Cara Menangkap Prospek Selepas Waktu Pejabat Tanpa Kehilangan Hasil

Prospek selepas waktu pejabat mudah dipandang ringan kerana ia tiba ketika pasukan anda sedang tidak bekerja, peti masuk anda sunyi, dan hari perniagaan sudah berakhir. Namun begitu, borang yang dihantar lewat malam, mesej chat, voicemail, dan e-mel selalunya merupakan antara peluang paling bernilai yang akan diterima oleh perniagaan anda.

Bagi pengasas dan pemilik perniagaan kecil, cabarannya mudah: pelanggan tidak berhenti membeli apabila pejabat anda ditutup. Jika perniagaan anda tidak dapat memberi respons dengan cepat, prospek mungkin beralih kepada pilihan lain sebelum pagi. Kelewatan itu boleh menurunkan kadar penukaran, melemahkan kepercayaan, dan mensia-siakan usaha pemasaran yang membawa prospek itu ke laman anda pada mulanya.

Berita baiknya ialah menangkap prospek selepas waktu pejabat tidak memerlukan pasukan besar atau set teknologi yang rumit. Dengan sistem respons yang betul, anda boleh mengesahkan pertanyaan dengan segera, menghalakannya dengan cekap, dan membuat susulan dengan cara yang memastikan perbualan terus bergerak.

Mengapa prospek selepas waktu pejabat penting

Prospek paling berkemungkinan untuk menukar apabila pembeli benar-benar terlibat. Detik minat itu rapuh. Seorang pelawat mungkin sedang membandingkan vendor, meneliti perkhidmatan baharu, atau memutuskan sama ada hendak menubuhkan LLC, memasukkan perniagaan, atau mendapatkan bantuan pematuhan. Jika mereka menghantar borang pada jam 9 malam dan tidak mendengar apa-apa sehingga hari perniagaan berikutnya, motivasi mereka boleh cepat pudar.

Prospek selepas waktu pejabat sering mewakili:

• Niat yang lebih tinggi, kerana prospek meluangkan masa untuk menghubungi anda di luar waktu biasa
• Persaingan yang lebih pantas, kerana pembeli dalam talian boleh membandingkan beberapa perniagaan dalam beberapa minit
• Kesabaran yang lebih rendah, kerana pelanggan moden menjangkakan pengakuan pantas walaupun jawapan penuh perlu menunggu
• Risiko hasil yang lebih besar, kerana kelewatan boleh menukar prospek yang layak menjadi peluang yang hilang

Sebab itulah kelajuan respons prospek bukan sekadar isu perkhidmatan pelanggan. Ia ialah isu hasil.

Mulakan dengan pengesahan segera

Langkah pertama untuk menutup jurang selepas waktu pejabat adalah mudah: beritahu prospek bahawa mesej mereka telah diterima.

Balasan segera hendaklah melakukan tiga perkara:

• Mengesahkan penerimaan pertanyaan
• Menetapkan jangkaan tentang bila manusia akan memberi respons
• Menyediakan laluan terus untuk soalan mendesak, jika sesuai

Mesej ini tidak perlu menyelesaikan masalah pelanggan. Tujuannya ialah untuk mengelakkan ketidakpastian. Apabila orang tahu permintaan mereka sampai ke tempat yang betul, mereka lebih cenderung menunggu langkah seterusnya daripada meninggalkan proses.

Mesej pengesahan yang baik hendaklah pendek, khusus, dan profesional. Sebagai contoh, ia boleh menyatakan bahawa pasukan anda telah menerima permintaan, menerangkan tempoh respons biasa, dan memberi prospek cara untuk menghubungi orang yang betul jika keperluan mereka sensitif kepada masa.

Halakan pertanyaan kepada orang yang betul dengan lebih cepat

Tidak setiap prospek harus pergi ke peti masuk yang sama.

Perniagaan yang menjual pelbagai perkhidmatan, mengendalikan pasaran geografi yang berbeza, atau menyokong jenis pelanggan yang berbeza mendapat manfaat daripada penghalaan prospek. Penghalaan memastikan setiap pertanyaan sampai kepada orang yang paling sesuai untuk menjawabnya.

Ini penting kerana banyak prospek tidak gagal akibat kurang minat. Mereka gagal kerana mereka tersangkut berulang-alik secara dalaman sebelum sesiapa memiliki perbualan itu. Jika seorang prospek bertanya tentang penubuhan syarikat, mengemas kini pemfailan, atau mendapatkan bantuan pematuhan, orang yang boleh menjawab soalan khusus itu haruslah orang yang membuat susulan.

Penghalaan prospek meningkatkan kualiti respons dalam tiga cara:

• Ia mengurangkan pemindahan tangan
• Ia mengurangkan kekeliruan untuk kakitangan anda
• Ia memberi pelanggan pengalaman yang lebih langsung dan yakin

Bagi perniagaan yang baru ditubuhkan, proses ini boleh menjadi sangat penting. Seorang pengasas mungkin mengurus jualan, operasi, dan perkhidmatan pelanggan pada masa yang sama. Penghalaan mengelakkan peti masuk bersama daripada menjadi kesesakan.

Gunakan chat langsung atau sokongan jawapan apabila anda tidak boleh berada dalam talian

Jika perniagaan anda menerima sejumlah pertanyaan waktu malam yang ketara, pertimbangkan untuk menambah chat langsung atau penyelesaian jawapan yang dikendalikan.

Chat langsung berguna kerana ia mengekalkan perbualan semasa pelawat masih berada di laman web anda. Daripada menunggu balasan e-mel yang mungkin tiba beberapa jam kemudian, prospek boleh bertanya soalan asas serta-merta dan memutuskan sama ada untuk meneruskan.

Satu persediaan chat selepas waktu pejabat yang baik boleh:

• Menjawab soalan lazim
• Mengumpul maklumat hubungan
• Menyaring prospek sebelum pagi
• Mengekalkan penglibatan prospek ketika minat masih tinggi

Walaupun pasukan chat tidak dapat menutup jualan serta-merta, ia boleh mengekalkan momentum. Itu sahaja sudah boleh meningkatkan kadar penukaran.

Sokongan jawapan boleh memainkan fungsi yang serupa untuk panggilan telefon. Jika pemanggil mencapai seseorang secara langsung atau perkhidmatan jawapan profesional dan bukannya peti voicemail penuh, perniagaan kelihatan tersedia dan responsif. Kesan pertama itu penting.

Jadikan susulan mudah alih sebahagian daripada proses anda

Sistem respons prospek tidak sepatutnya bergantung pada seseorang yang berada di meja.

Pengasas dan pemilik perniagaan kecil sering memerlukan keupayaan untuk menyemak prospek baharu daripada telefon atau tablet, terutamanya apabila mereka sedang melancong, bekerja lewat, atau mengurus pelbagai tanggungjawab. Akses mudah alih memudahkan keputusan dibuat dengan cepat tentang pertanyaan mana yang boleh menunggu dan mana yang memerlukan perhatian segera.

Susulan mudah alih berfungsi paling baik apabila ia berstruktur. Pasukan anda harus tahu:

• Makluman mana yang mendesak
• Siapa yang bertanggungjawab untuk membalas terlebih dahulu
• Butiran apa yang perlu ditangkap sebelum balasan dihantar
• Bila prospek perlu diekskalasi dan bukan menunggu sehingga pagi esok

Jika perniagaan anda sudah menggunakan alat CRM, automasi e-mel, atau perisian peti masuk bersama, pastikan pengalaman mudah alih itu boleh digunakan. Sistem yang secara teknikal tersedia pada telefon tetapi sukar dinavigasi tidak akan banyak membantu apabila masa penting.

Bina aliran kerja prospek selepas waktu pejabat yang ringkas

Sistem respons yang terbaik bukanlah yang paling rumit. Ia ialah yang boleh diikuti secara konsisten oleh pasukan anda.

Aliran kerja selepas waktu pejabat yang praktikal kelihatan seperti ini:

1. Prospek menghantar borang, membuat panggilan, atau meninggalkan mesej chat.
2. Respons automatik mengesahkan penerimaan dan menetapkan jangkaan.
3. Pertanyaan dihalakan kepada orang atau barisan yang betul.
4. Ejen chat langsung, perkhidmatan jawapan, atau ahli pasukan on-call mengendalikan soalan mendesak.
5. Prospek direkodkan untuk susulan hari berikutnya.
6. Ahli pasukan yang ditugaskan menyemak pertanyaan dan meneruskan perbualan.

Aliran kerja ini mewujudkan laluan yang boleh diramal daripada hubungan pertama kepada susulan yang layak. Ia juga mengurangkan kemungkinan prospek terlepas pandang dalam peti masuk bersama atau tenggelam di bawah mesej lain.

Utamakan prospek yang paling penting

Tidak setiap pertanyaan selepas waktu pejabat memerlukan kelajuan respons yang sama.

Prospek bernilai tinggi, soalan pembaharuan, atau permintaan berkaitan pematuhan mungkin memerlukan perhatian segera. Soalan dengan keutamaan lebih rendah biasanya boleh menunggu sehingga waktu perniagaan. Kuncinya ialah mewujudkan peraturan lebih awal supaya pasukan anda tidak perlu membuat keputusan dari awal setiap kali mesej tiba.

Anda boleh mengutamakan berdasarkan:

• Jenis perkhidmatan
• Jenis pelanggan
• Potensi hasil
• Keperluan mendesak
• Sumber pertanyaan

Sebagai contoh, pemilik perniagaan baharu yang mahu menubuhkan LLC mungkin memerlukan jawapan pantas tentang pembentukan, perkhidmatan ejen berdaftar, dan pematuhan berterusan. Permintaan maklumat umum mungkin tidak memerlukan tindakan segera yang sama, tetapi ia masih wajar mendapat pengesahan yang jelas.

Kekalkan mesej anda konsisten merentas saluran

Penangkapan prospek selepas waktu pejabat berfungsi paling baik apabila laman web, e-mel, chat, dan sistem telefon anda semua menyampaikan janji asas yang sama: kami telah menerima pertanyaan anda, dan kami akan membuat susulan.

Konsistensi mengurangkan geseran. Ia juga menjadikan perniagaan anda kelihatan teratur dan boleh dipercayai.

Ini bermakna:

• Borang laman web anda harus menerangkan apa yang berlaku selepas penghantaran
• Balasan automatik harus sepadan dengan nada jenama anda
• Sapaan chat harus menetapkan jangkaan yang jelas
• Mesej voicemail harus mengarahkan pemanggil ke langkah seterusnya yang betul

Apabila pelanggan mendengar mesej yang sama di mana-mana, mereka lebih cenderung mempercayai proses itu dan terus terlibat.

Apa yang perlu dilakukan oleh perniagaan baharu terlebih dahulu

Jika anda sedang membina perniagaan dari awal, respons prospek harus menjadi sebahagian daripada pelan pelancaran anda, bukan sekadar fikiran selepas itu.

Sebelum anda melabur besar dalam pengiklanan atau pemasaran kandungan, pastikan anda boleh mengendalikan prospek yang masuk. Itu bermakna menyediakan asas lebih awal:

• Laman web profesional dengan laluan hubungan yang jelas
• Peti masuk bersama atau CRM untuk menjejak prospek
• Pengesahan automatik untuk penghantaran borang
• Proses penghalaan untuk permintaan jualan atau perkhidmatan
• Pelan untuk liputan selepas waktu pejabat

Zenind menyokong usahawan yang mahu menubuhkan dan mengekalkan perniagaan A.S. dengan asas yang mudah dan profesional. Setelah entiti anda diwujudkan, langkah seterusnya ialah membina sistem operasi yang membantu anda melayani pelanggan dengan baik. Respons prospek ialah salah satu sistem awal yang wajar disediakan dengan betul.

Cara mengetahui sama ada sistem anda berfungsi

Proses respons prospek hendaklah diukur, bukan diteka.

Jejaki beberapa metrik asas:

• Berapa banyak prospek yang tiba selepas waktu pejabat
• Seberapa cepat prospek tersebut menerima pengesahan
• Berapa lama masa yang diambil untuk susulan manusia
• Berapa ramai prospek selepas waktu pejabat yang bertukar menjadi pelanggan
• Saluran mana yang menjana peluang terbaik

Nombor ini membantu anda melihat sama ada proses anda melindungi hasil atau membocorkannya. Jika peratusan prospek yang tinggi masuk selepas waktu pejabat, itu tanda anda mungkin memerlukan automasi yang lebih kukuh, penghalaan yang lebih baik, atau liputan yang lebih konsisten.

Kesimpulan

Prospek selepas waktu pejabat bukanlah gangguan. Ia ialah ujian sejauh mana perniagaan anda bertindak balas apabila pelanggan bersedia untuk mengambil tindakan.

Jika anda boleh mengesahkan pertanyaan dengan cepat, menghalakannya dengan betul, dan memastikan perbualan terus bergerak, anda akan meningkatkan peluang penukaran dengan ketara. Bagi syarikat pemula dan perniagaan kecil, keupayaan respons itu boleh menjadi kelebihan daya saing yang sebenar.

Perniagaan yang menang selalunya bukanlah yang mempunyai prospek paling banyak. Ia ialah yang bertindak balas terlebih dahulu, kekal teratur, dan memudahkan prospek untuk terus melangkah.