Penjelasan Undang-Undang Syarikat: Apa yang Perlu Disertakan oleh Setiap Syarikat

Undang-undang syarikat ialah peraturan operasi dalaman yang membantu sesebuah syarikat berfungsi dengan jelas dan konsisten. Walaupun Sijil Pemerbadanan mewujudkan syarikat di sisi negeri, undang-undang syarikat menentukan bagaimana syarikat itu sebenarnya beroperasi dari hari ke hari.

Bagi pengasas, undang-undang syarikat lebih daripada sekadar dokumen. Ia menetapkan kuasa membuat keputusan, prosedur lembaga pengarah, tugas pegawai, hak pemegang saham, dan peraturan pindaan. Undang-undang syarikat yang kukuh membantu mengurangkan kekeliruan, menyokong tadbir urus yang lebih baik, dan mewujudkan rangka kerja yang boleh diharapkan oleh syarikat ketika ia berkembang.

Jika anda sedang menubuhkan syarikat, memahami undang-undang syarikat adalah penting. Jika anda sudah menguruskannya, menyemak undang-undang syarikat secara berkala boleh membantu memastikan ia masih sesuai dengan perniagaan yang anda bina.

Apakah Itu Undang-Undang Syarikat?

Undang-undang syarikat ialah dokumen tadbir urus dalaman sesebuah syarikat. Ia biasanya diterima pakai oleh lembaga pengarah tidak lama selepas pemerbadanan dan lazimnya tidak difailkan dengan negeri.

Oleh sebab ia merupakan peraturan dalaman, undang-undang syarikat boleh disesuaikan mengikut keperluan perniagaan. Syarikat pemula dengan pasukan pengasas yang kecil mungkin memerlukan prosedur yang mudah. Syarikat yang lebih matang mungkin mahukan peraturan yang lebih terperinci untuk mesyuarat, jawatankuasa, dan tindakan pemegang saham.

Secara umum, undang-undang syarikat menjawab soalan praktikal seperti:

• Siapa yang mempunyai kuasa untuk menguruskan syarikat?
• Bagaimana mesyuarat lembaga pengarah dan pemegang saham dipanggil?
• Apakah yang dianggap sebagai kuorum?
• Bagaimana pegawai dilantik dan diberhentikan?
• Bagaimana saham diundi?
• Bagaimana undang-undang syarikat boleh diubah pada masa hadapan?

Fleksibiliti itu merupakan salah satu sebab utama mengapa undang-undang syarikat penting. Ia menyediakan struktur operasi yang boleh diramal tanpa menjadikan syarikat terlalu kaku.

Mengapa Undang-Undang Syarikat Penting

Ramai pemilik perniagaan baharu menumpukan perhatian pada pemfailan penubuhan dan menganggap syarikat itu selesai sebaik sahaja negeri meluluskan entiti tersebut. Hakikatnya, syarikat juga memerlukan rangka kerja tadbir urus.

Undang-undang syarikat penting kerana ia:

• Menentukan cara syarikat membuat keputusan
• Menjelaskan peranan pengarah dan pegawai
• Membantu mencegah pertikaian dalaman
• Menyokong pematuhan terhadap undang-undang negeri dan Sijil Pemerbadanan
• Mewujudkan konsistensi untuk pelabur, pemberi pinjaman, dan rakan niaga pada masa hadapan

Undang-undang syarikat yang disediakan dengan baik tidak menjamin setiap isu dapat dielakkan, tetapi ia memberikan syarikat satu struktur untuk menyelesaikan isu apabila timbul. Ini amat penting apabila pemilikan berkembang, pegawai baharu dilantik, atau syarikat bersedia untuk mendapatkan pembiayaan luar.

1. Peruntukan Lembaga Pengarah

Salah satu fungsi paling penting undang-undang syarikat ialah menetapkan peraturan untuk lembaga pengarah. Lembaga biasanya menyelia keputusan korporat utama, walaupun operasi harian dikendalikan oleh pegawai.

Peruntukan lembaga yang lazim dalam undang-undang syarikat termasuk:

• Bilangan pengarah dalam lembaga
• Cara pengarah dipilih atau diberhentikan
• Tempoh perkhidmatan dan prosedur kekosongan
• Keperluan notis mesyuarat
• Peraturan kuorum untuk mengambil tindakan
• Ambang undian bagi keputusan lembaga
• Sama ada mesyuarat boleh diadakan secara jarak jauh
• Sama ada tindakan boleh diluluskan melalui persetujuan bertulis
• Penubuhan dan kuasa jawatankuasa lembaga
• Indemniti dan pendahuluan perbelanjaan, jika berkenaan

Peruntukan ini membantu lembaga beroperasi dengan cekap dan mengurangkan ketidakpastian tentang cara keputusan korporat dibuat.

Mesyuarat Lembaga dan Kuorum

Peraturan kuorum amat penting. Kuorum ialah bilangan minimum pengarah yang diperlukan untuk menjalankan urusan secara sah dalam sesuatu mesyuarat. Jika kuorum tidak dipenuhi, lembaga mungkin tidak dapat mengambil tindakan.

Undang-undang syarikat juga boleh menangani sama ada pengarah boleh hadir melalui telefon atau persidangan video, berapa banyak notis awal diperlukan, dan apa yang berlaku jika seorang pengarah berkecuali atau tidak hadir.

Persetujuan Bertulis

Banyak syarikat membenarkan pengarah mengambil tindakan tanpa mesyuarat jika semua pengarah yang diperlukan menandatangani persetujuan bertulis. Ini boleh menjadi cara yang cekap untuk tindakan rutin atau yang sensitif terhadap masa. Undang-undang syarikat harus menyatakan dengan jelas sama ada persetujuan bertulis dibenarkan dan di bawah syarat apa.

2. Peranan dan Tanggungjawab Pegawai

Undang-undang syarikat sering mengenal pasti pegawai yang mengurus operasi harian. Gelaran pegawai lazim termasuk presiden, ketua pegawai eksekutif, setiausaha, bendahari, dan naib presiden. Sesetengah syarikat menggunakan gelaran tambahan bergantung pada struktur dan keperluan mereka.

Undang-undang syarikat boleh menerangkan:

• Cara pegawai dilantik atau diberhentikan
• Pegawai mana yang boleh menandatangani kontrak atau dokumen
• Sama ada seorang individu boleh memegang beberapa jawatan pegawai
• Bagaimana kuasa diagihkan dalam syarikat
• Tanggungjawab yang berkaitan dengan setiap jawatan
• Sama ada pegawai dilindungi indemniti untuk tindakan yang diambil dengan niat baik

Peruntukan pegawai yang jelas berguna kerana ia membantu pengasas dan pengurus mengetahui siapa bertanggungjawab atas apa. Ini mengurangkan pertindihan, kekeliruan, dan ketegangan yang tidak perlu.

3. Peraturan Pemegang Saham

Walaupun dalam syarikat milik rapat, peraturan pemegang saham harus dinyatakan dengan jelas. Pemegang saham memiliki syarikat, dan undang-undang syarikat membantu mentakrifkan cara mereka menggunakan hak mereka.

Peruntukan pemegang saham yang lazim termasuk:

• Cara mesyuarat pemegang saham dipanggil
• Tempoh notis untuk mesyuarat tahunan atau khas
• Tarikh rekod untuk kelayakan mengundi
• Keperluan kuorum untuk tindakan pemegang saham
• Ambang undian untuk meluluskan perkara korporat
• Sama ada undian proksi dibenarkan
• Sama ada pemegang saham boleh bertindak melalui persetujuan bertulis
• Cara saham diundi apabila terdapat kelas saham yang berbeza

Peraturan ini amat penting jika syarikat mempunyai beberapa pengasas atau merancang untuk mengeluarkan saham kepada pelabur atau pekerja pada masa hadapan.

Persetujuan Bertulis dan Pembuatan Keputusan Jarak Jauh

Sesetengah syarikat membenarkan pemegang saham mengambil tindakan tanpa mengadakan mesyuarat rasmi, dengan syarat kelulusan yang diperlukan ditandatangani secara bertulis. Yang lain memerlukan mesyuarat untuk tindakan tertentu. Undang-undang syarikat harus menyatakan peraturan ini dengan jelas supaya syarikat boleh mengikutinya secara konsisten.

4. Pindaan Undang-Undang Syarikat

Syarikat harus menjangka undang-undang syarikatnya akan berkembang. Struktur yang sesuai pada peringkat penubuhan mungkin tidak lagi ideal selepas perniagaan menggaji pekerja, membawa masuk pelabur, atau meluaskan operasi.

Undang-undang syarikat harus menerangkan cara pindaan diluluskan. Pendekatan yang lazim termasuk kelulusan oleh:

• Lembaga pengarah sahaja
• Pemegang saham sahaja
• Kedua-dua lembaga dan pemegang saham

Proses pindaan yang sesuai bergantung pada model tadbir urus syarikat dan tahap fleksibiliti yang ingin dikekalkannya.

Set undang-undang syarikat yang baik mengimbangi kestabilan dengan kebolehsuaian. Jika peraturan pindaan terlalu ketat, syarikat mungkin sukar mengemas kini bahasa tadbir urus yang lapuk. Jika terlalu longgar, syarikat mungkin berdepan ketidakpastian tentang siapa yang mengawal peraturan.

Apa yang Perlu Disertakan dalam Undang-Undang Syarikat?

Walaupun setiap syarikat berbeza, kebanyakan undang-undang syarikat harus menangani topik berikut:

• Nama syarikat dan pejabat utama, jika perlu
• Bilangan dan pemilihan pengarah
• Prosedur mesyuarat lembaga
• Gelaran dan tugas pegawai
• Prosedur mesyuarat pemegang saham
• Hak mengundi dan keperluan kuorum
• Peraturan pengeluaran dan pemindahan saham, jika sesuai
• Jawatankuasa dan pendelegasian kuasa
• Peruntukan indemniti
• Prosedur pindaan
• Mana-mana peruntukan tadbir urus lain yang dibenarkan oleh undang-undang yang terpakai dan Sijil Pemerbadanan

Tidak setiap syarikat memerlukan undang-undang yang sangat terperinci, tetapi setiap syarikat harus mempunyai undang-undang yang cukup lengkap untuk menyokong operasi dunia sebenar.

Kesilapan Lazim yang Perlu Dielakkan

Pengasas sering melakukan kesilapan yang boleh dielakkan semasa mewujudkan atau menyemak undang-undang syarikat. Antara yang paling biasa termasuk:

• Menyalin templat umum tanpa menyesuaikannya dengan syarikat
• Membiarkan peruntukan pegawai dan pengarah terlalu kabur
• Tidak menyelaraskan undang-undang syarikat dengan Sijil Pemerbadanan
• Terlupa mengemas kini undang-undang syarikat selepas perubahan besar dalam perniagaan
• Mengabaikan keperluan undang-undang negeri yang mungkin menjejaskan tadbir urus
• Menggunakan bahasa yang terlalu rumit sehingga sukar diikuti dalam amalan

Dokumen undang-undang syarikat yang baik harus mudah difahami, praktikal, dan selaras dengan keperluan tadbir urus sebenar syarikat.

Bagaimana Undang-Undang Syarikat Disepadukan dalam Proses Penubuhan

Undang-undang syarikat ialah sebahagian daripada proses penubuhan korporat yang lebih luas. Selepas pemerbadanan, pihak pengasas atau lembaga biasanya menerima pakai undang-undang syarikat, melantik pengarah dan pegawai jika perlu, memberi kuasa kepada pengeluaran saham, dan menangani tindakan korporat awal.

Bagi pengasas yang menggunakan Zenind untuk menubuhkan syarikat, undang-undang syarikat merupakan bahagian penting dalam membina asas operasi yang kemas. Pemfailan penubuhan mewujudkan entiti, tetapi dokumen tadbir urus dalaman membantu entiti itu berfungsi dengan betul setelah wujud.

Perbezaan itu penting. Sesebuah syarikat mungkin telah ditubuhkan secara sah, tetapi tanpa undang-undang syarikat yang jelas, keputusan dalaman boleh menjadi tidak teratur atau sukar didokumenkan.

Bila Perlu Menyemak atau Mengemas Kini Undang-Undang Syarikat

Syarikat harus menyemak semula undang-undang syarikat apabila:

• Struktur lembaga berubah
• Pegawai baharu ditambah atau diganti
• Syarikat menerima pemegang saham atau pelabur baharu
• Perniagaan berubah daripada syarikat pemula kepada syarikat yang lebih matang
• Syarikat mengubah gaya pengurusan atau proses membuat keputusan
• Undang-undang negeri atau Sijil Pemerbadanan berubah dengan cara yang menjejaskan tadbir urus

Semakan berkala ialah amalan yang praktikal. Ia membantu memastikan peraturan dalaman syarikat masih sepadan dengan cara perniagaan itu sebenarnya beroperasi.

Kesimpulan

Undang-undang syarikat ialah salah satu dokumen dalaman paling penting yang boleh dimiliki oleh sesebuah syarikat. Ia menentukan struktur tadbir urus syarikat, menyokong pembuatan keputusan yang teratur, dan mewujudkan rangka kerja untuk pengarah, pegawai, dan pemegang saham.

Bagi pengasas baharu, pengajaran utamanya mudah: pemerbadanan hanyalah permulaan. Syarikat juga memerlukan peraturan dalaman yang jelas, praktikal, dan selaras dengan matlamat jangka panjangnya.

Sama ada anda sedang melancarkan syarikat baharu atau memperkemas syarikat sedia ada, meluangkan masa untuk memastikan undang-undang syarikat disediakan dengan betul boleh menjimatkan masa, mengurangkan geseran, dan menyokong tadbir urus yang lebih baik apabila perniagaan berkembang.

Artikel ini adalah untuk tujuan maklumat umum sahaja dan bukan nasihat undang-undang atau cukai.