Ai Có Thể Khấu Trừ Chi Phí Văn Phòng Tại Nhà? Quy tắc, phương pháp và lưu trữ hồ sơ

Làm việc tại nhà hiện đã trở nên phổ biến đối với nhà sáng lập, freelancer, chuyên gia tư vấn và chủ doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, việc đủ điều kiện để khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà không phải là điều tự động. IRS áp dụng các quy tắc cụ thể, và khoản khấu trừ này chỉ dành cho người nộp thuế đáp ứng các yêu cầu đó.

Hướng dẫn này giải thích ai có thể yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà, điều gì được xem là sử dụng nhà cho mục đích kinh doanh, cách tính khoản khấu trừ và cách lưu giữ hồ sơ để hỗ trợ yêu cầu của bạn. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp từ một văn phòng tại nhà, hiểu rõ các quy tắc này có thể giúp bạn giảm thu nhập chịu thuế mà không tạo ra rủi ro tuân thủ có thể tránh được.

Khấu Trừ Văn Phòng Tại Nhà Là Gì?

Khấu trừ văn phòng tại nhà cho phép người nộp thuế đủ điều kiện khấu trừ một phần chi phí sử dụng nhà cho hoạt động kinh doanh. Những chi phí đó có thể bao gồm một phần lãi vay thế chấp, tiền thuê nhà, thuế bất động sản, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao, tùy thuộc vào phương pháp được sử dụng và tình hình của người nộp thuế.

Khoản khấu trừ này tách biệt với các chi phí kinh doanh thông thường như quảng cáo, phần mềm, vận chuyển, phí dịch vụ chuyên môn và vật tư văn phòng. Nói cách khác, nếu bạn đủ điều kiện, bạn có thể vừa khấu trừ chi phí vận hành thông thường vừa khấu trừ một phần chi phí liên quan đến nhà ở.

Đối với nhiều doanh nhân, khoản khấu trừ này rất đáng lưu ý vì nó có thể làm giảm thu nhập kinh doanh chịu thuế. Với chủ sở hữu duy nhất và một số doanh nghiệp pass-through khác, điều đó cũng có thể làm giảm mức độ chịu thuế tự doanh đối với phần kinh doanh trên tờ khai.

Ai Có Thể Khấu Trừ Chi Phí Văn Phòng Tại Nhà?

Câu hỏi quan trọng nhất không phải là bạn có thỉnh thoảng làm việc ở nhà hay không, mà là không gian của bạn có đáp ứng tiêu chuẩn của IRS hay không. Nhìn chung, khoản khấu trừ này dành cho người nộp thuế tự kinh doanh và một số chủ sở hữu doanh nghiệp pass-through sử dụng một phần ngôi nhà của họ cho hoạt động kinh doanh.

Người lao động nói chung không thể yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà ở cấp liên bang đối với chi phí nhân viên không được hoàn trả theo luật hiện hành. Nếu người sử dụng lao động yêu cầu làm việc từ xa, họ có thể hoàn trả cho nhân viên theo một accountable plan, nếu thỏa thuận được thiết lập đúng cách.

Bạn có thể đủ điều kiện nếu bạn là:

• Chủ sở hữu duy nhất điều hành doanh nghiệp từ nhà
• Freelancer hoặc nhà thầu độc lập sử dụng một khu vực làm việc cố định
• Thành viên hợp danh sử dụng văn phòng tại nhà cho hoạt động kinh doanh của công ty hợp danh, nếu thỏa thuận và việc khai thuế hỗ trợ yêu cầu đó
• Chủ sở hữu một doanh nghiệp tại nhà đáp ứng các bài kiểm tra của IRS về việc sử dụng thường xuyên và độc quyền

Khoản khấu trừ không dựa trên chức danh công việc בלבד. Nó phụ thuộc vào cách không gian được sử dụng và liệu việc sử dụng đó có gắn với hoạt động kinh doanh hay không.

Hai Bài Kiểm Tra Cốt Lõi Của IRS

Để đủ điều kiện, một văn phòng tại nhà thường phải đáp ứng hai yêu cầu cơ bản: sử dụng thường xuyên và độc quyền, cùng với mục đích kinh doanh.

1. Sử Dụng Thường Xuyên Và Độc Quyền

Không gian phải được sử dụng thường xuyên cho kinh doanh, không chỉ thỉnh thoảng. Một bàn ăn vừa là nơi làm việc, hoặc một căn phòng chỉ được dùng trong giai đoạn cao điểm theo mùa, có thể không đáp ứng yêu cầu nếu mức độ sử dụng quá không thường xuyên.

Không gian cũng phải được sử dụng độc quyền cho kinh doanh. Sử dụng độc quyền có nghĩa là khu vực đó chỉ dành cho hoạt động kinh doanh. Một căn phòng vừa là phòng khách, phòng gia đình hoặc phòng sở thích thường không được xem là không gian kinh doanh độc quyền, ngay cả khi bạn đôi khi làm việc ở đó.

Một phòng có khóa, một khu vực được tách biệt rõ ràng hoặc một không gian làm việc chuyên dụng có khả năng đủ điều kiện hơn một khu vực dùng chung cho nhiều mục đích.

2. Nơi Kinh Doanh Chính Hoặc Nơi Gặp Khách Hàng

Văn phòng tại nhà thường phải là nơi kinh doanh chính của bạn, hoặc là nơi bạn thường xuyên gặp khách hàng, bệnh nhân hoặc người mua trong quá trình kinh doanh thông thường.

Một văn phòng tại nhà vẫn có thể đủ điều kiện ngay cả khi bạn cũng làm việc ở nơi khác, miễn là ngôi nhà là địa điểm chính nơi bạn xử lý công việc hành chính và quản lý, và không có địa điểm cố định nào khác nơi các nhiệm vụ đó được thực hiện một cách đáng kể.

Ví dụ, một chuyên gia tư vấn thường đến làm việc trực tiếp với khách hàng nhưng quản lý lịch hẹn, lập hóa đơn, ghi sổ và lập kế hoạch từ một văn phòng chuyên dụng tại nhà có thể đủ điều kiện.

Những Trường Hợp Vẫn Có Thể Đủ Điều Kiện

Một số mô hình kinh doanh được đối xử khác đi hoặc có thể đủ điều kiện theo các quy tắc đặc biệt.

Cơ Sở Chăm Sóc Ban Ngày

Một cơ sở chăm sóc ban ngày được cấp phép có thể đủ điều kiện ngay cả khi không gian đó không được sử dụng độc quyền cho kinh doanh, vì IRS công nhận bản chất của dịch vụ này.

Lưu Trữ Hàng Tồn Kho Hoặc Mẫu Sản Phẩm

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà để lưu trữ hàng tồn kho hoặc mẫu sản phẩm và ngôi nhà là địa điểm cố định duy nhất của doanh nghiệp, bạn có thể đủ điều kiện theo các điều kiện cụ thể.

Công Trình Riêng Biệt

Một gara tách rời, studio, xưởng hoặc công trình riêng biệt khác trên bất động sản của bạn có thể đủ điều kiện nếu được sử dụng liên quan đến hoạt động kinh doanh và đáp ứng các quy tắc áp dụng của IRS.

Vì những trường hợp này phụ thuộc nhiều vào tình huống cụ thể, hồ sơ tài liệu là rất quan trọng.

Những Chi Phí Nào Có Thể Được Khấu Trừ?

Chi phí văn phòng tại nhà thường được chia thành hai loại: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi Phí Trực Tiếp

Chi phí trực tiếp chỉ áp dụng cho phần nhà dùng cho kinh doanh. Ví dụ gồm sơn hoặc sửa chữa riêng cho văn phòng, mua đồ nội thất dành riêng cho văn phòng, hoặc lắp đặt hệ thống chiếu sáng trong không gian làm việc. Những chi phí này thường được khấu trừ toàn bộ nếu chỉ phục vụ khu vực kinh doanh.

Chi Phí Gián Tiếp

Chi phí gián tiếp mang lại lợi ích cho toàn bộ ngôi nhà, vì vậy chúng phải được phân bổ giữa mục đích kinh doanh và cá nhân. Ví dụ gồm:

• Tiền thuê nhà
• Lãi vay thế chấp
• Thuế bất động sản
• Bảo hiểm chủ nhà
• Tiện ích
• Sửa chữa cho toàn bộ ngôi nhà
• Một số chi phí bảo trì

Phần chi phí được khấu trừ thường dựa trên tỷ lệ diện tích nhà được dùng cho kinh doanh.

Khấu Hao

Nếu bạn dùng phương pháp thông thường và sở hữu ngôi nhà của mình, bạn có thể khấu trừ khấu hao cho phần diện tích dùng vào kinh doanh. Khấu hao có thể tạo ra hậu quả thuế trong tương lai khi bán nhà, vì vậy cần được theo dõi cẩn thận.

Cách Tính Khoản Khấu Trừ

Có hai cách phổ biến để yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà: phương pháp thông thường và phương pháp đơn giản hóa.

Phương Pháp Thông Thường

Theo phương pháp thông thường, bạn tính tỷ lệ sử dụng nhà cho kinh doanh và áp dụng tỷ lệ đó cho các chi phí gián tiếp đủ điều kiện. Các chi phí trực tiếp chỉ liên quan đến văn phòng có thể được khấu trừ toàn bộ.

Một ví dụ cơ bản:

• Nhà của bạn rộng 2.000 feet vuông
• Văn phòng của bạn rộng 100 feet vuông
• Tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh của bạn là 5%

Nếu bạn đã trả 8.000 USD chi phí nhà ở gián tiếp đủ điều kiện, bạn có thể khấu trừ 5% khoản chi này, tức 400 USD, cộng với bất kỳ chi phí trực tiếp nào của văn phòng được khấu trừ toàn bộ.

Phương pháp này thường chi tiết hơn, nhưng có thể tạo ra khoản khấu trừ lớn hơn nếu chi phí nhà ở của bạn đáng kể.

Phương Pháp Đơn Giản Hóa

Phương pháp đơn giản hóa dễ tính hơn và yêu cầu ít lưu trữ hồ sơ hơn. Thay vì phân bổ chi phí thực tế của ngôi nhà, bạn nhân diện tích văn phòng với một mức cố định, tùy thuộc vào giới hạn diện tích được IRS cho phép.

Phương pháp này hữu ích nếu bạn muốn một phép tính đơn giản và không muốn theo dõi từng khoản chi phí hộ gia đình. Tuy nhiên, nó có thể tạo ra khoản khấu trừ nhỏ hơn so với phương pháp thông thường, đặc biệt đối với những ngôi nhà lớn hơn hoặc các khu vực có chi phí nhà ở cao.

Phương pháp đơn giản hóa cũng không cho phép khấu hao đối với phần văn phòng tại nhà.

Phương Pháp Nào Tốt Hơn?

Phương pháp tốt hơn phụ thuộc vào con số của bạn và thói quen lưu trữ hồ sơ.

Hãy dùng phương pháp thông thường nếu:

• Chi phí nhà ở của bạn đáng kể
• Tỷ lệ diện tích văn phòng so với tổng diện tích nhà của bạn lớn hơn
• Bạn thoải mái duy trì hồ sơ chi tiết
• Bạn muốn đánh giá khấu hao và các đánh đổi thuế khác

Hãy dùng phương pháp đơn giản hóa nếu:

• Bạn muốn tính toán nhanh hơn
• Chi phí nhà ở của bạn ở mức vừa phải
• Bạn muốn ít công việc hành chính hơn
• Bạn không muốn xử lý việc theo dõi khấu hao

Nhiều người nộp thuế sẽ so sánh cả hai cách trước khi nộp tờ khai. Có năm, phương pháp đơn giản hóa sẽ thuận tiện hơn. Nhưng có năm khác, phương pháp thông thường lại mang đến khoản khấu trừ lớn hơn.

Lưu Trữ Hồ Sơ Để Hỗ Trợ Khoản Khấu Trừ

Hồ sơ tốt là rất quan trọng. Nếu IRS đặt câu hỏi, bạn nên có thể chứng minh cả mục đích kinh doanh của không gian lẫn cách bạn tính khoản khấu trừ.

Hãy lưu giữ:

• Diện tích của văn phòng và diện tích tổng của ngôi nhà
• Ảnh hoặc sơ đồ mặt bằng cho thấy không gian làm việc chuyên dụng
• Hóa đơn tiện ích, giấy tờ tiền thuê nhà, bảng sao kê lãi vay thế chấp và hồ sơ bảo hiểm
• Biên lai cho việc sửa chữa hoặc cải tạo văn phòng
• Ngày tháng và ghi chú cho thấy việc sử dụng thường xuyên cho kinh doanh
• Nhật ký cuộc họp với khách hàng hoặc nhật ký làm việc nếu văn phòng được dùng để gặp khách hàng
• Hồ sơ thành lập doanh nghiệp và hồ sơ thuế nếu chúng hỗ trợ mối liên hệ giữa văn phòng tại nhà và doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn thành lập doanh nghiệp dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, hãy giữ hồ sơ pháp nhân của bạn được sắp xếp gọn gàng. Tài liệu rõ ràng giúp việc hỗ trợ chi phí văn phòng tại nhà của bạn dễ dàng hơn.

Rủi Ro Kiểm Tra Và Những Sai Lầm Thường Gặp

Khấu trừ văn phòng tại nhà là hợp pháp khi được yêu cầu đúng cách, nhưng có thể thu hút sự chú ý nếu факты yếu hoặc hồ sơ không đầy đủ.

Những sai lầm thường gặp gồm:

• Yêu cầu khấu trừ cho một căn phòng cũng được sử dụng cho mục đích cá nhân
• Coi việc thỉnh thoảng làm việc trên ghế sofa là một văn phòng đủ điều kiện
• Quên tách chi phí trực tiếp và gián tiếp
• Khai quá diện tích sử dụng
• Thiếu bằng chứng cho thấy không gian được sử dụng thường xuyên
• Yêu cầu khấu trừ chi phí nhân viên không được khấu trừ theo quy tắc liên bang hiện hành

Tránh những sai lầm đó thường quan trọng hơn việc cố gắng đạt khoản khấu trừ lớn nhất có thể.

Có Nên Yêu Cầu Khấu Trừ Không?

Nếu bạn đủ điều kiện, khoản khấu trừ này thường đáng cân nhắc. Văn phòng tại nhà có thể là một chi phí kinh doanh thực sự, đặc biệt đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ vận hành tinh gọn và làm việc từ nhà.

Tuy nhiên, câu trả lời phù hợp còn tùy thuộc vào tình huống của bạn. Nếu hồ sơ của bạn yếu, văn phòng của bạn không rõ ràng là độc quyền, hoặc phép tính của bạn chưa chắc chắn, có thể tốt hơn là đợi đến khi bạn có tài liệu sạch hơn. Khi còn băn khoăn, một CPA hoặc chuyên gia thuế được cấp phép có thể giúp bạn xác định liệu khoản khấu trừ này có phù hợp với hoàn cảnh của bạn hay không.

Điểm Chính Cần Nhớ

• Khấu trừ văn phòng tại nhà chỉ dành cho người nộp thuế đáp ứng các quy tắc của IRS về mục đích sử dụng và mục đích kinh doanh.
• Không gian thường phải được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho kinh doanh.
• Người tự kinh doanh và một số chủ doanh nghiệp là những đối tượng thường xuyên yêu cầu khoản khấu trừ này nhất.
• Phương pháp thông thường có thể tạo ra khoản khấu trừ lớn hơn, trong khi phương pháp đơn giản hóa dễ quản lý hơn.
• Hồ sơ mạnh là yếu tố thiết yếu để hỗ trợ và tuân thủ.

Nếu bạn điều hành doanh nghiệp từ nhà, xem không gian làm việc của mình như bất kỳ tài sản kinh doanh nào khác có thể giúp bạn yêu cầu khoản khấu trừ đúng cách và tránh các vấn đề thuế không cần thiết.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Để được hướng dẫn cho tình huống cụ thể của bạn, hãy tham khảo chuyên gia thuế đủ điều kiện.