застраховките като част от финансовото планиране

Застраховката често се възприема като правна формалност, но тя е и финансова защита. Неправилното събитие може да създаде сериозен отлив на средства, ако бизнесът ви няма застраховка или е недостатъчно застрахован.

В зависимост от бизнеса може да ви е необходима:

• Обща гражданска отговорност
• Професионална отговорност
• Застраховка при трудови злополуки
• Търговска имуществени застраховка
• Кибер застраховка
• Застраховка за търговски автомобили

Премиите по застраховките трябва да бъдат включени в оперативния бюджет. Подходящото покритие може да помогне да защитите баланса си и да намалите вероятността едно искане да наруши бизнеса.

14. Изградете месечна рутина за финансов преглед

Контролният списък не е полезен, ако го погледнете само веднъж. Всеки собственик на бизнес трябва редовно да преглежда числата.

Поне веднъж месечно проверявайте:

• Банкови наличности
• Печалба и загуба
• Неплатени фактури
• Скоро предстоящи сметки
• Задължения по заплати
• Отделени средства за данъци
• Тенденции в паричния поток
• Отклонения от бюджета

Месечният преглед ви помага да откривате проблеми рано. Той също така ви дава по-ясна представа дали ценообразуването, стратегията за продажби и навиците на разходване работят.

15. Поддържайте записите организирани за бъдещ растеж

Силното водене на документи спестява време по време на данъчния сезон и подпомага бъдещи решения за финансиране, наемане и разширяване.

Съхранявайте копия на:

• Учредителни документи
• Потвърждение за EIN
• Бизнес лицензи
• Банкови извлечения
• Касови бележки и фактури
• Договори за заеми
• Застрахователни полици
• Договори с независими изпълнители
• Данъчни декларации
• Протоколи от срещи и записи за собственост, ако е приложимо

Централизирана система за документи прави бизнеса ви по-лесен за управление и по-лесен за мащабиране.

Заключителни мисли

Започването на бизнес изисква повече от добра идея. То изисква дисциплинирано финансово планиране от самото начало. Като изградите реалистичен бюджет, отделите финансите си, проследявате паричния поток, подготвите се за данъци и въведете системи отрано, създавате много по-солидна основа за растеж.

Ако учредявате нова компания, Zenind може да помогне за рационализиране на процесите по учредяване и съответствие, които подпомагат финансово организиран старт. Когато правната ви настройка и финансовата ви настройка работят заедно, бизнесът ви е в по-добра позиция да расте уверено.