Taloudellinen tarkistuslista yrityksen perustamiseen Yhdysvalloissa

Yrityksen perustaminen ei ole vain oikeudellinen ja operatiivinen projekti. Se on myös taloudellinen projekti. Ennen kuin avaat ovet, julkaiset verkkosivuston tai allekirjoitat ensimmäisen asiakkaan kanssa sopimuksen, tarvitset selkeän järjestelmän rahan suunnitteluun, hankintaan, seurantaan ja suojaamiseen.

Vahva taloudellinen perusta auttaa välttämään yleisimmät alkuvaiheen virheet: käynnistyskustannusten aliarvioinnin, yritys- ja henkilökohtaisten varojen sekoittamisen, verovelvoitteiden sivuuttamisen ja kassavarojen loppumisen liian aikaisin. Se tekee yrityksen johtamisesta myös helpompaa sen kasvaessa.

Tämä tarkistuslista käy läpi keskeiset taloudelliset vaiheet, jotka jokaisen perustajan tulisi hoitaa aloittaessaan yritystoiminnan Yhdysvalloissa.

1. Laadi realistinen liiketoimintasuunnitelma

Liiketoimintasuunnitelma on enemmän kuin pitch-dokumentti. Se on taloudellisten päätösten kehys. Suunnitelman tulisi kertoa, mitä yrityksesi myy, kenelle se palvelee, miten se tuottaa tuloja ja kuinka paljon rahaa aloittaminen vaatii.

Taloudellisen osion tulisi sisältää:

• Käynnistyskustannukset
• Kuukausittaiset käyttökulut
• Odotetut tulot
• Hinnoittelustrategia
• Kannattavuusrajan arvio
• Rahoituslähteet
• Kassavirtaolettamat

Ole varovainen tulosennusteissa ja antelias kuluarvioissa. Monet perustajat olettavat, että myynti alkaa nopeasti, vaikka kestääkin usein kauan ennen kuin vauhti rakentuu. Realistinen suunnitelma antaa paremman kuvan siitä, mitä yrityksesi voi kestää.

Jos tarvitset ulkopuolista rahoitusta, lainanantajat ja sijoittajat odottavat selkeitä lukuja. Hyvin laadittu suunnitelma voi myös auttaa arvioimaan, oletko valmis käynnistämään nyt vai tarvitsetko ensin lisää pääomaa.

2. Arvioi käynnistyskustannuksesi

Ennen kuin perustat yrityksen, avaat tilin tai ostat laitteita, listaa kaikki kulut, joita tarvitaan toiminnan käynnistämiseen. Käynnistyskustannukset vaihtelevat toimialoittain, mutta useimmat yritykset tarvitsevat varoja ainakin joihinkin seuraavista:

• Osavaltion rekisteröintimaksut
• Rekisteröidyn edustajan palvelu
• Lisenssit ja luvat
• Yritysvakuutus
• Verkkosivusto ja verkkotunnus
• Brändäys- ja markkinointimateriaalit
• Laitteet ja ohjelmistot
• Alkukäyttövarasto tai tarvikkeet
• Ammattilaismaksut
• Toimisto-, varasto- tai liiketilat
• Palkat tai urakoitsijamaksut
• Käyttöpääoma ensimmäisille kuukausille

Älä pysähdy ilmeisiin kuluihin. Lisää puskuria odottamattomia menoja varten. Yleinen tapa on sisällyttää vararahasto, jotta yksittäinen viivästys tai yllätyslasku ei horjuta lanseeraustasi.

3. Valitse oikea yritysmuoto

Oikeudellinen muotosi vaikuttaa verotukseen, vastuuseen ja taloushallintoon. Yleisiä muotoja ovat toiminimi, kumppanuus, osakeyhtiö ja yhtiö.

Jokaisella muodolla on omat vaikutuksensa:

• Toiminimen perustaminen on yksinkertaista, mutta se ei yleensä erota henkilökohtaista ja yritysvastuuta.
• Kumppanuudet edellyttävät selkeitä sopimuksia omistuksesta, voitonjaosta ja vastuista.
• Osakeyhtiö tarjoaa usein joustavan tasapainon vastuusuojan ja toiminnallisen yksinkertaisuuden välillä.
• Yhtiömuoto voi olla hyödyllinen yrityksille, jotka suunnittelevat pääoman hankintaa tai osakkeiden liikkeeseenlaskua.

Jos perustat osakeyhtiön tai yhtiön, osavaltion ilmoitukset, omistustiedot ja sisäinen hallinto kannattaa pitää alusta lähtien järjestyksessä. Zenind voi auttaa perustajia hallitsemaan perustamisprosessia ja siihen liittyviä vaatimustenmukaisuuden vaiheita, jotta yritys lähtee liikkeelle vahvalta pohjalta.

4. Rekisteröi yritys ja hanki EIN-tunnus

Kun olet valinnut yritysmuodon, suorita osavaltiosi edellyttämät rekisteröintivaiheet. Jos perustat erillisen oikeushenkilön, siihen kuuluu yleensä perustamisasiakirjojen toimittaminen osavaltiolle ja rekisteröidyn edustajan nimeäminen.

Tarvitset todennäköisesti myös IRS:n myöntämän Employer Identification Number -tunnuksen, eli EIN:n. EIN:tä käytetään esimerkiksi seuraaviin:

• Yrityspankkitilin avaaminen
• Työntekijöiden palkkaaminen
• Liittovaltion verojen ilmoittaminen
• Tiettyjen lupien ja lisenssien hakeminen
• Yhteistyö toimittajien ja rahoituslaitosten kanssa

Vaikka et aio palkata heti, EIN:n hankkiminen varhaisessa vaiheessa voi helpottaa muuta käyttöönottoa.

5. Avaa erillinen yrityspankkitili

Yksi uuden perustajan tärkeimmistä taloustavoista on yrityksen ja henkilökohtaisten rahojen erottaminen. Erillinen yrityksen käyttötili tekee kirjanpidosta selkeämpää, veroilmoituksista helpompia ja tositteiden hallinnasta paljon luotettavampaa.

Yrityspankkitili voi auttaa sinua:

• Seuraamaan tuloja ja menoja tarkasti
• Suojaamaan yrityksen ja omistajan välisen oikeudellisen erillisyyden
• Seuraamaan kassavirtaa reaaliajassa
• Valmistelemaan veroja ja talousraportteja
• Maksamaan toimittajia, työntekijöitä ja urakoitsijoita yhdestä paikasta

Monille osakeyhtiöille ja yhtiöille yritys- ja henkilökohtaisten varojen erottaminen ei ole vain hyvä käytäntö. Se on olennainen osa vastuusuojan säilyttämistä.

Kun vertailet tilejä, kiinnitä huomiota esimerkiksi mataliin maksuihin, mobiilipankkiin, helppoihin siirtoihin ja siihen, ettei tapahtumarajoituksia ole tavalla, joka voisi hidastaa kasvua.

6. Ota kirjanpito käyttöön ensimmäisestä päivästä alkaen

Kirjanpito on helpointa, kun se aloitetaan heti ensimmäisenä päivänä. Odottaminen verohetkeen asti aiheuttaa yleensä sekavuutta, puuttuvia tietoja ja vältettävissä olevaa stressiä.

Aseta vähintään prosessi seuraavien seurantaan:

• Tulot
• Laskut
• Kuitit
• Palkat
• Urakoitsijamaksut
• Lainojen maksut
• Yrityksen kilometrikorvaukset ja matkat
• Kerätty myyntivero, jos sovellettavissa
• Korvaukset

Monet pienyritykset hyötyvät kirjanpito-ohjelmistosta tai kirjanpitäjän palveluista. Vaikka hoitaisit kirjanpidon itse, luo johdonmukainen työskentelytapa tapahtumien luokitteluun ja tilien täsmäytykseen.

Hyvä kirjanpito ei ainoastaan täytä veroviranomaisten vaatimuksia. Se antaa sinulle tiedot, joita tarvitset parempiin päätöksiin hinnoittelusta, palkkauksesta, varastoista ja laajentumisesta.

7. Ymmärrä kassavirran tarve

Kassavirta on rahan liikkumista yritykseen ja sieltä ulos. Tulos on tärkeä, mutta kassavirta pitää yrityksen hengissä arjessa.

Yritys voi olla paperilla kannattava ja silti epäonnistua, jos se ei pysty maksamaan laskuja ajoissa. Siksi perustajien on seurattava:

• Kuinka paljon rahaa tulee sisään
• Milloin asiakkaat todella maksavat
• Mitkä laskut erääntyvät pian
• Kasvavatko kiinteät kulut liian nopeasti
• Kuinka paljon käyttöpääomaa on käytettävissä koko ajan

Laadi yksinkertainen kassavirtaennuste vähintään seuraaville kolmelle kuukaudelle, mieluiten kuudelle. Sen tulisi näyttää odotetut tulot, toistuvat kulut ja kassasaldo kunkin jakson jälkeen.

Jos yritykselläsi on kausivaihtelua tai viivästyneitä asiakasmaksuja, kassavirran suunnittelu on vieläkin tärkeämpää. Saatat tarvita enemmän käyttöpääomaa kuin aluksi arvioit.

8. Varmista oikeanlainen rahoitus

Useimmat uudet yritykset tarvitsevat jonkinlaista rahoitusta päästäkseen liikkeelle. Sopiva lähde riippuu tavoitteistasi, riskinsietokyvystäsi ja siitä, kuinka nopeasti tarvitset rahat.

Yleisiä rahoitusvaihtoehtoja ovat:

• Henkilökohtaiset säästöt
• Perustajien tai kumppaneiden sijoitukset
• Pankki- tai luotto-osuuspankkilainat
• SBA:n takaama rahoitus
• Yritysluottokortit
• Luottolimiitit
• Avustukset
• Ensimmäisten asiakkaiden tuotto
• Enkelisijoittajat tai venture capital tietyillä toimialoilla

Jokaisella vaihtoehdolla on omat kompromissinsa. Velka on maksettava takaisin. Oman pääoman ehtoinen rahoitus voi laimentaa omistusta. Avustukset voivat olla houkuttelevia, mutta ne ovat usein kilpailtuja ja niiden käyttöä voidaan rajoittaa.

Ennen kuin sitoudut rahoitukseen, vertaa pitkän aikavälin kustannuksia, takaisinmaksuehtoja ja vaikutusta yrityksen määräysvaltaan.

9. Valmistaudu veroihin ennen lanseerausta

Verot tulisi ottaa mukaan startup-keskusteluun alusta alkaen. Uudet yrittäjät keskittyvät usein myyntiin ja markkinointiin, vaikka ilmoitusvelvoitteet, ennakkoverot ja kirjanpito vaativat yhtä lailla huomiota.

Riippuen yritysmuodostasi ja sijainnistasi, sinun on ehkä huomioitava:

• Liittovaltion tulovero
• Osavaltion tulovero
• Itsenäisen ammatinharjoittajan vero
• Palkkavero
• Myyntivero
• Franchise-vero
• Neljännesvuosittaiset ennakkoverot

Pidä yrityksen kuitit, laskut ja tiliotteet järjestyksessä koko vuoden ajan. Jos odotat neljänneksen tai vuoden loppuun asti, saatat menettää vähennyksiä tai tehdä virheitä ilmoituksissa.

Jos yritysmuotosi edellyttää ennakkomaksuja, merkitse määräajat kalenteriin ajoissa. Niiden unohtaminen voi johtaa sakkoihin ja tarpeettomaan kassapaineeseen.

10. Tiedä, mitkä lisenssit ja luvat vaikuttavat talouteesi

Lisenssit ja luvat eivät ole vain vaatimustenmukaisuuskysymyksiä. Ne vaikuttavat myös budjettiisi. Jotkin toimialat tarvitsevat liittovaltion, osavaltion tai paikallisen hyväksynnän ennen toiminnan aloittamista.

Esimerkkejä toimialoista ovat:

• Ravintola-ala
• Alkoholimyynti
• Lastenhoito
• Rakentaminen
• Kuljetus
• Säännellyt vähittäismyyntialat
• Terveydenhuolto- ja henkilökohtaiset palvelut

Lisenssikustannuksiin voi sisältyä hakemusmaksuja, uusintoja, tarkastuksia, koulutusta ja vakuutusvaatimuksia. Sisällytä nämä kulut käynnistysbudjettiin, jotta ne eivät yllätä myöhemmin.

Koska lupasäännöt vaihtelevat suuresti osavaltion ja kaupungin mukaan, tarkista vaatimukset ennen käynnistystä ja ennen laajentumista uuteen sijaintiin tai palvelulinjaan.

11. Ota käyttöön talouden hallintakäytännöt ja hyväksyntäsäännöt

Kun rahaa alkaa liikkua, tarvitset sisäisiä kontrollikeinoja virheiden ja väärinkäytösten estämiseksi. Jopa pieni yritys hyötyy yksinkertaisista säännöistä.

Harkitse käytäntöjä seuraaville:

• Kuka voi käyttää yrityksen varoja
• Mitkä kulut vaativat hyväksynnän
• Miten korvaukset käsitellään
• Miten kuitit toimitetaan
• Kuinka usein tilit täsmäytetään
• Kuka voi käyttää pankki- ja kirjanpitojärjestelmiä

Nämä kontrollit vähentävät väärinkäytösriskiä, parantavat tarkkuutta ja helpottavat rahan käytön ymmärtämistä. Yrityksen kasvaessa vahvat kontrollit helpottavat myös työskentelyä lainanantajien, kirjanpitäjien ja sijoittajien kanssa.

12. Suunnittele palkat ja urakoitsijamaksut

Jos palkkaat työntekijöitä tai itsenäisiä urakoitsijoita, palkkahallinto kuuluu talousjärjestelyihin. Se tarkoittaa paljon muutakin kuin shekkien lähettämistä. Saatat joutua pidättämään veroja, tekemään ilmoituksia, laatimaan verolomakkeita ja seuraamaan määräaikoja.

Ennen palkkaamista päätä, miten aiot:

• Luokitella työntekijät oikein
• Seurata tunteja tai projektivaiheita
• Hoitaa palkkaverot
• Maksaa urakoitsijoille ajallaan
• Säilyttää palkkatiedot turvallisesti

Työntekijöiden väärä luokittelu voi aiheuttaa vero- ja oikeudellisia ongelmia, joten sääntöihin kannattaa perehtyä huolellisesti ennen kuin otat ihmisiä mukaan.

13. Tarkastele vakuutusta osana taloussuunnittelua

Vakuutusta pidetään usein oikeudellisena muodollisuutena, mutta se on myös taloudellinen turvaverkko. Väärä tapahtuma voi aiheuttaa merkittävän kassavajeen, jos yrityksellä ei ole vakuutusta tai vakuutusturva on riittämätön.

Yrityksestä riippuen saatat tarvita:

• Yleisen vastuuvakuutuksen
• Ammattivastuuvakuutuksen
• Työtapaturmavakuutuksen
• Liikekiinteistövakuutuksen
• Kybervastuuvakuutuksen
• Kaupallisen ajoneuvovakuutuksen

Vakuutusmaksut tulisi sisällyttää käyttökuluihin. Oikea turva voi auttaa suojaamaan tasetta ja vähentämään riskiä, että yksittäinen vahinko häiritsee liiketoimintaa.

14. Rakenna kuukausittainen talouden tarkistusrytmi

Taloudellisesta tarkistuslistasta ei ole hyötyä, jos katsot sitä vain kerran. Jokaisen yrityksen omistajan tulisi tarkistaa luvut säännöllisesti.

Tarkista vähintään kerran kuukaudessa:

• Pankkisaldot
• Tuloslaskelma
• Avoimet laskut
• Pian erääntyvät laskut
• Palkkavelvoitteet
• Verovaraukset
• Kassavirran trendit
• Budjetin poikkeamat

Kuukausittainen tarkastus auttaa havaitsemaan ongelmat ajoissa. Se antaa myös selkeämmän kuvan siitä, toimivatko hinnoittelu, myyntistrategia ja kulutustottumukset.

15. Pidä asiakirjat järjestyksessä tulevaa kasvua varten

Hyvä dokumenttien hallinta säästää aikaa verohetkellä ja tukee tulevia päätöksiä rahoituksesta, palkkaamisesta ja laajentumisesta.

Säilytä kopiot seuraavista:

• Perustamisasiakirjat
• EIN-vahvistus
• Yrityslisenssit
• Pankkitiliotteet
• Kuitit ja laskut
• Lainasopimukset
• Vakuutuskäytännöt
• Urakoitsijasopimukset
• Veroilmoitukset
• Kokouspöytäkirjat ja omistustiedot, jos sovellettavissa

Keskitetty asiakirjajärjestelmä tekee yrityksen hallinnasta helpompaa ja kasvattamisesta sujuvampaa.

Lopuksi

Yrityksen perustaminen vaatii muutakin kuin hyvän idean. Se vaatii kurinalaista taloussuunnittelua alusta alkaen. Kun rakennat realistisen budjetin, erotat taloutesi, seuraat kassavirtaa, valmistaudut veroihin ja otat järjestelmät käyttöön ajoissa, luot paljon vahvemman pohjan kasvulle.

Jos olet perustamassa uutta yritystä, Zenind voi auttaa sujuvoittamaan perustamis- ja vaatimustenmukaisuusvaiheita, jotka tukevat taloudellisesti järjestelmällistä aloitusta. Kun oikeudellinen ja taloudellinen perustasi toimivat yhdessä, yrityksesi on paremmassa asemassa kasvamaan luottavaisin mielin.