Бизнестегі құлдырау кезінде қызметкерлерді қалай басқаруға болады: шағын бизнеске арналған практикалық нұсқаулық

Түсім азайған кезде жалақы қоры көбіне бюджеттің ең үлкен әрі ең сезімтал бабы болып қалады. Көптеген шағын бизнес үшін мәселе тек шығынды қалай қысқартуда емес, компанияны қорғап, қызметкерлерге әділ қарым-қатынас жасап, талаптарға сай болуда.

Құлдырау міндетті түрде жұмыстан қысқартуды білдірмейді. Көп жағдайда мұқият жоспарлау, ашық коммуникация және жұмыс күшіне қатысты нұсқаларды құрылымды түрде қарастыру компанияның өміршеңдігін сақтап, командаға орны толмас зиян келтірмей-ақ қаражатты үнемдеуге көмектеседі. Дұрыс тәсіл сіздің қаржылық «жүгіңізге», бизнес түріне, еңбек саясаттарыңызға және штатыңызға қолданылатын заңдарға байланысты.

Бұл нұсқаулық бизнестегі баяулау кезінде қызметкерлерді басқарудың практикалық қадамдарын түсіндіреді және бизнесті тірі қалдыру үшін ең аз зиян келтіретін нұсқаны таңдауға арналған тәсіл ұсынады.

Қаржылық жағдайды анық түсінуден бастаңыз

Кестелерді өзгертіп немесе кадрлық шешім қабылдамас бұрын, бизнестің нақты жағдайын дәл анықтаңыз.

Мына көрсеткіштерге назар аударыңыз:

• Қолдағы ағымдағы қолма-қол қаражат
• Алдағы 30, 60 және 90 күнге күтілетін түсім
• Жалға алу, қарыз төлемдері, сақтандыру және салықтар сияқты тұрақты міндеттемелер
• Жалақы шығындары, соның ішінде еңбекақы, жеңілдіктер, жұмыс беруші салықтары және артық жұмыс уақыты
• Жақын арада жиналуы ықтимал дебиторлық берешек
• Кейінірек түсімді жақсартуы мүмкін маусымдық немесе уақытша өзгерістер

Мақсат - сіздің қаржылық «жүгіңізді» бағалау. Егер бизнесіңіз бүгін өсуді тоқтатса, ағымдағы жалақы деңгейінде қанша уақыт жұмыс істей аласыз? Бұл сұрақ сізге дереу әрекет қажет пе, әлде қысқа мерзімді түзету жеткілікті ме, соны көрсетеді.

Сондай-ақ бірнеше сценарий дайындаған пайдалы:

• Ең жақсы сценарий: сұраныс күткеннен ертерек қалпына келеді
• Негізгі сценарий: түсім бірнеше ай бойы өзгеріссіз қалады
• Ең нашар сценарий: түсім одан әрі төмендейді

Ауқыммен жоспарлау эмоцияға емес, шынайы жағдайға сай шешім қабылдауды жеңілдетеді.

Жауапты мәселеге сай таңдаңыз

Әрбір құлдырау бірдей кадрлық стратегияны талап етпейді. Дұрыс қадам баяулау уақытша ма, құрылымдық па, әлде нақты оқиғамен байланысты ма, соған тәуелді.

Жиі қолданылатын нұсқалар:

• Қызметкерлерді сақтап, қажетсіз шығындарды қысқарту
• Жұмысты толық жоймай, жұмыс уақытын азайту
• Жаңа қызметкерлерді қабылдауды тоқтатып, тек аса маңызды кеткендерді алмастыру
• Кейбір жұмыстарды толық емес жұмыс уақытына немесе маусымдық кестелерге көшіру
• Қызметкерлерді шектеулі мерзімге уақытша жіберу
• Құлдырау ауыр немесе ұзақ мерзімді болса, қызметкерлерді қысқарту

Егер бизнестің тезірек қалпына келу мүмкіндігі болса, команданы сақтап қалу қысқа мерзімді шығынға тұрарлық болуы мүмкін. Егер компания алдағы уақытта жалақы қорын көтере алмаса, неғұрлым елеулі қысқартулардан қашып құтылмауыңыз мүмкін.

Ең маңыздысы - қаржылық жағдайды түсінбей тұрып, кадрлық шешім қабылдамау.

Еңбек шарттары мен ішкі саясаттарды тексеріңіз

Әрекет жасамас бұрын, командамен қарым-қатынасты реттейтін құжаттарды қараңыз.

Мыналарды тексеріңіз:

• Жұмысқа қабылдау хаттары мен еңбек шарттары
• Қызметкерлер анықтамалығының ережелері
• Ақылы демалыс, еңбек демалысы немесе жеңілдіктерге қатысты саясаттар
• Комиссия немесе бонус шарттары
• Штатқа тән еңбекақы және жұмыс уақыты ережелері
• Уақытша, маусымдық немесе мерзімді қызметкерлерге арналған шарттар

Бұл шолу маңызды, өйткені ережелер сіздің әрекетіңізді алдын ала шектеуі мүмкін. Мысалы, кейбір қызметкерлер ескерту талаптарымен, өтемақы міндеттемелерімен немесе жеңілдіктерді жалғастыру талаптарымен қорғалуы мүмкін. Басқаларында кестені немесе еңбекақыны өзгертпес бұрын түзетуді қажет ететін жіктеу мәселелері болуы мүмкін.

Егер бизнесіңіз LLC немесе корпорация ретінде құрылған болса, шешім қабылдау процесі компания деңгейінде дұрыс құжатталғанына көз жеткізіңіз. Корпоративтік жазбаларды жаңартып, бизнес әрекеттерін жеке шешімдерден бөлек ұстау кейінгі сәйкестік мәселелерін азайтуға көмектеседі.

Еңбек құқығы жөніндегі заңгермен және бухгалтермен ерте сөйлесіңіз

Құлдырау көбіне құқықтық және салықтық сұрақтарды бір уақытта тудырады.

Еңбек құқығы жөніндегі заңгер мыналарды бағалауға көмектеседі:

• Қысқарту немесе уақытша жіберу саясаттарыңызға сай ма
• Федералдық немесе штаттық заң бойынша қолданылуы мүмкін ескерту талаптары
• Дискриминация және кек қайтару тәуекелін қалай басқару керек
• Өтемақы немесе бас тарту келісімдері қажет пе
• Еңбек қатынасы тоқтағанда қандай соңғы төлем міндеттемелері бар

Бухгалтер немесе жалақы бойынша маман мыналарды бағалауға көмектеседі:

• Еңбекақыға салынатын салық салдары
• Жеңілдіктердің құны мен жарамдылықтағы өзгерістер
• Кейін салық мәселесін туғызбайтын ақша ағынын басқару тәсілдері
• Өтемақы құрылымдарын өзгерту сәйкестік тәуекелін тудыра ма

Бұл әсіресе бірнеше штатта жұмыс істесеңіз немесе әртүрлі юрисдикцияларда қызметкерлеріңіз болса маңызды. Еңбекақы және жұмыс уақыты ережелері, соңғы төлем мерзімдері және жеңілдіктер талаптары айтарлықтай өзгереді.

Ерте және ашық сөйлесіңіз

Қызметкерлер қиындықты сезіп, басшылық үнсіз қалса, моральдық ахуал әдетте қаржылық проблемадан да жылдам нашарлайды.

Жақсы коммуникация жоспары:

• Шыншыл, бірақ абайсыз емес
• Белгілі және әзірше белгісіз нәрселерді ашық көрсететін
• Қызметкерлерді аяқ астынан қалдырмайтындай дер кезінде жасалған
• Басшылар арасында біркелкі, сондықтан хабарлама бір сөйлесуден екіншісіне өзгеріп кетпейтін

Сіз мүмкіндігіңізден артық уәде берудің қажеті жоқ. Шын мәнінде, артық уәде беру көбіне ашық сөйлесуден де жаман. Егер бизнес бюджеттерді қайта қарап жатса, соны айтыңыз. Егер кесте өзгерістері ықтимал болса, шешім қашан қабылданатынын және қызметкерлерге қашан хабарланатынын түсіндіріңіз.

Қалған қызметкерлер үшін үнсіздік келесі қысқарту толқыны қазірдің өзінде келе жатыр деген қорқыныш тудыруы мүмкін. Зардап шеккен қызметкерлер үшін құрметпен жеткізілген коммуникация түсінбеушілікті азайтып, жағымды әсер қалдыруы мүмкін.

Жұмысты қысқартпас бұрын баламаларды қарастырыңыз

Қызметкерлерді толық жоғалтпай, жалақы қорын азайтудың жолдарын іздеңіз.

Жұмыс сағатын азайту

Жұмыс уақытын қысқарту еңбек қатынасын сақтай отырып, бірден үнемдеуге мүмкіндік береді. Бұл жүктеме төмендеген, бірақ бизнес болашақ сұранысты күтетін жағдайда жақсы жұмыс істейді.

Жұмысты қайта бөлу

Кейбір қызметкерлер кіріс әкелетін жұмыс өзгергенде жаңа міндеттерді өз мойнына ала алады. Қайта оқыту ең көп табыс әкелетін салаларға еңбекті қайта бағыттауға көмектеседі.

Қызметкерлерді қабылдауды және ерікті өсімдерді тоқтату

Егер бос орындар болса, жағдай жақсарғанға дейін жаңа қызметкерлерді қабылдауды кейінге қалдырыңыз. Сондай-ақ жалақы өсімдерін, бонус төлемдерін немесе қажетсіз жеңілдіктерді уақытша тоқтата аласыз.

Уақытша демалыс немесе уақытша жұмыстан босату

Егер бизнеске уақытша еңбек қысқарту қажет болып, кейін қызметкерлерді қайтаруды жоспарласа, уақытша босату орынды болуы мүмкін. Дегенмен, мұнда егжей-тегжей өте маңызды. Мұндай шараның жеңілдіктерге, жұмыссыздық жәрдемақысына және сәйкестік міндеттемелеріне қалай әсер ететінін түсінуіңіз керек.

Жеткізушілермен және үстеме шығындармен қайта келісу

Кейде мәселенің бір бөлігі ғана жалақы қорына байланысты болады. Жалдау жеңілдіктері, жеткізушілермен қайта келісу және шығындарды қысқарту жұмысты сақтап қалуға жеткілікті қысымды азайтуы мүмкін.

Қысқартуға бармас бұрын қанша баламаны пайдалансаңыз, компания ішінде жинақталған тәжірибені сақтап қалу мүмкіндігіңіз соғұрлым жоғары болады.

Қысқарту қажет болса, объективті критерийлерді пайдаланыңыз

Кейде сандар басқа жол қалдырмайды. Егер штат санын азайтуға тура келсе, процесті дәлелдеуге болатын етіңіз.

Мынадай объективті критерийлерді пайдаланыңыз:

• Бизнес қажеттілігіне байланысты лауазымды жою
• Бөлім жүктемесі және кіріске әсері
• Негізгі операциялар үшін әлі де қажет дағдылар
• Құжатталған өнімділік тарихы
• Заңды және орынды болған жағдайда еңбек өтілі

Жеке қарым-қатынасқа, бейресми қалауыштарға немесе дискриминация сияқты көрінуі мүмкін кез келген нәрсеге сүйенбеңіз. Жас, мүгедектік, жүктілік, нәсіл, жыныс, дін немесе ұлттық шығу тегі сияқты қорғалатын белгілер қозғалуы мүмкін болса, тәуекел тез өседі.

Әрбір жұмыстан шығару шешімінің бизнес негізін құжаттаңыз. Жақсы жазбалар тәуекелді толық жоймайды, бірақ дау туындаса, не болғанын түсіндіруді айтарлықтай жеңілдетеді.

Соңғы төлемді, жеңілдіктерді және құжаттарды дұрыс рәсімдеңіз

Шешім қабылданғаннан кейін әкімшілік егжей-тегжейлер маңызды болады.

Мыналарды реттеңіз:

• Қолданылатын штат заңы бойынша соңғы жалақы төлемінің мерзімі
• Жиналған ақылы демалыс немесе пайдаланылмаған демалыс өтемі, егер ол талап етілсе
• Жеңілдіктерді жалғастыру, соның ішінде қажет болған жағдайда COBRA
• Жұмыссыздық бойынша сақтандыру туралы ақпарат
• Компания мүлкін қайтару
• Құпиялылық, қолжетімділікті жабу және құрылғыларды өшіру
• Қандай да бір ажырасу келісімі немесе бас тарту рәсімі

Бұл жерде импровизация жасауға болмайды. Жалақы қателері, мерзімдерді өткізіп алу және offboarding-тегі салақтық күрделі бизнес шешімді қымбат дауға айналдыруы мүмкін.

Сондай-ақ еңбек қатынасы тоқтағаннан кейін банктік шоттарға, бағдарламалық құралдарға және клиент деректеріне қолжетімділікті қайта қарап шығу дұрыс. Компания жүйелерін қорғау - бизнестің өзін қорғаудың бір бөлігі.

Қалған қызметкерлерді қолдаңыз

Қысқарту оқиғасы тек кеткен адамдарға емес, бүкіл командаға әсер етеді.

Қалған қызметкерлер мынаны сезінуі мүмкін:

• Артық жүктеме
• Кінә сезімі
• Болашақ қысқартуларға алаңдау
• Компания бағытына қатысты түсінбеушілік
• Өз жұмыс орнына байланысты алаң

Сіз зақымды азайту үшін басымдықтарды нақтылап, күтілімдерді қайта орната аласыз.

Мынаған назар аударыңыз:

• Қай жобалар жалғасады, қайсысы тоқтайды
• Азайтылған шығын жағдайында табыс қалай көрінеді
• Басшылар жүктемені және артық жұмысты қалай басқаруы керек
• Қызметкерлер сұрақтар мен алаңдаушылықтарымен қайда жүгіне алады
• Кесте, мақсаттар немесе өтемақы кейін тағы өзгеруі мүмкін бе

Егер қысқартудан кейін моральдық ахуалға мән бермесеңіз, өнімділік әдетте төмендейді. Нақты бағыт қалған командаға тиімді жұмыс істеуге көмектеседі және одан әрі кадр ауысуын болдырмайды.

Бизнес құрылымы мен жазбаларды қорғаңыз

Экономикалық қысым сәйкестік бойынша жеңілдіктерге әкелмеуі керек.

Компания жазбаларын жаңартып отырыңыз, соның ішінде:

• Қажет болған жағдайда директорлар кеңесінің немесе қатысушылардың мақұлдауы
• Штат өзгерістерінің жазбаша құжаттары
• Еңбекақы және салық құжаттары
• Сақтандыру хабарламалары мен саясат жаңартулары
• Штаттық тіркеулер және тіркелген агент туралы ақпарат
• Жаңартылған қол қою құқығы және банктік қолжетімділік

Егер ұйымыңыз LLC немесе корпорация ретінде құрылған болса, дұрыс жазбаларды жүргізу компания мен оның иелері арасындағы бөлінуді сақтауға көмектеседі. Бұл бөліну компания кейін дау, аудит немесе талапқа тап болғанда маңызды.

Құлдырау көбіне жақсы әкімшілік әдеттер нәтиже беретін сәт болады. Жүйелі компаниялар жақсырақ шешім қабылдайды және қиындықтан таза шығады.

Қайта қолдануға болатын шешім қабылдау тәртібін құрыңыз

Әр құлдырауды бір реттік төтенше жағдай ретінде қарастырмай, қайта пайдалана алатын процесті жасаңыз.

Қарапайым тәртіп мынадай:

1. Қолма-қол қаражаттың қаншаға жететінін және күтілетін түсімді өлшеңіз.
2. Шарттарды, саясаттарды және заңдық міндеттемелерді қарап шығыңыз.
3. Алдымен жалақы қорын қысқартпайтын шығындарды азайту жолдарын зерттеңіз.
4. Жұмыс сағатын азайту, уақытша босату немесе жұмыстан қысқарту қажет пе, соны шешіңіз.
5. Бизнес себебі мен іріктеу критерийлерін құжаттаңыз.
6. Ашық әрі біркелкі коммуникация жасаңыз.
7. Offboarding, жалақы және жеңілдіктерге қатысты қадамдарды дұрыс аяқтаңыз.
8. Белгіленген кесте бойынша жағдайды қайта бағалаңыз.

Қайталанатын процесс дүрбелеңді азайтып, әділдікті арттырады. Ол сондай-ақ басшылық шешімдерін қызметкерлерге, кеңесшілерге және болашақ инвесторларға түсіндіруді жеңілдетеді.

Қорытынды

Бизнестегі құлдырау кезінде қызметкерлерді басқару - шағын бизнес иесі үшін ең қиын міндеттердің бірі. Дұрыс жауап сіздің қаржылық жағдайыңызға, заңдық міндеттемелеріңізге және ұзақ мерзімді болашағыңызға байланысты.

Сандардан бастаңыз, саясаттарыңызды қарап шығыңыз және кадрлық қысқартуларға кіріспес бұрын заңгерлік әрі қаржылық кеңес алыңыз. Мүмкіндігінше, лауазымдарды жоюдың орнына жалақы қорын уақытша азайту жолдарын іздеңіз. Егер қысқарту қажет болса, объективті критерийлерді қолданыңыз, құрметпен коммуникация жасаңыз және әр әкімшілік қадамды дұрыс орындаңыз.

Құлдырау сенім дағдарысына айналмауы керек. Мұқият жоспарлап, адамдарға дұрыс қараған бизнес жағдай жақсарғанда әлдеқайда жақсы қалпына келеді.