Küçük İşletme Kurucularının Ustalaşması Gereken 10 Telefon Becerisi

Telefon, bir kurucunun kullanabileceği en etkili araçlardan biri olmaya devam ediyor. E-posta kutularının dolu olduğu, otomatik sohbet pencerelerinin yaygınlaştığı ve dikkat süresinin kısaldığı bir dönemde, iyi yönetilen bir telefon görüşmesi uzun bir e-posta zincirinden ya da özenle hazırlanmış bir açılış sayfasından daha hızlı güven oluşturabilir.

Küçük işletme sahipleri için telefon yalnızca soruları yanıtlamanın bir yolu değildir. Potansiyel müşterilere, tedarikçilere, iş ortaklarına, müşterilere ve hatta gelecekteki yatırımcılara doğrudan ulaşmanın bir yoludur. Doğru kullanıldığında, potansiyel müşteri nitelendirme, itirazları ele alma, randevu ayarlama ve profesyonellik itibarı oluşturma konusunda yardımcı olabilir.

Bu, ister yeni bir LLC kuruyor olun, ister ilk satış sürecinizi hazırlıyor olun ya da yalnızca işletmenizin daha güvenilir görünmesini sağlamaya çalışıyor olun önemlidir. Güçlü telefon alışkanlıkları, büyümenin her aşamasını destekler.

Telefon becerileri neden hala önemli

Mesajlaşma ve e-posta kullanışlıdır, ancak her zaman ikna edici değildir. Bir telefon görüşmesi sayesinde tonu duyabilir, takip soruları sorabilir ve gerçek zamanlı yanıt verebilirsiniz. Ayrıca karşı taraftaki kişinin ciddi, aceleci, kafası karışmış ya da ilerlemeye hazır olup olmadığını da ortaya çıkarabilir.

Bu, özellikle kurucular için faydalıdır. Bir işletmenin erken aşamalarında her görüşme önemlidir. Tek bir telefon araması satış fırsatı ortaya çıkarabilir, bir endişeyi çözebilir veya aksi halde günler sürecek bir yanlış anlaşılmayı önleyebilir.

Amaç, ezbere konuşuyormuş gibi görünmek değildir. Amaç, hazırlıklı, sakin ve net görünmektir.

1. Açık bir amaçla başlayın

Her aramanın bir nedeni olmalıdır.

Numarayı çevirmeden önce, hedefi tek bir cümlede belirleyin. Bir toplantı mı ayarlamaya çalışıyorsunuz, eksik bilgileri mi topluyorsunuz, bir ödemeyi mi doğruluyorsunuz, yoksa belirli bir soruyu mu yanıtlıyorsunuz? Ulaşmak istediğiniz sonucu bilmiyorsanız, konuşma dağılır.

Açık bir amaç, odaklanmanıza yardımcı olur ve karşı tarafa zamanına saygı duyduğunuzu hissettirir. Ayrıca görüşmeyi somut bir sonraki adımla bitirmeyi de kolaylaştırır.

2. Aramadan önce hazırlanın

Hazırlık, konuşmanın kalitesini anında değiştirir.

Arama yapmadan önce ilgili ayrıntıları önünüzde bulundurun. Bunlar hesap bilgileri, sipariş geçmişi, toplantı notları, fiyatlandırma, sık sorulan sorular veya son e-posta yazışması olabilir. Arama bir işletme kurma ya da uyumlulukla ilgiliyse, ilgili isimleri, tarihleri ve belgeleri bildiğinizden emin olun.

Hazırlıklı olduğunuzda, soruları hızlıca yanıtlayabilir ve sizi kararsız gösteren garip duraklamalardan kaçınabilirsiniz.

3. Bağlam ve güvenle açın

İnsanlar neden aradığınızı bildiklerinde rahatlar.

Kendinizi tanıtarak başlayın, gerekiyorsa işletmenizin adını söyleyin ve aramanın nedenini doğrudan ama samimi bir şekilde ifade edin. Uzun girişlerden veya gereksiz arka plan açıklamalarından kaçının. Yoğun insanlar netliği takdir eder.

Basit bir açılış şöyle olabilir:

Merhaba, ben North River Studio’dan Jordan. Başvurduğunuz onboarding talebindeki sonraki adımı doğrulamak için arıyorum.

Bu tür bir açılış nettir, profesyoneldir ve yanıtlaması kolaydır.

4. Konuşmak için uygun bir zaman olup olmadığını sorun

Bu tek alışkanlık, görüşmelerinizi hemen iyileştirebilir.

Konuşma önemli olsa bile, karşı taraf toplantıda, araç kullanıyor, öğle yemeğinde ya da başka bir işle meşgul olabilir. Uygun bir zaman olup olmadığını sormak, saygı gösterir ve direnç azaltır.

Yanıt hayırsa, konuşmayı zorlamayın. Daha sonra aramayı veya bir zaman planlamayı teklif edin. Aceleyle yapılan bir görüşme yerine kısa ve planlı bir geri aramadan çoğu zaman daha iyi sonuç alırsınız.

5. Konuşmaktan çok dinleyin

İyi telefon becerileri sadece iyi konuşmakla ilgili değildir.

Asıl mesele, karşı tarafın gerçekten neye ihtiyaç duyduğunu duyacak kadar dikkatli dinlemektir. Birçok kurucu, soruyu tam anlamadan önce bir satış konuşması yapma hatasına düşer. Bu genellikle sürtüşme yaratır.

Bunun yerine, karşı tarafın endişesini açıklamasına izin verin. Not alın. Her seferinde tek bir takip sorusu sorun. Önemli noktaları düz ifadeyle geri yansıtın, böylece anladığınızı bilsinler.

Aktif dinleme sizi düşünceli gösterir ve ayrıntıların gözden kaçma riskini azaltır.

6. Sakin ve dengeli bir tempo kullanın

Nasıl konuştuğunuz, ne söylediğiniz kadar önemlidir.

Aceleci bir ses, gergin ya da dağınık görünmenize neden olabilir. Yavaş ve dengeli bir tempo ise sizi daha güvenli ve daha güvenilir gösterir. Dramatik konuşmanız gerekmez. Net konuşmanız gerekir.

Çok hızlı konuşma eğiliminiz varsa, fikirler arasında duraklayın. Sessizliği gereksiz sözlerle doldurma eğiliminiz varsa, devam etmeden önce karşı tarafın yanıt vermesine izin verin. Sakin tempo, görüşmeyi kontrol altında tutmanıza yardımcı olur.

7. Notlarınızı düzenli tutun

Aramalar, dikkatli olmazsanız kolayca kaybolan bilgiler üretir.

İsimleri, tarihleri, aksiyon maddelerini, verilen sözleri ve takip edilmesi gereken soruları not alın. İşletmeniz henüz küçükse, basit bir arama günlüğü yeterli olabilir. Büyüdükçe bu notlar satış sürecinizin, müşteri hizmetleri sürecinizin ve iç kayıtlarınızın bir parçası haline gelir.

Düzenli notlar, tekrar eden sorulardan ve sonradan ortaya çıkan çelişkili hatıralardan da sizi korur. Bir şey göndereceğinize ya da belirli bir günde geri döneceğinize söz verdiyseniz, bunu hemen kaydedin.

8. Görüşme zorlaştığında profesyonelliği koruyun

Her konuşma hoş geçmez.

Sabırsız, kafası karışmış, şüpheci ya da kötü bir gün geçiren biriyle konuşabilirsiniz. Önemli olan, aynı enerjiyle karşılık vermemektir. Kibar, doğrudan ve sakin kalın.

Karşı taraf saldırganlaşırsa, sesinizi yükseltmek yerine alçaltın. Sorunu yeniden ifade edin, gerekiyorsa sınırlar koyun ve görüşme artık verimli değilse bitirin. Baskı altında profesyonellik göstermek, bir işletmedeki olgunluğun en açık işaretlerinden biridir.

9. Bir sonraki adımla bitirin

Güçlü bir görüşme havada kalmamalıdır.

Telefonu kapatmadan önce, her iki tarafın da sırada ne olduğunu bildiğinden emin olun. Bu, bir e-posta göndermek, başka bir görüşme ayarlamak, bir belgeyi incelemek veya onay beklemek anlamına gelebilir.

Sonucu tek kısa cümleyle özetleyin:

• “Revize edilmiş teklifi saat 15.00’e kadar göndereceğim.”
• “Belgeleri inceledikten sonra Perşembe günü yeniden görüşeceğiz.”
• “Dosyalama ayrıntılarını doğrulayıp sonraki adımla ilgili geri döneceğim.”

Açık sonraki adımlar kafa karışıklığını azaltır ve gereksiz gecikmeleri önler.

10. Her aramadan sonra gözden geçirin ve geliştirin

En iyi telefon becerileri tekrar yoluyla gelişir.

Önemli aramalardan sonra, neyin iyi gittiğini ve neyin gitmediğini değerlendirmek için bir dakika ayırın. Hazırlıklı mıydınız? Ana soruya yanıt verebildiniz mi? Karşı tarafa net bir sonraki adım bıraktınız mı? Fazla mı konuştunuz, yoksa yeterince mi konuşmadınız?

Bu tür bir değerlendirme, satış, destek ve operasyon işlerini kendisi yürüten kurucular için özellikle faydalıdır. Küçük iyileştirmeler hızla birikir. Birkaç daha iyi alışkanlık, her görüşmeyi daha etkili hale getirebilir.

Kurucular için basit bir telefon çerçevesi

Tekrarlanabilir bir yaklaşım istiyorsanız, şu yapıyı kullanın:

1. Temel bilgileri hazırlayın.
2. Aramanın nedenini net bir şekilde açın.
3. Konuşmak için uygun bir zaman olup olmadığını sorun.
4. Dikkatle dinleyin.
5. Ana soruyu doğrudan yanıtlayın.
6. Açık bir sonraki adımla bitirin.
7. Sonucu kaydedin.

Bu çerçeve satış aramaları, müşteri kontrolleri, tedarikçi görüşmeleri ve işletme kuruluşu ya da uyumlulukla bağlantılı takipler için işe yarar.

Sonuç

Telefon, hız, açıklık ve insan bağlantısı yarattığı için hala güçlü bir iş aracıdır. Onu iyi kullanan kurucular daha hızlı güven oluşturabilir, sorunları daha erken çözebilir ve fırsatları daha az sürtünmeyle ilerletebilir.

Bir işletme kuruyor veya büyütüyorsanız, güçlü iletişim alışkanlıkları en az evrak işleri kadar önemlidir. Zenind, girişimcilerin şirket kuruluşu ve devam eden uyumluluk süreçlerini güvenle yönetmelerine yardımcı olurken, güçlü telefon becerileri bu sistemleri gerçek dünya ilişkilerine dönüştürmenize yardımcı olur.

Aramayı ustalıkla yönetin, işletmenizi de güçlendirin.