Хто може скористатися відрахуванням за домашній офіс? Правила, методи та ведення обліку

Працювати з дому сьогодні звично для засновників, фрилансерів, консультантів і власників малого бізнесу. Але право на відрахування витрат на домашній офіс не виникає автоматично. IRS застосовує конкретні правила, і таке відрахування доступне лише платникам податків, які їм відповідають.

Цей посібник пояснює, хто може заявити відрахування за домашній офіс, що вважається використанням житла в бізнес-цілях, як розрахувати відрахування та як вести облік, що підтверджує вашу заяву. Якщо ви ведете бізнес із домашнього офісу, розуміння цих правил допоможе зменшити оподатковуваний дохід без зайвих ризиків щодо дотримання вимог.

Що таке відрахування за домашній офіс?

Відрахування за домашній офіс дозволяє відповідним платникам податків відняти частину витрат, пов’язаних із використанням житла для бізнесу. До таких витрат можуть належати частина відсотків за іпотекою, орендної плати, податку на нерухомість, комунальних послуг, страхування, ремонту та амортизації, залежно від обраного методу та ситуації платника податків.

Це відрахування є окремим від звичайних бізнес-витрат, таких як реклама, програмне забезпечення, доставка, професійні послуги та канцелярія. Іншими словами, якщо ви відповідаєте вимогам, ви можете відняти як звичайні операційні витрати, так і частину витрат, пов’язаних із житлом.

Для багатьох підприємців це важливо, тому що відрахування може зменшити оподатковуваний бізнес-дохід. Для індивідуальних підприємців і деяких інших бізнесів із наскрізним оподаткуванням це також може зменшити суму, яка підлягає податку на самозайнятість, у бізнесовій частині декларації.

Хто може скористатися відрахуванням за домашній офіс?

Найважливіше питання полягає не в тому, чи працюєте ви іноді вдома, а в тому, чи відповідає ваш простір стандартам IRS. Загалом це відрахування доступне самозайнятим платникам податків і деяким власникам бізнесів із наскрізним оподаткуванням, які використовують частину свого житла для бізнесу.

Працівники зазвичай не можуть заявляти федеральне відрахування за домашній офіс для невідшкодованих витрат працівника за чинним законодавством. Якщо роботодавець вимагає віддаленої роботи, він може замість цього відшкодовувати працівнику витрати за accountable plan, якщо така схема належним чином оформлена.

Ви можете відповідати вимогам, якщо ви:

• Індивідуальний підприємець, який веде бізнес із дому
• Фрилансер або незалежний підрядник, який використовує окремо виділену робочу зону
• Партнер, який використовує домашній офіс для партнерського бізнесу, якщо структура та податкова звітність це підтверджують
• Власник домашнього бізнесу, який відповідає тестам IRS на регулярне та виключне використання

Право на відрахування не залежить лише від назви посади. Воно залежить від того, як використовується простір і чи пов’язане це використання з бізнес-діяльністю.

Два основні тести IRS

Щоб відповідати вимогам, домашній офіс зазвичай має виконувати дві базові умови: регулярне та виключне використання, а також бізнес-мету.

1. Регулярне та виключне використання

Простір має використовуватися для бізнесу регулярно, а не лише час від часу. Обідній стіл, який одночасно слугує робочим місцем, або кімната, що використовується лише під час сезонного пікового навантаження, можуть не відповідати вимозі, якщо використання надто нерегулярне.

Простір також має використовуватися виключно для бізнесу. Виключне використання означає, що зона призначена лише для бізнес-діяльності. Кімната, яка виконує роль гостьової, сімейної або кімнати для хобі, зазвичай не вважається виключно бізнес-простором, навіть якщо ви іноді працюєте там.

Закрита кімната, чітко відокремлена зона або окреме робоче місце мають більше шансів відповідати вимогам, ніж спільний простір із змішаним призначенням.

2. Основне місце ведення бізнесу або місце зустрічей із клієнтами

Зазвичай домашній офіс має бути вашим основним місцем ведення бізнесу або місцем, де ви регулярно зустрічаєтеся з клієнтами, пацієнтами чи замовниками в межах звичайної господарської діяльності.

Домашній офіс може відповідати вимогам і тоді, коли ви також ведете бізнес в інших місцях, якщо саме дім є основною локацією, де ви виконуєте адміністративну та управлінську роботу, і немає іншого постійного місця, де ці завдання виконуються переважно.

Наприклад, консультант, який виїжджає до клієнтів, але веде планування, виставлення рахунків, бухгалтерію та підготовку з окремого офісу вдома, може відповідати вимогам.

Ситуації, які також можуть відповідати вимогам

Деякі бізнес-моделі оцінюються інакше або можуть відповідати спеціальним правилам.

Догляд за дітьми

Ліцензований дитячий садок може відповідати вимогам, навіть якщо простір не використовується виключно для бізнесу, оскільки IRS визнає характер такої діяльності.

Зберігання товарів або зразків продукції

Якщо ви використовуєте частину житла для зберігання товарів або зразків продукції, і це єдине постійне місце вашого бізнесу, ви можете відповідати вимогам за певних умов.

Окремі споруди

Відокремлений гараж, студія, майстерня або інша окрема споруда на вашій ділянці можуть відповідати вимогам, якщо вони використовуються у зв’язку з бізнесом і відповідають застосовним правилам IRS.

Оскільки такі ситуації залежать від конкретних фактів, документація має велике значення.

Які витрати можна відняти?

Витрати на домашній офіс зазвичай поділяються на дві категорії: прямі та непрямі.

Прямі витрати

Прямі витрати стосуються лише бізнес-частини житла. Приклади включають фарбування або ремонт самого офісу, купівлю меблів саме для офісу або встановлення освітлення в робочій зоні. Такі витрати зазвичай повністю підлягають відрахуванню, якщо вони стосуються лише бізнес-зони.

Непрямі витрати

Непрямі витрати приносять користь усьому житлу, тому їх потрібно розподіляти між бізнесовим і особистим використанням. Приклади включають:

• Оренду
• Відсотки за іпотекою
• Податок на нерухомість
• Страхування житла
• Комунальні послуги
• Ремонт усього будинку
• Деякі витрати на обслуговування

Частка, яку можна відняти, зазвичай визначається як відсоток площі житла, що використовується для бізнесу.

Амортизація

Якщо ви використовуєте стандартний метод і є власником житла, ви можете мати право на амортизацію бізнес-частини будинку. Амортизація може створити майбутні податкові наслідки під час продажу житла, тому її слід ретельно обліковувати.

Як розрахувати відрахування

Існує два поширені способи заявити відрахування за домашній офіс: стандартний метод і спрощений метод.

Стандартний метод

За стандартного методу ви розраховуєте відсоток використання житла в бізнес-цілях і застосовуєте цей відсоток до відповідних непрямих витрат. Прямі витрати, що стосуються лише офісу, можна відняти повністю.

Базовий приклад:

• Ваше житло має площу 2 000 квадратних футів
• Ваш офіс має площу 100 квадратних футів
• Ваш відсоток бізнес-використання становить 5%

Якщо ви сплатили 8 000 доларів відповідних непрямих витрат на житло, ви можете відняти 5% від цих витрат, тобто 400 доларів, плюс будь-які повністю відраховувані прямі витрати на офіс.

Цей метод зазвичай більш детальний, але може дати більше відрахування, якщо витрати на житло значні.

Спрощений метод

Спрощений метод простіший у розрахунку й потребує менше обліку. Замість розподілу фактичних витрат на житло ви множите площу офісу на фіксовану ставку з урахуванням ліміту IRS щодо допустимої площі.

Цей метод може бути корисним, якщо вам потрібен простий розрахунок і ви не хочете відстежувати кожну побутову витрату. Однак він може дати менше відрахування, ніж стандартний метод, особливо для більших будинків або ринків із високою вартістю житла.

Спрощений метод також не дозволяє враховувати амортизацію для частини домашнього офісу.

Який метод кращий?

Кращий метод залежить від ваших цифр і звички вести облік.

Використовуйте стандартний метод, якщо:

• Ваші витрати на житло значні
• Площа офісу відносно житла більша
• Ви готові вести детальний облік
• Ви хочете оцінити амортизацію та інші податкові наслідки

Використовуйте спрощений метод, якщо:

• Ви хочете швидший розрахунок
• Ваші витрати на житло помірні
• Ви віддаєте перевагу меншому адміністративному навантаженню
• Ви не хочете відстежувати амортизацію

Багато платників податків порівнюють обидва варіанти перед поданням декларації. В одні роки простішим буде спрощений метод. В інші - стандартний метод дасть більше відрахування.

Облік, що підтверджує відрахування

Якісний облік є критично важливим. Якщо IRS поставить запитання, ви повинні мати змогу показати як бізнесову мету простору, так і спосіб розрахунку відрахування.

Зберігайте такі записи:

• Площу офісу та загальну площу житла
• Фотографії або план приміщення, що показують окремо виділене робоче місце
• Рахунки за комунальні послуги, квитанції про оренду, виписки за іпотечними відсотками та записи про страхування
• Квитанції за ремонт або поліпшення офісу
• Дати та нотатки, що підтверджують регулярне бізнес-використання
• Записи про зустрічі з клієнтами або робочі журнали, якщо офіс використовується для зустрічей із клієнтами
• Документи про створення бізнесу та податкові записи, якщо вони підтверджують зв’язок між домашнім офісом і вашим бізнесом

Якщо ви зареєстрували бізнес як LLC або corporation, тримайте в порядку й корпоративні документи. Чітка документація полегшує підтвердження бізнес-мети витрат на домашній офіс.

Ризики перевірки та поширені помилки

Відрахування за домашній офіс є законним, якщо його заявлено правильно, але воно може привернути увагу, якщо факти слабкі або документи неповні.

Поширені помилки:

• Заявлення кімнати, яка також використовується для особистих потреб
• Визнання випадкової роботи з дивана кваліфікованим офісом
• Невідокремлення прямих і непрямих витрат
• Завищення площі
• Відсутність підтвердження регулярного використання простору
• Заявлення витрат працівника, які не підлягають відрахуванню за чинними федеральними правилами

Уникнення цих помилок зазвичай важливіше, ніж прагнення до найбільшого можливого відрахування.

Чи варто заявляти це відрахування?

Якщо ви відповідаєте вимогам, таке відрахування часто варто розглянути. Домашній офіс може бути реальною бізнес-витратою, особливо для засновників і власників малого бізнесу, які працюють економно й із дому.

Водночас правильна відповідь залежить від вашої ситуації. Якщо ваші записи слабкі, офіс не є чітко виключним або розрахунок викликає сумніви, краще зачекати, доки у вас не буде більш чіткої документації. Якщо є сумніви, ліцензований CPA або податковий консультант може допомогти визначити, чи відповідає це вашець ситуації.

Ключові висновки

• Відрахування за домашній офіс доступне лише платникам податків, які відповідають правилам IRS щодо використання та бізнес-мети.
• Простір зазвичай має використовуватися регулярно та виключно для бізнесу.
• Найчастіше це відрахування заявляють самозайняті платники податків і деякі власники бізнесу.
• Стандартний метод може дати більше відрахування, тоді як спрощений простіший в адмініструванні.
• Надійний облік є критично важливим для підтвердження та дотримання вимог.

Якщо ви ведете бізнес із дому, ставлення до робочого простору як до будь-якого іншого бізнес-активу допоможе правильно заявити відрахування й уникнути зайвих податкових проблем.

Застереження: ця стаття подана лише для інформаційних цілей і не є юридичною, податковою чи бухгалтерською консультацією. За порадою щодо вашої конкретної ситуації зверніться до кваліфікованого податкового фахівця.