Como apresentar os impostos da empresa pela primeira vez: um guia passo a passo para empreendedores nos EUA

Apresentar os impostos da empresa pela primeira vez é uma dessas etapas que parecem simples à distância e esmagadoras quando está realmente a fazê-lo. Começa com uma ideia de negócio, depois uma conta bancária, depois algumas faturas, e de repente está a tentar perceber qual formulário do IRS se aplica, se deve impostos estimados e o que conta como despesa dedutível.

A boa notícia é que o processo se torna gerível quando o divide numa sequência. A maioria dos contribuintes de primeira viagem não tem problemas porque o código fiscal é impossível de entender. Enfrenta problemas porque espera demasiado tempo, mantém registos incompletos ou assume que a sua empresa é tributada da mesma forma que todas as outras.

Este guia percorre os passos-chave que os fundadores nos EUA precisam de seguir para apresentar a primeira declaração fiscal da empresa com mais confiança e menos surpresas.

Comece por identificar a sua classificação fiscal

O seu processo de apresentação começa com uma pergunta simples, mas crítica: como é que a sua empresa é tributada?

A resposta depende da sua estrutura jurídica e de quaisquer opções fiscais que tenha feito. Alguns exemplos comuns:

Tipo de empresa	Declaração federal típica
Empresário em nome individual	Anexo C com o seu Formulário 1040 pessoal
LLC de um único membro tributada como entidade ignorada	Anexo C com o seu Formulário 1040 pessoal
LLC com vários membros tributada como sociedade	Formulário 1065
S corporation	Formulário 1120-S
C corporation	Formulário 1120

Se constituiu uma LLC, não assuma que LLC significa automaticamente um único formulário fiscal. Uma LLC é uma estrutura jurídica, mas pode ser tributada de formas diferentes consoante a forma como foi criada e se fez alguma eleição junto do IRS.

Se não tiver a certeza de como a sua empresa está classificada, consulte os documentos de constituição, o acordo operativo, os registos do EIN e quaisquer formulários de eleição fiscal que tenha apresentado. Errar aqui pode levar a preencher o formulário errado, omitir a declaração dos K-1 ou interpretar mal se o rendimento da empresa passa para a sua declaração pessoal.

Reúna os seus registos antes de começar

Os contribuintes de primeira viagem tentam muitas vezes preparar os impostos de memória. Isso é um erro.

Precisa de registos corretos para todo o ano fiscal, não de estimativas reunidas à última da hora. Comece por recolher:

• Extratos bancários e de cartões de crédito da empresa
• Relatórios de vendas e de processadores de pagamentos
• Faturas emitidas a clientes
• Recibos de despesas e compras
• Registos de payroll, se tiver empregados ou se se tiver pago através de payroll
• Pagamentos a prestadores de serviços e informações W-9
• Extratos de empréstimos e registos de juros
• Registos de aquisição de ativos para computadores, equipamento e outras compras importantes
• Cartas, avisos e confirmações de entrega de declarações fiscais estaduais

O objetivo é garantir que cada dólar de rendimento e cada despesa dedutível possam ser rastreados até a um documento de origem. Se as finanças da empresa estiverem misturadas com despesas pessoais, separe-as agora e documente cuidadosamente as transações empresariais.

Se a contabilidade não estiver reconciliada com os extratos bancários, corrija isso antes de apresentar a declaração. A reconciliação ajuda-o a detetar transações em falta, entradas duplicadas e despesas classificadas incorretamente antes de se tornarem erros de apresentação.

Saiba que impostos pode ter de pagar

Os impostos empresariais não se resumem a uma única declaração. Dependendo da sua estrutura e atividade, pode ser responsável por várias obrigações fiscais diferentes.

Imposto federal sobre o rendimento

Esta é a declaração principal associada à estrutura da sua empresa. As entidades de passagem normalmente declaram o rendimento e as deduções empresariais numa declaração que repercute nos proprietários. As C corporations pagam imposto ao nível da sociedade.

Imposto estimado sobre o rendimento

Se trabalha por conta própria, geralmente precisa de fazer pagamentos de imposto estimado ao longo do ano. O IRS costuma esperar pagamentos trimestrais para rendimento que não esteja totalmente coberto por retenção na fonte.

Muitos empresários em nome individual, sócios e acionistas de S corporations usam o Formulário 1040-ES para calcular os impostos estimados. O IRS geralmente divide o ano em quatro períodos de pagamento, com datas de vencimento em torno de 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro do ano seguinte, ou no dia útil seguinte se uma data de vencimento coincidir com um fim de semana ou feriado.

Impostos sobre payroll

Se a sua empresa tiver empregados, as obrigações fiscais de payroll são separadas da sua declaração de imposto sobre o rendimento. Isso inclui retenção de imposto sobre o rendimento, contribuições para a Segurança Social e Medicare, impostos de desemprego e requisitos relacionados de declaração e depósito.

Imposto sobre vendas e impostos estaduais

A apresentação federal é apenas parte do panorama. Muitos fundadores também precisam de registar e apresentar impostos estaduais, e algumas empresas têm de cobrar imposto sobre vendas com base no local onde operam e onde têm nexus.

Taxas de franchise ou taxas anuais estaduais

Vários estados impõem relatórios anuais, impostos de franchise ou outros requisitos de conformidade ao nível da entidade. Estes são fáceis de ignorar quando está concentrado apenas no IRS.

Faça corresponder os seus prazos de entrega à sua entidade

Perder um prazo pode gerar penalizações mesmo quando os valores estão corretos. A data exata depende da estrutura da empresa e do ano fiscal.

Para contribuintes com ano civil, os prazos federais gerais são:

• Parcerias: 15.º dia do terceiro mês após o fim do ano
• S corporations: 15.º dia do terceiro mês após o fim do ano
• C corporations: 15.º dia do quarto mês após o fim do ano

Se uma data de vencimento cair num sábado, domingo ou feriado legal, o prazo passa para o dia útil seguinte.

Se precisar de mais tempo para apresentar a declaração, normalmente pode pedir uma extensão. Apenas lembre-se de que uma extensão para apresentar não é uma extensão para pagar. Se tiver imposto em dívida, o pagamento continua, em geral, a vencer-se na data original.

Essa regra é mais importante do que muitos novos fundadores pensam. Entregar tarde já é dispendioso, mas entregar tarde com saldo em dívida pode ser ainda mais caro.

Utilize os formulários corretos logo à primeira

Um dos erros mais comuns no primeiro ano é usar o formulário fiscal errado ou esquecer um formulário complementar.

Alguns exemplos a ter em atenção:

• Uma LLC de um único membro pode ainda ter de declarar rendimento empresarial no Anexo C, mesmo sendo legalmente uma LLC
• Uma declaração de parceria pode exigir anexos K-1 para cada sócio
• Uma declaração de S corporation exige normalmente atribuições aos acionistas através do Anexo K-1
• Uma sociedade pode precisar de anexar calendários adicionais consoante ativos, atividade estrangeira ou outros itens de informação

Não assuma que as predefinições do software fiscal do ano anterior estão corretas para a sua empresa. Verifique o tipo de entidade, o ano fiscal, o EIN, a morada, o método contabilístico e a informação dos proprietários antes de submeter.

Se alterou a estrutura da empresa durante o ano, essa mudança pode afetar os formulários que apresenta e se precisa de uma declaração de curto período. Numa situação dessas, um profissional de impostos costuma valer o custo.

Registe as despesas dedutíveis com cuidado

As deduções empresariais reduzem o rendimento tributável, mas apenas se forem ordinárias, necessárias e suportadas por registos.

As deduções mais comuns para novas empresas incluem muitas vezes:

• Software e subscrições
• Material de escritório
• Seguro empresarial
• Publicidade e marketing
• Honorários profissionais
• Renda e serviços públicos de espaço empresarial
• Comissões bancárias
• Viagens e alojamento de negócios quando devidamente documentados
• Despesas de veículo ligadas ao uso empresarial
• Equipamento e certos custos iniciais ou de organização, dependendo do seu tratamento

O erro a evitar é tratar todas as despesas como dedutíveis só porque foram pagas a partir de uma conta da empresa. Despesas pessoais não se tornam dedutíveis apenas porque passaram pela empresa.

Mantenha uma nota breve para cada despesa que explique a finalidade empresarial. Esse hábito poupa tempo se algum dia precisar de justificar uma dedução mais tarde.

Pague-se da forma certa

A forma como os proprietários se pagam depende do tipo de entidade.

Os proprietários de S corporations precisam de se pagar corretamente através de payroll quando estão ativamente envolvidos na empresa. Os sócios e empresários em nome individual geralmente não recebem um salário da mesma forma que os trabalhadores por conta de outrem. Os proprietários de C corporations podem receber salários, dividendos ou ambos, dependendo da estrutura do negócio.

Isto é importante porque um contribuinte de primeira viagem pode assumir que transferir dinheiro da conta da empresa para a conta pessoal é suficiente. Não é. A remuneração dos proprietários precisa de corresponder às regras fiscais da sua estrutura.

Se não tiver a certeza de como tratar distribuições, salários ou pagamentos garantidos, peça aconselhamento antes de fechar os livros do fim do ano.

Apresente eletronicamente sempre que possível

A apresentação eletrónica é normalmente mais rápida e mais fácil de confirmar do que enviar declarações em papel pelo correio. Também reduz a probabilidade de erros simples, como assinaturas em falta ou anexos ilegíveis.

Antes de submeter, reveja mais uma vez o seguinte:

• Nome legal da empresa e EIN
• Classificação da entidade
• Datas do ano fiscal
• Percentagens e moradas dos proprietários
• Informação da conta bancária para reembolsos ou pagamentos
• Quaisquer calendários ou K-1s exigidos
• Confirmação de pagamento se houver imposto a pagar

Se a sua declaração for complexa, vale a pena fazer uma segunda revisão com um contabilista ou CPA antes de apresentar. Um anexo esquecido pode gerar avisos de seguimento que demoram muito mais a resolver do que teria demorado a verificar a declaração em primeiro lugar.

Se precisar de uma extensão, use-a de forma estratégica

Uma extensão pode ser útil quando está à espera de informação de parceiros, K-1s, registos corrigidos ou livros finais. Também pode dar-lhe algum tempo adicional se a sua declaração não estiver pronta na data original de vencimento.

Mas uma extensão não é uma forma de adiar o pagamento de impostos. Se espera dever, estime o valor e pague o máximo que puder razoavelmente até à data original. Isso ajuda a reduzir penalizações e juros.

Use o tempo extra para melhorar a declaração, não para a ignorar.

Erros comuns dos contribuintes de primeira viagem

Os erros mais comuns são muitas vezes os mais evitáveis:

• Apresentar no formulário fiscal errado
• Falhar pagamentos trimestrais de imposto estimado
• Confundir estrutura jurídica com classificação fiscal
• Esquecer declarações estaduais, impostos de payroll ou obrigações de imposto sobre vendas
• Deduzir despesas pessoais como custos empresariais
• Não reconciliar a contabilidade antes de apresentar
• Prorrogar a declaração mas não pagar o saldo em dívida
• Esquecer as regras de remuneração dos proprietários para S corporations
• Deixar a declaração K-1 para a última hora

Se só se lembrar de uma coisa, lembre-se desta: a apresentação fiscal é muito mais fácil quando começa com registos organizados e uma estrutura de entidade clara.

O que fazer se já tiver perdido um prazo

Se o prazo já passou, não espere que o problema cresça.

Apresente assim que puder, pague o que deve se houver imposto em dívida e corrija quaisquer erros óbvios com uma declaração retificativa, se necessário. Ignorar o problema normalmente piora-o.

Se recebeu um aviso, leia-o com atenção. Muitos avisos do IRS podem ser resolvidos, mas o prazo de resposta é importante. Quanto mais cedo tratar da questão, melhores costumam ser as suas opções.

Como a Zenind ajuda novos fundadores a ficarem preparados para impostos

Uma época fiscal sem sobressaltos começa normalmente muito antes da própria época fiscal. Documentos de constituição claros, uma identidade empresarial separada e conformidade contínua tornam muito mais fácil manter os registos organizados desde o primeiro dia.

É aqui que a Zenind se enquadra. A Zenind ajuda fundadores a constituir LLCs e corporations nos EUA e a manter as tarefas de conformidade sob controlo, para que a empresa comece com uma base administrativa mais sólida. Quando a sua empresa está configurada corretamente, é mais fácil separar atividade pessoal e empresarial, acompanhar a propriedade e entregar registos precisos ao seu preparador fiscal.

A Zenind não substitui um CPA, mas pode ajudar a preparar o terreno para contabilidade mais limpa e menos caos na altura de apresentar a declaração.

Lista de verificação final para a primeira declaração fiscal da empresa

Antes de apresentar, certifique-se de que pode responder sim a estas perguntas:

• Sei qual é o tipo de entidade e a minha classificação fiscal?
• A minha contabilidade está reconciliada com as contas bancárias?
• Reuni todos os registos de rendimento, despesas, payroll e prestadores de serviços?
• Sei se tenho de pagar impostos estimados, impostos de payroll ou declarações estaduais?
• Estou a usar o formulário do IRS e o ano fiscal corretos?
• Revisei todos os calendários, assinaturas e detalhes de pagamento?
• Se precisar de uma extensão, estimei e paguei também qualquer imposto devido?

Quando essas caixas estiverem assinaladas, a apresentação pela primeira vez torna-se muito menos intimidante. O processo continua a ser detalhado, mas já não é misterioso.

Conclusão

Aprender a apresentar os impostos da empresa pela primeira vez é, na verdade, criar um sistema repetível: escolher a classificação da entidade certa, manter registos exatos, compreender os prazos e antecipar as obrigações estimadas e estaduais.

Os fundadores que mais lutam são normalmente os que esperam até o prazo estar perto e depois tentam reconstruir um ano inteiro de atividade a partir de folhas de cálculo dispersas e pesquisas na caixa de correio eletrónico. Os fundadores que se mantêm organizados desde o início poupam tempo, reduzem o stress e costumam cometer menos erros dispendiosos.

Se está a criar um novo negócio, construa cedo a base de conformidade. Isso tornará cada declaração depois da primeira mais fácil.