ใครสามารถหักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศได้? กฎ วิธีคำนวณ และการเก็บบันทึก

การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้ก่อตั้ง ฟรีแลนซ์ ที่ปรึกษา และเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก แต่การมีสิทธิ์หักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ IRS มีหลักเกณฑ์เฉพาะ และการหักค่านี้จะใช้ได้กับผู้เสียภาษีที่เข้าเงื่อนไขเท่านั้น

คู่มือนี้อธิบายว่าใครสามารถขอหักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศได้ อะไรถือเป็นการใช้บ้านเพื่อธุรกิจ วิธีคำนวณค่าหัก และวิธีเก็บบันทึกเพื่อสนับสนุนการยื่นของคุณ หากคุณดำเนินธุรกิจจากโฮมออฟฟิศ การเข้าใจกฎเหล่านี้จะช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีโดยไม่สร้างความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎที่หลีกเลี่ยงได้

ค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศคืออะไร?

ค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศเป็นสิทธิ์หักของผู้เสียภาษีที่เข้าเกณฑ์ สำหรับค่าใช้จ่ายบางส่วนของการใช้บ้านเพื่อธุรกิจ ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นอาจรวมถึงดอกเบี้ยจำนอง ค่าเช่า ภาษีที่ดิน ค่าสาธารณูปโภค ประกันภัย ค่าซ่อมแซม และค่าเสื่อมราคา ขึ้นอยู่กับวิธีที่ใช้และสถานการณ์ของผู้เสียภาษี

การหักนี้แยกต่างหากจากค่าใช้จ่ายธุรกิจทั่วไป เช่น ค่าโฆษณา ซอฟต์แวร์ ค่าจัดส่ง ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ และอุปกรณ์สำนักงาน กล่าวอีกนัยหนึ่ง หากคุณมีสิทธิ์ คุณอาจหักได้ทั้งค่าใช้จ่ายดำเนินงานตามปกติและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับบ้านบางส่วน

สำหรับผู้ประกอบการจำนวนมาก การหักค่านี้มีความสำคัญเพราะช่วยลดรายได้ธุรกิจที่ต้องเสียภาษี สำหรับเจ้าของกิจการคนเดียวและธุรกิจแบบส่งผ่านภาษีบางประเภท อาจช่วยลดภาระภาษีการจ้างงานตนเองในส่วนธุรกิจของแบบแสดงรายการภาษีได้ด้วย

ใครสามารถหักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศได้?

คำถามสำคัญที่สุดไม่ใช่ว่าคุณทำงานจากบ้านเป็นครั้งคราวหรือไม่ แต่คือพื้นที่ของคุณผ่านมาตรฐานของ IRS หรือไม่ โดยทั่วไป การหักนี้ใช้ได้กับผู้เสียภาษีที่ประกอบอาชีพอิสระและเจ้าของธุรกิจแบบส่งผ่านภาษีบางรายที่ใช้ส่วนหนึ่งของบ้านเพื่อธุรกิจ

โดยทั่วไป พนักงานไม่สามารถขอหักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศระดับรัฐบาลกลางสำหรับค่าใช้จ่ายที่นายจ้างไม่ชดเชยภายใต้กฎหมายปัจจุบัน หากนายจ้างกำหนดให้ทำงานจากระยะไกล นายจ้างอาจชดเชยพนักงานภายใต้ accountable plan แทน หากจัดโครงสร้างอย่างถูกต้อง

คุณอาจมีสิทธิ์หากคุณเป็น:

• เจ้าของกิจการคนเดียวที่ดำเนินธุรกิจจากบ้าน
• ฟรีแลนซ์หรือผู้รับจ้างอิสระที่ใช้พื้นที่ทำงานเฉพาะ
• หุ้นส่วนที่ใช้โฮมออฟฟิศสำหรับธุรกิจของห้างหุ้นส่วน หากการจัดการและการรายงานภาษีสนับสนุนการขอหัก
• เจ้าของธุรกิจที่บ้านซึ่งผ่านเกณฑ์การใช้งานเป็นประจำและใช้อย่างเฉพาะเจาะจงตามการทดสอบของ IRS

การหักนี้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งงานเพียงอย่างเดียว แต่ขึ้นอยู่กับวิธีการใช้พื้นที่และความเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจ

การทดสอบหลักสองข้อของ IRS

เพื่อให้มีคุณสมบัติ โดยทั่วไปโฮมออฟฟิศต้องผ่านข้อกำหนดพื้นฐานสองข้อ ได้แก่ การใช้เป็นประจำและใช้เฉพาะเจาะจง และต้องมีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

1. ใช้เป็นประจำและใช้เฉพาะเจาะจง

พื้นที่ต้องใช้เพื่อธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่เป็นครั้งคราว โต๊ะอาหารที่ใช้เป็นพื้นที่ทำงานได้ด้วย หรือห้องที่ใช้เฉพาะช่วงงานเร่งบางฤดูกาล อาจไม่ผ่านเงื่อนไขหากการใช้งานไม่สม่ำเสมอพอ

พื้นที่ต้องใช้เพื่อธุรกิจเท่านั้นด้วย คำว่าใช้เฉพาะเจาะจงหมายถึงพื้นที่นั้นถูกจัดไว้เพื่อกิจกรรมทางธุรกิจเท่านั้น ห้องที่ใช้เป็นห้องรับแขก ห้องครอบครัว หรือห้องงานอดิเรก โดยทั่วไปจะไม่ถือเป็นพื้นที่ธุรกิจที่ใช้เฉพาะ แม้ว่าคุณจะทำงานที่นั่นบ้างก็ตาม

ห้องที่ล็อกได้ พื้นที่ที่แยกออกอย่างชัดเจน หรือพื้นที่ทำงานเฉพาะ มีแนวโน้มจะผ่านเกณฑ์มากกว่าพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันหลายวัตถุประสงค์

2. เป็นสถานที่ทำธุรกิจหลักหรือใช้พบลูกค้า

โดยทั่วไป โฮมออฟฟิศต้องเป็นสถานที่ทำธุรกิจหลักของคุณ หรือเป็นสถานที่ที่คุณพบลูกค้า ผู้ป่วย หรือผู้ซื้ออย่างสม่ำเสมอในกระบวนการธุรกิจปกติ

โฮมออฟฟิศยังอาจมีคุณสมบัติได้แม้ว่าคุณจะทำธุรกิจที่อื่นด้วย ตราบใดที่บ้านเป็นสถานที่หลักที่คุณจัดการงานธุรการและงานบริหาร และไม่มีสถานที่ประจำอื่นที่ทำงานเหล่านั้นเป็นหลัก

ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาที่ไปพบลูกค้านอกสถานที่ แต่จัดการตารางงาน ออกใบแจ้งหนี้ ทำบัญชี และวางแผนจากห้องทำงานเฉพาะที่บ้าน อาจมีสิทธิ์หักได้

สถานการณ์ที่อาจยังมีสิทธิ์ได้

รูปแบบธุรกิจบางประเภทมีการพิจารณาต่างออกไป หรืออาจมีสิทธิ์ภายใต้กฎพิเศษ

ผู้ดูแลเด็กกลางวัน

การดำเนินงานศูนย์ดูแลเด็กที่มีใบอนุญาตอาจมีสิทธิ์ได้ แม้ว่าพื้นที่จะไม่ได้ใช้เฉพาะเพื่อธุรกิจ เพราะ IRS ตระหนักถึงลักษณะของบริการดังกล่าว

การเก็บสินค้าคงคลังหรือสินค้าตัวอย่าง

หากคุณใช้ส่วนหนึ่งของบ้านเพื่อเก็บสินค้าคงคลังหรือสินค้าตัวอย่าง และบ้านเป็นสถานที่ประจำเพียงแห่งเดียวของธุรกิจ คุณอาจมีสิทธิ์ภายใต้เงื่อนไขเฉพาะ

โครงสร้างแยกต่างหาก

โรงรถแยก สตูดิโอ เวิร์กช็อป หรือโครงสร้างอื่นที่แยกจากตัวบ้านบนที่ดินของคุณ อาจมีสิทธิ์ได้หากใช้เกี่ยวข้องกับธุรกิจและเป็นไปตามกฎของ IRS ที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากสถานการณ์เหล่านี้ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงเฉพาะ การเก็บเอกสารจึงสำคัญมาก

ค่าใช้จ่ายใดบ้างที่หักได้?

ค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศโดยทั่วไปแบ่งเป็นสองประเภท: ค่าใช้จ่ายโดยตรงและค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ค่าใช้จ่ายโดยตรง

ค่าใช้จ่ายโดยตรงเกี่ยวข้องเฉพาะกับส่วนธุรกิจของบ้าน ตัวอย่างเช่น การทาสีหรือซ่อมแซมเฉพาะห้องทำงาน การซื้อเฟอร์นิเจอร์เฉพาะสำนักงาน หรือการติดตั้งไฟในพื้นที่ทำงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยทั่วไปหักได้เต็มจำนวนหากใช้เฉพาะกับพื้นที่ธุรกิจเท่านั้น

ค่าใช้จ่ายทางอ้อม

ค่าใช้จ่ายทางอ้อมเป็นประโยชน์ต่อทั้งบ้าน จึงต้องแบ่งสัดส่วนระหว่างการใช้เพื่อธุรกิจและการใช้ส่วนตัว ตัวอย่างเช่น:

• ค่าเช่า
• ดอกเบี้ยจำนอง
• ภาษีที่ดิน
• ประกันเจ้าของบ้าน
• ค่าสาธารณูปโภค
• ค่าซ่อมแซมทั้งบ้าน
• ค่าบำรุงรักษาบางส่วน

โดยทั่วไป ส่วนที่หักได้จะคำนวณตามเปอร์เซ็นต์ของพื้นที่บ้านที่ใช้เพื่อธุรกิจ

ค่าเสื่อมราคา

หากคุณใช้วิธีปกติและเป็นเจ้าของบ้าน คุณอาจสามารถหักค่าเสื่อมราคาสำหรับส่วนของบ้านที่ใช้ทำธุรกิจได้ ค่าเสื่อมราคาอาจก่อให้เกิดผลทางภาษีในอนาคตเมื่อขายบ้าน ดังนั้นควรติดตามอย่างระมัดระวัง

วิธีคำนวณค่าหัก

มีสองวิธีทั่วไปในการขอหักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศ: วิธีปกติและวิธีแบบง่าย

วิธีปกติ

ภายใต้วิธีปกติ คุณจะคำนวณเปอร์เซ็นต์การใช้บ้านเพื่อธุรกิจแล้วนำเปอร์เซ็นต์นั้นไปใช้กับค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่เข้าเงื่อนไข ค่าใช้จ่ายโดยตรงที่เกี่ยวข้องเฉพาะกับห้องทำงานอาจหักได้เต็มจำนวน

ตัวอย่างง่าย ๆ:

• บ้านของคุณมีพื้นที่ 2,000 ตารางฟุต
• ห้องทำงานของคุณมีพื้นที่ 100 ตารางฟุต
• เปอร์เซ็นต์การใช้เพื่อธุรกิจของคุณคือ 5%

หากคุณจ่ายค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่เข้าเงื่อนไขสำหรับบ้านเป็นเงิน 8,000 ดอลลาร์ คุณอาจหักได้ 5% ของค่าใช้จ่ายนั้น หรือ 400 ดอลลาร์ รวมกับค่าใช้จ่ายโดยตรงของสำนักงานที่หักได้เต็มจำนวน

วิธีนี้มักต้องใช้รายละเอียดมากกว่า แต่ก็อาจให้ค่าหักสูงกว่าหากค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับบ้านของคุณสูง

วิธีแบบง่าย

วิธีแบบง่ายคำนวณสะดวกกว่าและต้องเก็บบันทึกน้อยกว่า แทนที่จะจัดสรรค่าใช้จ่ายบ้านจริง คุณคูณพื้นที่ของห้องทำงานด้วยอัตราคงที่ โดยอยู่ภายใต้เพดานพื้นที่ที่ IRS กำหนดสำหรับการหักนี้

วิธีนี้เหมาะหากคุณต้องการการคำนวณที่ตรงไปตรงมาและไม่ต้องการติดตามค่าใช้จ่ายในครัวเรือนทุกอย่าง อย่างไรก็ตาม วิธีนี้อาจให้ค่าหักน้อยกว่าวิธีปกติ โดยเฉพาะในบ้านที่มีขนาดใหญ่หรือพื้นที่อยู่อาศัยที่มีต้นทุนสูง

วิธีแบบง่ายยังไม่อนุญาตให้หักค่าเสื่อมราคาสำหรับส่วนโฮมออฟฟิศ

วิธีไหนดีกว่ากัน?

วิธีที่ดีกว่าขึ้นอยู่กับตัวเลขและนิสัยการเก็บบันทึกของคุณ

ใช้วิธีปกติหาก:

• ค่าใช้จ่ายบ้านของคุณสูง
• สัดส่วนพื้นที่สำนักงานของคุณเมื่อเทียบกับบ้านค่อนข้างมาก
• คุณพร้อมเก็บบันทึกรายละเอียด
• คุณต้องการพิจารณาค่าเสื่อมราคาและข้อแลกเปลี่ยนทางภาษีอื่น ๆ

ใช้วิธีแบบง่ายหาก:

• คุณต้องการคำนวณอย่างรวดเร็ว
• ค่าใช้จ่ายบ้านของคุณไม่สูงมาก
• คุณต้องการงานเอกสารน้อยลง
• คุณไม่ต้องการจัดการเรื่องการติดตามค่าเสื่อมราคา

ผู้เสียภาษีจำนวนมากจะเปรียบเทียบทั้งสองวิธีก่อนยื่นภาษี ในบางปีวิธีแบบง่ายอาจสะดวกกว่า แต่ในบางปีวิธีปกติอาจให้ค่าหักมากกว่า

การเก็บบันทึกที่สนับสนุนการหัก

การมีบันทึกที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ หาก IRS ตั้งคำถาม คุณควรแสดงได้ทั้งวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของพื้นที่และวิธีคำนวณค่าหัก

ควรเก็บบันทึกดังนี้:

• พื้นที่ตารางฟุตของห้องทำงานและพื้นที่บ้านทั้งหมด
• รูปถ่ายหรือผังพื้นบ้านที่แสดงพื้นที่ทำงานเฉพาะ
• ใบเรียกเก็บค่าสาธารณูปโภค ใบแจ้งค่าเช่า ใบแจ้งดอกเบี้ยจำนอง และบันทึกประกันภัย
• ใบเสร็จสำหรับการซ่อมแซมหรือปรับปรุงสำนักงาน
• วันที่และหมายเหตุที่แสดงการใช้เพื่อธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ
• บันทึกการพบลูกค้าหรือบันทึกการทำงาน หากสำนักงานของคุณใช้พบลูกค้า
• เอกสารการจัดตั้งธุรกิจและบันทึกภาษี หากช่วยสนับสนุนความเชื่อมโยงระหว่างโฮมออฟฟิศกับธุรกิจของคุณ

หากคุณจัดตั้งธุรกิจเป็น LLC หรือ corporation ให้จัดระเบียบเอกสารนิติบุคคลของคุณด้วย การมีเอกสารที่ชัดเจนจะช่วยสนับสนุนวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศได้ง่ายขึ้น

ความเสี่ยงในการตรวจสอบและข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

การหักค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศเป็นสิทธิ์ที่ถูกต้องเมื่อยื่นอย่างถูกต้อง แต่ก็อาจดึงความสนใจได้หากข้อเท็จจริงอ่อนหรือเอกสารไม่ครบ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่:

• อ้างสิทธิ์สำหรับห้องที่ใช้ส่วนตัวด้วย
• มองว่าการทำงานบนโซฟาเป็นครั้งคราวว่าเป็นสำนักงานที่เข้าเกณฑ์
• ลืมแยกค่าใช้จ่ายโดยตรงและค่าใช้จ่ายทางอ้อม
• ประเมินพื้นที่มากเกินจริง
• ขาดหลักฐานว่าพื้นที่ใช้เป็นประจำ
• อ้างสิทธิ์ค่าใช้จ่ายพนักงานที่ไม่สามารถหักได้ภายใต้กฎรัฐบาลกลางปัจจุบัน

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้มักสำคัญกว่าการพยายามให้ได้ค่าหักสูงที่สุด

ควรขอหักหรือไม่?

หากคุณมีคุณสมบัติ การหักนี้มักคุ้มค่าที่จะพิจารณา โฮมออฟฟิศอาจเป็นต้นทุนที่แท้จริงของการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะสำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ดำเนินงานแบบประหยัดและทำงานจากบ้าน

อย่างไรก็ตาม คำตอบที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ หากบันทึกของคุณยังไม่แข็งแรง พื้นที่ทำงานของคุณยังไม่ชัดเจนว่าใช้เฉพาะเจาะจง หรือการคำนวณของคุณยังไม่แน่นอน อาจดีกว่าที่จะรอจนกว่าจะมีเอกสารที่ชัดเจนกว่า หากไม่แน่ใจ CPA หรือที่ปรึกษาด้านภาษีที่มีใบอนุญาตสามารถช่วยประเมินว่าการหักนี้เหมาะกับข้อเท็จจริงของคุณหรือไม่

ประเด็นสำคัญ

• ค่าใช้จ่ายโฮมออฟฟิศมีให้เฉพาะผู้เสียภาษีที่ผ่านเกณฑ์การใช้งานและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของ IRS เท่านั้น
• พื้นที่ต้องใช้เป็นประจำและใช้เฉพาะเพื่อธุรกิจโดยทั่วไป
• ผู้ประกอบอาชีพอิสระและเจ้าของธุรกิจบางรายเป็นกลุ่มที่ขอใช้สิทธิ์นี้บ่อยที่สุด
• วิธีปกติอาจให้ค่าหักมากกว่า ในขณะที่วิธีแบบง่ายจัดการได้ง่ายกว่า
• การเก็บบันทึกที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการสนับสนุนและการปฏิบัติตามกฎ

หากคุณดำเนินธุรกิจจากบ้าน การปฏิบัติต่อพื้นที่ทำงานของคุณเหมือนทรัพย์สินทางธุรกิจอย่างหนึ่งจะช่วยให้คุณขอหักได้อย่างถูกต้องและหลีกเลี่ยงปัญหาภาษีที่ไม่จำเป็น

คำปฏิเสธความรับผิด: บทความนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น และไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมาย ภาษี หรือบัญชี สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่มีคุณสมบัติเหมาะสม