Корпоративтік шешім: ол не, қашан қажет болады және оны қалай дайындау керек

Корпоративтік шешім — бұл корпорацияның директорлар кеңесі немесе акционерлері мақұлдаған әрекеттің ресми жазбаша тіркелімі. Ол маңызды шешімдерді құжаттайды, ішкі есеп жүргізу ізін қалыптастырады және компанияның тиісті басқару рәсімдерін сақтағанын көрсетуге көмектеседі.

Көптеген бизнес үшін шешімдер жай ғана формалдылық емес. Олар жақсы сәйкестік, дұрыс құжат жүргізу және корпоративтік шешім қабылдаудың айқын бөлігі болып табылады. Корпорация банктік шот ашқан кезде, лауазымды тұлғаларды тағайындаған кезде, қарызды мақұлдаған кезде, сатып алуды бекіткен кезде немесе компания саясатын қабылдаған кезде, шешім бұл әрекетті кім және қашан мақұлдағанын дәлелдеуге көмектеседі.

Корпоративтік шешім деген не?

Корпоративтік шешім — корпорацияның басқарушы органы қабылдаған шешімді көрсететін құжат. Шешім мына тәсілдердің бірімен мақұлдануы мүмкін:

• Директорлар кеңесінің отырысында
• Егер штат заңнамасы мен корпорация жарғысы рұқсат етсе, жиналыс өткізбей-ақ бірауыздан жазбаша келісім арқылы
• Акционерлердің мақұлдауы қажет болған жағдайда акционерлер арқылы

Әдетте шешімде қысқаша негіздеме, мақұлданатын әрекет және “шешілді” немесе “бұдан әрі шешілді” сияқты ресми тіркес болады. Қабылданғаннан кейін ол корпорацияның ресми жазбаларының бір бөлігіне айналады.

Практикалық тұрғыдан алғанда, шешім — корпорацияның уәкілетті шешім қабылдаушылары арқылы сөйлегені. Бұл компанияның бейресми немесе болжам бойынша әрекет етпегенін, керісінше дұрыс корпоративтік рәсім арқылы әрекет еткенін растайды.

Корпоративтік шешімдердің маңызы

Корпоративтік шешімдер бірнеше маңызды мақсатқа қызмет етеді.

1. Олар өкілеттікті құжаттайды

Шешім директорлар кеңесі немесе акционерлер нақты бір әрекетті мақұлдағанын көрсетеді. Бұл банктер, кредиторлар, инвесторлар, мемлекеттік органдар және іскер серіктестер корпорация атынан қол қоятын немесе әрекет ететін адамның оған өкілеттігі бар екенін дәлелдеуін сұрағанда маңызды.

2. Олар сәйкестікті қолдайды

Корпоративтік формалдылықтар жақсы мәртебені сақтауға және корпорация мен оның иелері арасындағы заңды бөлінуді қорғауға маңызды. Дұрыс шешімдер компанияның бөлек заңды тұлға ретінде басқарылып жатқанын көрсетуге көмектеседі.

3. Олар кейінгі анықтама үшін жазба жасайды

Іскерлік шешімдердің ұзақ мерзімді салдары болады. Корпоративтік минуттар кітабындағы шешім қазіргі және болашақ директорларға, лауазымды тұлғаларға, заңгерлерге, бухгалтерлерге және иелерге не мақұлданғанын және не себепті мақұлданғанын түсінуге көмектеседі.

4. Олар дауларды азайтады

Ашық жазбалар шешімнің шынымен мақұлданған-мақұлданбағаны туралы түсінбеушіліктің алдын алуы мүмкін. Бұл ішкі дауларда, аудиттерде, мәмілелерде және қаржыландыру келісімдерінде пайдалы болуы мүмкін.

Корпоративтік шешім талап етілетін жиі жағдайлар

Әрбір бизнес әрекеті шешімді қажет етпейді, бірақ көптеген маңызды әрекеттерге ол керек. Кең таралған мысалдар:

• Бизнес банктік шот ашу
• Компания лауазымды тұлғаларына шарттарға қол қоюға өкілеттік беру
• Қарызды немесе кредиттік желіні мақұлдау
• Акциялар шығару немесе акцияларды беруді мақұлдау
• Лауазымды тұлғаларды сайлау немесе басқарушыларды тағайындау
• Жарғыларды қабылдау немесе құрылтай құжаттарына өзгеріс енгізу
• Бірігуге, сатып алуға немесе активтерді сатуға кіру
• Салықтық таңдауларды немесе есеп әдістерін мақұлдау
• Бизнес лицензияларын немесе тіркеулерін рұқсат ету
• Компанияның тіркелген агентін немесе мекенжайын өзгерту
• Негізгі жалдау шарттарын, жабдық сатып алуларын немесе капитал салымдарын мақұлдау

Нақты талаптар корпорацияның жарғысына, штат заңнамасына және әрекеттің сипатына байланысты. Кейбір күнделікті мәселелерді уәкілеттік берілген лауазымды тұлғалар шеше алады, ал маңызды шешімдер үшін директорлар кеңесінің немесе акционерлердің ресми мақұлдауы қажет.

Директорлар кеңесінің шешімдері мен акционерлер шешімдері

Корпоративтік шешімдер мәселенің түріне қарай әртүрлі тараптармен қабылдануы мүмкін.

Директорлар кеңесінің шешімдері

Директорлар кеңесінің шешімдері ең жиі кездесетін түрі. Директорлар маңызды корпоративтік шешімдерді басқарады және компанияның істерін қадағалайды. Кеңес шешімі шарттарды, қаржылық әрекеттерді, лауазымды тұлғаларды тағайындауды және кеңестің өкілеттігіне кіретін басқа да іскерлік шешімдерді мақұлдай алады.

Акционерлер шешімдері

Акционерлер шешімдері мәселені акционерлер мақұлдауы тиіс болғанда қолданылады. Бұл көбіне ірі құрылымдық өзгерістерде, басқарушы құжаттарға түзетулер енгізгенде немесе штат заңнамасы не жарғы бойынша иелерге берілген басқа әрекеттерде орын алады.

Жазбаша келісімдер

Көптеген корпорациялар ресми жиналыс өткізбей-ақ, қажет болған шешім қабылдаушылардың бәрі жазбаша келісімге қол қойса, әрекеттерді мақұлдай алады. Бұл әсіресе жабық корпорациялар үшін ыңғайлы. Жазбаша келісім де шешім сияқты қызмет етеді және корпоративтік жазбаларда сақталуы тиіс.

Корпоративтік шешімнің негізгі бөліктері

Жақсы шешім анық, нақты және толық болуы керек. Көптеген шешімдер мына құрамдас бөліктерді қамтиды:

Атауы

Атауы құжаттың түрін көрсетуі керек, мысалы:

• Директорлар кеңесінің шешімі
• Акционерлер шешімі
• Бірауыздан жазбаша келісім

Кіріспе негіздемелер

Кіріспе негіздемелер — шешімнің контекстін түсіндіретін қысқаша кіріспе мәлімдемелер. Олар көбіне “Ал...” деген сөздермен басталады. Олар әрдайым міндетті емес, бірақ әрекеттің не үшін жасалып жатқанын түсіндіруге көмектеседі.

Шешуші тармақтар

Шешімнің негізгі бөлігі нақты мақұлдауды баяндайды. Бұл бөлім әдетте “шешілді” сияқты ресми тіл қолданады және байланысты әрекеттер үшін бірнеше тармақтан тұруы мүмкін.

Өкілеттік беру тілі

Шешім шешімді орындауға кімнің уәкілетті екенін көрсетуі керек. Мысалы, ол лауазымды тұлғаға құжаттарға қол қоюға, шот ашуға немесе шешімді іске асыру үшін қажет қосымша қадамдарды жасауға рұқсат беруі мүмкін.

Күшіне ену күні

Кейбір шешімдер мақұлдаудың қашан күшіне енетінін көрсетеді. Бұл банк, салық немесе мәміле мақсаттары үшін маңызды болуы мүмкін.

Қолтаңбалар немесе келісім

Қолданылатын формаға қарай шешімге директорлар, акционерлер немесе корпоративтік лауазымды тұлғалар қол қоюы мүмкін. Құжат қажетті мақұлдау дұрыс алынғанын көрсетуі тиіс.

Корпоративтік шешімді қалай дайындау керек

Шешім дайындау оңайырақ болады, егер компания алдымен негізгі іскерлік мақсатты анықтап, содан кейін оны ресми тілге аударса.

1-қадам: Мақұлданатын әрекетті анықтаңыз

Нақты болыңыз. Көмескі мақұлдау жазудың орнына компания нақты неге рұқсат беретінін көрсетіңіз. Мысалы, “банктік мәселелерді мақұлдау” деп жазудың орнына, “белгілі бір қаржы мекемесінде бизнес ағымдағы шотын ашуға рұқсат беру” деп жазыңыз.

2-қадам: Оны кім мақұлдай алатынын тексеріңіз

Жарғыларды, жұмыс ережелерін, акционерлік келісімдерді және қолданылатын штат заңнамасын қараңыз. Кейбір мәселелерді директорлар мақұлдауы тиіс, ал басқалары үшін акционерлердің мақұлдауы қажет.

3-қадам: Қажет болса, анық кіріспе негіздемелерді қолданыңыз

Егер шешімге контекст пайдалы болса, қысқа фондық мәлімдеме қосыңыз. Оны ықшам әрі фактілік етіңіз.

4-қадам: Мақұлдауды нақты тұжырымдаңыз

Қабылданып жатқан әрекетке күмән қалдырмайтын тікелей сөз қолданыңыз. Егер шешім біреуге әрекет етуге өкілеттік берсе, мүмкін болса, сол адамды аты-жөнімен және лауазымымен көрсетіңіз.

5-қадам: Қажетті іске асыру өкілеттігін қосыңыз

Егер кейінгі қадамдар қажет болса, тиісті лауазымды тұлғаға немесе агентке оларды аяқтауға өкілеттік беріңіз. Бұған нысандарға қол қою, құжат тапсыру, келісімдер жасау немесе мазмұны елеусіз шағын өзгерістер енгізу кіруі мүмкін.

6-қадам: Шешімді минуттар кітабына сақтаңыз

Қабылданғаннан кейін шешімді компанияның жазбаларымен бірге сақтаңыз. Егер шешім кейін банк, инвестор, заңгер, бухгалтер немесе реттеуші тарапынан қаралса, дұрыс құжат жүргізу аса маңызды.

Корпоративтік шешімнің үлгілік форматы

Төменде көптеген корпорациялар қолданатын құрылымның қарапайым мысалы берілген:

# Директорлар кеңесінің шешімі

Ал, корпорация өз қызметін жүргізу үшін бизнес банктік қатынас орнатуды қажет етеді;

Шешілді, корпорацияға таңдалған қаржы мекемесінде бір немесе бірнеше бизнес банктік шот ашуға және жүргізуге рұқсат беріледі;

Бұдан әрі шешілді, тағайындалған лауазымды тұлғаға осы шешімді іске асыру үшін қажет барлық құжаттарға қол қоюға және барлық әрекеттерді жасауға уәкілеттік беріледі;

Бұдан әрі шешілді, осы шешім директорлар кеңесі оны өзгерткенге немесе күшін жойғанға дейін күшінде қалады.

Бұл тек негізгі үлгі. Нақты тіл шешімнің мақсатына және корпорацияның басқарушы құжаттарына сәйкес келуі керек.

Корпоративтік шешімдерге қатысты үздік тәжірибелер

Шешімдерді тиімді әрі негізді ұстау үшін бірнеше практикалық қағиданы ұстаныңыз.

Нақты болыңыз

Шамадан тыс кең тұжырымдардан аулақ болыңыз. Нақты шешімді түсіну оңайырақ және оған дау айту ықтималдығы төменірек.

Компанияның басқарушы құжаттарына сәйкестендіріңіз

Шешімдер корпорацияның жарғысы мен штат заңнамасына сай болуы тиіс. Егер құжатта белгілі бір мақұлдау деңгейі талап етілсе, шешім соны көрсетуі керек.

Тілдің бірізділігін сақтаңыз

Атауларға, рөлдерге және әрекеттерге қатысты бірдей терминдерді қолданыңыз. Бірізді еместік кейін түсінбеушілік тудыруы мүмкін.

Қажетсіз егжей-тегжейден аулақ болыңыз

Шешім толық болуы тиіс, бірақ оған әрбір іскерлік талқылауды немесе келіссөздің барлық тұстарын енгізудің қажеті жоқ. Ресми мақұлдауға және берілген негізгі өкілеттікке назар аударыңыз.

Толық жазбаларды сақтаңыз

Барлық шешімдерді корпоративтік минуттар кітабында немесе жақсы ұйымдастырылған басқа құжат сақтау жүйесінде сақтаңыз. Бұған директорлар кеңесінің хаттамалары, жазбаша келісімдер және акционерлердің мақұлдаулары кіреді.

Корпоративтік шешімдер және корпоративтік минуттар кітабы

Минуттар кітабы — маңызды корпоративтік жазбалардың ресми қоймасы. Онда әдетте мына құжаттар болады:

• Құрылтай құжаттары
• Жарғылар
• Бастапқы шешімдер
• Директорлар кеңесі мен акционерлер шешімдері
• Отырыс хаттамалары
• Акциялар тізілімі және акция шығару жазбалары
• Негізгі корпоративтік өтініштер мен таңдаулар

Шешімдерді минуттар кітабында сақтау корпоративтік шешімдердің анық тарихын жүргізуге көмектеседі. Бұл сондай-ақ тиісінше тексеру сұрауларына, қаржыландыру талаптарына және сәйкестік шолуларына жауап беруді жеңілдетеді.

Қашан кәсіби көмекке жүгіну керек

Көптеген күнделікті шешімдер түсінікті, бірақ кейбір әрекеттер құқықтық, салықтық немесе сәйкестік мәселелерін қамтиды және кәсіби шолуды қажет етеді. Шешім мына мәселелерге қатысты болса, кеңес алған дұрыс:

• Күрделі қаржыландыру
• Меншікті капитал шығару
• Бірігу немесе сатып алу
• Салықтық таңдаулар
• Компанияаралық мәмілелер
• Басқару немесе меншік құрылымындағы маңызды өзгерістер
• Штатқа тән сәйкестік міндеттемелері

Бастапқы кезеңнен бастап ретке келтірілген корпоративтік құрылымды қалайтын компаниялар үшін Zenind бизнес құрылымын қалыптастыруға және тұрақты сәйкестік қолдауына көмектесе алады, осылайша негізгі басқару құжаттары дұрыс сақталады.

Қорытынды ойлар

Корпоративтік шешім — қарапайым, бірақ маңызды рөлі бар құжат. Ол ресми мақұлдауды тіркейді, сәйкестікті қолдайды және компанияның заңды құрылымын сақтауға көмектеседі. Шешімдерді мұқият дайындап, оларды минуттар кітабында сақтау арқылы корпорациялар маңызды шешімдерді айқындықпен және есептілікпен қабылдай алады.

Компания банктік шот ашып жатса да, мәмілені мақұлдаса да, немесе ірі басқарушылық шешімді құжаттаса да, дұрыс жазылған шешім корпорация сақтай алатын ең пайдалы жазбалардың бірі болып табылады.