As 10 principais questões fiscais que todo novo empresário deve fazer

Começar um negócio é entusiasmante, mas os impostos podem rapidamente tornar-se uma das partes mais confusas do processo. A estrutura da sua empresa, o registo no estado, os hábitos de contabilidade, a configuração da folha de pagamento e as obrigações de imposto sobre vendas influenciam tudo o que deve pagar e quando o deve pagar.

O melhor momento para compreender os princípios fiscais é antes de começar a operar. Um bom planeamento fiscal ajuda-o a evitar penalizações, a escolher a entidade certa, a manter-se em conformidade com as regras federais e estaduais e a construir um negócio que possa crescer de forma organizada.

Abaixo estão as 10 questões fiscais mais comuns que os novos fundadores devem fazer ao iniciar um negócio, juntamente com respostas práticas e dicas de planeamento.

1. Que impostos a minha empresa terá de pagar?

Os impostos que a sua empresa deve pagar dependem da forma como está estruturada, do local onde opera, do que vende e de ter ou não empregados.

As categorias de impostos mais comuns incluem:

• Imposto federal sobre o rendimento
• Imposto estadual sobre o rendimento, quando aplicável
• Imposto de trabalho por conta própria para alguns proprietários
• Impostos sobre a folha de pagamento, se contratar empregados
• Imposto sobre vendas de produtos ou serviços tributáveis em alguns estados
• Impostos especiais de consumo ou específicos do setor em casos limitados

Um empresário em nome individual, uma parceria, uma LLC, uma S corporation e uma C corporation podem ter tratamentos fiscais diferentes. Algumas entidades são tributadas ao nível do proprietário, enquanto outras entregam declarações separadas da entidade. O importante é saber quais os impostos aplicáveis antes de começarem a entrar receitas.

2. A estrutura da minha empresa altera a forma como sou tributado?

Sim. A escolha da entidade é uma das maiores decisões fiscais que irá tomar.

Empresário em nome individual

Um empresário em nome individual é, em geral, a estrutura mais simples. O rendimento do negócio é normalmente declarado na declaração fiscal pessoal do proprietário. Isso pode facilitar a configuração, mas não separa as responsabilidades fiscais pessoais e empresariais da mesma forma que uma entidade formal pode fazer.

Parceria

Uma parceria geralmente transfere os rendimentos e as perdas para os parceiros. A empresa pode apresentar uma declaração informativa, mas os proprietários normalmente declaram os resultados nas suas declarações pessoais.

LLC

Uma LLC é flexível. Por defeito, uma LLC com um único membro é muitas vezes tributada como um empresário em nome individual, e uma LLC com vários membros é muitas vezes tributada como uma parceria. Em alguns casos, uma LLC pode optar por ser tributada como S corporation ou C corporation.

S corporation

Uma S corporation não é, por si só, um tipo de constituição ao nível estadual, mas sim uma opção fiscal. Pode ajudar alguns empresários a gerir os impostos sobre trabalho por conta própria se o negócio for rentável e a estrutura fizer sentido.

C corporation

Uma C corporation é tributada separadamente dos seus proprietários. Esta estrutura pode ser útil para determinados planos de crescimento, estratégias de reinvestimento ou necessidades de investidores, mas também introduz considerações fiscais ao nível da empresa.

A escolha certa depende dos seus objetivos, dos lucros esperados, da estrutura de propriedade e das preferências de conformidade. A Zenind ajuda os fundadores a constituir a entidade de que necessitam e a construir uma base conforme desde o primeiro dia.

3. Preciso de um EIN antes de começar a operar?

Em muitos casos, sim.

Um Employer Identification Number, ou EIN, é um número fiscal federal usado para identificar o seu negócio. Pode precisar de um para:

• Abrir uma conta bancária empresarial
• Contratar empregados
• Apresentar declarações fiscais empresariais
• Registar-se para determinadas contas fiscais estaduais
• Trabalhar com fornecedores ou processadores de pagamentos

Mesmo que o seu negócio ainda não tenha empregados, um EIN pode tornar as operações mais limpas e profissionais. É muitas vezes um dos primeiros passos fiscais após a constituição.

4. Quando preciso de me registar para impostos estaduais e locais?

Isso depende da sua atividade e localização.

Algumas empresas têm de se registar para contas fiscais estaduais antes de realizar vendas tributáveis, contratar trabalhadores ou cobrar imposto sobre vendas. Outras podem precisar de licenças locais ou autorizações específicas do setor, além dos registos estaduais.

Os desencadeadores mais comuns incluem:

• Venda de bens tributáveis ou serviços tributáveis
• Contratação de empregados num estado
• Ter um escritório, armazém ou loja física
• Cumprir limiares de nexus económico para vendas remotas
• Operar num setor regulado

Os estados diferem muito na forma como definem as obrigações fiscais. Se vende online, expande para novos estados ou utiliza prestadores de serviços e empregados em vários estados, os requisitos de registo podem mudar rapidamente.

5. Tenho de cobrar imposto sobre vendas?

Possivelmente, mas nem sempre.

As regras de imposto sobre vendas dependem do que vende, de onde vende e de a sua empresa ter nexus num estado. Nexus é a ligação que dá a um estado autoridade para exigir a cobrança de impostos.

Pode ter de cobrar imposto sobre vendas se:

• Vender produtos tributáveis
• Vender bens ou serviços digitais tributáveis em alguns estados
• Tiver presença física num estado
• As suas vendas para um estado excederem um limiar de nexus económico

Nem todos os produtos ou serviços são tributáveis em todo o lado. Alguns estados tributam software, transferências digitais e determinados serviços de forma diferente. É por isso que os empresários devem confirmar a tributação antes de lançar sistemas de checkout ou vendas em marketplaces.

Se tiver dúvidas, reveja as regras de cada estado onde vende e configure cuidadosamente os seus sistemas de faturação e contabilidade.

6. O que é o imposto estimado e tenho de o pagar?

O imposto estimado é, em geral, um sistema de pagamento à medida que se ganha para impostos que não são retidos automaticamente do seu rendimento.

Muitos empresários precisam de fazer pagamentos de imposto estimado se esperarem dever um montante significativo na altura da declaração. Isto é especialmente comum para:

• Empresários em nome individual
• Sócios
• Proprietários de LLC tributadas como entidades de passagem
• Proprietários de S corporation que recebem distribuições e salários
• Proprietários com rendimento fora da retenção salarial padrão

Se a sua empresa gera rendimento durante o ano, esperar até à altura da declaração pode resultar numa fatura elevada. Os pagamentos estimados ajudam a distribuir essa obrigação ao longo do ano e reduzem o risco de penalizações.

Uma rotina simples de previsão pode tornar isto muito mais fácil. Reveja regularmente as receitas, as despesas e a remuneração dos proprietários para que os pagamentos de impostos não se tornem uma surpresa.

7. Que despesas empresariais posso deduzir?

Muitas despesas empresariais habituais e necessárias podem ser dedutíveis, mas os registos contam.

As categorias dedutíveis comuns podem incluir:

• Custos de constituição e de arranque
• Software e subscrições
• Material de escritório
• Serviços profissionais
• Marketing e publicidade
• Seguro empresarial
• Renda e serviços públicos para uso empresarial
• Despesas de deslocação relacionadas com o negócio
• Pagamentos a prestadores independentes
• Folha de pagamento e benefícios para empregados, quando aplicável

A regra geral é simples: se a despesa for habitual, necessária e diretamente ligada ao seu negócio, pode ser dedutível. A parte difícil é a documentação.

Guarde recibos, faturas, registos de quilometragem, contratos e registos bancários organizados desde o início. Registos bem organizados facilitam a declaração de impostos e reduzem a probabilidade de problemas se a sua declaração for analisada mais tarde.

8. Devo separar as finanças empresariais das pessoais?

Absolutamente.

Misturar fundos pessoais e empresariais cria problemas evitáveis de impostos e contabilidade. Uma conta bancária empresarial dedicada e um cartão de crédito empresarial tornam muito mais fácil acompanhar receitas, categorizar despesas e provar que os seus registos são precisos.

Uma separação financeira forte ajuda em:

• Relatórios fiscais precisos
• Contabilidade mais fácil
• Melhor acompanhamento do fluxo de caixa
• Suporte mais claro em caso de auditoria
• Operações empresariais mais profissionais

Para proprietários de LLC e de corporações, separar as finanças é especialmente importante porque apoia a distinção jurídica e fiscal entre a empresa e o proprietário.

9. Preciso de processamento salarial se me pagar a mim próprio ou se contratar ajuda?

Talvez.

As regras de processamento salarial dependem da estrutura da sua empresa e da classificação dos trabalhadores.

Pagamento a si próprio

• Empresários em nome individual e muitos proprietários de LLC normalmente não processam a sua própria remuneração através da folha de pagamento tradicional.
• Proprietários de S corporation geralmente precisam de ser pagos através da folha de pagamento se prestarem serviços à empresa.
• Proprietários de C corporation que trabalhem na empresa são normalmente tratados como empregados para efeitos de remuneração.

Contratação de trabalhadores

Se contratar empregados, poderá ter de:

• Registar contas de processamento salarial
• Reter e entregar impostos sobre salários
• Apresentar relatórios de folha de pagamento
• Emitir formulários salariais de fim de ano

Se utilizar prestadores independentes, ainda assim deve classificá-los cuidadosamente e manter registos dos pagamentos e dos formulários exigidos no final do ano.

A classificação dos trabalhadores é um problema comum de conformidade. Antes de pagar a alguém, certifique-se de que entende se essa pessoa é um empregado ou um prestador independente, de acordo com as regras aplicáveis.

10. Que registos fiscais devo guardar desde o primeiro dia?

Bons registos são uma das melhores ferramentas fiscais que um empresário pode ter.

No mínimo, guarde:

• Documentos de constituição
• Confirmação do EIN
• Registos estaduais
• Extratos bancários
• Extratos do cartão de crédito
• Relatórios de vendas
• Faturas e recibos
• Registos de folha de pagamento
• Contratos com prestadores
• Registos de quilometragem
• Cópias das declarações fiscais apresentadas e das notificações recebidas

Um processo mensal simples de contabilidade pode poupar horas mais tarde. Concilie contas, categorize despesas e armazene documentos de suporte num sistema consistente. Se o seu negócio crescer rapidamente, considere apoio profissional de contabilidade cedo, em vez de esperar até à época fiscal.

Bónus: O que devo fazer antes da primeira época de declaração fiscal?

Antes da sua primeira época de declaração, reveja estes passos:

1. Confirme a entidade da sua empresa e a classificação fiscal.
2. Certifique-se de que tem um EIN e quaisquer contas fiscais estaduais exigidas.
3. Separe a banca empresarial da pessoal.
4. Reveja as obrigações de imposto sobre vendas e folha de pagamento.
5. Defina um processo de contabilidade e um sistema de armazenamento de documentos.
6. Estime os pagamentos trimestrais de impostos, se necessário.
7. Confirme quais os formulários que poderá ter de apresentar com base na sua estrutura.

Fazer isto cedo reduz o stress e diminui a probabilidade de prazos perdidos ou penalizações evitáveis.

Como a Zenind apoia novos empresários

A Zenind ajuda empreendedores a constituir e manter os seus negócios com foco na conformidade e na clareza. Quando está a iniciar uma empresa, a configuração correta da constituição torna o planeamento fiscal mais simples desde o início.

Com a estrutura da entidade certa e registos organizados, pode trabalhar de forma mais eficaz com o seu profissional de impostos, manter-se organizado e construir com confiança.

Se está a lançar uma nova empresa, considere primeiro constituí-la corretamente e, depois, acrescentar o registo fiscal, a contabilidade e a conformidade contínua à medida que o negócio cresce.

Considerações finais

Os impostos não têm de ser avassaladores se os abordar pela ordem certa. Comece pela escolha da entidade, pelo registo e pela manutenção de registos, e depois construa uma rotina fiscal que se adapte ao seu modelo de negócio.

Quanto mais cedo responder a estas dez questões, mais fácil será operar com confiança e evitar erros dispendiosos no futuro.