7 mẹo để xây dựng một quan hệ đối tác kinh doanh thành công

Quan hệ đối tác kinh doanh có thể là một cách mạnh mẽ để khởi nghiệp và phát triển công ty. Đối tác phù hợp có thể mang đến vốn, kinh nghiệm, mối quan hệ, kỹ năng vận hành và tinh thần trách nhiệm, giúp doanh nghiệp vững hơn ngay từ ngày đầu. Nhưng quan hệ đối tác cũng tiềm ẩn rủi ro thực sự. Khác biệt trong phong cách giao tiếp, kỳ vọng không đồng nhất, quyền sở hữu không rõ ràng và áp lực tài chính có thể nhanh chóng tạo ra căng thẳng nếu mối quan hệ không được thiết lập cẩn thận.

Tin tốt là nhiều vấn đề phổ biến trong quan hệ đối tác có thể phòng tránh được. Những quan hệ đối tác vững mạnh hiếm khi hình thành nhờ may mắn. Chúng được xây dựng trên sự rõ ràng, thỏa thuận bằng văn bản, giao tiếp thường xuyên và sự hiểu biết chung về thành công trông như thế nào.

Dù bạn đang khởi động một dự án mới, đưa vào một đồng sáng lập hay chính thức hóa một hợp tác đã tồn tại lâu dài, bảy mẹo sau có thể giúp bạn xây dựng một quan hệ đối tác kinh doanh bền vững.

1. Bắt đầu bằng tầm nhìn chung và mục đích thực tế

Trước khi nói về chức danh, tỷ lệ sở hữu hay trách nhiệm hằng ngày, hãy đảm bảo rằng bạn và đối tác đồng ý về lý do doanh nghiệp tồn tại. Một quan hệ đối tác hoạt động tốt nhất khi cả hai người cùng hướng đến một đích đến.

Tầm nhìn chung nên trả lời các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì?
• Khách hàng mục tiêu là ai?
• Bạn muốn doanh nghiệp tăng trưởng nhanh đến mức nào?
• Bạn đang xây dựng để mở rộng dài hạn, tạo thu nhập ổn định hay tận dụng một cơ hội ngắn hạn?
• Những giá trị nào sẽ dẫn dắt quyết định khi phải đánh đổi?

Nếu một bên muốn xây dựng một startup tăng trưởng cao còn bên kia muốn một doanh nghiệp nhỏ ổn định phục vụ lối sống, sự lệch hướng đó cuối cùng sẽ bộc lộ. Điều tương tự cũng xảy ra nếu một đối tác kỳ vọng tái đầu tư lợi nhuận trong nhiều năm trong khi người kia mong muốn phân phối lợi nhuận ngay.

Hãy ghi tầm nhìn ra giấy. Một tuyên bố dài một trang thường đã đủ để tạo sự đồng thuận, đặc biệt ở giai đoạn đầu. Hãy xem lại khi công ty phát triển để quan hệ đối tác luôn bám vào mục đích chung.

2. Ghi mọi kỳ vọng quan trọng bằng văn bản

Thiện chí thôi là chưa đủ. Nhiều quan hệ đối tác thất bại vì các bên cho rằng họ hiểu nhau, nhưng họ chưa bao giờ thảo luận chính thức những chi tiết quan trọng nhất.

Tối thiểu, các kỳ vọng bằng văn bản nên bao gồm:

• Tỷ lệ sở hữu
• Góp vốn
• Quyền ra quyết định
• Lương, khoản rút vốn hoặc phân phối lợi nhuận
• Giờ làm việc và mức độ sẵn sàng
• Trách nhiệm nếu một bên không thể tham gia
• Điều khoản rời khỏi công ty nếu một bên muốn rút lui
• Điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp cần thêm vốn

Một thỏa thuận bằng văn bản không phải là dấu hiệu của sự ngờ vực. Nó là dấu hiệu của tính chuyên nghiệp. Nó giúp ngăn tranh cãi về sau bằng cách làm rõ các quy tắc trước khi cảm xúc xen vào.

Đối với chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, cấu trúc chính xác của thỏa thuận sẽ phụ thuộc vào loại hình pháp nhân và luật của từng tiểu bang. Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc một cấu trúc doanh nghiệp chính thức khác, Zenind có thể hỗ trợ thành lập và tuân thủ định kỳ để bạn xây dựng trên một nền tảng pháp lý vững chắc hơn.

3. Xác định sớm vai trò, thẩm quyền và trách nhiệm giải trình

Một trong những cách nhanh nhất làm tổn hại quan hệ đối tác là để các trách nhiệm quan trọng trở nên mơ hồ. Nếu cả hai đều nghĩ rằng mình đang “quản lý doanh nghiệp”, nhưng không ai biết ai phụ trách bán hàng, vận hành, tài chính hay chăm sóc khách hàng, công việc sẽ bị trùng lặp hoặc bị bỏ sót.

Các vai trò rõ ràng nên trả lời:

• Ai phụ trách vận hành hằng ngày?
• Ai quản lý sổ sách, hóa đơn và bảng lương?
• Ai dẫn dắt marketing và bán hàng?
• Ai ký hợp đồng?
• Ai đưa ra quyết định cuối cùng trong từng lĩnh vực cụ thể?
• Những nhiệm vụ nào cần cả hai bên cùng phê duyệt?

Không đủ chỉ nói một người là “người chiến lược” và người kia là “người vận hành”. Những nhãn này nghe gọn gàng, nhưng chúng không cho ai biết điều gì xảy ra khi một hợp đồng với nhà cung cấp đến, khi có khiếu nại của khách hàng leo thang, hoặc khi dòng tiền bị siết chặt.

Hãy dùng một bản phân công trách nhiệm bằng văn bản, ngay cả khi công ty còn nhỏ. Mục tiêu không phải là tạo ra quan liêu. Mục tiêu là loại bỏ sự nhầm lẫn. Trách nhiệm giải trình trở nên dễ dàng hơn nhiều khi nhiệm vụ gắn với các đầu việc và thời hạn cụ thể.

4. Sử dụng thế mạnh của từng đối tác một cách có chủ đích

Một quan hệ đối tác mạnh không đòi hỏi hai nhà sáng lập giống hệt nhau. Trên thực tế, những cặp hợp tác tốt nhất thường hiệu quả vì mỗi bên mang đến những thế mạnh khác nhau.

Một người có thể giỏi bán hàng, người kia giỏi vận hành. Một người có thể xuất sắc trong phát triển sản phẩm, người kia lại mạnh về tài chính. Một người có thể rất sáng tạo, trong khi người kia kỷ luật hơn về hệ thống và thực thi. Sự khác biệt là lợi thế khi được nhận diện và sử dụng đúng cách.

Để phát huy thế mạnh:

• Liệt kê các kỹ năng cốt lõi của từng đối tác
• Xác định những khoảng trống mà cả hai đều chưa bao quát tốt
• Phân công công việc dựa trên thế mạnh, không chỉ dựa trên sở thích
• Xem lại cách phân chia khi doanh nghiệp phát triển
• Thuê hỗ trợ bên ngoài cho những lĩnh vực cả hai đều yếu

Đừng cho rằng cả hai đối tác phải chia đều mọi việc. Công bằng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với hiệu quả. Cách tiếp cận tốt hơn là phân chia công việc theo hướng hỗ trợ hiệu suất kinh doanh.

Đây cũng là lúc hỗ trợ bên ngoài có thể tạo ra khác biệt lớn. Nếu cả hai bên đều không mạnh về kế toán, lập kế hoạch thuế hoặc tuân thủ vận hành, thì tốt hơn là nên tìm hỗ trợ sớm thay vì đợi đến khi vấn đề trở nên tốn kém.

5. Đặt ra quy tắc tài chính trước khi tiền bạc trở thành căng thẳng

Tiền bạc là một trong những nguồn xung đột phổ biến nhất trong quan hệ đối tác. Vấn đề thường bắt đầu khi doanh nghiệp tạo ra doanh thu, chi phí tăng lên, hoặc một bên cảm thấy mình đóng góp nhiều hơn bên kia.

Các quy tắc tài chính nên bao gồm:

• Ai kiểm soát tài khoản ngân hàng
• Ngưỡng chi tiêu cần phê duyệt
• Lợi nhuận sẽ được phân phối như thế nào và khi nào
• Đối tác sẽ nhận lương hay khoản rút vốn ra sao
• Việc gọi vốn bổ sung sẽ diễn ra thế nào
• Hồ sơ nào phải được lưu giữ và chia sẻ
• Thuế sẽ được xử lý ra sao

Một quan hệ đối tác vững mạnh cần sự minh bạch. Mỗi đối tác nên có thể thấy tiền đến từ đâu, đi đâu và doanh nghiệp đang có những nghĩa vụ gì.

Dòng tiền cần được đặc biệt chú ý. Một doanh nghiệp có thể trông có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn chật vật trả hóa đơn nếu tiền bị khóa trong khoản phải thu, hàng tồn kho hoặc khách hàng thanh toán chậm. Hãy thiết lập quy trình xem xét tình hình tiền mặt thường xuyên, đặc biệt trong năm đầu tiên.

Nếu doanh nghiệp sẽ được tổ chức dưới dạng LLC hoặc một pháp nhân chính thức khác, hãy đảm bảo hồ sơ công ty và các báo cáo tuân thủ luôn được cập nhật. Điều đó giúp giảm các vấn đề có thể tránh được về sau, đặc biệt khi công ty đang cố mở tài khoản ngân hàng, tìm vốn hoặc chuẩn bị thuế.

6. Xử lý bất đồng sớm và trực tiếp

Không có quan hệ đối tác nào hoàn toàn không có xung đột. Sự khác biệt giữa một quan hệ đối tác lành mạnh và một quan hệ đối tác thất bại không nằm ở việc có bất đồng hay không. Điều quan trọng là các bên giải quyết nó nhanh và mang tính xây dựng đến mức nào.

Căng thẳng không được giải quyết thường phát triển theo những cách có thể dự đoán:

• Những bực bội nhỏ trở thành giả định
• Giả định trở thành oán giận
• Oán giận trở thành im lặng hoặc tiêu cực thụ động
• Sự im lặng trở thành xung đột lớn

Để vấn đề không leo thang, hãy tạo một quy tắc đơn giản: lên tiếng sớm, nói thẳng, và tập trung vào vấn đề kinh doanh thay vì chỉ trích cá nhân.

Những thói quen hữu ích bao gồm:

• Lên lịch kiểm tra định kỳ
• Nói về lo ngại trước khi chúng trở thành khủng hoảng
• Thống nhất cách xử lý bế tắc
• Mời một cố vấn trung lập khi cần
• Ghi lại các quyết định quan trọng sau khi thảo luận

Cũng nên phân biệt giữa sở thích và nguyên tắc. Không phải mọi bất đồng đều là dấu hiệu quan hệ đối tác đang đổ vỡ. Một số khác biệt chỉ là về phong cách hoặc thời điểm. Những vấn đề khác, như gian lận, thiếu trung thực lặp lại hoặc vi phạm niềm tin nghiêm trọng, thì nghiêm trọng hơn nhiều và cần hành động ngay lập tức.

Điều quan trọng là không để mối quan hệ trôi dần vào né tránh. Các đối tác kinh doanh giao tiếp trực tiếp thường có cơ hội cao hơn nhiều để giữ sự đồng thuận.

7. Rà soát quan hệ đối tác thường xuyên và cập nhật khi công ty phát triển

Một quan hệ đối tác hiệu quả khi mới khởi đầu có thể không còn phù hợp hai năm sau. Tăng trưởng thay đổi mọi thứ. Doanh thu tăng, vai trò thay đổi, tuyển dụng bắt đầu, và doanh nghiệp có thể bước vào thị trường mới hoặc thu hút nhà đầu tư. Nếu cấu trúc quan hệ đối tác bị giữ nguyên trong khi công ty thay đổi, xung đột gần như chắc chắn sẽ xảy ra.

Hãy đặt lịch xem xét:

• Vai trò và trách nhiệm
• Xu hướng doanh thu và chi phí
• Mục tiêu tăng trưởng
• Nhu cầu nhân sự
• Thẩm quyền ra quyết định
• Kế hoạch rút lui và kế nhiệm
• Yêu cầu pháp lý và tuân thủ

Một cuộc rà soát hằng năm là mức tối thiểu hợp lý. Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hơn có thể cần rà soát theo quý.

Những buổi trao đổi này cũng là cơ hội để đặt ra những câu hỏi khó hơn:

• Cấu trúc hiện tại còn hoạt động tốt không?
• Một đối tác có đang gánh khối lượng công việc lớn hơn nhiều không?
• Điều khoản sở hữu ban đầu còn công bằng không?
• Doanh nghiệp có nên thay đổi cấu trúc pháp nhân không?
• Công ty có cần quy trình vận hành chính thức hơn không?

Quan hệ đối tác thường thất bại khi chúng không bao giờ được điều chỉnh để phù hợp với thực tế. Một quy trình rà soát chủ động giúp doanh nghiệp thích nghi trước khi áp lực buộc phải ra quyết định vội vàng.

Khi quan hệ đối tác có thể không phải lựa chọn phù hợp

Không phải doanh nghiệp nào cũng nên là quan hệ đối tác. Đôi khi con đường tốt hơn là một công ty do một chủ sở hữu điều hành, có nhà thầu, cố vấn hoặc nhân viên thay vì đồng sở hữu.

Quan hệ đối tác có thể không phải là lựa chọn tốt nhất nếu:

• Các bên không hoàn toàn tin tưởng nhau
• Tầm nhìn không đồng nhất
• Một người muốn kiểm soát còn người kia muốn sự ngang bằng
• Không bên nào sẵn sàng ghi lại kỳ vọng bằng văn bản
• Một đối tác kỳ vọng bên kia gánh phần lớn khối lượng công việc

Nếu những vấn đề đó đã xuất hiện trước khi khởi động, tốt hơn là xử lý chúng ngay bây giờ thay vì sau khi tiền bạc và nghĩa vụ pháp lý đã liên quan. Nhiều nhà sáng lập quyết định rằng một cấu trúc khác, chẳng hạn như LLC một thành viên, sẽ gọn hơn và dễ quản lý hơn.

Xây dựng nền tảng đúng ngay từ đầu

Một quan hệ đối tác kinh doanh thành công được xây dựng trên sự rõ ràng, giao tiếp và cấu trúc. Mục tiêu chung rất quan trọng. Thỏa thuận bằng văn bản cũng quan trọng. Vai trò rõ ràng, quy tắc tài chính và các cuộc rà soát định kỳ cũng vậy. Khi cả hai đối tác đều biết mình chịu trách nhiệm gì và quyết định sẽ được đưa ra như thế nào, doanh nghiệp có cơ hội tồn tại lâu dài cao hơn nhiều.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ, hãy bắt đầu với cấu trúc pháp lý và quy trình tuân thủ phù hợp. Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý pháp nhân doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với hỗ trợ thực tiễn, giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng hơn khi công ty phát triển.

Những quan hệ đối tác mạnh nhất không phải là những quan hệ không bao giờ gặp vấn đề. Đó là những quan hệ được chuẩn bị để xử lý vấn đề tốt.

Disclaimer: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Nếu bạn có câu hỏi cụ thể về tình huống của mình, hãy tham khảo một chuyên gia có giấy phép.