Әртүрлі уақыт белдеулеріндегі клиенттермен тиімді жұмыс істеу жолдары

Әртүрлі уақыт белдеулеріндегі клиенттермен жұмыс істеу енді сирек кездесетін қиындық емес. Көптеген АҚШ бизнесі үшін бұл күнделікті жұмыстың бір бөлігі. Делавэрдегі стартап Калифорниядағы клиенттерге қызмет көрсетсе, Техастағы консалтингтік фирма Лондондағылармен жұмыс істей алады, ал Флоридадағы e-commerce бренд жергілікті жұмыс күні басталмай тұрып-ақ Азиядағы сатып алушыларға қолдау көрсете алады.

Мүмкіндік те айқын: нарық ауқымының кеңеюі, икемдірек жұмыс күші және жауаптылыққа негізделген берік клиенттік қатынастар. Бірақ қиындық та соншалықты нақты. Уақыт айырмашылығы кездесулердің өтуін, жауаптардың кешігуін, қажетсіз реніш пен екі жаққа да артық күйзеліс тудыруы мүмкін.

Жақсы жаңалық: қарапайым ережелер енгізіп, дұрыс құралдарды қолданып, коммуникацияны болжамды ететін әдеттерді қалыптастырсаңыз, уақыт белдеулерінің айырмашылығын басқаруға болады. Сіз жаңа компанияны бастап жатсаңыз да, қалыптасқан бизнесті кеңейтіп жатсаңыз да, бұл тәсілдер әлемнің кез келген нүктесіндегі клиенттермен бірқалыпты жұмыс істеуге көмектеседі.

Уақыт белдеулерін басқару неге маңызды

Командалар мен клиенттер әртүрлі аймақтарға таралған кезде, тіпті шағын жоспарлау қателіктерінің өзі үлкен әсер етуі мүмкін. Таңғы 9:00-ге қойылған кездесу бір жерде қолайлы болса, басқа жерде мүлде ыңғайсыз болуы мүмкін. "Жұма кеші" деп жазылған дедлайн әр адамның қай жерде орналасқанына қарай әртүрлі түсінілуі мүмкін. Тіпті дұрыс емес уақытта жіберілген қысқа хабардың өзі ұйқыны бұзып, жауап беру жылдамдығын төмендетіп немесе бизнесіңіздің ретсіз екені туралы әсер қалдыруы мүмкін.

Уақыт белдеулеріне қатысты тәртіп үш нәрсеге әсер етеді:

• Клиент сенімі. Болжамды коммуникация сенімділік көрсетеді.
• Операциялық тиімділік. Қате аз болса, қайта түзету де азаяды.
• Команда рухы. Айқын шекаралар күйіп кетуді және түсінбеушілікті азайтады.

Уақыт белдеулеріндегі айырмашылықты жақсы басқаратын бизнес, тіпті шағын немесе жаңа болса да, көбіне бәсекелестеріне қарағанда кәсіби көрінеді. Бұл әсіресе ұлттық немесе жаһандық клиенттік базасы бар АҚШ компаниясын құрып жатқан негізін қалаушылар үшін маңызды.

Уақыт белдеуі бойынша нақты саясаттан бастаңыз

Бірінші қадам - сіздің бизнесіңіз уақытты қалай ұсынатынын шешу.

Кездесулер, дедлайндар және жазбаша коммуникация үшін бір стандарт таңдаңыз. Көптеген бизнес ыңғайлылық үшін клиенттің жергілікті уақытын қолданады. Басқалары компанияның негізгі уақыт белдеуін әдепкі ретінде алып, қажет болғанда бәрін түрлендіреді. Бір ғана дұрыс тәсіл жоқ, бірақ қолданылатын тәсіл міндетті түрде бірізді болуы керек.

Практикалық уақыт белдеуі саясаты мына жайттарды қамтуы тиіс:

• Кездесулерді жоспарлау кезінде қай уақыт белдеуі қолданылады.
• Дедлайндар электрондық хаттарда, келісімшарттарда және жобалық құралдарда қалай жазылады.
• Әр кездесуге дейін команда уақыт белдеуін растай ма.
• Қандай сағаттар қалыпты жауап беру уақыты болып есептеледі.

Бұл саясатты жазып, командаға көрінетін жерде ұстаңыз. Егер сіз мердігерлермен, фрилансерлермен немесе виртуалды көмекшілермен жұмыс істесеңіз, олар да осы стандартты ұстануы керек.

Уақыт белдеуін әрдайым көрсетіңіз

Уақытты өзінен-өзі түсінікті деп ойламаңыз.

"Кездесейік 2-де" деудің орнына "Eastern Time бойынша сағат 2:00-де кездесейік" немесе "2:00 p.m. PT" деп жазыңыз. Егер халықаралық клиенттермен жұмыс істесеңіз, толық уақыт белдеуінің қысқартуын қолданыңыз немесе қажет болса қаланың атын жазыңыз. Екіұштылық - қателіктің ең жылдам жолы.

Қайталанатын жобаларда әр күнтізбелік шақыруда, межеде және жеткізу жазбасында уақыт белдеуін көрсетіңіз. Жұмыс бірнеше аймақты қамтыса, уақыт белдеуін бір реттен артық қайталаңыз. Бұл артық болып көрінуі мүмкін, бірақ қайталау шатасудан әлдеқайда арзан.

Негізгі ереже қарапайым: алушы уақытты қате түсінуі мүмкін болса, нақтылаңыз.

Үйкелісті азайтатын жоспарлау құралдарын пайдаланыңыз

Жақсы жоспарлау бағдарламасы тек уақытты үнемдеп қана қоймайды. Ол қателердің алдын алады.

Әр қатысушының жергілікті уақытын автоматты түрде көрсететін, бос емес сағаттарды белгілейтін және кездесуге дейін еске салу жіберетін құралдарды қолданыңыз. Ортақ күнтізбелер, брондау сілтемелері және жобаны басқару құралдары түсінбеушілікке әкелетін көп мәрте жазысуды азайтады.

Пайдалы мүмкіндіктерге мыналар жатады:

• Уақыт белдеуін автоматты түрлендіру.
• Күнтізбемен интеграция.
• Кездесулер арасындағы буферлік уақыт.
• Электрондық пошта немесе мәтін арқылы еске салулар.
• Аймақ бойынша бапталатын қолжетімділік терезелері.

Егер бизнесіңіз көптеген клиенттерге қызмет көрсетсе, әр кездесуді қолмен үйлестірудің орнына жұмыс үдерісін брондау сілтемелеріне сүйеніп құрыңыз. Бұл күнтізбені жинақы ұстайды және адам қатесін азайтады.

Клиенттің жергілікті жұмыс сағатын құрметтеңіз

Ойластырылған кесте қызмет сапасын да, клиент қанағаттануын да жақсарта алады.

Егер клиент сізден үш сағат артта болса, сіз үшін таңертеңгі ерте қоңырау ол үшін түскі уақытқа сай келуі мүмкін. Егер ол сізден алда болса, сіздің түстен кейінгі уақытыңыз олардың кешіне сәйкес келуі мүмкін. Бұл жай ғана әдеп мәселесі емес. Бұл адамдардың қаншалықты сергек, дайын және шешім қабылдай алатынына әсер етеді.

Мүмкін болған жерде маңызды талқылауларды клиенттің қалыпты жұмыс сағаттарына сәйкес жоспарлауға тырысыңыз. Егер олай болмаса, себебін түсіндіріп, балама ұсыныңыз. Қарапайым икемділік көп нәрсені шешеді.

Дәл осы қағида хабарламаларға да қатысты. Кешкі уақытта жіберілген электрондық хат, егер ол шұғыл емес екені анық көрсетілсе, зиянсыз болуы мүмкін. Басқа адамның ұйқы уақытында қайта-қайта мәтін жіберу болса, бұны болдырмауға болады және көбіне қажет те емес.

Асинхронды коммуникация дағдысын қалыптастырыңыз

Әрбір әңгіме міндетті түрде бетпе-бет өтуі шарт емес.

Уақыт белдеуі көп бизнес үшін асинхронды коммуникация - күшті артықшылық. Бұл клиенттер мен команда мүшелері бір уақытта қатар онлайн болуға тырыспай-ақ, жаңартуларды қарап, пікір қалдырып, сұрақтарға өзіне қолайлы уақытта жауап бере алатынын білдіреді.

Мықты асинхронды коммуникацияға мыналар кіреді:

• Кездесуден кейінгі қысқа әрі нақты жазбаша қорытындылар.
• Айқын әрекет тармақтары бар ортақ құжаттар.
• Күрделі жаңартуларға арналған жазылған шолулар.
• Кездесусіз-ақ ағымдағы күйді көрсететін жобалық тақталар.
• Келесі қадамды анық айтатын электрондық хаттар.

Асинхронды жұмыс екі тарапқа да қысымды азайтады. Сондай-ақ клиент немесе әріптес сапарда болса, ауырып қалса немесе күннің бір бөлігінде офлайн болса да, бизнесіңізді тұрақты етеді.

Жауап беру уақытын нақты белгілеңіз

Клиенттер көбіне нақты сағаттан гөрі, жауапты қашан күтетінін білгенді маңыздырақ көреді.

Жауап беру мерзіміне қатысты күту деңгейін қойыңыз. Мысалы, клиенттерге шұғыл емес электрондық хаттарға бір жұмыс күні ішінде жауап берілетінін, ал шұғыл сұраныстар нақты арна арқылы белгіленуі керектігін айтыңыз. Егер бизнесіңіз жаһандық қамтуға ие болса немесе бөлінген командамен жұмыс істесе, қай сағаттар бақыланатынын және қай сағаттар бақыланбайтынын көрсетіңіз.

Бұл әсіресе бірнеше штатпен немесе халықаралық жеткізушілермен жұмыс істейтін негізін қалаушылар үшін маңызды. Нақты жауап беру саясаты адамдар күннің әртүрлі кезеңдерінде болғанда артық қысымның жиналуына жол бермейді.

Егер бірден жауап бере алмасаңыз, хабарламаны қабылдағаныңызды растаңыз және шынайы мерзімді айтыңыз. Көп жағдайда дәл осы әдет лезде қолжетімді болудан да маңыздырақ.

Ортақ күнтізбе және ортақ тіл қолданыңыз

Жақсы ұйымдасқан бизнес барлығын бір бетте ұстайды.

Ортақ күнтізбелер клиенттер мен ішкі командаларға қосымша хат алмасусыз қолжетімділікті көруге мүмкіндік береді. Ортақ терминология да маңызды. Компанияңыз жазбаша коммуникацияда "business day", "end of day", "morning" немесе "close of business" деген тіркестерді қолдана ма, соны шешіп, олардың нақты мағынасын анықтаңыз.

Көбіне дәл уақыттарды қолдану жалпылама тіркестерден қауіпсізірек. "Бейсенбі күні сағат 4:00 p.m. Pacific Time-қа дейін" деген "бейсенбі түске дейін" дегеннен әлдеқайда түсінікті.

Бұл келісімшарттарда, onboarding нұсқаулықтарында және қызмет көрсету келісімдерінде одан да маңызды. Дәл тіл даулардың туындау қаупін азайтады.

Егер бизнесіңізге керек болса, жаһандық қамтуға дайындалыңыз

Кейбір бизнес стандартты тоғыздан беске дейінгі кестемен жұмыс істей алмайды. Бұл customer support, software services, e-commerce, managed services немесе халықаралық клиенттері бар кез келген бизнеске қатысты болуы мүмкін.

Егер бизнесіңізге кеңірек қамту қажет болса, мына нұсқаларды қарастырыңыз:

• Команда ауысымдарын кезектестіріп, әр негізгі клиент терезесінде біреуінің қолжетімді болуын қамтамасыз ету.
• Аймақтық байланыс тұлғаларын тағайындау.
• Follow-the-sun қолдау моделін қолдану.
• Белгілі функцияларды басқа уақыт белдеулеріндегі оқытылған серіктестерге беру.
• Клиенттер қарапайым мәселелерді жауап күтпей өздері шеше алуы үшін self-service қолдау ресурстарын құру.

Сізге барлық сағатты өзіңіз қамту міндетті емес. Сізге қажеті - қамтуды болжамды әрі тұрақты ететін жүйе.

Уақытпен қатар мәдениетке де мән беріңіз

Уақыт белдеулері жаһандық коммуникацияның тек бір бөлігі ғана.

Әртүрлі өңірлердегі клиенттердің формалдылық, жауап беру жылдамдығы, кездесу стилі және келіссөз жүргізу бойынша күту деңгейлері әртүрлі болуы мүмкін. Бір нарықта тиімді көрінетін тікелей хабарлама басқа жерде тым дөрекі қабылдануы мүмкін. Жазбаша әрі егжей-тегжейлі қорытындыны қалайтын клиент жедел ауызша жаңартуды құжатсыз қаламауы мүмкін.

Ең қауіпсіз тәсіл - ерте сұрау, мұқият тыңдау және қажет жерде бейімделу. Жергілікті коммуникация нормаларына құрмет уақыттылық сияқты-ақ қарым-қатынасты жақсарта алады.

Өз шекараңызды қорғаңыз

Жаһандық бизнеске жол берсеңіз, ол байқатпай 24 сағаттық жұмыс күніне айналуы мүмкін.

Бұл көптеген негізін қалаушылар үшін тұрақты модель емес. Бірнеше уақыт белдеуіндегі клиенттерге қызмет көрсететін бизнеске икемділік қаншалықты қажет болса, шекара да соншалықты қажет. Әйтпесе, әр сағат "мүмкін қолжетімді" болып көрініп, шаршауға және жұмыс сапасының төмендеуіне әкеледі.

Мына жайттарға шектеу қойыңыз:

• Негізгі жұмыс сағаттары.
• Шұғыл байланыс ережелері.
• Демалыс күндеріндегі коммуникация.
• Терең жұмысқа арналған уақыт блоктары.
• Команданың қашан жұмысты тоқтатуы күтілетіні.

Шекаралар нашар қызмет көрсетудің белгісі емес. Олар сіздің бизнесіңіз ұзақ мерзім бойы тұрақты жұмыс істеуге жетерліктей реттелгенінің белгісі.

Қарапайым операциялық чек-парақ

Егер практикалық бастапқы нүкте керек болса, мына чек-парақты қолданыңыз:

1. Ішкі операциялар үшін бір негізгі уақыт белдеуін таңдаңыз.
2. Кездесулер мен дедлайндарда уақыт белдеуін әрдайым көрсетіңіз.
3. Автоматты түрлендіруі бар жоспарлау құралдарын қолданыңыз.
4. Клиенттік үдерісіңізге жауап беру мерзіміне қатысты күтулерді енгізіңіз.
5. Бетпе-бет кездесу қажет емес болса, асинхронды жаңартуларды таңдаңыз.
6. Мүмкін болған жерде клиенттің жұмыс сағатын құрметтеңіз.
7. Ортақ күнтізбе мен нақты коммуникация үлгілерін сақтаңыз.
8. Команда ұзақ мерзім бойы тиімді жұмыс істеуі үшін шекаралар орнатыңыз.

Бұл қадамдар үлкен команда немесе күрделі жүйе талап етпейді. Олар тек бірізділікті қажет етеді.

Zenind бұл жалпы суретке қалай сай келеді

АҚШ-та бизнес бастап жатқан кәсіпкерлер үшін осындай операциялық әдеттер бірінші күннен бастап маңызды. Компанияңыз тіркелгеннен кейін-ақ сіз бірнеше штаттағы клиенттерге қызмет көрсетіп немесе қашықтан жұмыс істейтін команданы құрып жатуыңыз мүмкін. Нақты құрылым коммуникацияны бақылауды жоғалтпай өсіруге көмектеседі.

Zenind негізін қалаушыларға АҚШ бизнес құрылымдарын тиімді түрде құруға көмектеседі, осылайша олар кейінгі маңызды жұмысқа - клиенттерге қызмет көрсетуге, жүйе құруға және әртүрлі нарықтар мен уақыт белдеулерінде жұмыс істей алатын бизнес қалыптастыруға - көбірек назар аудара алады.

Қорытынды

Әртүрлі уақыт белдеулеріндегі клиенттермен жұмыс істеу міндетті түрде күрделі болмауы керек. Мұны жақсы басқаратын бизнес әдетте бірнеше қарапайым нәрсені тұрақты түрде істейді: күту деңгейін нақтылайды, уақыт белдеуін анық жазады, қателікті азайтатын құралдарды қолданады және адамдардың әртүрлі кестемен өмір сүретінін құрметтейді.

Егер бұл әдеттерді ерте қалыптастырсаңыз, уақыт белдеулерінің айырмашылығы қайталанатын кедергі емес, өсудің басқарылатын бөлігіне айналады. Қазіргі АҚШ бизнесі үшін бұл тек ыңғайлылық қана емес. Бұл - бәсекелестік артықшылық.