10 Mahahalagang Kasanayan sa Pagtawag na Dapat Masterin ng Bawat Small Business Founder

Isa pa rin ang telepono sa pinakamabisang kasangkapang magagamit ng isang founder. Sa panahon ng siksik na mga inbox, automated chat widgets, at maiikling attention span, ang maayos na tawag ay kayang bumuo ng tiwala nang mas mabilis kaysa sa mahabang email thread o sa isang pulidong landing page.

Para sa mga may-ari ng maliliit na negosyo, ang telepono ay hindi lang paraan para sumagot ng mga tanong. Isa rin itong direktang linya sa mga prospect, vendor, partner, kliyente, at maging sa mga posibleng investor sa hinaharap. Kapag mahusay ang paggamit, nakatutulong ito sa pag-qualify ng leads, pag-handle ng objections, pag-set ng appointments, at pagbuo ng reputasyon bilang propesyonal.

Mahalaga ito kung naglulunsad ka man ng bagong LLC, naghahanda ng iyong unang sales process, o sinusubukan mo lang gawing mas mapagkakatiwalaan ang iyong negosyo. Ang malalakas na gawi sa pagtawag ay sumusuporta sa bawat yugto ng paglago.

Bakit mahalaga pa rin ang kasanayan sa pagtawag

Maginhawa ang text at email, pero hindi sila laging nakahihikayat. Sa usapang telepono, naririnig mo ang tono, nakapagtatanong ka ng follow-up, at nakasasagot ka nang real time. Nakikita rin nito kung ang kausap mo ba ay seryoso, nagmamadali, nalilito, o handa nang umusad.

Lalong kapaki-pakinabang ito para sa mga founder. Sa maagang yugto ng negosyo, bawat usapan ay mahalaga. Ang isang tawag lamang ay maaaring magbukas ng benta, mag-ayos ng alalahanin, o makaiwas sa hindi pagkakaunawaan na aabutin pa ng ilang araw bago maresolba.

Ang layunin ay hindi tumunog na parang may script. Ang layunin ay tumunog na handa, kalmado, at malinaw.

1. Magsimula sa malinaw na layunin

Bawat tawag ay dapat may dahilan.

Bago ka tumawag, tukuyin ang layunin sa isang pangungusap. Nais mo bang mag-book ng meeting, mangolekta ng kulang na impormasyon, kumpirmahin ang bayad, o sagutin ang isang partikular na tanong? Kung hindi mo alam ang inaasahang resulta, malilihis ang usapan.

Ang malinaw na layunin ay nakatutulong para manatili kang nakatuon at ipinapakita rin sa kausap na nirerespeto mo ang oras niya. Mas madali rin nitong tinatapos ang tawag sa isang konkretong susunod na hakbang.

2. Maghanda bago tumawag

Agad na binabago ng paghahanda ang kalidad ng usapan.

Ihanda ang mga kaugnay na detalye bago ka tumawag. Maaaring kabilang dito ang account information, order history, meeting notes, pricing, FAQs, o ang huling palitan ng email. Kung ang tawag ay may kinalaman sa pagbuo ng negosyo o compliance, tiyaking alam mo ang mga pangalan, petsa, at dokumentong sangkot.

Kapag handa ka, nasasagot mo ang mga tanong nang mabilis at naiiwasan ang mga awkward na paghinto na nagpapakita na hindi ka sigurado.

3. Magsimula nang may konteksto at kumpiyansa

Mas kampante ang mga tao kapag alam nila kung bakit ka tumatawag.

Magsimula sa pagpapakilala ng sarili, banggitin ang iyong negosyo kung naaangkop, at sabihin nang direkta ngunit magiliw ang dahilan ng tawag. Iwasan ang mahahabang pagpapakilala o hindi kailangang paliwanag. Pinahahalagahan ng mga abalang tao ang malinaw na komunikasyon.

Maaaring ganito ang isang simpleng pambungad:

Hi, ako si Jordan mula sa North River Studio. Tumatawag ako para kumpirmahin ang susunod na hakbang sa iyong onboarding request.

Malinaw, propesyonal, at madaling sagutin ang ganitong pagbubukas.

4. Tanungin kung magandang oras ba para makipag-usap

Ang isang gawi na ito ay maaaring agad na magpaganda ng iyong mga tawag.

Kahit mahalaga ang usapan, maaaring nasa meeting, nagmamaneho, kumakain ng tanghalian, o abala sa ibang gawain ang kausap mo. Ang pagtatanong kung magandang oras ba ay nagpapakita ng paggalang at nagpapababa ng resistensya.

Kung ang sagot ay hindi, huwag ipilit ang usapan. Mag-alok ng ibang oras ng tawag o mag-schedule. Kadalasan, mas maganda ang resulta ng maikling tawag na planado kaysa sa minamadaling usapan.

5. Makinig nang higit kaysa magsalita

Ang mahusay na kasanayan sa telepono ay hindi lang tungkol sa mahusay na pagsasalita.

Ito rin ay tungkol sa maingat na pakikinig upang marinig kung ano talaga ang kailangan ng kausap. Maraming founder ang nagkakamaling magpitik ng pitch bago nila lubos na maunawaan ang tanong. Kadalasan, nagdudulot ito ng tensyon.

Sa halip, hayaan muna ang kausap na ipaliwanag ang alalahanin. Magtala. Magtanong ng tig-iisang follow-up na tanong. Ulitin ang mahahalagang punto sa simpleng salita para malaman nilang naiintindihan mo.

Ang aktibong pakikinig ay nagpapakita na ikaw ay mapanuri at binabawasan ang tsansang may mahahalagang detalye na mapalampas.

6. Panatilihin ang kalmado at tuloy-tuloy na bilis

Mahalaga kung paano ka magsalita, hindi lang kung ano ang sinasabi mo.

Ang pagmamadali sa boses ay maaaring magmukha kang kabado o magulo. Ang mabagal at tuloy-tuloy na daloy ay nagpapakita ng kumpiyansa at nagpapadali ng tiwala. Hindi mo kailangang magsalita nang dramatiko. Kailangan mo lang magsalita nang malinaw.

Kung madalas kang masyadong mabilis magsalita, mag-pause sa pagitan ng mga ideya. Kung madalas kang magdagdag ng maraming salita para punan ang katahimikan, bigyan ng pagkakataon ang kausap na sumagot bago ka magpatuloy. Ang kalmadong pacing ay tumutulong para manatili kang kontrolado sa tawag.

7. Panatilihing maayos ang iyong mga tala

Ang mga tawag ay nagbubunga ng impormasyon na madaling mawala kung hindi ka maingat.

Isulat ang mga pangalan, petsa, action item, pangako, at mga tanong na kailangan pang i-follow up. Kung maliit pa ang negosyo mo, sapat na ang simpleng call log. Habang lumalaki ka, nagiging bahagi ang mga tala na ito ng sales process, customer service process, at internal recordkeeping.

Ang maayos na tala ay nakatutulong din para maiwasan ang paulit-ulit na tanong at magkasalungat na alaala sa kalaunan. Kung nangako kang may ipapadala o magfo-follow up sa partikular na araw, itala agad ito.

8. Manatiling propesyonal kapag nagiging mahirap ang tawag

Hindi lahat ng usapan ay magiging magaan.

Maaaring makausap mo ang isang taong naiinip, nalilito, may duda, o simpleng bad trip lang ang araw. Ang susi ay huwag tumbasan ang enerhiyang iyon. Manatiling magalang, direkta, at matatag.

Kung naging hostile ang kausap, hinaan ang boses sa halip na taasan ito. Ulitin ang isyu, magtakda ng hangganan kung kinakailangan, at tapusin ang tawag kapag hindi na ito produktibo. Ang propesyonalismo sa ilalim ng pressure ay isa sa pinakamalinaw na palatandaan ng maturity sa negosyo.

9. Tapusin sa susunod na hakbang

Hindi dapat basta lang mamatay ang isang maayos na tawag.

Bago ibaba ang telepono, tiyaking malinaw sa magkabilang panig ang susunod na mangyayari. Maaaring ito ay pagpapadala ng email, pag-set ng panibagong tawag, pagrepaso ng dokumento, o paghihintay ng approval.

Ibuod ang resulta sa isang maikling pangungusap:

• “Ipapadala ko ang binagong proposal bago mag-3 p.m.”
• “Babalikan kita sa Huwebes pagkatapos mong masuri ang mga dokumento.”
• “Kukumpirmahin ko ang mga detalye ng filing at magfo-follow up ako sa susunod na hakbang.”

Ang malinaw na susunod na hakbang ay nagpapabawas ng kalituhan at iniiwasan ang mga delay na puwedeng maiwasan.

10. Suriin at pagandahin pagkatapos ng bawat tawag

Ang pinakamahusay na kasanayan sa telepono ay nabubuo sa pamamagitan ng paulit-ulit na paggamit.

Pagkatapos ng mahahalagang tawag, maglaan ng ilang minuto para suriin kung ano ang naging maayos at kung ano ang hindi. Handa ka ba? Nasagot mo ba ang pangunahing tanong? Iniwan mo ba ang kausap na may malinaw na susunod na hakbang? Masyado ka bang nagsalita o kulang?

Lalong kapaki-pakinabang ang ganitong pagsusuri para sa mga founder na sila mismo ang humahawak ng sales, support, at operations. Ang maliliit na pagbuti ay mabilis na nagsasama-sama. Kaunting mas mabubuting gawi ay kayang magpahusay sa bawat tawag.

Isang simpleng phone framework para sa mga founder

Kung gusto mo ng paulit-ulit na paraan, gamitin ang istrukturang ito:

1. Ihanda ang mahahalagang detalye.
2. Magsimula sa malinaw na dahilan ng tawag.
3. Tanungin kung magandang oras ba.
4. Makinig nang mabuti.
5. Sagutin ang pangunahing isyu nang direkta.
6. Tapusin sa malinaw na susunod na hakbang.
7. I-log ang resulta.

Gumagana ang framework na ito para sa sales calls, customer check-in, usapan sa vendor, at follow-up na may kinalaman sa business formation o compliance.

Pangwakas

Nanatiling makapangyarihang business tool ang telepono dahil lumilikha ito ng bilis, kalinawan, at ugnayang tao-sa-tao. Ang mga founder na mahusay gumamit nito ay mas mabilis magbuo ng tiwala, mas maagang makaresolba ng problema, at mas maayos na nakapagpapalawak ng mga oportunidad.

Kung naglulunsad o nagpapalago ka ng negosyo, mahalaga ang malalakas na gawi sa komunikasyon gaya ng mga papeles. Tinutulungan ng Zenind ang mga entrepreneur na asikasuhin ang company formation at patuloy na compliance nang may kumpiyansa, habang ang matalas na kasanayan sa pagtawag ay tumutulong sa iyong gawing tunay na relasyon sa mundo ang mga sistemang iyon.

Masterin ang tawag, at pinatitibay mo ang negosyong nasa likod nito.