10 телефонни умения, които всеки основател на малък бизнес трябва да владее

Телефонът все още е един от най-ефективните инструменти, с които един основател може да разполага. В епоха на претрупани входящи пощи, автоматизирани чат прозорци и кратка концентрация, добре проведен разговор може да изгради доверие по-бързо от дълга имейл кореспонденция или излъскана начална страница.

За собствениците на малък бизнес телефонът не е просто начин да отговарят на въпроси. Той е директна връзка с потенциални клиенти, доставчици, партньори, настоящи клиенти и дори бъдещи инвеститори. Използван правилно, той може да ви помогне да квалифицирате лийдове, да обработвате възражения, да насрочвате срещи и да изграждате репутация на професионализъм.

Това е важно, независимо дали стартирате нов LLC, подготвяте първия си процес на продажби или просто се опитвате да направите бизнеса си по-лесен за доверие. Добри телефонни навици подпомагат всеки етап от растежа.

Защо телефонните умения все още са важни

Съобщенията и имейлът са удобни, но не винаги убедителни. Телефонният разговор ви позволява да чуете тона, да задавате уточняващи въпроси и да реагирате в реално време. Той също така може да покаже дали отсрещният човек е сериозен, забързан, объркан или готов да продължи напред.

Това е особено полезно за основателите. В ранните етапи на бизнеса всеки разговор има значение. Един-единствен разговор може да разкрие продажба, да реши притеснение или да предотврати недоразумение, което иначе би отнело дни за коригиране.

Целта не е да звучите като по сценарий. Целта е да звучите подготвени, спокойни и ясни.

1. Започвайте с ясна цел

Всеки разговор трябва да има причина.

Преди да набере номера, определете целта си в едно изречение. Искате ли да насрочите среща, да съберете липсваща информация, да потвърдите плащане или да отговорите на конкретен въпрос? Ако не знаете какъв резултат търсите, разговорът ще се разпилее.

Ясната цел ви помага да останете фокусирани и дава на другия човек усещането, че уважавате времето му. Освен това улеснява завършването на разговора с конкретна следваща стъпка.

2. Подгответе се, преди да се обадите

Подготовката веднага променя качеството на разговора.

Преди да позвъните, дръжте пред себе си релевантните детайли. Това може да включва информация за акаунта, история на поръчки, бележки от срещи, цени, често задавани въпроси или последния обмен на имейли. Ако разговорът е свързан с учредяване на бизнес или с нормативно съответствие, уверете се, че знаете имената, датите и документите, които са включени.

Когато сте подготвени, можете да отговаряте бързо и да избягвате неловки паузи, които ви карат да изглеждате несигурни.

3. Започвайте с контекст и увереност

Хората се отпускат, когато знаят защо им се обаждате.

Започнете, като се представите, назовете бизнеса си, ако е уместно, и посочите причината за разговора по директен, но приятелски начин. Избягвайте разтеглени представяния или излишен фон. Заетите хора ценят яснотата.

Едно просто начало може да звучи така:

Здравейте, обажда се Jordan от North River Studio. Обаждам се, за да потвърдя следващата стъпка по заявката ви за onboarding.

Такъв тип начало е ясно, професионално и лесно за отговор.

4. Попитайте дали е удобен момент за разговор

Този един навик може веднага да подобри разговорите ви.

Дори разговорът да е важен, другият човек може да е в среща, да шофира, да обядва или да е съсредоточен върху друга задача. Да попитате дали е удобен момент показва уважение и намалява съпротивата.

Ако отговорът е не, не насилвайте разговора. Предложете да се обадите по-късно или насрочете подходящо време. Често ще получите по-добър резултат от кратък, планиран обратен разговор, отколкото от прибързан разговор.

5. Слушайте повече, отколкото говорите

Добрите телефонни умения не са само в това да говорите добре.

Те са в това да слушате достатъчно внимателно, за да разберете от какво наистина има нужда другият човек. Много основатели правят грешката да натискат с представяне, преди да разберат напълно въпроса. Това обикновено създава напрежение.

Вместо това оставете другия човек да обясни притеснението си. Водете си бележки. Задавайте по един уточняващ въпрос наведнъж. Повтаряйте ключовите точки с прости думи, за да знае, че сте разбрали.

Активното слушане ви прави по-внимателни и намалява риска от пропуснати детайли.

6. Поддържайте спокоен и равномерен темп

Как говорите е също толкова важно, колкото и какво казвате.

Прибързаният глас може да ви направи нервни или разпиляни. Бавният и равномерен темп ви кара да звучите по-уверено и по-лесно за доверие. Не е нужно да говорите драматично. Нужно е да говорите ясно.

Ако по принцип говорите твърде бързо, правете паузи между идеите. Ако имате навика да запълвате тишината с излишни думи, изчакайте другият човек да отговори, преди да продължите. Спокойният темп ви помага да държите разговора под контрол.

7. Поддържайте бележките си организирани

Разговорите създават информация, която е лесно да се изгуби, ако не внимавате.

Записвайте имена, дати, действия за изпълнение, обещания и въпроси, които изискват последващ отговор. Ако бизнесът ви все още е малък, обикновен дневник на разговорите може да е достатъчен. С разрастването ви тези бележки стават част от процеса на продажби, обслужване на клиенти и вътрешно управление на информацията.

Организираните бележки също ви предпазват от повтарящи се въпроси и противоречиви спомени по-късно. Ако сте обещали да изпратите нещо или да се свържете отново в определен ден, документирайте това веднага.

8. Останете професионални, когато разговорът стане труден

Не всеки разговор ще бъде приятен.

Може да разговаряте с човек, който е нетърпелив, объркан, скептичен или просто е в лош ден. Ключът е да не отразявате тази енергия. Останете учтиви, директни и стабилни.

Ако другият човек стане враждебен, понижете гласа си вместо да го повишавате. Повторете проблема, поставете граници, ако е необходимо, и прекратете разговора, ако той вече не е продуктивен. Професионализмът под натиск е един от най-ясните знаци за зрялост в бизнеса.

9. Завършвайте с следваща стъпка

Добрият разговор не трябва да се размива в края.

Преди да затворите, уверете се, че и двете страни знаят какво следва. Това може да означава изпращане на имейл, насрочване на друг разговор, преглед на документ или изчакване на одобрение.

Обобщете резултата в едно кратко изречение:

• „Ще изпратя коригираната оферта до 15:00 ч.“
• „Ще се чуем отново в четвъртък, след като прегледате документите.“
• „Ще потвърдя детайлите по подаването и ще се свържа с вас с следващата стъпка.“

Ясните следващи стъпки намаляват объркването и предотвратяват избягващи се забавяния.

10. Преглеждайте и подобрявайте след всеки разговор

Най-добрите телефонни умения се изграждат с повторение.

След важни разговори отделете минута, за да прецените какво е минало добре и какво не. Звучахте ли подготвени? Отговорихте ли на основния въпрос? Оставихте ли другия човек с ясна следваща стъпка? Говорихте ли твърде много или твърде малко?

Този тип преглед е особено полезен за основатели, които сами поемат продажбите, поддръжката и операциите. Малките подобрения се натрупват бързо. Няколко по-добри навика могат да направят всеки разговор по-ефективен.

Прост телефонен модел за основатели

Ако искате повторяем подход, използвайте тази структура:

1. Подгответе основните факти.
2. Започнете с ясна причина за разговора.
3. Попитайте дали е удобен момент.
4. Слушайте внимателно.
5. Отговорете директно на основния проблем.
6. Завършете с ясна следваща стъпка.
7. Запишете резултата.

Тази рамка работи за продажбени разговори, проверки с клиенти, разговори с доставчици и последващи действия, свързани с учредяване на бизнес или с нормативно съответствие.

В крайна сметка

Телефонът все още е мощен бизнес инструмент, защото създава скорост, яснота и човешка връзка. Основателите, които го използват добре, могат да изграждат доверие по-бързо, да решават проблеми по-рано и да придвижват възможностите напред с по-малко съпротивление.

Ако стартирате или развивате бизнес, добрите комуникационни навици са толкова важни, колкото и документите. Zenind помага на предприемачите да управляват учредяването на компания и текущото нормативно съответствие с увереност, а добрите телефонни умения ви помагат да превърнете тези системи в реални отношения.

Овладейте разговора и ще укрепите бизнеса зад него.