Kuka voi tehdä kotitoimistovähennyksen? Säännöt, menetelmät ja kirjanpito

Kotona työskentely on nykyään tavallista perustajille, freelancereille, konsulteille ja pienyritysten omistajille. Oikeus vähentää kotitoimistokuluja ei kuitenkaan synny automaattisesti. IRS soveltaa tarkkoja sääntöjä, ja vähennys on käytettävissä vain verovelvollisille, jotka täyttävät nämä vaatimukset.

Tässä oppaassa selitetään, kuka voi vaatia kotitoimistovähennystä, mikä katsotaan kodin liiketoimintakäytöksi, miten vähennys lasketaan ja miten säilyttää vaatimusta tukevat asiakirjat. Jos pyörität yritystäsi kotitoimistosta, näiden sääntöjen ymmärtäminen voi auttaa pienentämään verotettavaa tuloa ilman vältettävissä olevaa vaatimustenmukaisuusriskiä.

Mikä on kotitoimistovähennys?

Kotitoimistovähennys antaa siihen oikeutetuille verovelvollisille mahdollisuuden vähentää osan kodin käyttämisestä liiketoimintaan aiheutuvista kustannuksista. Näihin kustannuksiin voi kuulua osa asuntolainan koroista, vuokrasta, kiinteistöveroista, sähköstä ja muista käyttömenoista, vakuutuksista, korjauksista ja poistoista sen mukaan, mitä menetelmää käytetään ja mikä verovelvollisen tilanne on.

Vähennys on erillinen tavanomaisista liiketoiminnan kuluista, kuten mainonnasta, ohjelmistoista, toimituskuluista, asiantuntijapalkkioista ja toimistotarvikkeista. Toisin sanoen, jos täytät ehdot, voit mahdollisesti vähentää sekä tavalliset toimintakulusi että osan kotiin liittyvistä kuluista.

Monille yrittäjille vähennys on tärkeä, koska se voi pienentää verotettavaa liiketoiminnan tuloa. Yksityisille elinkeinonharjoittajille ja joillekin muille läpivirtausyhtiöille se voi myös pienentää yritystoiminnan osuuteen liittyvää self-employment tax -verorasitusta veroilmoituksella.

Kuka voi tehdä kotitoimistovähennyksen?

Tärkein kysymys ei ole se, työskenteletkö joskus kotoa, vaan se, täyttääkö työtilasi IRS:n vaatimukset. Yleisesti vähennys on käytettävissä itsenäisille ammatinharjoittajille ja joillekin läpivirtausyhtiöiden omistajille, jotka käyttävät osaa kodistaan liiketoimintaan.

Työntekijät eivät nykyisen lain mukaan yleensä voi vaatia liittovaltion kotitoimistovähennystä korvaamattomista työntekijäkuluista. Jos työnantaja edellyttää etätyötä, työnantaja voi sen sijaan korvata työntekijälle kuluja accountable plan -järjestelyn mukaisesti, jos järjestely on rakennettu oikein.

Voit olla oikeutettu vähennykseen, jos olet:

• Yksityinen elinkeinonharjoittaja, joka pyörittää yritystä kotoa
• Freelancer tai itsenäinen urakoitsija, joka käyttää erillistä työaluetta
• Yhtiömies, joka käyttää kotitoimistoa partnership-yhtiön liiketoimintaan, jos järjestely ja veroraportointi tukevat vaatimusta
• Kotipohjaisen yrityksen omistaja, joka täyttää IRS:n säännöllisen ja yksinomaisen käytön testit

Vähennys ei perustu pelkkään ammattinimikkeeseen. Se riippuu siitä, miten tilaa käytetään ja liittyykö käyttö liiketoimintaan.

IRS:n kaksi keskeistä testiä

Kotitoimiston on yleensä täytettävä kaksi perusvaatimusta: säännöllinen ja yksinomainen käyttö sekä liiketoiminnallinen tarkoitus.

1. Säännöllinen ja yksinomainen käyttö

Tilaa on käytettävä säännöllisesti liiketoimintaan, ei vain satunnaisesti. Ruokapöytä, joka toimii myös työpisteenä, tai huone, jota käytetään vain kausittaisen kiireen aikana, ei välttämättä täytä vaatimusta, jos käyttö on liian epäsäännöllistä.

Tilaa on myös käytettävä yksinomaan liiketoimintaan. Yksinomainen käyttö tarkoittaa, että alue on varattu vain liiketoiminnalliseen toimintaan. Huone, joka toimii vierashuoneena, perhehuoneena tai harrastetilana, ei yleensä ole yksinomaista liiketoimintatilaa, vaikka tekisit siellä joskus töitä.

Lukittu huone, selvästi erotettu alue tai omistettu työtila täyttää ehdot todennäköisemmin kuin yhteiskäyttöinen alue, jota käytetään sekä henkilökohtaisiin että liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.

2. Pääasiallinen liiketoimintapaikka tai asiakastapaamisten tila

Kotitoimiston on yleensä oltava pääasiallinen liiketoimintapaikkasi tai paikka, jossa tapaat säännöllisesti asiakkaita, potilaita tai asiakkaita tavanomaisen liiketoiminnan yhteydessä.

Kotitoimisto voi silti täyttää ehdot, vaikka harjoittaisit liiketoimintaa myös muualla, kunhan koti on pääasiallinen paikka, jossa hoidat hallinnollisia ja johtamiseen liittyviä tehtäviä, eikä ole muuta kiinteää paikkaa, jossa nämä tehtävät olennaisilta osin suoritetaan.

Esimerkiksi konsultti, joka käy asiakkaiden luona paikan päällä mutta hoitaa ajanvarauksen, laskutuksen, kirjanpidon ja suunnittelun omistetusta kotitoimistosta, voi olla oikeutettu vähennykseen.

Tilanteet, jotka voivat silti täyttää ehdot

Joitakin liiketoimintamalleja kohdellaan eri tavalla tai ne voivat täyttää ehdot erityissääntöjen perusteella.

Päivähoitopalvelujen tarjoajat

Luvanvarainen päivähoitotoiminta voi täyttää ehdot, vaikka tilaa ei käytettäisi yksinomaan liiketoimintaan, koska IRS tunnistaa palvelun luonteen.

Varaston tai tuotenäytteiden säilytys

Jos käytät osaa kodistasi varaston tai tuotenäytteiden säilyttämiseen ja koti on yrityksesi ainoa kiinteä toimipaikka, voit täyttää ehdot tietyin edellytyksin.

Erilliset rakennukset

Erillinen autotalli, studio, työpaja tai muu kiinteistölläsi sijaitseva erillinen rakennus voi täyttää ehdot, jos sitä käytetään liiketoiminnan yhteydessä ja se täyttää sovellettavat IRS:n säännöt.

Koska nämä tilanteet voivat riippua tosiseikoista, dokumentointi on tärkeää.

Mitä kuluja voidaan vähentää?

Kotitoimistokulut jakautuvat yleensä kahteen luokkaan: suoriin kuluihin ja epäsuoriin kuluihin.

Suorat kulut

Suorat kulut kohdistuvat vain kodin liiketoimintakäytössä olevaan osaan. Esimerkkejä ovat itse toimiston maalaaminen tai korjaaminen, toimistokohtaisten kalusteiden ostaminen tai valaistuksen asentaminen työtilaan. Nämä kulut ovat yleensä kokonaan vähennyskelpoisia, jos ne koskevat vain liiketoiminta-aluetta.

Epäsuorat kulut

Epäsuorat kulut hyödyttävät koko kotia, joten ne on jaettava liiketoiminta- ja henkilökohtaisen käytön välillä. Esimerkkejä ovat:

• Vuokra
• Asuntolainan korot
• Kiinteistöverot
• Kotivakuutus
• Käyttömenot
• Koko kotiin kohdistuvat korjaukset
• Jotkin ylläpitokulut

Vähennyskelpoinen osuus perustuu yleensä siihen prosenttiosuuteen kodista, jota käytetään liiketoimintaan.

Poistot

Jos käytät tavanomaista menetelmää ja omistat kotisi, voit mahdollisesti vähentää poistoja kodin liiketoimintakäytössä olevasta osasta. Poistot voivat aiheuttaa myöhempiä veroseuraamuksia, kun koti myydään, joten niitä on seurattava huolellisesti.

Miten vähennys lasketaan?

Kotitoimistovähennyksen vaatimiseen on kaksi yleistä tapaa: tavanomainen menetelmä ja yksinkertaistettu menetelmä.

Tavanomainen menetelmä

Tavanomaisessa menetelmässä lasket kotisi liiketoimintakäytön prosenttiosuuden ja sovellat sitä hyväksyttäviin epäsuoriin kuluihin. Suorat kulut, jotka liittyvät vain toimistoon, voidaan vähentää kokonaan.

Perusesimerkki:

• Kotisi pinta-ala on 2 000 neliöjalkaa
• Toimistosi pinta-ala on 100 neliöjalkaa
• Liiketoimintakäytön osuus on 5 %

Jos maksoit 8 000 dollaria hyväksyttäviä epäsuoria kodin kuluja, voit mahdollisesti vähentää niistä 5 % eli 400 dollaria sekä mahdolliset kokonaan vähennyskelpoiset suorat toimistokulut.

Tämä menetelmä on yleensä yksityiskohtaisempi, mutta se voi tuottaa suuremman vähennyksen, jos kodin kulut ovat huomattavat.

Yksinkertaistettu menetelmä

Yksinkertaistettu menetelmä on helpompi laskea ja vaatii vähemmän kirjanpitoa. Sen sijaan, että jakaisit todelliset kodin kulut, kerrot toimiston neliöjalat kiinteällä määrällä IRS:n sallimaa enimmäispinta-alaa koskevan rajan puitteissa.

Tämä menetelmä voi olla hyödyllinen, jos haluat suoraviivaisen laskelman etkä halua seurata jokaista kotitalouden kulua. Se voi kuitenkin tuottaa pienemmän vähennyksen kuin tavanomainen menetelmä, erityisesti suuremmissa kodeissa tai kalliimmilla asuntomarkkinoilla.

Yksinkertaistettu menetelmä ei myöskään salli poistoja kotitoimiston osuudesta.

Kumpi menetelmä on parempi?

Parempi menetelmä riippuu luvuistasi ja kirjanpitotottumuksistasi.

Käytä tavanomaista menetelmää, jos:

• Kodin kulusi ovat merkittävät
• Toimistosi osuus on suuri suhteessa kotiisi
• Olet valmis ylläpitämään yksityiskohtaista kirjanpitoa
• Haluat arvioida poistoja ja muita verotuksellisia vaihtokauppoja

Käytä yksinkertaistettua menetelmää, jos:

• Haluat nopeamman laskelman
• Kodin kulusi ovat maltilliset
• Haluat vähemmän hallinnollista työtä
• Et halua käsitellä poistojen seurantaa

Monet verovelvolliset vertaavat molempia lähestymistapoja ennen ilmoituksen tekemistä. Joinakin vuosina yksinkertaistettu menetelmä on helpompi. Toisina vuosina tavanomainen menetelmä tuottaa suuremman vähennyksen.

Vähennystä tukeva kirjanpito

Hyvät asiakirjat ovat välttämättömiä. Jos IRS joskus esittää kysymyksiä, sinun pitäisi pystyä osoittamaan sekä tilan liiketoiminnallinen tarkoitus että se, miten vähennys laskettiin.

Säilytä asiakirjat seuraavista:

• Toimiston ja koko kodin pinta-ala
• Valokuvat tai pohjapiirros, jotka osoittavat omistetun työtilan
• Käyttölaskut, vuokralaskelmat, asuntolainan korkotositteet ja vakuutusasiakirjat
• Kuitit toimiston korjauksista tai parannuksista
• Päivämäärät ja muistiinpanot, jotka osoittavat säännöllisen liiketoimintakäytön
• Asiakastapaamiset tai työpäiväkirjat, jos toimistoa käytetään asiakkaiden tapaamiseen
• Yrityksen perustamis- ja veroasiakirjat, jos ne tukevat kotitoimiston ja yrityksesi välistä yhteyttä

Jos olet perustanut yrityksesi LLC-yhtiöksi tai corporation-yhtiöksi, pidä myös yhtiöasiakirjat järjestyksessä. Selkeä dokumentointi helpottaa kotitoimistokulujen liiketoiminnallisen tarkoituksen tukemista.

Tarkastusriski ja yleiset virheet

Kotitoimistovähennys on asianmukaisesti vaadittuna hyväksyttävä, mutta se voi herättää huomiota, jos tosiseikat ovat heikkoja tai asiakirjat puutteellisia.

Yleisiä virheitä ovat:

• Huoneen vaatiminen vähennykseen, vaikka sitä käytetään myös henkilökohtaisesti
• Satunnaisen sohvalla työskentelyn käsitteleminen vähennykseen oikeuttavana toimistona
• Suorien ja epäsuorien kulujen erottamisen unohtaminen
• Pinta-alan liioittelu
• Todisteiden puuttuminen siitä, että tilaa käytetään säännöllisesti
• Työntekijäkulujen vaatiminen, vaikka ne eivät ole nykyisten liittovaltion sääntöjen mukaan vähennyskelpoisia

Näiden virheiden välttäminen on yleensä tärkeämpää kuin mahdollisimman suuren vähennyksen tavoittelu.

Kannattaako vähennys tehdä?

Jos täytät ehdot, vähennystä kannattaa usein harkita. Kotitoimisto voi olla todellinen liiketoiminnan kustannus, erityisesti perustajille ja pienyritysten omistajille, jotka toimivat kevyellä kulurakenteella ja työskentelevät kotoa.

Oikea vastaus riippuu silti tilanteestasi. Jos asiakirjasi ovat heikot, toimistosi ei ole selvästi yksinomaisessa käytössä tai laskelmasi on epävarma, voi olla parempi odottaa, kunnes dokumentaatiosi on selkeämpää. Epäselvissä tilanteissa lisensoitu CPA tai veroneuvoja voi auttaa määrittämään, sopiiko vähennys tosiseikkoihisi.

Keskeiset huomiot

• Kotitoimistovähennys on käytettävissä vain verovelvollisille, jotka täyttävät IRS:n käyttöä ja liiketoiminnallista tarkoitusta koskevat säännöt.
• Tilaa on yleensä käytettävä säännöllisesti ja yksinomaan liiketoimintaan.
• Itsenäiset ammatinharjoittajat ja jotkin yritysten omistajat ovat yleisimpiä vähennyksen tekijöitä.
• Tavanomainen menetelmä voi tuottaa suuremman vähennyksen, kun taas yksinkertaistettu menetelmä on helpompi hallita.
• Vahvat asiakirjat ovat välttämättömiä tuen ja vaatimustenmukaisuuden kannalta.

Jos pyörität yritystä kotoa, työtilan käsitteleminen kuten mitä tahansa muuta liiketoiminnan omaisuuserää voi auttaa vaatimaan vähennyksen oikein ja välttämään tarpeettomia vero-ongelmia.

Vastuuvapauslauseke: Tämä artikkeli on tarkoitettu vain tiedoksi, eikä se ole oikeudellista, vero- tai kirjanpitoneuvontaa. Kysy omaa tilannettasi koskevaa neuvontaa pätevältä veroasiantuntijalta.