O que é um número ITIN? Um guia prático para fundadores estrangeiros e contribuintes nos EUA

O Individual Taxpayer Identification Number, ou ITIN, é um número de processamento fiscal emitido pelo IRS para fins de impostos federais. Trata-se de um número de nove dígitos utilizado por pessoas que precisam apresentar declarações ou reportar informações para efeitos fiscais nos EUA, mas que não são elegíveis para um número de Social Security.

Para fundadores estrangeiros, investidores, cônjuges e dependentes, o ITIN pode tornar-se uma parte importante do enquadramento fiscal nos EUA. É independente da constituição de empresas, mas surge frequentemente quando uma pessoa não residente nos EUA detém um negócio americano, recebe rendimentos de origem nos EUA ou tem de constar numa declaração fiscal federal.

Noções básicas sobre o ITIN

Um ITIN não é uma autorização de trabalho, um visto nem um estatuto de imigração. Também não é um número de identificação de uso geral. O IRS emite ITINs apenas para administração fiscal federal.

Isso significa que um ITIN não:

• Autoriza trabalho nos Estados Unidos
• Torna alguém elegível para benefícios da Social Security
• Altera o estatuto de imigração
• Serve como identificação fora do sistema fiscal federal
• Substitui um número de Social Security quando a pessoa é elegível para um

Se uma pessoa se tornar elegível para um SSN, o IRS espera, em geral, que essa pessoa use o SSN em vez de um ITIN.

Quem precisa de um ITIN?

Pode precisar de um ITIN se tiver uma finalidade fiscal federal e não for elegível para um SSN. Na prática, isso inclui frequentemente:

• Estrangeiros não residentes que têm de apresentar uma declaração fiscal federal nos EUA
• Estrangeiros residentes para efeitos fiscais que não são elegíveis para um SSN
• Cônjuges ou dependentes que precisam de ser incluídos numa declaração fiscal
• Pessoas estrangeiras que reclamam um benefício de tratado fiscal ou reportam rendimentos nos EUA
• Certos fundadores ou titulares que precisam de um número de identificação de contribuinte para reporte fiscal federal

O teste principal é simples: se o IRS exigir um número de identificação fiscal dos EUA para uma finalidade fiscal federal e você não puder obter um SSN, o ITIN pode ser o número correto a solicitar.

Quem não precisa de um ITIN?

Nem toda a pessoa com ligações internacionais precisa de um ITIN. Pode não precisar de um se:

• Já tiver um SSN
• Não tiver uma obrigação de apresentação ou reporte fiscal federal
• Estiver apenas a constituir uma empresa e não tiver, de imediato, uma necessidade fiscal ligada à sua declaração pessoal
• Estiver a pedir um identificador empresarial como um EIN para a própria entidade

Esta distinção é importante para fundadores estrangeiros. Constituir uma LLC ou uma corporation nos EUA não é o mesmo que obter um ITIN. A empresa pode precisar de um EIN, enquanto o fundador pode mais tarde precisar de um ITIN para reporte fiscal pessoal ou ao nível do titular.

Porque é que os ITINs são importantes para fundadores estrangeiros

Para empreendedores internacionais, o ITIN torna-se frequentemente relevante depois de a empresa já estar constituída. Exemplos comuns incluem:

• Um titular não residente precisa de apresentar uma declaração fiscal nos EUA relacionada com rendimentos empresariais
• Um cônjuge ou dependente estrangeiro tem de ser incluído numa declaração ligada ao titular da empresa
• Um fundador precisa de reportar rendimentos, retenções na fonte ou elementos fiscais baseados em tratados
• Uma estrutura empresarial cria obrigações de reporte que exigem um número de identificação fiscal pessoal

Se estiver a construir uma empresa nos EUA a partir do estrangeiro, é útil separar claramente os três identificadores principais:

• Documentos de constituição da entidade criam a empresa
• EIN identifica a empresa para efeitos do IRS
• ITIN identifica certas pessoas para fins de impostos federais quando não são elegíveis para um SSN

A Zenind ajuda empreendedores a criar entidades empresariais nos EUA, e compreender estes identificadores fiscais desde cedo pode evitar atrasos quando a empresa começar a lidar com obrigações fiscais reais.

Como solicitar um ITIN

O IRS utiliza o Formulário W-7 para solicitar um novo ITIN ou renovar um ITIN expirado. Na maioria dos casos, o pacote de candidatura inclui:

1. Um Formulário W-7 preenchido
2. Uma declaração fiscal federal dos EUA, se exigida
3. Documentos de suporte que comprovem identidade e estatuto estrangeiro

A candidatura deve ser precisa e completa. Se o IRS precisar de uma declaração fiscal para emitir o ITIN, a declaração normalmente tem de ser anexada ao pacote de candidatura. Se a declaração estiver incompleta ou a documentação não satisfizer os requisitos do IRS, o processamento pode ficar parado.

Documentos comuns

O IRS exige documentos que comprovem identidade e estatuto estrangeiro. Um passaporte é muitas vezes o documento mais simples, desde que cumpra os requisitos do IRS. Outros documentos também podem ser aceites, dependendo da situação e das instruções em vigor no momento da apresentação.

Como as regras do IRS são específicas quanto aos documentos, os candidatos devem consultar as instruções atuais do Formulário W-7 antes de enviar qualquer coisa pelo correio.

Momento da entrega

Se estiver a solicitar um novo ITIN para uma declaração fiscal, o IRS geralmente espera que a candidatura seja apresentada juntamente com a declaração até à data de vencimento, salvo se existir uma exceção. Se perder esse prazo, pode enfrentar atrasos ou perder a possibilidade de reclamar certos benefícios fiscais nesse ciclo de apresentação.

Esse problema de calendário é um dos erros mais comuns. As pessoas esperam até a declaração estar pronta e depois descobrem que o pedido de ITIN devia ter sido incluído no pacote desde o início.

Renovar um ITIN expirado

Os ITINs podem expirar. Se um ITIN expirado for utilizado numa declaração fiscal federal dos EUA, deve ser renovado com o Formulário W-7 e os materiais de suporte exigidos.

Se o ITIN estiver apenas a ser usado em declarações informativas apresentadas por terceiros, a renovação pode não ser necessária até o número ser realmente necessário para uma declaração fiscal federal. Ainda assim, se pretende apresentar uma declaração usando esse ITIN, renove-o antes de apresentar ou espere possíveis atrasos no processamento.

É possível fazer e-file com um novo ITIN?

No ano em que um ITIN é atribuído, a primeira declaração associada a esse ITIN geralmente não pode ser apresentada por e-file da mesma forma que as declarações posteriores. Depois de o IRS atribuir o número, o e-file pode estar disponível em anos seguintes.

Se estiver a planear a época fiscal, não espere até ao prazo para descobrir que o pedido tem de ser enviado pelo correio ou incluído numa declaração em papel.

Erros comuns a evitar

As candidaturas a ITIN costumam ser atrasadas pelas mesmas razões:

• Enviar o Formulário W-7 sem a declaração fiscal exigida, quando esta é necessária
• Usar documentos de suporte desatualizados ou incompletos
• Assumir que um ITIN e um SSN são intercambiáveis
• Confundir os requisitos do EIN para a empresa com os requisitos do ITIN para o titular
• Esperar até ao prazo de entrega para iniciar o processo de candidatura
• Apresentar a declaração com um ITIN expirado quando é necessária renovação

A forma mais simples de evitar estes problemas é identificar primeiro a finalidade fiscal e depois associar a candidatura ao formulário do IRS e ao conjunto de documentos corretos.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Estes três números são fáceis de confundir, mas desempenham funções muito diferentes.

ITIN

Utilizado por pessoas singulares que precisam de um número de identificação fiscal federal mas não são elegíveis para um SSN.

SSN

Utilizado por pessoas elegíveis e associado ao emprego e à administração da Social Security.

EIN

Utilizado por entidades empresariais e em determinadas situações de reporte fiscal para empregadores, parcerias, corporations e algumas LLCs.

Um fundador estrangeiro pode precisar de um, dois ou até dos três em diferentes fases do percurso empresarial. O número correto depende de o IRS estar a identificar a pessoa ou a empresa e de a questão ser constituição, emprego ou reporte fiscal.

Quando procurar ajuda profissional

O processo do ITIN é gerível, mas nem sempre é simples. Vale a pena procurar ajuda se:

• É um fundador não residente com rendimentos transfronteiriços
• Precisa de apresentar vários formulários em conjunto
• A sua estrutura empresarial cria questões de retenção na fonte ou de tratados
• Não tem a certeza se precisa de um ITIN, um EIN ou ambos
• Precisa de renovar um ITIN expirado antes da época de apresentação fiscal

Um pequeno erro no início pode criar um atraso de processamento que afeta, mais tarde, declarações fiscais, reembolsos ou documentação de retenção na fonte.

Conclusão

Um ITIN é um número de identificação fiscal federal para pessoas que precisam de lidar com o IRS, mas que não são elegíveis para um número de Social Security. Não concede autorização de trabalho nem estatuto de imigração, mas pode ser essencial para apresentar impostos, reclamar certos benefícios e tratar obrigações fiscais nos EUA ligadas a propriedade estrangeira ou a membros da família.

Para fundadores estrangeiros, a principal lição é tratar os ITINs como parte do enquadramento fiscal global dos EUA, e não como substitutos da constituição da entidade ou do registo comercial. Estruture corretamente a empresa, identifique o número do IRS de que o negócio precisa e depois determine se algum proprietário ou familiar também precisa de um ITIN para reporte fiscal pessoal.

Uma configuração limpa no início poupa tempo mais tarde, quando chegarem a documentação do IRS e os prazos de apresentação.