7 dicas para construir uma parceria empresarial bem-sucedida

Uma parceria empresarial pode ser uma forma poderosa de lançar e fazer crescer uma empresa. O parceiro certo pode trazer capital, experiência, contactos, competências operacionais e responsabilização que tornam um negócio mais forte desde o primeiro dia. Mas as parcerias também acarretam riscos reais. Diferentes estilos de comunicação, expectativas desalinhadas, propriedade pouco clara e pressão financeira podem rapidamente criar atrito se a relação não for estruturada com cuidado.

A boa notícia é que muitos dos problemas mais comuns nas parcerias podem ser evitados. As parcerias fortes raramente se constroem por sorte. Constroem-se com clareza, acordos escritos, comunicação regular e uma compreensão partilhada do que significa sucesso.

Quer esteja a lançar um novo projeto, a trazer um cofundador ou a formalizar uma colaboração de longa data, estas sete dicas podem ajudá-lo a construir uma parceria empresarial duradoura.

1. Comece com uma visão partilhada e um objetivo realista

Antes de falar de títulos, percentagens ou responsabilidades diárias, certifique-se de que você e o seu parceiro concordam sobre a razão de ser da empresa. Uma parceria funciona melhor quando ambas as pessoas estão a avançar na mesma direção.

Uma visão partilhada deve responder a perguntas como:

• Que problema é que a empresa resolve?
• Quem é o cliente-alvo?
• Com que rapidez quer fazer crescer o negócio?
• Está a construir para escala a longo prazo, rendimento estável ou uma oportunidade de curto prazo?
• Que valores orientarão as decisões quando surgirem compromissos e trocas?

Se um parceiro quer uma startup de elevado crescimento e o outro quer um negócio estável orientado para o estilo de vida, esse desfasamento acabará por vir ao de cima. O mesmo acontece se um parceiro espera reinvestir os lucros durante anos enquanto o outro espera distribuições imediatas.

Coloque a visão por escrito. Uma declaração de uma página é muitas vezes suficiente para criar alinhamento, sobretudo nas fases iniciais. Reveja-a à medida que a empresa evolui para que a parceria se mantenha ancorada num propósito comum.

2. Registe por escrito todas as expectativas importantes

As boas intenções não são suficientes. Muitas parcerias falham porque os parceiros assumiram que se entendiam, mas nunca discutiram formalmente os detalhes mais importantes.

No mínimo, as expectativas escritas devem abranger:

• Percentagens de propriedade
• Contribuições de capital
• Autoridade na tomada de decisões
• Salário, retiradas ou distribuição de lucros
• Horário de trabalho e disponibilidade
• Responsabilidades se um parceiro ficar indisponível
• Condições de saída se um parceiro quiser sair
• O que acontece se a empresa precisar de mais financiamento

Um acordo escrito não é sinal de desconfiança. É sinal de profissionalismo. Ajuda a evitar discussões futuras ao tornar as regras visíveis antes de as emoções entrarem em cena.

Para empresários nos EUA, a estrutura exata do acordo dependerá do tipo de entidade e da legislação estadual. Se estiver a constituir uma LLC ou outra estrutura empresarial formal, a Zenind pode ajudar com apoio à constituição e com a conformidade contínua para que possa construir sobre uma base jurídica mais sólida.

3. Defina cedo funções, autoridade e responsabilização

Uma das formas mais rápidas de prejudicar uma parceria é deixar responsabilidades-chave vagas. Se ambas as pessoas acham que estão a “tratar do negócio”, mas nenhuma sabe quem é responsável por vendas, operações, finanças ou apoio ao cliente, o trabalho duplica-se ou fica por fazer.

Funções claras devem responder a:

• Quem trata das operações do dia a dia?
• Quem gere a contabilidade, as faturas e a folha de pagamentos?
• Quem lidera o marketing e as vendas?
• Quem assina contratos?
• Quem toma as decisões finais em áreas específicas?
• Que tarefas exigem aprovação de ambos os parceiros?

Não basta dizer que uma pessoa é “a estratega” e a outra é “a executora”. Esses rótulos parecem práticos, mas não dizem a ninguém o que acontece quando chega um contrato de um fornecedor, quando uma reclamação de cliente escale ou quando a tesouraria fica apertada.

Use um mapa de responsabilidades por escrito, mesmo que a empresa seja pequena. O objetivo não é criar burocracia. O objetivo é eliminar a confusão. A responsabilização torna-se muito mais fácil quando as responsabilidades estão ligadas a entregas e prazos específicos.

4. Utilize intencionalmente os pontos fortes de cada parceiro

Uma parceria forte não exige dois fundadores idênticos. Na verdade, as melhores combinações funcionam muitas vezes porque os parceiros trazem competências diferentes para a mesa.

Uma pessoa pode ser melhor em vendas e outra em operações. Uma pode destacar-se no desenvolvimento de produto e outra nas finanças. Uma pode ser altamente criativa, enquanto a outra é disciplinada com sistemas e execução. As diferenças são uma vantagem quando são reconhecidas e bem aproveitadas.

Para pôr os pontos fortes a funcionar:

• Liste as competências centrais de cada parceiro
• Identifique lacunas que nenhum dos dois cobre bem
• Atribua responsabilidades com base na força, e não apenas na preferência
• Reveja a distribuição à medida que o negócio cresce
• Recorra a ajuda externa nas áreas fracas para ambos

Evite a suposição de que ambos os parceiros devem partilhar todas as tarefas de forma igual. Igualdade nem sempre significa eficácia. Uma abordagem melhor é dividir o trabalho de forma a apoiar o desempenho do negócio.

É também aqui que o apoio externo pode fazer uma grande diferença. Se nenhum dos parceiros for forte em contabilidade, planeamento fiscal ou conformidade operacional, é melhor procurar ajuda cedo do que esperar até o problema se tornar caro.

5. Defina regras financeiras antes de o dinheiro se tornar tenso

O dinheiro é uma das fontes mais comuns de conflito em parcerias. Os problemas começam normalmente quando a empresa passa a gerar receitas, as despesas aumentam ou um dos parceiros sente que está a contribuir mais do que o outro.

As regras financeiras devem abranger:

• Quem controla a conta bancária
• Limites de despesa que exigem aprovação
• Como e quando os lucros serão distribuídos
• Se os parceiros receberão salário ou retirada
• Como funcionarão chamadas adicionais de capital
• Que registos devem ser mantidos e partilhados
• Como serão tratados os impostos

Uma parceria forte precisa de transparência. Cada parceiro deve conseguir ver de onde vem o dinheiro, para onde vai e quais são as obrigações da empresa.

A tesouraria merece atenção especial. Uma empresa pode parecer rentável no papel e, ainda assim, ter dificuldades em pagar contas se o dinheiro estiver preso em contas a receber, inventário ou clientes que pagam lentamente. Crie um processo para rever regularmente a posição de caixa, sobretudo no primeiro ano.

Se a empresa for organizada como uma LLC ou outra entidade formal, certifique-se de que os registos da empresa e as declarações de conformidade se mantêm atualizados. Isso ajuda a reduzir problemas evitáveis no futuro, especialmente quando a empresa tenta abrir uma conta bancária, procurar financiamento ou preparar impostos.

6. Aborde os desacordos cedo e de forma direta

Nenhuma parceria está livre de conflitos. A diferença entre uma parceria saudável e uma falhada não é a existência de desacordo. É a rapidez e a forma construtiva com que os parceiros lidam com ele.

A tensão não resolvida costuma crescer de forma previsível:

• Pequenas frustrações tornam-se suposições
• As suposições tornam-se ressentimento
• O ressentimento torna-se silêncio ou agressividade passiva
• O silêncio torna-se um conflito grave

Para evitar que os problemas se agravem, crie uma regra simples: fale cedo, fale com clareza e concentre-se no problema do negócio em vez de fazer críticas pessoais.

Hábitos úteis incluem:

• Agendar reuniões regulares de acompanhamento
• Falar sobre preocupações antes de se tornarem crises
• Concordar sobre como resolver impasses
• Trazer um conselheiro neutro quando necessário
• Documentar decisões importantes após as discussões

Também ajuda distinguir entre preferência e princípio. Nem todo o desacordo é sinal de que a parceria está quebrada. Algumas diferenças são apenas de estilo ou de timing. Outras questões, como fraude, desonestidade repetida ou violações graves de confiança, são muito mais sérias e exigem ação imediata.

O essencial é evitar que a relação caia na evasão. Os parceiros que comunicam de forma direta normalmente têm muito mais hipóteses de se manter alinhados.

7. Reveja a parceria regularmente e atualize-a à medida que a empresa cresce

Uma parceria que funcionou no lançamento pode não funcionar dois anos depois. O crescimento muda tudo. As receitas aumentam, as funções alteram-se, começa a contratação de pessoal e a empresa pode entrar em novos mercados ou atrair investidores. Se a estrutura da parceria se mantiver congelada enquanto a empresa muda, o atrito é quase garantido.

Defina um calendário para rever:

• Funções e responsabilidades
• Tendências de receitas e despesas
• Objetivos de crescimento
• Necessidades de equipa
• Autoridade na tomada de decisões
• Planeamento de saída e sucessão
• Requisitos legais e de conformidade

Uma revisão anual é uma boa base. Empresas que crescem mais depressa podem precisar de revisões trimestrais.

Estas reuniões são também uma oportunidade para fazer perguntas mais difíceis:

• A estrutura atual continua a funcionar?
• Um dos parceiros assumiu uma carga de trabalho muito maior?
• Os termos iniciais de propriedade continuam a parecer justos?
• A empresa deve mudar a sua estrutura jurídica?
• A empresa precisa de procedimentos operacionais mais formais?

As parcerias costumam falhar quando nunca são ajustadas à realidade. Um processo de revisão proativo ajuda a empresa a adaptar-se antes de o stress obrigar a uma decisão apressada.

Quando uma parceria pode não ser a melhor opção

Nem todos os negócios devem ser uma parceria. Por vezes, o melhor caminho é uma empresa com um único proprietário e contratados, assessores ou empregados em vez de coproprietários.

Uma parceria pode não ser a melhor escolha se:

• As partes não confiam plenamente uma na outra
• A visão não está alinhada
• Uma pessoa quer controlo e a outra quer igualdade
• Nenhum dos lados está disposto a documentar expectativas
• Um parceiro espera que o outro suporte a maior parte do trabalho

Se estes problemas já forem visíveis antes do lançamento, é muito mais fácil resolvê-los agora do que depois de existirem dinheiro e obrigações legais envolvidos. Muitos fundadores concluem que uma estrutura diferente, como uma LLC de um único membro, é mais simples e mais fácil de gerir.

Construa a base certa desde o início

Uma parceria empresarial bem-sucedida baseia-se em clareza, comunicação e estrutura. Os objetivos partilhados importam. Os acordos escritos importam. Funções claras, regras financeiras e revisões regulares também importam. Quando ambos os parceiros sabem do que são responsáveis e como as decisões serão tomadas, a empresa tem muito mais hipóteses de durar.

Se está a formar uma nova empresa nos Estados Unidos, comece com a estrutura jurídica e o processo de conformidade certos. A Zenind ajuda empreendedores a constituir e gerir entidades empresariais nos EUA com apoio prático que facilita a organização à medida que a empresa cresce.

As parcerias mais fortes não são as que nunca enfrentam problemas. São as que estão preparadas para os resolver bem.

Disclaimer: Este artigo destina-se apenas a fins informativos e não constitui aconselhamento jurídico, fiscal ou contabilístico. Se tiver questões específicas sobre a sua situação, consulte um profissional licenciado.