10 puhelintaitoa, jotka jokaisen pienen yrityksen perustajan tulisi hallita

Puhelin on yhä yksi tehokkaimmista työkaluista, joita perustaja voi käyttää. Sähköpostit pursuavat, chat-ikkunoita on kaikkialla ja huomio herpaantuu nopeasti, mutta hyvin hoidettu puhelu voi synnyttää luottamusta nopeammin kuin pitkä sähköpostiketju tai viimeistelty laskeutumissivu.

Pienyrittäjälle puhelin ei ole vain tapa vastata kysymyksiin. Se on suora yhteys liideihin, toimittajiin, kumppaneihin, asiakkaisiin ja jopa tuleviin sijoittajiin. Hyvin käytettynä se auttaa arvioimaan liidejä, käsittelemään vastaväitteitä, sopimaan tapaamisia ja rakentamaan ammattimaista mainetta.

Tämä on tärkeää riippumatta siitä, oletko perustamassa uutta LLC-yhtiötä, valmistelemassa ensimmäistä myyntiprosessiasi vai yksinkertaisesti tekemässä yrityksestäsi helpommin luotettavan. Vahvat puhelintavat tukevat kasvua jokaisessa vaiheessa.

Miksi puhelutaidot ovat yhä tärkeitä

Teksti ja sähköposti ovat käteviä, mutta eivät aina vakuuttavia. Puhelinkeskustelussa voit kuulla äänensävyn, esittää jatkokysymyksiä ja reagoida reaaliajassa. Se paljastaa myös, onko toisessa päässä oleva henkilö tosissaan, kiireinen, hämmentynyt vai valmis etenemään.

Tämä on erityisen hyödyllistä perustajille. Yrityksen alkuvaiheessa jokainen keskustelu merkitsee. Yksi puhelu voi johtaa myyntiin, ratkaista huolenaiheen tai estää väärinkäsityksen, jonka korjaamiseen muuten menisi päiviä.

Tavoite ei ole kuulostaa ulkoa opetellulta. Tavoite on kuulostaa valmistautuneelta, rauhalliselta ja selkeältä.

1. Aloita selkeällä tavoitteella

Jokaisella puhelulla pitäisi olla syy.

Ennen kuin soitat, määrittele tavoite yhdellä lauseella. Yritätkö varata tapaamisen, kerätä puuttuvat tiedot, vahvistaa maksun vai vastata tiettyyn kysymykseen? Jos et tiedä, mitä haluat keskustelulta, se alkaa helposti rönsyillä.

Selkeä tavoite auttaa sinua pysymään asiassa ja antaa toiselle osapuolelle tunteen, että arvostat hänen aikaansa. Se myös helpottaa puhelun päättämistä konkreettiseen seuraavaan askeleeseen.

2. Valmistaudu ennen soittamista

Valmistautuminen parantaa keskustelun laatua heti.

Pidä olennaiset tiedot edessäsi ennen kuin soitat. Tällaisia voivat olla tilitiedot, tilaushistoria, muistiinpanot tapaamisesta, hinnoittelu, usein kysytyt kysymykset tai viimeisin sähköpostiviesti. Jos puhelu liittyy yrityksen perustamiseen tai viranomaisvaatimusten hoitamiseen, varmista, että tiedät nimet, päivämäärät ja asiakirjat, joista on kyse.

Kun olet valmistautunut, voit vastata kysymyksiin nopeasti ja välttää kiusallisia taukoja, jotka saavat sinut vaikuttamaan epävarmalta.

3. Aloita kontekstilla ja itsevarmuudella

Ihmiset rentoutuvat, kun he tietävät, miksi soitat.

Esittele itsesi, kerro yrityksesi nimi, jos se on relevanttia, ja sano puhelun syy suoraan mutta ystävällisesti. Vältä jaarittelevia esittelyjä ja turhaa taustoitusta. Kiireiset ihmiset arvostavat selkeyttä.

Yksinkertainen aloitus voi kuulostaa tältä:

Hei, tässä on Jordan North River Studiosta. Soitan vahvistaakseni seuraavan vaiheen liittyen perehdytyspyyntöösi.

Tällainen aloitus on selkeä, ammattimainen ja helppo vastaanottaa.

4. Kysy, sopiiko aika puhua

Tämä yksi tapa voi parantaa puhelujasi välittömästi.

Vaikka keskustelu olisi tärkeä, toinen osapuoli voi olla palaverissa, ajamassa autoa, lounaalla tai keskittymässä muuhun tehtävään. Kysymällä, sopiiko hetki puhua, osoitat kunnioitusta ja vähennät vastarintaa.

Jos vastaus on ei, älä pakota keskustelua. Tarjoa soittoa myöhemmin tai sovi aika. Usein lyhyt, etukäteen sovittu takaisinsoitto toimii paremmin kuin kiireinen keskustelu.

5. Kuuntele enemmän kuin puhut

Hyvät puhelutaidot eivät liity vain hyvään puhumiseen.

Ne liittyvät siihen, että kuuntelet riittävän tarkasti ymmärtääksesi, mitä toinen oikeasti tarvitsee. Monet perustajat tekevät virheen ja alkavat myydä ennen kuin ymmärtävät kysymystä kunnolla. Se aiheuttaa helposti kitkaa.

Anna toisen osapuolen selittää huolensa. Tee muistiinpanoja. Esitä yksi jatkokysymys kerrallaan. Toista keskeiset kohdat omin sanoin, jotta toinen tietää, että ymmärsit asian.

Aktiivinen kuuntelu saa sinut kuulostamaan harkitsevalta ja vähentää virheiden riskiä.

6. Pidä tahti rauhallisena ja tasaisena

Miten puhut, on yhtä tärkeää kuin mitä sanot.

Kiireinen ääni voi saada sinut kuulostamaan hermostuneelta tai sekavalta. Hidas, tasainen tahti saa sinut kuulostamaan varmemmalta ja helpommin luotettavalta. Sinun ei tarvitse puhua näyttävästi. Sinun täytyy puhua selkeästi.

Jos puhut yleensä liian nopeasti, pidä taukoja ajatusten välillä. Jos täytät hiljaisuuden helposti ylimääräisillä sanoilla, anna toiselle aikaa vastata ennen kuin jatkat. Rauhallinen rytmi auttaa sinua hallitsemaan puhelua.

7. Pidä muistiinpanot järjestyksessä

Puhelut tuottavat tietoa, joka on helppo kadottaa, jos et ole tarkkana.

Kirjaa ylös nimet, päivämäärät, toimenpiteet, lupaukset ja kysymykset, jotka vaativat jatkotoimia. Jos yrityksesi on vielä pieni, yksinkertainen puheluloki voi riittää. Kasvaessasi näistä muistiinpanoista tulee osa myyntiprosessia, asiakaspalvelua ja sisäistä dokumentointia.

Järjestelmälliset muistiinpanot suojaavat sinua myös toistuvalta kyselyltä ja ristiriitaisilta muistikuvilta myöhemmin. Jos lupasit lähettää jotakin tai palata asiaan tiettynä päivänä, kirjaa se heti ylös.

8. Pysy ammattimaisena, kun puhelu muuttuu vaikeaksi

Kaikki keskustelut eivät ole miellyttäviä.

Saatat puhua henkilön kanssa, joka on kärsimätön, hämmentynyt, epäilevä tai yksinkertaisesti huonolla tuulella. Tärkeintä ei ole peilata tuota energiaa takaisin. Pysy kohteliaana, suorana ja rauhallisena.

Jos toinen osapuoli muuttuu vihamieliseksi, laske äänenvoimakkuuttasi sen sijaan, että korottaisit ääntäsi. Toista asia, aseta tarvittaessa rajat ja lopeta puhelu, jos se ei enää ole tuottava. Ammattimaisuus paineen alla on yksi selvimmistä merkkeistä liiketoiminnan kypsyydestä.

9. Päätä seuraavaan askeleeseen

Hyvä puhelu ei saisi hiipua pois.

Ennen kuin lopetat, varmista, että molemmat osapuolet tietävät, mitä seuraavaksi tapahtuu. Se voi tarkoittaa sähköpostin lähettämistä, uuden puhelun varaamista, asiakirjan tarkistamista tai hyväksynnän odottamista.

Tiivistä lopputulos yhdessä lyhyessä lauseessa:

• ”Lähetän tarkistetun tarjouksen klo 15 mennessä.”
• ”Palaamme asiaan torstaina sen jälkeen, kun olet käynyt asiakirjat läpi.”
• ”Vahvistan jätetyt tiedot ja palaan seuraavan vaiheen kanssa.”

Selkeät seuraavat askeleet vähentävät epäselvyyksiä ja ehkäisevät turhia viiveitä.

10. Arvioi ja kehitä joka puhelun jälkeen

Parhaat puhelutaidot syntyvät toiston kautta.

Tärkeiden puheluiden jälkeen käytä hetki siihen, että arvioit, mikä meni hyvin ja mikä ei. Kuulostitko valmistautuneelta? Vastasitko pääkysymykseen? Jätitkö toiselle osapuolelle selkeän seuraavan askeleen? Puhuitko liikaa vai liian vähän?

Tämäntyyppinen arviointi on erityisen hyödyllistä perustajille, jotka hoitavat itse myynnin, tuen ja operatiiviset tehtävät. Pienet parannukset kasaantuvat nopeasti. Muutama parempi tapa voi tehdä jokaisesta puhelusta tehokkaamman.

Yksinkertainen puhelurunko perustajille

Jos haluat toistettavan toimintatavan, käytä tätä rakennetta:

1. Valmistele keskeiset tiedot.
2. Aloita selkeällä syyllä soittaa.
3. Kysy, sopiiko hetki puhua.
4. Kuuntele tarkasti.
5. Vastaa pääasiaan suoraan.
6. Päätä selkeään seuraavaan askeleeseen.
7. Kirjaa lopputulos.

Tämä rakenne toimii myyntipuheluissa, asiakastarkistuksissa, toimittajakeskusteluissa ja yrityksen perustamiseen tai vaatimustenmukaisuuteen liittyvissä jatkotoimissa.

Lopputulos

Puhelin on yhä voimakas liiketoiminnan työkalu, koska se luo nopeutta, selkeyttä ja inhimillistä yhteyttä. Perustajat, jotka käyttävät sitä hyvin, voivat rakentaa luottamusta nopeammin, ratkaista ongelmia aikaisemmin ja viedä mahdollisuuksia eteenpäin vähemmällä kitkalla.

Jos olet perustamassa tai kasvattamassa yritystä, vahvat viestintätavat ovat yhtä tärkeitä kuin paperityöt. Zenind auttaa yrittäjiä hoitamaan yrityksen perustamisen ja jatkuvan vaatimustenmukaisuuden luottavaisin mielin, ja terävät puhelutaidot auttavat muuttamaan nämä järjestelmät todellisiksi ihmissuhteiksi.

Hallitse puhelu, niin vahvistat sen taustalla olevaa liiketoimintaa.