10 câu hỏi về thuế mà mọi chủ doanh nghiệp mới nên đặt ra

Bắt đầu kinh doanh rất thú vị, nhưng thuế có thể nhanh chóng trở thành một trong những phần khó hiểu nhất của quá trình này. Cơ cấu doanh nghiệp, đăng ký tại bang, thói quen ghi sổ kế toán, thiết lập bảng lương và nghĩa vụ thuế bán hàng đều ảnh hưởng đến số thuế bạn phải nộp và thời điểm phải nộp.

Thời điểm tốt nhất để hiểu các nguyên tắc thuế cơ bản là trước khi bạn bắt đầu hoạt động. Lập kế hoạch thuế tốt giúp bạn tránh bị phạt, chọn đúng loại hình doanh nghiệp, tuân thủ quy định liên bang và tiểu bang, đồng thời xây dựng một doanh nghiệp có thể mở rộng một cách gọn gàng.

Dưới đây là 10 câu hỏi thuế phổ biến nhất mà những nhà sáng lập mới nên đặt ra khi bắt đầu kinh doanh, kèm theo câu trả lời thực tế và các gợi ý lập kế hoạch.

1. Doanh nghiệp của tôi sẽ phải nộp những loại thuế nào?

Các loại thuế mà doanh nghiệp của bạn phải nộp phụ thuộc vào cơ cấu doanh nghiệp, nơi hoạt động, mặt hàng hoặc dịch vụ bạn bán, và việc bạn có nhân viên hay không.

Các nhóm thuế phổ biến bao gồm:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế thu nhập cấp bang, nếu áp dụng
• Thuế tự doanh đối với một số chủ sở hữu
• Thuế bảng lương nếu bạn thuê nhân viên
• Thuế bán hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế ở một số bang
• Thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế chuyên ngành trong một số trường hợp hạn chế

Doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, LLC, S corporation và C corporation có thể có cách xử lý thuế khác nhau. Một số loại hình doanh nghiệp bị đánh thuế ở cấp chủ sở hữu, trong khi những loại khác nộp tờ khai riêng cho thực thể. Điều quan trọng là biết những loại thuế nào áp dụng trước khi doanh thu bắt đầu phát sinh.

2. Cơ cấu doanh nghiệp có làm thay đổi cách tôi bị đánh thuế không?

Có. Lựa chọn loại hình pháp lý là một trong những quyết định thuế quan trọng nhất bạn sẽ đưa ra.

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân thường là cơ cấu đơn giản nhất. Thu nhập kinh doanh thường được khai trên tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu. Điều đó có thể giúp việc thiết lập dễ dàng hơn, nhưng nó không tách bạch nghĩa vụ thuế cá nhân và thuế kinh doanh theo cách mà một thực thể pháp lý chính thức có thể làm.

Công ty hợp danh

Công ty hợp danh thường chuyển thu nhập và lỗ sang các thành viên hợp danh. Doanh nghiệp có thể nộp tờ khai thông tin, nhưng các chủ sở hữu thường khai kết quả trên tờ khai thuế cá nhân của họ.

LLC

LLC có tính linh hoạt. Theo mặc định, LLC một thành viên thường bị đánh thuế như doanh nghiệp tư nhân, còn LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như công ty hợp danh. Trong một số trường hợp, LLC có thể chọn bị đánh thuế như S corporation hoặc C corporation.

S corporation

S corporation không phải là một loại hình thành lập ở cấp bang, mà là một lựa chọn thuế. Nó có thể giúp một số chủ doanh nghiệp quản lý thuế tự doanh nếu doanh nghiệp có lợi nhuận và cấu trúc phù hợp.

C corporation

C corporation bị đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu. Cấu trúc này có thể hữu ích cho một số kế hoạch tăng trưởng, chiến lược tái đầu tư hoặc nhu cầu của nhà đầu tư, nhưng cũng kéo theo các cân nhắc về thuế ở cấp công ty.

Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, lợi nhuận dự kiến, cơ cấu sở hữu và mức độ ưu tiên về tuân thủ của bạn. Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập thực thể phù hợp và xây dựng nền tảng tuân thủ ngay từ ngày đầu.

3. Tôi có cần EIN trước khi bắt đầu hoạt động không?

Trong nhiều trường hợp, có.

Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng, hay EIN, là mã số thuế liên bang dùng để nhận diện doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể cần EIN để:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Thuê nhân viên
• Nộp tờ khai thuế doanh nghiệp
• Đăng ký một số tài khoản thuế cấp bang
• Làm việc với nhà cung cấp hoặc cổng thanh toán

Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn chưa có nhân viên, EIN vẫn có thể giúp hoạt động của bạn gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Đây thường là một trong những bước liên quan đến thuế đầu tiên sau khi thành lập.

4. Khi nào tôi cần đăng ký thuế cấp bang và địa phương?

Điều đó phụ thuộc vào hoạt động và địa điểm của bạn.

Một số doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản thuế cấp bang trước khi bán hàng chịu thuế, thuê lao động hoặc thu thuế bán hàng. Những doanh nghiệp khác có thể cần giấy phép địa phương hoặc giấy phép ngành nghề ngoài các đăng ký cấp bang.

Các yếu tố kích hoạt phổ biến bao gồm:

• Bán hàng hóa chịu thuế hoặc dịch vụ chịu thuế
• Thuê nhân viên tại một bang
• Có văn phòng, kho hàng hoặc cửa hàng thực tế
• Đạt ngưỡng hiện diện kinh tế đối với doanh số từ xa
• Hoạt động trong ngành nghề được quản lý

Các bang khác nhau rất nhiều trong cách xác định nghĩa vụ thuế. Nếu bạn bán hàng trực tuyến, mở rộng sang các bang mới hoặc sử dụng nhà thầu và nhân viên ở nhiều bang, yêu cầu đăng ký có thể thay đổi rất nhanh.

5. Tôi có phải thu thuế bán hàng không?

Có thể, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Quy định về thuế bán hàng phụ thuộc vào mặt hàng bạn bán, nơi bạn bán và việc doanh nghiệp của bạn có nexus ở một bang hay không. Nexus là mối liên hệ cho phép một bang có thẩm quyền yêu cầu thu thuế.

Bạn có thể cần thu thuế bán hàng nếu:

• Bạn bán hàng hóa chịu thuế
• Bạn bán hàng hóa kỹ thuật số hoặc dịch vụ kỹ thuật số chịu thuế ở một số bang
• Bạn có hiện diện vật lý tại một bang
• Doanh số của bạn vào một bang vượt quá ngưỡng nexus kinh tế

Không phải mọi sản phẩm hay dịch vụ đều chịu thuế ở mọi nơi. Một số bang đánh thuế phần mềm, nội dung tải xuống kỹ thuật số và một số dịch vụ theo cách khác nhau. Vì vậy, chủ doanh nghiệp nên xác nhận tính chịu thuế trước khi triển khai hệ thống thanh toán hoặc bán hàng trên sàn.

Nếu bạn không chắc chắn, hãy xem xét quy định của từng bang nơi bạn bán hàng và cấu hình cẩn thận hệ thống lập hóa đơn và kế toán của mình.

6. Thuế ước tính là gì và tôi có cần nộp không?

Thuế ước tính nhìn chung là cơ chế nộp thuế theo từng đợt đối với các khoản thu nhập không được khấu trừ thuế tự động.

Nhiều chủ doanh nghiệp cần thực hiện các khoản thanh toán thuế ước tính nếu họ dự kiến sẽ nợ một khoản đáng kể vào thời điểm quyết toán thuế. Điều này đặc biệt phổ biến đối với:

• Chủ doanh nghiệp tư nhân
• Thành viên hợp danh
• Chủ LLC bị đánh thuế theo mô hình chuyển tiếp
• Chủ S corporation nhận phân phối và tiền lương
• Chủ sở hữu có thu nhập ngoài bảng lương thông thường

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra thu nhập trong năm, chờ đến mùa khai thuế có thể dẫn đến một hóa đơn lớn. Các khoản thanh toán ước tính giúp phân bổ nghĩa vụ đó trong suốt cả năm và giảm nguy cơ bị phạt.

Một quy trình dự báo đơn giản có thể giúp việc này dễ dàng hơn nhiều. Hãy xem xét doanh thu, chi phí và thù lao của chủ sở hữu theo định kỳ để các khoản thuế không trở thành điều bất ngờ.

7. Tôi có thể khấu trừ những khoản chi phí kinh doanh nào?

Nhiều khoản chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết có thể được khấu trừ, nhưng hồ sơ lưu trữ là rất quan trọng.

Các nhóm chi phí khấu trừ phổ biến có thể bao gồm:

• Chi phí thành lập và khởi nghiệp
• Phần mềm và đăng ký dịch vụ
• Văn phòng phẩm
• Dịch vụ chuyên môn
• Marketing và quảng cáo
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Tiền thuê và tiện ích dùng cho mục đích kinh doanh
• Chi phí đi lại phục vụ công việc
• Thanh toán cho nhà thầu
• Bảng lương và phúc lợi nhân viên, nếu áp dụng

Quy tắc chung rất đơn giản: nếu chi phí đó là thông thường, cần thiết và liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn, nó có thể được khấu trừ. Phần khó là tài liệu chứng minh.

Hãy lưu giữ biên lai, hóa đơn, sổ theo dõi số dặm, hợp đồng và sao kê ngân hàng một cách có hệ thống ngay từ đầu. Hồ sơ gọn gàng giúp việc khai thuế dễ hơn và giảm rủi ro nếu tờ khai của bạn bị xem xét sau này.

8. Tôi có nên tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp không?

Chắc chắn có.

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp sẽ tạo ra các vấn đề không đáng có về thuế và kế toán. Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và thẻ tín dụng doanh nghiệp giúp bạn dễ theo dõi thu nhập, phân loại chi phí và chứng minh rằng hồ sơ của bạn chính xác.

Việc tách biệt tài chính rõ ràng giúp ích cho:

• Báo cáo thuế chính xác
• Kế toán dễ dàng hơn
• Theo dõi dòng tiền tốt hơn
• Hỗ trợ kiểm toán rõ ràng hơn
• Hoạt động doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn

Đối với chủ LLC và chủ corporation, việc tách biệt tài chính đặc biệt quan trọng vì nó hỗ trợ sự phân biệt pháp lý và thuế giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu.

9. Tôi có cần bảng lương nếu tôi tự trả lương cho mình hoặc thuê người hỗ trợ không?

Có thể.

Quy định về bảng lương phụ thuộc vào cơ cấu doanh nghiệp của bạn và cách phân loại người lao động.

Khi tự trả cho chính mình

• Chủ doanh nghiệp tư nhân và nhiều chủ LLC thường không sử dụng bảng lương truyền thống cho khoản rút vốn của chủ sở hữu.
• Chủ S corporation thường cần được trả qua bảng lương nếu họ thực hiện dịch vụ cho doanh nghiệp.
• Chủ C corporation làm việc trong doanh nghiệp thường được coi là nhân viên về mặt thù lao.

Khi thuê lao động

Nếu bạn thuê nhân viên, bạn có thể cần:

• Đăng ký tài khoản bảng lương
• Khấu trừ và nộp thuế bảng lương
• Nộp các báo cáo bảng lương
• Cấp các biểu mẫu tiền lương cuối năm

Nếu bạn sử dụng nhà thầu độc lập, bạn vẫn cần phân loại họ cẩn thận và lưu hồ sơ thanh toán cũng như các biểu mẫu cần thiết vào cuối năm.

Phân loại người lao động là một vấn đề tuân thủ rất phổ biến. Trước khi trả tiền cho bất kỳ ai, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu người đó là nhân viên hay nhà thầu theo các quy định áp dụng.

10. Tôi nên lưu giữ những hồ sơ thuế nào từ ngày đầu tiên?

Hồ sơ tốt là một trong những công cụ thuế tốt nhất mà chủ doanh nghiệp có thể có.

Ít nhất, hãy lưu:

• Tài liệu thành lập
• Xác nhận EIN
• Đăng ký cấp bang
• Sao kê ngân hàng
• Sao kê thẻ tín dụng
• Báo cáo bán hàng
• Hóa đơn và biên lai
• Hồ sơ bảng lương
• Hợp đồng với nhà thầu
• Sổ theo dõi số dặm
• Bản sao tờ khai thuế đã nộp và các thông báo

Một quy trình kế toán hàng tháng đơn giản có thể tiết kiệm hàng giờ sau này. Hãy đối chiếu tài khoản, phân loại chi phí và lưu trữ tài liệu hỗ trợ trong một hệ thống nhất quán. Nếu doanh nghiệp của bạn tăng trưởng nhanh, hãy cân nhắc hỗ trợ kế toán chuyên nghiệp sớm thay vì chờ đến mùa thuế.

Phần thưởng: Tôi nên làm gì trước mùa khai thuế đầu tiên?

Trước mùa khai thuế đầu tiên, hãy xem xét các bước sau:

1. Xác nhận loại hình doanh nghiệp và cách phân loại thuế của bạn.
2. Đảm bảo bạn có EIN và mọi tài khoản thuế cấp bang cần thiết.
3. Tách biệt ngân hàng cá nhân và ngân hàng doanh nghiệp.
4. Xem lại nghĩa vụ thuế bán hàng và bảng lương.
5. Thiết lập quy trình kế toán và hệ thống lưu trữ tài liệu.
6. Ước tính các khoản thuế hàng quý nếu cần.
7. Xác nhận những biểu mẫu nào bạn có thể cần nộp tùy theo cơ cấu doanh nghiệp.

Làm việc này sớm giúp giảm căng thẳng và giảm nguy cơ bỏ lỡ thời hạn hoặc bị phạt không đáng có.

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp mới như thế nào

Zenind giúp doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp của họ với trọng tâm là tuân thủ và sự rõ ràng. Khi bạn bắt đầu kinh doanh, thiết lập đúng cấu trúc thành lập sẽ giúp việc lập kế hoạch thuế dễ hơn ngay từ đầu.

Với cấu trúc thực thể phù hợp và hồ sơ gọn gàng, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn với chuyên gia thuế của mình, giữ mọi thứ có tổ chức và phát triển với sự tự tin.

Nếu bạn đang ra mắt một công ty mới, hãy cân nhắc thành lập đúng cách trước, sau đó bổ sung đăng ký thuế, kế toán và tuân thủ liên tục khi doanh nghiệp phát triển.

Kết luận

Thuế không nhất thiết phải quá phức tạp nếu bạn tiếp cận theo đúng thứ tự. Hãy bắt đầu với việc chọn loại hình doanh nghiệp, đăng ký và lưu trữ hồ sơ, sau đó xây dựng quy trình thuế phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

Càng sớm trả lời 10 câu hỏi này, bạn càng dễ vận hành một cách tự tin và tránh những sai lầm tốn kém về sau.