10 Kemahiran Telefon yang Perlu Dikuasai oleh Setiap Pengasas Perniagaan Kecil

Telefon masih merupakan salah satu alat paling berkesan yang boleh digunakan oleh seorang pengasas. Dalam era peti masuk yang sesak, widget sembang automatik, dan perhatian yang singkat, panggilan yang dikendalikan dengan baik boleh membina kepercayaan lebih cepat daripada rentetan e-mel yang panjang atau halaman pendaratan yang kemas.

Bagi pemilik perniagaan kecil, telefon bukan sekadar cara untuk menjawab soalan. Ia ialah talian terus kepada bakal pelanggan, vendor, rakan kongsi, pelanggan, dan juga bakal pelabur. Jika digunakan dengan baik, telefon boleh membantu anda menilai petunjuk, mengendalikan bantahan, menetapkan janji temu, dan membina reputasi profesional.

Ini penting sama ada anda sedang melancarkan LLC baharu, menyediakan proses jualan pertama, atau sekadar cuba menjadikan perniagaan anda lebih mudah dipercayai. Tabiat telefon yang kukuh menyokong setiap peringkat pertumbuhan.

Mengapa kemahiran telefon masih penting

Teks dan e-mel memang mudah, tetapi tidak selalu meyakinkan. Perbualan telefon membolehkan anda mendengar nada suara, bertanya soalan susulan, dan memberi respons secara masa nyata. Ia juga boleh mendedahkan sama ada orang di hujung sana serius, tergesa-gesa, keliru, atau bersedia untuk terus maju.

Ini sangat berguna bagi pengasas. Pada peringkat awal perniagaan, setiap perbualan membawa makna. Satu panggilan sahaja boleh membuka peluang jualan, menyelesaikan kebimbangan, atau mengelakkan salah faham yang sebaliknya mengambil masa berhari-hari untuk diperbetulkan.

Matlamatnya bukan untuk kedengaran seperti skrip. Matlamatnya ialah untuk kedengaran bersedia, tenang, dan jelas.

1. Mulakan dengan tujuan yang jelas

Setiap panggilan perlu ada sebab.

Sebelum mendail, tetapkan objektif dalam satu ayat. Adakah anda cuba menempah mesyuarat, mendapatkan maklumat yang hilang, mengesahkan pembayaran, atau menjawab soalan tertentu? Jika anda tidak tahu hasil yang anda mahukan, perbualan akan tersasar.

Tujuan yang jelas membantu anda kekal fokus dan memberi pihak satu lagi gambaran bahawa anda menghargai masa mereka. Ia juga memudahkan anda menamatkan panggilan dengan langkah seterusnya yang konkrit.

2. Bersedia sebelum membuat panggilan

Persediaan akan segera meningkatkan kualiti perbualan.

Sediakan butiran yang berkaitan di hadapan anda sebelum membuat panggilan. Ini mungkin termasuk maklumat akaun, sejarah pesanan, nota mesyuarat, harga, soalan lazim, atau pertukaran e-mel terakhir. Jika panggilan berkaitan dengan penubuhan perniagaan atau pematuhan, pastikan anda tahu nama, tarikh, dan dokumen yang terlibat.

Apabila anda bersedia, anda boleh menjawab soalan dengan cepat dan mengelakkan jeda yang janggal yang boleh membuat anda kelihatan ragu-ragu.

3. Buka dengan konteks dan keyakinan

Orang akan lebih selesa apabila mereka tahu sebab anda menelefon.

Mulakan dengan memperkenalkan diri, menyebut nama perniagaan anda jika relevan, dan menerangkan sebab panggilan secara terus tetapi mesra. Elakkan pengenalan yang berlarutan atau latar belakang yang tidak perlu. Orang yang sibuk menghargai kejelasan.

Pembukaan yang ringkas boleh berbunyi seperti ini:

Helo, ini Jordan dari North River Studio. Saya menelefon untuk mengesahkan langkah seterusnya bagi permintaan onboarding anda.

Pembukaan seperti itu jelas, profesional, dan mudah untuk dijawab.

4. Tanya sama ada masa itu sesuai untuk bercakap

Satu tabiat ini boleh meningkatkan panggilan anda dengan segera.

Walaupun perbualan itu penting, pihak satu lagi mungkin sedang bermesyuarat, memandu, makan tengah hari, atau fokus pada tugas lain. Bertanya sama ada masa itu sesuai menunjukkan rasa hormat dan mengurangkan tentangan.

Jika jawapannya tidak sesuai, jangan paksa perbualan. Tawarkan untuk menelefon semula kemudian atau menetapkan masa tertentu. Anda selalunya akan mendapat hasil yang lebih baik daripada panggilan susulan yang singkat dan dirancang berbanding perbualan yang tergesa-gesa.

5. Dengar lebih banyak daripada bercakap

Kemahiran telefon yang baik bukan sekadar tentang bercakap dengan baik.

Ia juga tentang mendengar dengan teliti supaya anda benar-benar memahami apa yang diperlukan oleh pihak satu lagi. Ramai pengasas membuat kesilapan dengan terus membuat pembentangan sebelum benar-benar memahami soalan. Ini biasanya mewujudkan geseran.

Sebaliknya, biarkan pihak satu lagi menerangkan kebimbangan mereka. Ambil nota. Tanyakan satu soalan susulan pada satu masa. Ulang semula perkara penting dalam bahasa mudah supaya mereka tahu anda memahami.

Mendengar secara aktif menjadikan anda kelihatan lebih prihatin dan mengurangkan risiko maklumat penting terlepas.

6. Gunakan kadar percakapan yang tenang dan stabil

Cara anda bercakap sama penting dengan apa yang anda katakan.

Suara yang tergesa-gesa boleh membuat anda kedengaran gugup atau tidak teratur. Kadar yang perlahan dan stabil menjadikan anda kelihatan lebih yakin dan lebih mudah dipercayai. Anda tidak perlu bercakap secara dramatik. Anda hanya perlu bercakap dengan jelas.

Jika anda cenderung bercakap terlalu laju, berhenti seketika antara idea. Jika anda cenderung mengisi kesunyian dengan terlalu banyak kata, beri ruang supaya pihak satu lagi boleh bertindak balas sebelum anda meneruskan. Rentak yang tenang membantu anda kekal mengawal perbualan.

7. Pastikan nota anda teratur

Panggilan menghasilkan maklumat yang mudah hilang jika anda tidak berhati-hati.

Catat nama, tarikh, tindakan susulan, janji, dan soalan yang perlu dijawab kemudian. Jika perniagaan anda masih kecil, log panggilan yang ringkas pun sudah memadai. Apabila anda berkembang, nota itu menjadi sebahagian daripada proses jualan, proses khidmat pelanggan, dan rekod dalaman anda.

Nota yang teratur juga melindungi anda daripada soalan berulang dan ingatan yang bercanggah pada kemudian hari. Jika anda berjanji untuk menghantar sesuatu atau membuat susulan pada hari tertentu, dokumentasikan segera.

8. Kekal profesional apabila panggilan menjadi sukar

Tidak semua perbualan akan menyenangkan.

Anda mungkin bercakap dengan seseorang yang tidak sabar, keliru, ragu-ragu, atau sekadar sedang mengalami hari yang buruk. Kuncinya ialah jangan meniru tenaga itu. Kekal sopan, terus terang, dan tenang.

Jika pihak satu lagi menjadi agresif, rendahkan suara anda bukannya meninggikannya. Nyatakan semula isu, tetapkan batas jika perlu, dan tamatkan panggilan jika ia tidak lagi produktif. Profesionalisme di bawah tekanan ialah salah satu tanda paling jelas tentang kematangan dalam perniagaan.

9. Akhiri dengan langkah seterusnya

Panggilan yang baik tidak sepatutnya berakhir begitu sahaja.

Sebelum menutup telefon, pastikan kedua-dua pihak tahu apa yang akan berlaku seterusnya. Itu boleh bermaksud menghantar e-mel, menempah panggilan lain, menyemak dokumen, atau menunggu kelulusan.

Ringkaskan hasilnya dalam satu ayat pendek:

• “Saya akan menghantar cadangan yang disemak semula sebelum jam 3 petang.”
• “Kita akan bersambung semula pada hari Khamis selepas anda menyemak dokumen.”
• “Saya akan mengesahkan butiran pemfailan dan membuat susulan dengan langkah seterusnya.”

Langkah seterusnya yang jelas mengurangkan kekeliruan dan mengelakkan kelewatan yang boleh dielakkan.

10. Nilai semula dan perbaiki selepas setiap panggilan

Kemahiran telefon terbaik dibina melalui pengulangan.

Selepas panggilan penting, luangkan satu minit untuk menilai apa yang berjalan lancar dan apa yang kurang baik. Adakah anda kedengaran bersedia? Adakah anda menjawab soalan utama? Adakah anda meninggalkan pihak satu lagi dengan langkah seterusnya yang jelas? Adakah anda bercakap terlalu banyak atau terlalu sedikit?

Semakan seperti ini amat berguna bagi pengasas yang mengendalikan jualan, sokongan, dan operasi sendiri. Penambahbaikan kecil akan terkumpul dengan cepat. Beberapa tabiat yang lebih baik boleh menjadikan setiap panggilan lebih berkesan.

Rangka kerja telefon yang mudah untuk pengasas

Jika anda mahukan pendekatan yang boleh diulang, gunakan struktur ini:

1. Sediakan fakta penting.
2. Buka dengan sebab panggilan yang jelas.
3. Tanya sama ada masa itu sesuai.
4. Dengar dengan teliti.
5. Jawab isu utama secara langsung.
6. Akhiri dengan langkah seterusnya yang jelas.
7. Catat hasilnya.

Rangka kerja ini sesuai untuk panggilan jualan, semakan pelanggan, perbualan dengan vendor, dan susulan yang berkaitan dengan penubuhan perniagaan atau pematuhan.

Kesimpulan

Telefon masih merupakan alat perniagaan yang berkuasa kerana ia mewujudkan kepantasan, kejelasan, dan hubungan manusia. Pengasas yang menggunakannya dengan baik boleh membina kepercayaan dengan lebih cepat, menyelesaikan masalah dengan lebih awal, dan memajukan peluang dengan kurang geseran.

Jika anda sedang menubuhkan atau mengembangkan perniagaan, tabiat komunikasi yang kukuh sama pentingnya dengan kertas kerja. Zenind membantu usahawan mengurus penubuhan syarikat dan pematuhan berterusan dengan yakin, manakala kemahiran telefon yang tajam membantu anda menukar sistem itu menjadi hubungan dunia sebenar.

Kuasi panggilan, dan anda akan memperkukuh perniagaan di sebaliknya.