Cine poate deduce biroul de acasă? Reguli, metode și evidențe

Lucrul de acasă este acum ceva obișnuit pentru fondatori, freelanceri, consultanți și proprietari de afaceri mici. Dar eligibilitatea pentru deducerea cheltuielilor aferente biroului de acasă nu este automată. IRS aplică reguli specifice, iar deducerea este disponibilă doar contribuabililor care îndeplinesc aceste cerințe.

Acest ghid explică cine poate solicita deducerea pentru biroul de acasă, ce înseamnă utilizarea locuinței în scop de afaceri, cum se calculează deducerea și cum să păstrați evidențe care să vă susțină solicitarea. Dacă vă desfășurați activitatea dintr-un birou de acasă, înțelegerea acestor reguli vă poate ajuta să reduceți venitul impozabil fără a crea riscuri de conformare care pot fi evitate.

Ce este deducerea pentru biroul de acasă?

Deducerea pentru biroul de acasă le permite contribuabililor eligibili să deducă o parte din costurile folosirii unei locuințe în scop de afaceri. Aceste costuri pot include o parte din dobânda ipotecară, chirie, impozite pe proprietate, utilități, asigurare, reparații și amortizare, în funcție de metoda utilizată și de situația contribuabilului.

Deducerea este separată de cheltuielile obișnuite ale afacerii, cum ar fi publicitatea, software-ul, transportul, onorariile profesionale și consumabilele de birou. Cu alte cuvinte, dacă vă calificați, este posibil să deduceți atât cheltuielile obișnuite de operare, cât și o parte din costurile legate de locuință.

Pentru mulți antreprenori, această deducere contează deoarece poate reduce venitul impozabil din afaceri. Pentru întreprinzătorii individuali și alte afaceri de tip passthrough, aceasta poate reduce și expunerea la impozitul pe activități independente asupra părții aferente afacerii din declarație.

Cine poate deduce biroul de acasă?

Întrebarea cea mai importantă nu este dacă lucrați ocazional de acasă, ci dacă spațiul dumneavoastră îndeplinește standardul IRS. În general, deducerea este disponibilă contribuabililor care desfășoară activități independente și unor proprietari de afaceri de tip passthrough care folosesc o parte din locuință în scop de afaceri.

În general, angajații nu pot solicita deducerea federală pentru biroul de acasă pentru cheltuieli necompensate ale angajatului în temeiul legislației actuale. Dacă un angajator impune munca la distanță, acesta poate rambursa în schimb angajatul printr-un accountable plan, dacă aranjamentul este structurat corespunzător.

Puteți fi eligibil dacă sunteți:

• Un întreprinzător individual care conduce o afacere de acasă
• Un freelancer sau contractor independent care folosește o zonă de lucru dedicată
• Un asociat care folosește un birou de acasă pentru activitatea parteneriatului, dacă aranjamentul și raportarea fiscală susțin solicitarea
• Proprietarul unei afaceri de acasă care îndeplinește testele IRS pentru utilizare regulată și exclusivă

Deducerea nu se bazează doar pe titlul postului. Ea depinde de modul în care este folosit spațiul și dacă această utilizare este legată de activitatea de afaceri.

Cele două teste IRS esențiale

Pentru a se califica, un birou de acasă trebuie, în general, să îndeplinească două cerințe de bază: utilizare regulată și exclusivă, precum și scop de afaceri.

1. Utilizare regulată și exclusivă

Spațiul trebuie folosit în mod regulat pentru afaceri, nu doar ocazional. O masă din sufragerie care servește și ca spațiu de lucru, sau o cameră folosită doar în timpul unui vârf sezonier, poate să nu îndeplinească cerința dacă utilizarea este prea sporadică.

Spațiul trebuie, de asemenea, folosit exclusiv pentru afaceri. Utilizare exclusivă înseamnă că zona este rezervată doar activității de afaceri. O cameră care funcționează și ca dormitor pentru oaspeți, cameră de familie sau spațiu pentru hobby-uri nu este, de regulă, un spațiu de afaceri exclusiv, chiar dacă lucrați uneori acolo.

O cameră încuiată, o zonă clar separată sau un spațiu de lucru dedicat au șanse mai mari să se califice decât o zonă comună folosită în scopuri mixte.

2. Locul principal de desfășurare a activității sau spațiu pentru întâlniri cu clienții

Biroul de acasă trebuie, de regulă, să fie locul principal de desfășurare a activității sau un loc în care vă întâlniți în mod regulat cu clienți, pacienți ori consumatori în cursul normal al activității.

Un birou de acasă poate totuși să se califice chiar dacă desfășurați activitatea și în alte locuri, atâta timp cât locuința este locația principală unde gestionați sarcinile administrative și de management și nu există altă locație fixă în care aceste sarcini sunt îndeplinite în mod substanțial.

De exemplu, un consultant care merge la clienți la sediul acestora, dar își gestionează programările, facturarea, contabilitatea și planificarea dintr-un birou dedicat de acasă, se poate califica.

Situații care se pot califica totuși

Unele modele de afaceri sunt tratate diferit sau se pot califica în baza unor reguli speciale.

Furnizori de servicii de îngrijire a copiilor

O activitate autorizată de tip daycare se poate califica chiar dacă spațiul nu este folosit exclusiv pentru afaceri, deoarece IRS recunoaște natura serviciului.

Depozitarea stocurilor sau a mostrelor de produse

Dacă folosiți o parte din locuință pentru depozitarea stocurilor sau a mostrelor de produse și locuința este singura locație fixă a afacerii, vă puteți califica în anumite condiții.

Structuri separate

Un garaj separat, un studio, un atelier sau o altă structură distinctă de pe proprietatea dumneavoastră se poate califica dacă este folosită în legătură cu afacerea și îndeplinește regulile IRS aplicabile.

Deoarece aceste situații pot depinde de fapte concrete, documentația contează.

Ce cheltuieli pot fi deduse?

Cheltuielile pentru biroul de acasă se împart, în general, în două categorii: cheltuieli directe și cheltuieli indirecte.

Cheltuieli directe

Cheltuielile directe se aplică doar părții de locuință folosite pentru afaceri. Exemplele includ vopsirea sau repararea biroului propriu-zis, achiziția de mobilier specific biroului sau instalarea de corpuri de iluminat în spațiul de lucru. Aceste costuri sunt, în general, integral deductibile dacă sunt destinate doar zonei de afaceri.

Cheltuieli indirecte

Cheltuielile indirecte beneficiază întreaga locuință, așa că trebuie alocate între utilizarea de afaceri și cea personală. Exemplele includ:

• Chiria
• Dobânda ipotecară
• Taxele pe proprietate
• Asigurarea locuinței
• Utilitățile
• Reparațiile pentru întreaga locuință
• Anumite costuri de întreținere

Partea deductibilă se bazează, de obicei, pe procentul din locuință folosit pentru afaceri.

Amortizare

Dacă folosiți metoda obișnuită și dețineți locuința, este posibil să deduceți amortizarea pentru partea din locuință folosită în scop de afaceri. Amortizarea poate crea consecințe fiscale viitoare atunci când locuința este vândută, așa că trebuie urmărită cu atenție.

Cum se calculează deducerea

Există două modalități comune de a solicita deducerea pentru biroul de acasă: metoda obișnuită și metoda simplificată.

Metoda obișnuită

În cadrul metodei obișnuite, calculați procentul de utilizare în scop de afaceri al locuinței și aplicați acest procent cheltuielilor indirecte eligibile. Cheltuielile directe legate doar de birou pot fi deduse integral.

Un exemplu simplu:

• Locuința are 2.000 de metri pătrați
• Biroul are 100 de metri pătrați
• Procentul de utilizare în scop de afaceri este de 5%

Dacă ați plătit 8.000 USD în cheltuieli indirecte eligibile ale locuinței, este posibil să deduceți 5% din aceste costuri, adică 400 USD, plus orice cheltuieli directe integral deductibile pentru birou.

Această metodă este, de regulă, mai detaliată, dar poate produce o deducere mai mare dacă cheltuielile locuinței sunt semnificative.

Metoda simplificată

Metoda simplificată este mai ușor de calculat și necesită mai puțină evidență. În loc să alocați cheltuielile reale ale locuinței, înmulțiți suprafața biroului cu o rată fixă, sub rezerva plafonului IRS pentru suprafața eligibilă.

Această metodă poate fi utilă dacă doriți un calcul simplu și nu doriți să urmăriți fiecare cheltuială gospodărească. Totuși, poate produce o deducere mai mică decât metoda obișnuită, mai ales pentru locuințe mari sau piețe imobiliare cu costuri ridicate.

Metoda simplificată nu permite, de asemenea, amortizarea pentru partea de birou de acasă.

Care metodă este mai bună?

Metoda mai bună depinde de cifrele dumneavoastră și de obiceiurile de păstrare a evidențelor.

Folosiți metoda obișnuită dacă:

• Cheltuielile locuinței sunt semnificative
• Aveți un procent mai mare de birou în raport cu locuința
• Sunteți confortabil să păstrați evidențe detaliate
• Doriți să evaluați amortizarea și alte implicații fiscale

Folosiți metoda simplificată dacă:

• Doriți un calcul mai rapid
• Cheltuielile locuinței sunt modeste
• Preferiți mai puțină muncă administrativă
• Nu doriți să gestionați urmărirea amortizării

Mulți contribuabili compară ambele variante înainte de depunere. În unele ani, metoda simplificată va fi mai ușoară. În alții, metoda obișnuită va genera o deducere mai mare.

Evidențe care susțin deducerea

Evidențele bune sunt esențiale. Dacă IRS pune întrebări, ar trebui să puteți demonstra atât scopul de afaceri al spațiului, cât și modul în care a fost calculată deducerea.

Păstrați evidențe pentru:

• Suprafața biroului și suprafața totală a locuinței
• Fotografii sau un plan al locuinței care arată spațiul de lucru dedicat
• Facturi la utilități, extrase de chirie, documente privind dobânda ipotecară și polițele de asigurare
• Chitanțe pentru reparații sau îmbunătățiri ale biroului
• Date și note care arată utilizarea regulată în scop de afaceri
• Întâlniri cu clienții sau jurnale de lucru dacă biroul este folosit pentru întâlniri cu clienții
• Documente de înființare a afacerii și evidențe fiscale dacă susțin legătura dintre biroul de acasă și afacerea dumneavoastră

Dacă v-ați înființat afacerea ca LLC sau corporație, păstrați și documentele entității organizate. O documentație clară face mai ușor de susținut scopul de afaceri al cheltuielilor pentru biroul de acasă.

Riscul de audit și greșeli frecvente

Deducerea pentru biroul de acasă este legitimă atunci când este solicitată corect, dar poate atrage atenția dacă situația de fapt este slabă sau evidențele sunt incomplete.

Greșeli frecvente includ:

• Solicitarea unei camere folosite și în scop personal
• Tratarea muncii ocazionale de pe canapea ca birou eligibil
• Uitarea separării cheltuielilor directe și indirecte
• Supraestimarea suprafeței
• Lipsa dovezilor că spațiul este folosit în mod regulat
• Solicitarea cheltuielilor angajaților care nu sunt deductibile în temeiul regulilor federale actuale

Evitarea acestor greșeli este, de obicei, mai importantă decât obținerea celei mai mari deduceri posibile.

Ar trebui să o solicitați?

Dacă vă calificați, deducerea merită adesea luată în considerare. Un birou de acasă poate reprezenta un cost real al desfășurării activității, mai ales pentru fondatori și proprietari de afaceri mici care lucrează eficient și de acasă.

Totuși, răspunsul corect depinde de situația dumneavoastră. Dacă evidențele sunt slabe, biroul nu este clar exclusiv sau calculul este incert, poate fi mai bine să așteptați până când aveți o documentație mai clară. În caz de dubiu, un CPA autorizat sau un consultant fiscal vă poate ajuta să stabiliți dacă deducerea se potrivește faptelor dumneavoastră.

Idei principale

• Deducerea pentru biroul de acasă este disponibilă doar contribuabililor care îndeplinesc regulile IRS privind utilizarea și scopul de afaceri.
• Spațiul trebuie, în general, folosit în mod regulat și exclusiv pentru afaceri.
• Contribuabilii care desfășoară activități independente și unii proprietari de afaceri sunt cei mai frecvenți solicitanți.
• Metoda obișnuită poate produce o deducere mai mare, în timp ce metoda simplificată este mai ușor de administrat.
• Evidențele solide sunt esențiale pentru susținere și conformare.

Dacă vă desfășurați activitatea de acasă, tratarea spațiului de lucru ca pe orice alt activ de afaceri vă poate ajuta să solicitați deducerea corect și să evitați probleme fiscale inutile.

Declinare de responsabilitate: Acest articol are doar scop informativ și nu constituie consultanță juridică, fiscală sau contabilă. Pentru îndrumare privind situația dumneavoastră specifică, consultați un profesionist fiscal calificat.