Siapa yang Dapat Mengambil Potongan Home Office? Aturan, Metode, dan Pencatatan

Bekerja dari rumah kini umum bagi para founder, freelancer, konsultan, dan pemilik usaha kecil. Namun, kelayakan untuk mengurangkan biaya home office tidak otomatis. IRS menerapkan aturan tertentu, dan potongan ini hanya tersedia bagi wajib pajak yang memenuhi persyaratan tersebut.

Panduan ini menjelaskan siapa yang dapat mengklaim potongan home office, apa yang dianggap sebagai penggunaan rumah untuk bisnis, cara menghitung potongan, dan bagaimana menyimpan catatan yang mendukung klaim Anda. Jika Anda menjalankan bisnis dari home office, memahami aturan ini dapat membantu Anda menurunkan penghasilan kena pajak tanpa menimbulkan risiko kepatuhan yang dapat dihindari.

Apa Itu Potongan Home Office?

Potongan home office memungkinkan wajib pajak yang memenuhi syarat untuk mengurangkan sebagian biaya penggunaan rumah untuk bisnis. Biaya tersebut dapat mencakup sebagian bunga hipotek, sewa, pajak properti, utilitas, asuransi, perbaikan, dan depresiasi, tergantung pada metode yang digunakan dan situasi wajib pajak.

Potongan ini terpisah dari biaya bisnis biasa seperti iklan, perangkat lunak, pengiriman, biaya profesional, dan perlengkapan kantor. Dengan kata lain, jika Anda memenuhi syarat, Anda mungkin dapat mengurangkan baik biaya operasional rutin maupun sebagian biaya yang terkait dengan rumah.

Bagi banyak entrepreneur, potongan ini penting karena dapat menurunkan penghasilan bisnis kena pajak. Untuk pemilik usaha perseorangan dan beberapa bisnis pass-through lainnya, hal ini juga dapat mengurangi eksposur pajak wirausaha atas bagian bisnis dari pengembalian pajak.

Siapa yang Dapat Mengambil Potongan Home Office?

Pertanyaan terpenting bukan apakah Anda sesekali bekerja dari rumah, melainkan apakah ruang Anda memenuhi standar IRS. Secara umum, potongan ini tersedia bagi wajib pajak yang bekerja sendiri dan beberapa pemilik bisnis pass-through yang menggunakan sebagian rumah mereka untuk bisnis.

Karyawan umumnya tidak dapat mengklaim potongan home office federal untuk biaya karyawan yang tidak diganti berdasarkan hukum saat ini. Jika pemberi kerja mewajibkan kerja jarak jauh, pemberi kerja dapat mengganti biaya karyawan melalui accountable plan, jika pengaturannya disusun dengan benar.

Anda mungkin memenuhi syarat jika Anda adalah:

• Pemilik usaha perseorangan yang menjalankan bisnis dari rumah
• Freelancer atau kontraktor independen yang menggunakan area kerja khusus
• Mitra yang menggunakan home office untuk bisnis kemitraan, jika pengaturan dan pelaporan pajak mendukung klaim tersebut
• Pemilik bisnis berbasis rumah yang memenuhi tes IRS untuk penggunaan reguler dan eksklusif

Potongan ini tidak didasarkan pada jabatan saja. Potongan ini bergantung pada bagaimana ruang tersebut digunakan dan apakah penggunaannya terkait dengan aktivitas bisnis.

Dua Tes Utama IRS

Untuk memenuhi syarat, home office umumnya harus memenuhi dua persyaratan dasar: penggunaan reguler dan eksklusif, serta tujuan bisnis.

1. Penggunaan Reguler dan Eksklusif

Ruang tersebut harus digunakan secara teratur untuk bisnis, bukan hanya sesekali. Meja makan yang juga dipakai sebagai area kerja, atau kamar yang hanya dipakai saat musim sibuk, mungkin tidak memenuhi persyaratan jika penggunaannya terlalu sporadis.

Ruang tersebut juga harus digunakan secara eksklusif untuk bisnis. Penggunaan eksklusif berarti area tersebut disediakan hanya untuk aktivitas bisnis. Kamar yang berfungsi sebagai kamar tamu, ruang keluarga, atau ruang hobi biasanya bukan ruang bisnis yang eksklusif, meskipun Anda sesekali bekerja di sana.

Ruang yang dapat dikunci, area yang dipisahkan dengan jelas, atau ruang kerja khusus lebih mungkin memenuhi syarat dibanding area bersama yang digunakan untuk berbagai tujuan.

2. Tempat Usaha Utama atau Ruang untuk Bertemu Klien

Home office biasanya harus menjadi tempat usaha utama Anda, atau tempat Anda secara rutin bertemu klien, pasien, atau pelanggan dalam kegiatan bisnis sehari-hari.

Home office masih dapat memenuhi syarat meskipun Anda juga menjalankan bisnis di tempat lain, selama rumah adalah lokasi utama tempat Anda menangani pekerjaan administratif dan manajerial, dan tidak ada lokasi tetap lain tempat tugas-tugas tersebut dilakukan secara substansial.

Sebagai contoh, seorang konsultan yang mengunjungi klien di lokasi mereka tetapi mengelola penjadwalan, penagihan, pembukuan, dan perencanaan dari kantor khusus di rumah mungkin memenuhi syarat.

Situasi yang Mungkin Tetap Memenuhi Syarat

Beberapa model bisnis diperlakukan berbeda atau dapat memenuhi syarat berdasarkan aturan khusus.

Penyedia Daycare

Operasi daycare berlisensi dapat memenuhi syarat meskipun ruangnya tidak digunakan secara eksklusif untuk bisnis, karena IRS mengakui sifat layanan tersebut.

Penyimpanan Inventaris atau Sampel Produk

Jika Anda menggunakan sebagian rumah untuk menyimpan inventaris atau sampel produk dan rumah adalah satu-satunya lokasi tetap bisnis, Anda mungkin memenuhi syarat berdasarkan kondisi tertentu.

Struktur Terpisah

Garasi terpisah, studio, bengkel, atau struktur lain yang berdiri terpisah di properti Anda dapat memenuhi syarat jika digunakan untuk bisnis dan memenuhi aturan IRS yang berlaku.

Karena situasi seperti ini sangat bergantung pada fakta, dokumentasi menjadi penting.

Biaya Apa yang Dapat Dikurangkan?

Biaya home office umumnya terbagi dalam dua kategori: biaya langsung dan biaya tidak langsung.

Biaya Langsung

Biaya langsung hanya berlaku untuk bagian rumah yang digunakan untuk bisnis. Contohnya termasuk mengecat atau memperbaiki kantor itu sendiri, membeli furnitur khusus kantor, atau memasang pencahayaan di ruang kerja. Biaya ini umumnya dapat dikurangkan sepenuhnya jika hanya untuk area bisnis.

Biaya Tidak Langsung

Biaya tidak langsung bermanfaat bagi seluruh rumah, sehingga harus dialokasikan antara penggunaan bisnis dan pribadi. Contohnya meliputi:

• Sewa
• Bunga hipotek
• Pajak properti
• Asuransi pemilik rumah
• Utilitas
• Perbaikan untuk seluruh rumah
• Beberapa biaya pemeliharaan

Bagian yang dapat dikurangkan biasanya didasarkan pada persentase rumah yang digunakan untuk bisnis.

Depresiasi

Jika Anda menggunakan metode reguler dan memiliki rumah sendiri, Anda mungkin dapat mengurangkan depresiasi untuk bagian rumah yang digunakan bisnis. Depresiasi dapat menimbulkan konsekuensi pajak di masa depan saat rumah dijual, sehingga harus dicatat dengan cermat.

Cara Menghitung Potongan

Ada dua cara umum untuk mengklaim potongan home office: metode reguler dan metode sederhana.

Metode Reguler

Dengan metode reguler, Anda menghitung persentase penggunaan bisnis dari rumah Anda dan menerapkan persentase tersebut pada biaya tidak langsung yang memenuhi syarat. Biaya langsung yang terkait hanya dengan kantor dapat dikurangkan penuh.

Contoh dasar:

• Rumah Anda berukuran 2.000 kaki persegi
• Kantor Anda berukuran 100 kaki persegi
• Persentase penggunaan bisnis Anda adalah 5%

Jika Anda membayar biaya rumah tidak langsung yang memenuhi syarat sebesar $8.000, Anda mungkin dapat mengurangkan 5% dari biaya tersebut, yaitu $400, ditambah biaya langsung kantor yang dapat dikurangkan penuh.

Metode ini biasanya lebih rinci, tetapi dapat menghasilkan potongan yang lebih besar jika biaya rumah Anda cukup tinggi.

Metode Sederhana

Metode sederhana lebih mudah dihitung dan membutuhkan pencatatan yang lebih sedikit. Alih-alih mengalokasikan biaya rumah aktual, Anda mengalikan luas kantor dengan tarif tetap, dengan tunduk pada batas IRS atas luas yang diperbolehkan.

Metode ini dapat membantu jika Anda menginginkan perhitungan yang sederhana dan tidak ingin melacak setiap biaya rumah tangga. Namun, hasilnya mungkin lebih kecil daripada metode reguler, terutama untuk rumah yang lebih besar atau pasar perumahan dengan biaya tinggi.

Metode sederhana juga tidak memperbolehkan depresiasi untuk bagian home office.

Metode Mana yang Lebih Baik?

Metode yang lebih baik bergantung pada angka Anda dan kebiasaan pencatatan Anda.

Gunakan metode reguler jika:

• Biaya rumah Anda signifikan
• Anda memiliki persentase kantor yang lebih besar dibandingkan total rumah
• Anda nyaman menjaga catatan yang rinci
• Anda ingin mengevaluasi depresiasi dan pertimbangan pajak lainnya

Gunakan metode sederhana jika:

• Anda menginginkan perhitungan yang lebih cepat
• Biaya rumah Anda relatif kecil
• Anda lebih memilih pekerjaan administratif yang lebih ringan
• Anda tidak ingin menangani pelacakan depresiasi

Banyak wajib pajak membandingkan kedua pendekatan sebelum melapor. Pada beberapa tahun, metode sederhana akan lebih mudah. Pada tahun lain, metode reguler menghasilkan potongan yang lebih besar.

Pencatatan yang Mendukung Potongan

Catatan yang baik sangat penting. Jika IRS mengajukan pertanyaan, Anda harus dapat menunjukkan baik tujuan bisnis dari ruang tersebut maupun bagaimana potongan dihitung.

Simpan catatan berikut:

• Luas kantor dan total luas rumah
• Foto atau denah lantai yang menunjukkan ruang kerja khusus
• Tagihan utilitas, pernyataan sewa, pernyataan bunga hipotek, dan catatan asuransi
• Bukti pembayaran untuk perbaikan atau peningkatan kantor
• Tanggal dan catatan yang menunjukkan penggunaan bisnis secara teratur
• Log pertemuan klien atau log kerja jika kantor Anda digunakan untuk bertemu pelanggan
• Catatan pembentukan bisnis dan pajak jika mendukung hubungan antara home office dan bisnis Anda

Jika Anda membentuk bisnis sebagai LLC atau korporasi, simpan juga catatan entitas Anda dengan rapi. Dokumentasi yang jelas memudahkan untuk mendukung tujuan bisnis dari biaya home office Anda.

Risiko Audit dan Kesalahan Umum

Potongan home office sah jika diklaim dengan benar, tetapi dapat menarik perhatian jika faktanya lemah atau catatannya tidak lengkap.

Kesalahan umum meliputi:

• Mengklaim kamar yang juga digunakan untuk keperluan pribadi
• Menganggap bekerja sesekali dari sofa sebagai kantor yang memenuhi syarat
• Lupa memisahkan biaya langsung dan tidak langsung
• Melebih-lebihkan luas area
• Tidak memiliki bukti bahwa ruang tersebut digunakan secara teratur
• Mengklaim biaya karyawan yang tidak dapat dikurangkan berdasarkan aturan federal saat ini

Menghindari kesalahan tersebut biasanya lebih penting daripada mengejar potongan sebesar mungkin.

Haruskah Anda Mengklaimnya?

Jika Anda memenuhi syarat, potongan ini sering kali layak dipertimbangkan. Home office bisa menjadi biaya nyata dalam menjalankan bisnis, terutama bagi founder dan pemilik usaha kecil yang beroperasi dengan anggaran terbatas dan bekerja dari rumah.

Namun, jawaban yang tepat bergantung pada situasi Anda. Jika catatan Anda lemah, kantor Anda tidak jelas eksklusif, atau perhitungannya tidak pasti, mungkin lebih baik menunggu sampai dokumentasi Anda lebih rapi. Jika ragu, CPA berlisensi atau penasihat pajak dapat membantu menentukan apakah potongan ini sesuai dengan fakta Anda.

Poin Penting

• Potongan home office hanya tersedia bagi wajib pajak yang memenuhi aturan penggunaan dan tujuan bisnis IRS.
• Ruang tersebut umumnya harus digunakan secara reguler dan eksklusif untuk bisnis.
• Wajib pajak yang bekerja sendiri dan beberapa pemilik bisnis adalah pihak yang paling umum mengklaimnya.
• Metode reguler dapat menghasilkan potongan yang lebih besar, sedangkan metode sederhana lebih mudah dikelola.
• Catatan yang kuat sangat penting untuk dukungan dan kepatuhan.

Jika Anda menjalankan bisnis dari rumah, memperlakukan ruang kerja Anda seperti aset bisnis lainnya dapat membantu Anda mengklaim potongan dengan benar dan menghindari masalah pajak yang tidak perlu.

Penafian: Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan bukan merupakan nasihat hukum, pajak, atau akuntansi. Untuk panduan mengenai situasi spesifik Anda, konsultasikan dengan profesional pajak yang memenuhi kualifikasi.