Siapa yang Boleh Menuntut Potongan Pejabat Rumah? Peraturan, Kaedah dan Penyimpanan Rekod

Bekerja dari rumah kini menjadi perkara biasa bagi pengasas syarikat, pekerja bebas, perunding, dan pemilik perniagaan kecil. Namun, kelayakan untuk menolak perbelanjaan pejabat rumah bukanlah automatik. IRS mengenakan peraturan tertentu, dan potongan ini hanya tersedia kepada pembayar cukai yang memenuhi syarat tersebut.

Panduan ini menerangkan siapa yang boleh menuntut potongan pejabat rumah, apa yang dikira sebagai penggunaan rumah untuk perniagaan, cara mengira potongan, dan cara menyimpan rekod yang menyokong tuntutan anda. Jika anda menjalankan perniagaan dari pejabat rumah, memahami peraturan ini boleh membantu anda mengurangkan pendapatan bercukai tanpa menimbulkan risiko pematuhan yang boleh dielakkan.

Apakah Potongan Pejabat Rumah?

Potongan pejabat rumah membolehkan pembayar cukai yang layak menolak sebahagian kos penggunaan rumah untuk perniagaan. Kos tersebut boleh termasuk sebahagian daripada faedah gadai janji, sewa, cukai harta, utiliti, insurans, pembaikan, dan susut nilai, bergantung pada kaedah yang digunakan dan situasi pembayar cukai.

Potongan ini berasingan daripada perbelanjaan perniagaan biasa seperti pengiklanan, perisian, penghantaran, yuran profesional, dan bekalan pejabat. Dengan kata lain, jika anda layak, anda mungkin boleh menolak kedua-dua perbelanjaan operasi biasa dan sebahagian kos berkaitan rumah.

Bagi ramai usahawan, potongan ini penting kerana ia boleh mengurangkan pendapatan bercukai perniagaan. Bagi pemilik tunggal dan sesetengah perniagaan pass-through yang lain, ia juga mungkin mengurangkan pendedahan cukai pekerjaan sendiri pada bahagian perniagaan dalam penyata.

Siapa yang Boleh Menuntut Potongan Pejabat Rumah?

Soalan yang paling penting bukanlah sama ada anda kadangkala bekerja dari rumah, tetapi sama ada ruang anda memenuhi piawaian IRS. Secara umum, potongan ini tersedia kepada pembayar cukai yang bekerja sendiri dan sesetengah pemilik perniagaan pass-through yang menggunakan sebahagian rumah mereka untuk perniagaan.

Pekerja biasanya tidak boleh menuntut potongan pejabat rumah persekutuan untuk perbelanjaan pekerja yang tidak dibayar balik di bawah undang-undang semasa. Jika majikan mewajibkan kerja jauh, majikan boleh membayar balik pekerja melalui pelan akauntabel, jika pengaturannya disusun dengan betul.

Anda mungkin layak jika anda:

• Pemilik tunggal yang menjalankan perniagaan dari rumah
• Pekerja bebas atau kontraktor bebas yang menggunakan ruang kerja khusus
• Rakan kongsi yang menggunakan pejabat rumah untuk perniagaan perkongsian, jika pengaturan dan pelaporan cukai menyokong tuntutan tersebut
• Pemilik perniagaan berasaskan rumah yang memenuhi ujian penggunaan biasa dan eksklusif IRS

Potongan ini tidak bergantung pada jawatan semata-mata. Ia bergantung pada cara ruang itu digunakan dan sama ada penggunaan tersebut berkaitan dengan aktiviti perniagaan.

Dua Ujian Utama IRS

Untuk layak, pejabat rumah biasanya mesti memenuhi dua keperluan asas: penggunaan biasa dan eksklusif, serta tujuan perniagaan.

1. Penggunaan Biasa dan Eksklusif

Ruang itu mesti digunakan secara tetap untuk perniagaan, bukan hanya sekali-sekala. Meja makan yang juga dijadikan ruang kerja, atau bilik yang hanya digunakan semasa musim sibuk, mungkin tidak memenuhi keperluan jika penggunaannya terlalu tidak konsisten.

Ruang itu juga mesti digunakan secara eksklusif untuk perniagaan. Penggunaan eksklusif bermaksud kawasan tersebut dikhaskan hanya untuk aktiviti perniagaan. Bilik yang berfungsi sebagai bilik tetamu, bilik keluarga, atau bilik hobi biasanya bukan ruang perniagaan yang eksklusif, walaupun anda kadangkala bekerja di situ.

Bilik berkunci, kawasan yang dipisahkan dengan jelas, atau ruang kerja khusus lebih berkemungkinan layak berbanding kawasan berkongsi yang digunakan untuk tujuan bercampur.

2. Tempat Perniagaan Utama atau Ruang Bertemu Pelanggan

Pejabat rumah biasanya mesti menjadi tempat perniagaan utama anda, atau tempat anda kerap bertemu pelanggan, pesakit, atau pelanggan dalam perjalanan biasa perniagaan.

Pejabat rumah masih boleh layak walaupun anda juga menjalankan perniagaan di tempat lain, selagi rumah ialah lokasi utama anda mengendalikan kerja pentadbiran dan pengurusan, dan tiada lokasi tetap lain di mana tugas tersebut dilakukan secara ketara.

Sebagai contoh, seorang perunding yang melawat pelanggan di lokasi mereka tetapi mengurus penjadualan, invois, simpan kira, dan perancangan dari pejabat khusus di rumah mungkin layak.

Situasi Yang Masih Boleh Layak

Sesetengah model perniagaan diperlakukan secara berbeza atau boleh layak di bawah peraturan khas.

Penyedia Penjagaan Harian

Operasi penjagaan harian berlesen mungkin layak walaupun ruang itu tidak digunakan secara eksklusif untuk perniagaan, kerana IRS mengiktiraf sifat perkhidmatan tersebut.

Penyimpanan Inventori atau Sampel Produk

Jika anda menggunakan sebahagian rumah untuk menyimpan inventori atau sampel produk dan rumah itu ialah satu-satunya lokasi tetap bagi perniagaan anda, anda mungkin layak di bawah syarat tertentu.

Struktur Berasingan

Garaj yang berasingan, studio, bengkel, atau struktur lain yang terpisah di atas harta anda mungkin layak jika ia digunakan berkaitan dengan perniagaan dan memenuhi peraturan IRS yang berkenaan.

Memandangkan situasi ini sangat bergantung pada fakta, dokumentasi amat penting.

Perbelanjaan Apa Yang Boleh Ditolak?

Perbelanjaan pejabat rumah secara umum terbahagi kepada dua kategori: perbelanjaan langsung dan perbelanjaan tidak langsung.

Perbelanjaan Langsung

Perbelanjaan langsung hanya terpakai pada bahagian rumah yang digunakan untuk perniagaan. Contohnya termasuk mengecat atau membaiki pejabat itu sendiri, membeli perabot khusus pejabat, atau memasang pencahayaan di ruang kerja. Kos ini biasanya boleh ditolak sepenuhnya jika ia hanya untuk kawasan perniagaan.

Perbelanjaan Tidak Langsung

Perbelanjaan tidak langsung memberi manfaat kepada keseluruhan rumah, jadi ia mesti diagihkan antara penggunaan perniagaan dan peribadi. Contohnya termasuk:

• Sewa
• Faedah gadai janji
• Cukai harta
• Insurans pemilik rumah
• Utiliti
• Pembaikan keseluruhan rumah
• Sebahagian kos penyelenggaraan

Bahagian yang boleh ditolak biasanya berdasarkan peratusan rumah yang digunakan untuk perniagaan.

Susut Nilai

Jika anda menggunakan kaedah biasa dan memiliki rumah anda, anda mungkin boleh menuntut susut nilai untuk bahagian rumah yang digunakan bagi perniagaan. Susut nilai boleh mewujudkan akibat cukai pada masa hadapan apabila rumah dijual, jadi ia perlu dijejaki dengan teliti.

Cara Mengira Potongan

Terdapat dua cara biasa untuk menuntut potongan pejabat rumah: kaedah biasa dan kaedah ringkas.

Kaedah Biasa

Di bawah kaedah biasa, anda mengira peratusan rumah yang digunakan untuk perniagaan dan menggunakan peratusan itu pada perbelanjaan tidak langsung yang layak. Perbelanjaan langsung yang berkaitan hanya dengan pejabat boleh ditolak sepenuhnya.

Contoh asas:

• Rumah anda seluas 2,000 kaki persegi
• Pejabat anda seluas 100 kaki persegi
• Peratusan penggunaan perniagaan anda ialah 5%

Jika anda membayar $8,000 dalam perbelanjaan rumah tidak langsung yang layak, anda mungkin boleh menolak 5% daripada kos tersebut, iaitu $400, ditambah sebarang perbelanjaan langsung pejabat yang boleh ditolak sepenuhnya.

Kaedah ini biasanya lebih terperinci, tetapi ia mungkin menghasilkan potongan yang lebih besar jika perbelanjaan rumah anda tinggi.

Kaedah Ringkas

Kaedah ringkas lebih mudah dikira dan memerlukan penyimpanan rekod yang kurang. Daripada memperuntukkan perbelanjaan rumah sebenar, anda mendarab keluasan pejabat dengan kadar tetap, tertakluk pada had keluasan yang dibenarkan oleh IRS.

Kaedah ini boleh membantu jika anda mahukan pengiraan yang mudah dan tidak mahu menjejak setiap perbelanjaan isi rumah. Namun, ia mungkin menghasilkan potongan yang lebih kecil berbanding kaedah biasa, terutamanya bagi rumah yang lebih besar atau pasaran perumahan yang lebih mahal.

Kaedah ringkas juga tidak membenarkan susut nilai untuk bahagian pejabat rumah.

Kaedah Mana Yang Lebih Baik?

Kaedah yang lebih baik bergantung pada angka anda dan tabiat penyimpanan rekod anda.

Gunakan kaedah biasa jika:

• Perbelanjaan rumah anda tinggi
• Anda mempunyai peratusan pejabat yang lebih besar berbanding keseluruhan rumah
• Anda selesa menyimpan rekod terperinci
• Anda mahu menilai susut nilai dan pertimbangan cukai lain

Gunakan kaedah ringkas jika:

• Anda mahukan pengiraan yang cepat
• Perbelanjaan rumah anda sederhana
• Anda lebih suka kerja pentadbiran yang minimum
• Anda tidak mahu mengendalikan penjejakan susut nilai

Ramai pembayar cukai membandingkan kedua-dua pendekatan sebelum memfailkan. Dalam sesetengah tahun, kaedah ringkas lebih mudah. Dalam tahun lain, kaedah biasa memberikan potongan yang lebih besar.

Penyimpanan Rekod Yang Menyokong Potongan

Rekod yang baik adalah penting. Jika IRS pernah bertanya, anda perlu menunjukkan tujuan perniagaan ruang tersebut dan cara potongan itu dikira.

Simpan rekod berikut:

• Keluasan pejabat dan keseluruhan rumah
• Foto atau pelan lantai yang menunjukkan ruang kerja khusus
• Bil utiliti, penyata sewa, penyata faedah gadai janji, dan rekod insurans
• Resit untuk pembaikan atau penambahbaikan pejabat
• Tarikh dan nota yang menunjukkan penggunaan perniagaan secara tetap
• Log mesyuarat pelanggan atau log kerja jika pejabat anda digunakan untuk bertemu pelanggan
• Rekod penubuhan perniagaan dan cukai jika ia menyokong kaitan antara pejabat rumah dan perniagaan anda

Jika anda menubuhkan perniagaan anda sebagai LLC atau syarikat, simpan juga rekod entiti anda dengan teratur. Dokumentasi yang jelas memudahkan anda menyokong tujuan perniagaan bagi perbelanjaan pejabat rumah anda.

Risiko Audit dan Kesilapan Lazim

Potongan pejabat rumah adalah sah apabila dituntut dengan betul, tetapi ia boleh menarik perhatian jika fakta lemah atau rekod tidak lengkap.

Kesilapan lazim termasuk:

• Menuntut bilik yang juga digunakan untuk tujuan peribadi
• Menganggap kerja sekali-sekala di sofa sebagai pejabat yang layak
• Terlupa membezakan perbelanjaan langsung dan tidak langsung
• Melebih-lebihkan keluasan
• Tiada bukti bahawa ruang itu digunakan secara tetap
• Menuntut perbelanjaan pekerja yang tidak boleh ditolak di bawah peraturan persekutuan semasa

Mengelakkan kesilapan tersebut biasanya lebih penting daripada mengejar potongan yang paling besar.

Patutkah Anda Menuntutnya?

Jika anda layak, potongan ini sering wajar dipertimbangkan. Pejabat rumah boleh menjadi kos sebenar menjalankan perniagaan, terutama bagi pengasas dan pemilik perniagaan kecil yang beroperasi secara berjimat dan bekerja dari rumah.

Namun begitu, jawapan yang tepat bergantung pada situasi anda. Jika rekod anda lemah, pejabat anda tidak jelas eksklusif, atau pengiraan anda tidak pasti, lebih baik menunggu sehingga anda mempunyai dokumentasi yang lebih kemas. Jika ragu-ragu, CPA berlesen atau penasihat cukai boleh membantu anda menentukan sama ada potongan ini sesuai dengan fakta anda.

Poin Utama

• Potongan pejabat rumah hanya tersedia kepada pembayar cukai yang memenuhi peraturan penggunaan dan tujuan perniagaan IRS.
• Ruang itu biasanya mesti digunakan secara tetap dan eksklusif untuk perniagaan.
• Pembayar cukai yang bekerja sendiri dan sesetengah pemilik perniagaan ialah pihak yang paling kerap menuntutnya.
• Kaedah biasa mungkin menghasilkan potongan yang lebih besar, manakala kaedah ringkas lebih mudah diurus.
• Rekod yang kukuh penting untuk sokongan dan pematuhan.

Jika anda menjalankan perniagaan dari rumah, memperlakukan ruang kerja anda seperti aset perniagaan yang lain boleh membantu anda menuntut potongan dengan betul dan mengelakkan isu cukai yang tidak perlu.

Penafian: Artikel ini adalah untuk tujuan maklumat sahaja dan tidak membentuk nasihat undang-undang, cukai, atau perakaunan. Untuk panduan mengenai situasi khusus anda, rujuk profesional cukai yang berkelayakan.