Slik registrerer du en utenlandsk ideell organisasjon i Wisconsin: skjema 121, gebyrer og løpende etterlevelse

Hvis den ideelle organisasjonen din ble stiftet utenfor Wisconsin og ønsker å drive virksomhet i delstaten, må dere vanligvis kvalifisere dere som en utenlandsk nonstock-selskap før dere kan drive virksomhet. I Wisconsin er det Department of Financial Institutions (DFI) som håndterer denne prosessen.

Innsendingen er enkel når du vet hva Wisconsin forventer, men det hjelper å skille registreringssteget fra andre forpliktelser for ideelle organisasjoner. En utenlandsk ideell organisasjon kan måtte kvalifisere seg hos DFI, ha en registrert agent i Wisconsin, levere årsrapporter og, hvis den ber om bidrag, også fullføre registrering som veldedig organisasjon.

Hva Wisconsin mener med en utenlandsk ideell organisasjon

Wisconsin omtaler vanligvis en ideell organisasjon fra en annen delstat som en utenlandsk nonstock-selskap. Det er denne foretaksformen som brukes når en ideell organisasjon er stiftet i en annen delstat eller et annet land, men ønsker å drive virksomhet i Wisconsin.

Wisconsins lov sier at et utenlandsk selskap eller nonstock-selskap ikke bør drive virksomhet i delstaten før det har fått det riktige sertifikatet om fullmakt eller registrering fra DFI. Ikke alle aktiviteter regnes som å drive virksomhet, så organisasjoner med begrenset eller sporadisk kontakt med Wisconsin bør vurdere omstendighetene nøye før de sender inn noe.

Trinn 1: Bekreft at kvalifisering er påkrevd

Før du sender inn noe, bør du avgjøre om organisasjonens aktiviteter faktisk utgjør å drive virksomhet i Wisconsin.

Vanlige eksempler som kan tale for kvalifisering, er blant annet:

• Å ha fysisk tilstedeværelse eller kontor i Wisconsin
• Å ha ansatte i Wisconsin
• Å drive programmer, tjenester eller fasiliteter i delstaten
• Å inngå løpende kontrakter eller drive regelmessig virksomhet i Wisconsin

Noen aktiviteter er unntatt fra registreringskravet, og den konkrete vurderingen avhenger av faktum i saken. Hvis organisasjonen er usikker, er det klokt å få juridisk rådgivning før man bestemmer seg for ikke å registrere seg.

Trinn 2: Samle inn de nødvendige dokumentene

For en utenlandsk nonstock-selskap krever Wisconsins veiledning for utenlandske enheter:

• Skjema 121, Application for Certificate of Authority for a Foreign Nonstock Corporation
• Et gyldig certificate of status fra hjemjurisdiksjonen, utstedt innen de siste 60 dagene
• En registrert agent og en registrert kontoradresse i Wisconsin

Hvis organisasjonens juridiske navn ikke er tilgjengelig i Wisconsin, tillater skjema 121 bruk av et fiktivt navn. I så fall må du også sende inn det ekstra navneskjemaet som DFI krever.

Du bør også kontrollere at opplysningene om hovedkontor, stiftelsesdato, styrende jurisdiksjon og lederopplysninger er riktige før innsending.

Trinn 3: Fyll ut skjema 121 nøye

Skjema 121 er den sentrale registreringsinnsendelsen for en utenlandsk ideell organisasjon i Wisconsin. Skjemaet ber om:

• Organisasjonens juridiske navn
• Delstaten eller landet der den ble stiftet
• Datoen for stiftelsen
• Om organisasjonen har evigvarende eksistens
• Navn og e-postadresse til organisasjonens registrerte agent i Wisconsin
• Gateadressen til det registrerte kontoret i Wisconsin
• Adressen til hovedkontoret
• Om organisasjonen drev virksomhet i Wisconsin før den kvalifiserte seg
• Opplysninger om hovedansvarlig leder

Hvis organisasjonen allerede har drevet virksomhet i Wisconsin uten fullmakt, inneholder skjema 121 et tillegg som kan påvirke gebyret.

Nøyaktighet er viktig. DFIs instrukser er strenge, og ufullstendige innsendinger kan bli avvist eller returnert.

Trinn 4: Send inn til DFI og betal gebyret

DFIs gjeldende skjema 121 oppgir et innsendinggebyr på 100 dollar for søknad om Certificate of Authority for a Foreign Nonstock Corporation. Skjemaet oppgir også en valgfri ekspedert behandling mot et tillegg i gebyr.

Etter innsending bør du beholde kopi av papirene som ble sendt inn, bekreftelsen på betaling og det utstedte sertifikatet for egne arkiver.

Trinn 5: Oppretthold en registrert agent i Wisconsin

En utenlandsk ideell organisasjon må ha en registrert agent og et registrert kontor i Wisconsin. Dette er ikke bare et krav ved førstegangsregistreringen. Det er en løpende etterlevelsesforpliktelse.

Den registrerte agenten bør ha en faktisk gateadresse i Wisconsin og være tilgjengelig i normal arbeidstid for å motta stevninger og offisielle meldinger.

Hvis agenten eller kontoret endres, må opplysningene oppdateres raskt slik at DFIs registre forblir korrekte.

Trinn 6: Forstå kravet om årsrapport

Når organisasjonen er kvalifisert, må en utenlandsk nonstock-selskap levere en årsrapport til DFI hvert år.

Wisconsins instruksjoner for utenlandske enheter sier at årsrapporten skal leveres i løpet av første kalenderkvartal, noe som betyr 31. mars for enheter som er autorisert i løpet av kalenderåret. Manglende innlevering kan føre til at retten til å drive virksomhet i Wisconsin blir tilbakekalt.

DFIs gjeldende nettbaserte veiledning for skjema 5 oppgir et årsrapportsgebyr på 65 dollar, mens papirinstruksjonene oppgir 80 dollar på grunn av papirtillegget. Før du sender inn, bør du bekrefte hvilken metode du bruker, slik at du betaler riktig beløp.

Noen praktiske regler bidrar til å unngå problemer:

• Lever inn før fristen hvert år
• Hold opplysningene om registrert agent oppdaterte
• Gå nøye gjennom rapporten før innsending
• Ta vare på dokumentasjon på innleveringen i egne arkiver

Trinn 7: Sjekk om registrering som veldedig organisasjon også gjelder

Kvalifisering som utenlandsk organisasjon hos DFI er ikke det samme som registrering for innsamling av veldedige bidrag.

Hvis organisasjonen ber om bidrag i Wisconsin, eller får bidrag innhentet på sine vegne, kan DFI kreve registrering som veldedig organisasjon etter kapittel 202.

DFIs gjeldende veiledning for registrering av veldedige organisasjoner ber om blant annet:

• Et certificate of good standing
• Stiftelsesdokumenter
• Vedtekter, med mindre organisasjonen er organisert som en trust
• Den siste årsrapporten for Wisconsin

Det gjeldende registreringsgebyret for veldedige organisasjoner som DFI oppgir, er 15 dollar.

Ikke alle ideelle organisasjoner må registrere seg som veldedige organisasjoner, men enhver gruppe som samler inn penger i Wisconsin bør gjennomgå reglene for innsamling før den starter kampanjer, engasjerer en innsamler eller tar imot donasjoner fra givere i Wisconsin.

Vanlige feil å unngå

Utenlandske ideelle organisasjoner støter ofte på problemer på grunn av feil som kunne vært unngått. De vanligste er:

• Å sende inn feil foretaksform
• Å bruke et certificate of status som er for gammelt
• Å glemme å oppgi en registrert agent i Wisconsin
• Å forveksle utenlandsk kvalifisering med veldedig registrering
• Å gå glipp av fristen for årsrapporten
• Å anta at føderal skattefritaksstatus alene gir rett til virksomhet i Wisconsin

Et annet vanlig problem er å overse forskjellen mellom sporadisk aktivitet og løpende forretningsvirksomhet. Hvis du er i grenseland, bør du stoppe opp og vurdere saken før du begynner å drive virksomhet.

En enkel etterlevelsessjekkliste

Bruk denne sjekklisten som utgangspunkt:

• Bekreft at organisasjonen faktisk er utenlandsk i forhold til Wisconsin
• Bestem om kvalifisering i Wisconsin er påkrevd
• Bestill et gyldig certificate of status fra hjemstaten
• Fyll ut skjema 121
• Utpek en registrert agent i Wisconsin
• Send inn til DFI og betal gebyret
• Sett fristene for årsrapporten inn i kalenderen
• Vurder krav til veldedig registrering hvis du samler inn penger i Wisconsin

Slik kan Zenind hjelpe

Registrering av en utenlandsk ideell organisasjon er ikke vanskelig, men det er lett å overse en detalj som skaper forsinkelser. Zenind hjelper organisasjoner med å håndtere papirarbeidet, fristene og oppfølgingen som trengs for å holde seg i samsvar når de utvider til Wisconsin.

For team som opererer i mer enn én delstat, kan slik støtte redusere administrativ friksjon og bidra til å holde innsendingene organisert etter hvert som organisasjonen vokser.

Kort oppsummert

Å registrere en utenlandsk ideell organisasjon i Wisconsin starter med riktig kvalifiseringsinnsending, men det slutter ikke der. Organisasjonen må også ha en registrert agent i Wisconsin, levere årsrapporter og kontrollere om registrering for innsamling av veldedige bidrag gjelder.

Hvis du håndterer disse stegene i riktig rekkefølge, blir prosessen mer overkommelig, og organisasjonen kan drive virksomhet i Wisconsin med større trygghet.