10 telefonos készség, amelyet minden kisvállalkozó alapítónak el kell sajátítania

A telefon továbbra is az egyik leghatékonyabb eszköz, amelyet egy alapító használhat. A zsúfolt postaládák, az automatizált chatablakok és a rövid figyelmi idő korszakában egy jól levezényelt telefonhívás gyorsabban építhet bizalmat, mint egy hosszú e-mailváltás vagy egy csiszolt landing oldal.

Kisvállalkozók számára a telefon nem csupán arra való, hogy kérdésekre válaszoljanak. Közvetlen kapcsolatot jelent érdeklődőkkel, beszállítókkal, partnerekkel, ügyfelekkel, sőt leendő befektetőkkel is. Jól használva segíthet a leadek minősítésében, az ellenvetések kezelésében, időpontok egyeztetésében és a professzionalizmus hírnevének felépítésében.

Ez akkor is fontos, ha új LLC-t indít, az első értékesítési folyamatát készíti elő, vagy egyszerűen csak könnyebben megbízhatóvá szeretné tenni a vállalkozását. Az erős telefonos szokások a növekedés minden szakaszát támogatják.

Miért fontosak még mindig a telefonos készségek

Az SMS és az e-mail kényelmes, de nem mindig meggyőző. A telefonbeszélgetés lehetővé teszi, hogy hallja a hangnemet, utólagos kérdéseket tegyen fel, és valós időben reagáljon. Az is kiderülhet belőle, hogy a másik fél komolyan gondolja-e, siet-e, bizonytalan-e, vagy készen áll-e a továbblépésre.

Ez különösen hasznos az alapítók számára. Egy vállalkozás korai szakaszában minden beszélgetés számít. Egyetlen hívásból eladás születhet, eloszlathat egy aggodalmat, vagy megelőzhet egy félreértést, amely különben napokig tartó javítást igényelne.

A cél nem az, hogy betanultnak tűnjön. A cél az, hogy felkészültnek, nyugodtnak és érthetőnek hasson.

1. Kezdje világos céllal

Minden hívásnak legyen oka.

Mielőtt tárcsáz, egy mondatban határozza meg a célt. Időpontot szeretne egyeztetni, hiányzó információt gyűjt, fizetést erősít meg, vagy egy konkrét kérdésre válaszol? Ha nem tudja, milyen eredményt szeretne, a beszélgetés könnyen el fog kanyarodni.

A világos cél segít fókuszban maradni, és azt az érzetet adja a másik félnek, hogy tiszteletben tartja az idejét. Emellett könnyebbé teszi, hogy a hívást konkrét következő lépéssel zárja le.

2. Készüljön fel, mielőtt telefonál

Az előkészület azonnal javítja a beszélgetés minőségét.

A hívás előtt tartsa maga előtt a releváns adatokat. Ez lehet számlainformáció, rendeléstörténet, megbeszélési jegyzet, árlista, gyakran ismételt kérdés, vagy az utolsó e-mailváltás. Ha a hívás vállalkozásalapításhoz vagy megfelelőségi ügyhöz kapcsolódik, győződjön meg róla, hogy ismeri az érintett neveket, dátumokat és dokumentumokat.

Ha felkészült, gyorsabban tud válaszolni, és elkerülheti azokat a kínos szüneteket, amelyek bizonytalanná tehetik.

3. Nyisson kontextussal és magabiztossággal

Az emberek ellazulnak, ha tudják, miért hívja őket.

Kezdje azzal, hogy bemutatkozik, szükség esetén megnevezi a vállalkozását, és közvetlen, mégis barátságos módon megfogalmazza a hívás okát. Kerülje a hosszas bemutatkozást és a felesleges háttérmagyarázatot. Az elfoglalt emberek értékelik az egyértelműséget.

Egy egyszerű nyitás így hangozhat:

Szia, Jordan vagyok a North River Studio-tól. Az onboarding kérelem következő lépését szeretném megerősíteni.

Ez a fajta nyitás egyértelmű, professzionális és könnyen megválaszolható.

4. Kérdezze meg, hogy alkalmas-e az idő

Ez az egy szokás azonnal javíthatja a hívásait.

Még ha a beszélgetés fontos is, a másik fél lehet, hogy éppen megbeszélésen van, vezet, ebédel, vagy más feladatra figyel. Ha megkérdezi, alkalmas-e az idő, az tiszteletet mutat, és csökkenti az ellenállást.

Ha a válasz nem, ne erőltesse a beszélgetést. Ajánlja fel, hogy később visszahívja, vagy egyeztessen időpontot. Gyakran jobb eredményt hoz egy rövid, előre egyeztetett visszahívás, mint egy kapkodós beszélgetés.

5. Hallgasson többet, mint amennyit beszél

A jó telefonos készség nem csak a jó beszédről szól.

Arról is szól, hogy elég figyelmesen hallgasson ahhoz, hogy valóban megértse, mire van szüksége a másik félnek. Sok alapító követi el azt a hibát, hogy a kérdés teljes megértése előtt azonnal elkezdi tolni az ajánlatát. Ez általában feszültséget teremt.

Ehelyett hagyja, hogy a másik fél elmagyarázza az aggályát. Jegyzeteljen. Egyszerre csak egy további kérdést tegyen fel. A kulcspontokat egyszerű nyelven ismételje vissza, hogy tudják, megértette őket.

Az aktív figyelem átgondoltnak mutatja, és csökkenti a kihagyott részletek esélyét.

6. Tartson nyugodt, egyenletes tempót

Az számít, hogyan beszél, nem csak az, hogy mit mond.

A kapkodó hang idegességet vagy rendezetlenséget sugallhat. A lassú, egyenletes tempó magabiztosabbá és megbízhatóbbá teszi a megszólalását. Nem kell dramatikusan beszélnie. Egyértelműen kell beszélnie.

Ha hajlamos túl gyorsan beszélni, tartson szünetet az egyes gondolatok között. Ha hajlamos túl sok szóval kitölteni a csendet, engedje, hogy a másik fél válaszoljon, mielőtt továbblép. A nyugodt tempó segít kézben tartani a hívást.

7. Tartsa rendezett állapotban a jegyzeteit

A hívások olyan információkat hoznak létre, amelyek könnyen elveszhetnek, ha nem figyel rájuk.

Írja fel a neveket, dátumokat, teendőket, ígéreteket és az utókövetést igénylő kérdéseket. Ha a vállalkozása még kicsi, elég lehet egy egyszerű hívásnapló. Ahogy nő, ezek a jegyzetek már az értékesítési folyamat, az ügyfélszolgálat és a belső nyilvántartás részei lesznek.

A rendezett jegyzetek később attól is megóvják, hogy ismétlődő kérdéseket tegyen fel, vagy ellentmondó emlékeire hagyatkozzon. Ha valamit megígért, hogy elküld, vagy egy adott napon visszajelez, azonnal rögzítse.

8. Maradjon professzionális, amikor nehézzé válik a hívás

Nem minden beszélgetés lesz kellemes.

Előfordulhat, hogy türelmetlen, bizonytalan, szkeptikus, vagy egyszerűen rossz napot átélt emberrel beszél. A kulcs az, hogy ne vegye át ezt az energiát. Maradjon udvarias, közvetlen és higgadt.

Ha a másik fél ellenségessé válik, a hangerő emelése helyett inkább halkítson. Fogalmazza újra a problémát, szükség esetén állítson fel határokat, és zárja le a hívást, ha már nem produktív. A nyomás alatti professzionalizmus az egyik legkézzelfoghatóbb jele a vállalkozói érettségnek.

9. Következő lépéssel zárjon

Egy erős hívás ne fusson ki a semmibe.

Mielőtt bontaná a vonalat, győződjön meg róla, hogy mindkét fél tudja, mi lesz a következő lépés. Ez lehet egy e-mail elküldése, egy újabb hívás időpontjának egyeztetése, egy dokumentum átnézése vagy az engedélyezésre várás.

Foglalja össze az eredményt egy rövid mondatban:

• „Elküldöm a módosított ajánlatot délután 3-ig.”
• „Csütörtökön újra beszélünk, miután átnézte a dokumentumokat.”
• „Megerősítem a benyújtási részleteket, és jelentkezem a következő lépéssel.”

Az egyértelmű következő lépések csökkentik a zavart és megelőzik a fölösleges késedelmeket.

10. Értékelje és fejlessze minden hívás után

A legjobb telefonos készségek ismétlésből épülnek fel.

Fontos hívások után szánjon egy percet arra, hogy átgondolja, mi ment jól és mi nem. Felkészültnek tűnt? Megválaszolta a fő kérdést? Hagyott a másik félnek egyértelmű következő lépést? Túl sokat beszélt, vagy túl keveset?

Ez a fajta áttekintés különösen hasznos azoknak az alapítóknak, akik maguk kezelik az értékesítést, az ügyféltámogatást és az operációt. A kis javulások gyorsan összeadódnak. Néhány jobb szokás minden hívást hatékonyabbá tehet.

Egyszerű telefonos keretrendszer alapítóknak

Ha ismételhető megközelítést szeretne, használja ezt a felépítést:

1. Készítse elő a fő tényeket.
2. Nyisson a hívás világos okával.
3. Kérdezze meg, hogy alkalmas-e az idő.
4. Figyeljen oda.
5. Válaszoljon közvetlenül a fő kérdésre.
6. Zárjon egyértelmű következő lépéssel.
7. Rögzítse az eredményt.

Ez a keretrendszer működik értékesítési hívásokhoz, ügyfél-egyeztetésekhez, beszállítói beszélgetésekhez, valamint vállalkozásalapításhoz vagy megfelelőséghez kapcsolódó utókövetésekhez.

A lényeg

A telefon továbbra is erőteljes üzleti eszköz, mert gyorsaságot, tisztaságot és emberi kapcsolatot teremt. Azok az alapítók, akik jól használják, gyorsabban építenek bizalmat, hamarabb oldanak meg problémákat, és kevesebb súrlódással visznek előre lehetőségeket.

Ha vállalkozást indít vagy növel, a jó kommunikációs szokások legalább annyira fontosak, mint a papírmunka. A Zenind segít a vállalkozóknak abban, hogy magabiztosan kezeljék a cégalapítást és a folyamatos megfelelést, miközben az erős telefonos készségek segítenek, hogy ezekből a rendszerekből valódi kapcsolatok szülessenek.

Sajátítsa el a hívást, és erősíti az azt támogató vállalkozást is.