Шағын бизнес иелері үшін уақытты басқарудың 10 ақылды кеңесі

Уақыт - шағын бизнес иесі үшін қорғауы ең қиын ресурстардың бірі. Күн сайын клиент сұраныстары, операциялар, маркетинг, бухгалтерлік есеп, жоспарлау және сіз онсыз да үлгермей жатқан сәтте пайда болатын күтпеген мәселелер араласып жатады. Жүйе болмаса, жұмыс қолдағы барлық минутты толтырып жібереді.

Жақсы жаңалық: уақытты басқару күнге көбірек сағат сыйғызу туралы емес. Бұл - назарыңызды қайда бағыттайтыныңызды дұрыс шешу, артық кедергілерді азайту және бизнесіңізді алға жылжытатын қайталанатын тәртіптерді қалыптастыру. Уақытты дұрыс басқарғанда, табыс әкелетін жұмысқа, клиенттерге сапалы қызмет көрсетуге және ұзақ мерзімді сау өсуге көбірек орын ашасыз.

Төменде шағын бизнес иелеріне арналған 10 практикалық уақытты басқару кеңесі және әкімшілік жүктемені басынан-ақ азайтудың бірнеше тәсілі берілген.

1. Тапсырмадан емес, нәтижеден бастаңыз

Көптеген иелер аптаны ұзын істер тізімін жасаудан бастайды. Бұл тәсіл өнімді сияқты көрінуі мүмкін, бірақ әрбір тапсырманың маңызы бірдей емес екенін жиі жасырып қояды. Одан да жақсы әдіс - бизнесті шынымен алға жылжытатын аз ғана нәтижені анықтау.

Мысалы, «маркетингпен айналысу» деп жазудың орнына, «клиентке бағытталған екі блог жазбасын жариялау», «15 әлеуетті клиентке хабарласу» немесе «айлық қаржылық шолуды аяқтау» сияқты мақсат қойыңыз. Нәтижелер сізді қозғалыс емес, шынайы нәтиже тұрғысынан ойлануға мәжбүр етеді.

Қарапайым апталық жоспарлау әдеті жақсы жұмыс істейді:

• Аптаға 3-5 бизнес басымдығын таңдаңыз.
• Әр басымдықты келесі нақты қадамдарға бөліңіз.
• Күнтізбені күнделікті жұмыстармен толтырмас бұрын, сол қадамдарды алдын ала жоспарлаңыз.
• Әр жұма сайын басымдықтарды қайта қарап, келесі аптаны анық жоспармен бастаңыз.

Бұл тәсіл құндылық тудыратын жұмысқа көбірек уақыт бөлуге және тек шұғыл көрінетін нәрселерге аз алаңдауға көмектеседі.

2. Күнтізбені уақыт блоктарына бөліңіз

Бос уақыты көп күнтізбе әдетте үзілістерге тез беріліп кетеді. Уақытты блоктау белгілі бір жұмыс түрлеріне нақты уақыт аралықтарын бекіту арқылы осы мәселені шешеді.

Мысалы, мынадай блоктар қоюға болады:

• Таңертеңгі уақыт - терең жұмыс пен стратегиялық жоспарлау
• Түскі мезгіл - клиент қоңыраулары мен кездесулер
• Түстен кейін - әкімшілік тапсырмалар мен қайта байланыс
• Күн сайын қысқа бір блок - электрондық пошта мен хабарламаларды өңдеу

Мұндағы мақсат - кестені қатты шектеу емес. Маңызды жұмысқа қорғалған орын беру. Күнтізбеңіз басымдықтарыңызды көрсеткенде, күніңізді тек реакциямен өткізу ықтималдығы азаяды.

Егер команда басқаратын болсаңыз, уақыт блоктары делегаттауды да жеңілдетеді. Адамдар қай кезде қолжетімді екеніңізді және қай кезде сізді бөлмеу керек екенін біледі.

3. Ұқсас тапсырмаларды топтастырыңыз

Жұмыс түрінен жұмыс түріне ауысқан сайын ми қосымша шығын көтереді. Алдымен электрондық поштаға жауап беру, сосын шоттарды салыстыру, одан кейін әлеуметтік желілерге көшу, кейін жеткізуші мәселесіне секіру - мұның бәрі қажетсіз ойлық үйкеліс тудырады.

Ұқсас тапсырмаларды топтастыру бұл шығынды азайтады.

Жұмысты мынадай санаттарға бөліп көріңіз:

• Электрондық хаттар мен клиент хабарламалары
• Сатылым бойынша қайта байланыс
• Контент жасау
• Бухгалтерлік есеп пен төлемдер
• Ішкі әкімшілік жұмыс және құжаттама

Тапсырмаларды топтастырғанда, қажетті күйге бір рет кіріп, сол күйде ұзағырақ қала аласыз. Бұл көбіне аз уақытта сапалы жұмыс жасауға әкеледі.

4. Қайталанатын жұмысты автоматтандырыңыз

Егер бір тапсырманы аптасына бір реттен жиі жасасаңыз, оны автоматтандыруға бола ма деп сұраған жөн. Автоматтандыру шешім қабылдауды алмастырмайды, бірақ күніңізді алатын көптеген төмен құнды қол еңбегін жоя алады.

Автоматтандыруға болатын әдеттегі бағыттар:

• Шот жіберуді еске салу және төлем хабарламалары
• Кездесуді растау және кейінгі байланыс
• Жиі қойылатын сұрақтарға арналған электрондық жауаптар
• Әлеуметтік желі посттарын жоспарлау
• Клиентті енгізу тізбегі
• Файлдар мен құжаттарды бағыттау

Тіпті қарапайым автоматтандырудың өзі ай сайын бірнеше сағат үнемдей алады. Одан да маңыздысы - жұмыс көп кезде маңызды нәрсені жіберіп алу қаупін азайтады.

Шағын бизнес иелері үшін әкімшілік тапсырмалар көбіне автоматтандыруға болатын алғашқы сала болады, өйткені олар қайталанатын және болжамды келеді.

5. Дайын болуды күтпей, делегаттаңыз

Көптеген құрылтайшылар тапсырманы өздері жылдамырақ орындай аламыз деп ойлап, делегаттауды тым кеш бастайды. Қысқа мерзімде бұл рас болуы мүмкін, бірақ бизнес үшін бұл сирек ең дұрыс шешім.

Тапсырма мынадай болса, делегаттаудың құны жоғары болады:

• Қайталанатын
• Уақыт алатын
• Сіздің негізгі мықты тұстарыңызға жатпайтын
• Құжаттауға немесе стандарттауға оңай
• Маңызды, бірақ тек иеге ғана тән емес

Жақсы қағида: «Бұл тапсырма менің тікелей шешімімді қажет ете ме, әлде тек орындалуы жеткілікті ме?» деп сұраңыз. Егер тек орындалуы жеткілікті болса, оны делегаттауға болады.

Бәрін бірден тапсырудың қажеті жоқ. Бір қайталанатын тапсырмадан бастаңыз, процесін құжаттаңыз да, оны бақылаулы түрде беріп жіберіңіз.

6. Назарыңызды алаңдататын нәрселерден қорғаңыз

Шағын бизнес иелері көбіне бәріне, әрдайым қолжетімді болуға тырысады. Мұндай үздіксіз қолжетімділік бизнесіңізді жылдам жауап беретіндей көрсетеді, бірақ шоғырлануды да жояды.

Назарды қорғау үшін байланысқа нақты шекара қойыңыз:

• Қоңырау мен кездесуге арналған нақты уақытты белгілеңіз
• Қолда жоқ кезде автоматты жауап қосыңыз
• Шоғырланған жұмыс кезінде қажетсіз хабарландыруларды өшіріңіз
• Шұғыл және шұғыл емес мәселелер үшін бөлек арналар жасаңыз
• Клиенттер мен команда мүшелеріне жауапты қашан күтетінін хабарлаңыз

Шекара қою қолжетімсіз болуды білдірмейді. Бұл - операциялық тәртіптің белгісі. Назарды құрметтейтін бизнес әдетте жақсырақ жұмыс істейді.

7. Қарапайым жұмыс ырғағын қалыптастырыңыз

Уақытты басқару бір рет қабылданатын шешімдерге емес, қайталанатын ырғаққа негізделсе, әлдеқайда жеңілдейді.

Мынадай апталық құрылымды қарастыруға болады:

• Дүйсенбі: жоспарлау, сату құбырына шолу және басымдықтар
• Сейсенбі мен сәрсенбі: негізгі жұмысқа арналған атқару блоктары
• Бейсенбі: қайта байланыс, сату немесе клиенттерге қызмет көрсету
• Жұма: қаржылық шолу, реттеу және келесі апта жоспары

Сондай-ақ айлық және тоқсандық ырғақтарды мынадай жұмыстарға қолдануға болады:

• Табыс пен шығынды шолу
• Мақсаттар мен KPI-ларды жаңарту
• Сәйкестік мерзімдерін тексеру
• Кіріс жәшігі мен файл жүйесін ретке келтіру
• Қарапайымдатуға немесе алып тастауға болатын нәрселерді қарау

Тұрақты жұмыс ырғағы шешім қабылдау шаршауын азайтады. Бірдей типтегі тапсырмалар алдын ала белгілі уақытта қайталанса, келесі қадамды ойлауға аз энергия жұмсайсыз.

8. Әкімшілік үйкелісті ерте азайтыңыз

Жоғалған уақыттың едәуір бөлігі нашар ұйымдастырылған әкімшілік жұмыстан туындайды. Жоғалған құжаттар, жауапкершіліктің анық болмауы және бірізді емес процестер шағын кідірістерді көбейтіп, олардың жиынтығы тез өседі.

Мына негіздерді сақтасаңыз, бұл үйкелісті азайта аласыз:

• Маңызды құжаттарды сақтау үшін бір жүйе қолданыңыз
• Бизнес пен жеке қаржыны бөлек ұстаңыз
• Файлдар мен қалталарға атау берудің бірізді ережесін қолданыңыз
• Мерзімдерді бір күнтізбеде немесе еске салу жүйесінде бақылаңыз
• Қайталанатын рәсімдерді чек-парақ түрінде құжаттаңыз

Бұл әсіресе компанияның бастапқы кезеңінде маңызды, өйткені иелер көбіне құрылтай, өтінімдер, тіркеулер және операциялық баптауларды бір уақытта атқарады.

Компанияны құру мен ағымдағы бизнес әкімшілігін жеңілдетуге көмектесетін қызметтер іске қосу кезеңінде құнды сағаттарды үнемдей алады. Мысалы, Zenind кәсіпкерлерге компанияны құру және сәйкестікке қатысты тапсырмаларды жеңілдетуге көмектеседі, осылайша олар қағазбастылықтың орнына бизнесті дамытуға көбірек уақыт бөле алады.

9. Төмен құнды жұмысқа жоқ деп айтуды үйреніңіз

Әр мүмкіндік сіздің уақытыңызға лайық бола бермейді. Кейбір өтініштер сырттай пайдалы көрінгенімен, мақсаттарыңызға аз үлес қосады.

Төмен құнды жұмыс көбіне мына белгілермен танылады:

• Басқа біреу үшін шұғыл, бірақ сіздің бизнесіңіз үшін маңызды емес
• Қазіргі басымдықтарыңызды қолдамайды
• Табысқа, ұстап қалуға немесе тиімділікке әсер етпей жұмыс көбейтеді
• Кейінге қалдыруға, делегаттауға немесе мүлде алып тастауға болады

Жоқ деп айту өсуден бас тарту деген сөз емес. Бұл - уақытыңызды ең маңызды іске қорғау. Бизнесіңіз жетілген сайын, таңдаулы болу одан да қажет.

Пайдалы сұрақ: «Егер мен бұған иә десем, нені жоқ деп айтып отырмын?» Осы бір сұрақтың өзі нақты құнын ашып береді.

10. Уақытты пайдалануды жүйелі түрде қарап отырыңыз

Уақытты басқару болжаммен емес, өлшеммен бағалануы керек. Уақытыңыздың қалай жұмсалатынын ешқашан талдамасаңыз, бірдей тиімсіздікті қайта-қайта қайталау оңай.

Әр аптаның соңында мына сұрақтарды қойыңыз:

• Ең көп құнды не жасады?
• Не күткеннен көп уақыт алды?
• Нені делегаттауға, автоматтандыруға немесе өткізіп жіберуге болар еді?
• Үзілістер қайдан келді?
• Қай тапсырмалар үнемі уақыт алып, нәтиже жақсартпайды?

Кестеңізден үйрену үшін күрделі жүйе қажет емес. Қысқа апталық шолу көбіне үлгілерді анықтауға жеткілікті. Уақыт өте келе осындай шағын түсініктер өнімділікті едәуір арттырады.

Шағын бизнес иелері үшін жиі кездесетін уақыт тұзақтары

Жақсы ұйымдасқан иелердің өзі де таныс тұзақтарға түсіп қалады. Мыналарға назар аударыңыз:

• Күнді басымдықтардың орнына электрондық поштамен бастау
• Нақты мақсаты жоқ кездесулерге қатысу
• Бір рет құжатталуға тиіс жұмысты қайта жасау
• Бір уақытта тым көп жобаны алмастыру
• Әр сұранысты шұғыл деп қабылдау
• Стратегия мен операцияны бөле алмау

Уақыт тұзақтарының көбі жалқаулықтан емес, құрылымның жетіспеуінен пайда болады. Үлгіні түсінгеннен кейін, оны жақсырақ процесс арқылы түзете аласыз.

Уақытты басқару өсуді қалай қолдайды

Уақытты дұрыс басқару тек күніңізді өткізу туралы емес. Ол бизнес көрсеткіштеріне тікелей әсер етеді.

Иелер уақытты дұрыс басқарғанда, олар көбіне:

• Клиенттерге жылдамырақ жауап береді
• Айқынырақ шешім қабылдайды
• Қаржылық және сәйкестік тапсырмаларын уақытында орындайды
• Сатылым мен стратегияға көбірек күш бөледі
• Стресс пен қажуды азайтады
• Иенің үздіксіз араласуынсыз да өсетін бизнес қалыптастырады

Соңғысы маңызды. Тек иесінің тұрақты араласуына тәуелді бизнес ауқымдауға қиын. Ал нақты жүйелері бар және уақыты қорғалған бизнес әлдеқайда оңай өседі.

Қорытынды ойлар

Шағын бизнес иелеріне мінсіз өнімділік жүйесі қажет емес. Оларға практикалық жүйе керек. Апталық жоспардан бастаңыз, шоғырланған жұмысты қорғаңыз, ұқсас тапсырмаларды топтастырыңыз, мүмкін болған жерде автоматтандырыңыз және өзіңізге ыңғайлыдан ертерек делегаттаңыз. Сонымен қатар, әкімшілік үйкелісті азайтып, бизнесіңізді аз күшпен жұмыс істейтіндей етіңіз.

Уақытты неғұрлым саналы басқара алсаңыз, бизнесті шын мәнінде алға жылжытатын жұмысқа соғұрлым көбірек орын ашасыз.

Компания ашып жатқан немесе ағымдағы бизнес міндеттерін басқарып жүрген кәсіпкерлер үшін Zenind компанияны құру және сәйкестікке қатысты тапсырмаларды жеңілдетуге көмектесе алады, осылайша сіз бизнесіңізді дамытуға көбірек, ал қағаз жұмысына аз уақыт жұмсайсыз.