Cele mai importante 10 întrebări fiscale pe care orice nou proprietar de afacere ar trebui să le pună

Pornirea unei afaceri este captivantă, dar taxele pot deveni rapid una dintre cele mai confuze părți ale procesului. Structura afacerii, înregistrarea la nivel de stat, obiceiurile de contabilitate, configurarea salariilor și obligațiile privind taxa pe vânzări influențează toate ce datorați și când trebuie să plătiți.

Cel mai bun moment pentru a înțelege bazele fiscale este înainte de a începe activitatea. O bună planificare fiscală vă ajută să evitați penalitățile, să alegeți entitatea potrivită, să respectați regulile federale și de stat și să construiți o afacere care poate crește ordonat.

Mai jos sunt cele 10 întrebări fiscale cele mai frecvente pe care fondatorii aflați la început de drum ar trebui să le pună atunci când pornesc o afacere, împreună cu răspunsuri practice și recomandări de planificare.

1. Ce taxe va trebui să plătească afacerea mea?

Taxele pe care le datorează afacerea dvs. depind de modul în care este structurată, de locul în care operează, de ceea ce vinde și de existența angajaților.

Categoriile comune de taxe includ:

• Impozit federal pe venit
• Impozit pe venit la nivel de stat, acolo unde se aplică
• Taxă pe activitatea independentă pentru anumiți proprietari
• Taxe de salarii dacă angajați personal
• Taxa pe vânzări pentru produse sau servicii impozabile în anumite state
• Accize sau taxe specifice industriei în cazuri limitate

O întreprindere individuală, un parteneriat, un LLC, un S corporation și un C corporation pot avea tratamente fiscale diferite. Unele entități sunt impozitate la nivelul proprietarului, în timp ce altele depun declarații separate la nivel de entitate. Esențial este să știți ce taxe se aplică înainte ca veniturile să înceapă să intre.

2. Structura afacerii mele schimbă modul în care sunt impozitat?

Da. Alegerea entității este una dintre cele mai importante decizii fiscale pe care le veți lua.

Întreprindere individuală

O întreprindere individuală este, în general, cea mai simplă structură. Veniturile afacerii sunt de obicei raportate în declarația fiscală personală a proprietarului. Acest lucru poate simplifica înființarea, dar nu separă responsabilitățile fiscale ale afacerii de cele personale în același mod în care o poate face o entitate formală.

Parteneriat

Un parteneriat transferă, în general, veniturile și pierderile către parteneri. Afacerea poate depune o declarație informativă, dar proprietarii raportează de obicei rezultatele în declarațiile lor personale.

LLC

Un LLC este flexibil. În mod implicit, un LLC cu un singur membru este adesea impozitat ca o întreprindere individuală, iar un LLC cu mai mulți membri este adesea impozitat ca un parteneriat. În unele cazuri, un LLC poate opta să fie impozitat ca un S corporation sau C corporation.

S corporation

Un S corporation nu este o formă de înființare la nivel de stat în sine, ci o opțiune fiscală. Poate ajuta unii proprietari să gestioneze taxele pe activitatea independentă dacă afacerea este profitabilă și structura are sens.

C corporation

Un C corporation este impozitat separat de proprietarii săi. Această structură poate fi utilă pentru anumite planuri de creștere, strategii de reinvestire sau nevoi ale investitorilor, dar introduce și considerații fiscale la nivel de corporație.

Alegerea potrivită depinde de obiectivele dvs., profitul estimat, structura de proprietate și preferințele de conformitate. Zenind ajută fondatorii să înființeze entitatea de care au nevoie și să construiască o bază conformă încă din prima zi.

3. Am nevoie de un EIN înainte de a începe activitatea?

În multe cazuri, da.

Un Employer Identification Number, sau EIN, este un cod fiscal federal folosit pentru a identifica afacerea dvs. Este posibil să aveți nevoie de el pentru a:

• Deschide un cont bancar de afaceri
• Angaja personal
• Depune declarații fiscale pentru afacere
• Vă înregistra pentru anumite conturi fiscale la nivel de stat
• Lucra cu furnizori sau procesatori de plăți

Chiar dacă afacerea dvs. nu are încă angajați, un EIN poate face operațiunile mai clare și mai profesionale. Este adesea unul dintre primii pași fiscali după înființare.

4. Când trebuie să mă înregistrez pentru taxele de stat și locale?

Depinde de activitatea și locația dvs.

Unele afaceri trebuie să se înregistreze pentru conturi fiscale de stat înainte de a face vânzări impozabile, de a angaja lucrători sau de a colecta taxa pe vânzări. Altele pot avea nevoie de licențe locale sau autorizații de domeniu, pe lângă înregistrările la nivel de stat.

Declanșatori comuni includ:

• Vânzarea de bunuri impozabile sau servicii impozabile
• Angajarea de personal într-un stat
• Deținerea unui birou, depozit sau punct de lucru fizic
• Depășirea pragurilor de nexus economic pentru vânzări la distanță
• Activitatea într-un domeniu reglementat

Statele diferă mult în modul în care definesc obligațiile fiscale. Dacă vindeți online, vă extindeți în state noi sau folosiți colaboratori și angajați în mai multe state, cerințele de înregistrare se pot schimba rapid.

5. Trebuie să colectez taxa pe vânzări?

Posibil, dar nu întotdeauna.

Regulile privind taxa pe vânzări depind de ceea ce vindeți, de locul în care vindeți și de existența nexusului în acel stat. Nexus este legătura care oferă unui stat autoritatea de a impune colectarea taxei.

Este posibil să fie necesar să colectați taxa pe vânzări dacă:

• Vindeți produse impozabile
• Vindeți bunuri sau servicii digitale impozabile în unele state
• Aveți prezență fizică într-un stat
• Vânzările dvs. într-un stat depășesc un prag de nexus economic

Nu orice produs sau serviciu este impozabil peste tot. Unele state taxează diferit software-ul, descărcările digitale și anumite servicii. De aceea, proprietarii de afaceri ar trebui să confirme caracterul impozabil înainte de a lansa sistemele de checkout sau vânzările prin marketplace.

Dacă nu sunteți sigur, verificați regulile pentru fiecare stat în care vindeți și configurați cu atenție sistemele de facturare și contabilitate.

6. Ce este impozitul estimat și trebuie să îl plătesc?

Impozitul estimat este, în general, un sistem de plată pe parcurs pentru taxele care nu sunt reținute automat din venit.

Mulți proprietari de afaceri trebuie să facă plăți de impozit estimat dacă anticipează că vor datora o sumă semnificativă la momentul declarării fiscale. Acest lucru este deosebit de frecvent pentru:

• Întreprinzători individuali
• Parteneri
• Proprietari de LLC-uri impozitate ca entități de tip pass-through
• Proprietari de S corporation care primesc distribuții și salarii
• Proprietari cu venituri în afara reținerii standard din salariu

Dacă afacerea dvs. generează venituri în cursul anului, așteptarea până la perioada de depunere a declarației poate duce la o factură mare. Plățile estimate ajută la împărțirea acestei obligații pe parcursul anului și reduc riscul de penalități.

Un simplu obicei de prognoză poate face acest lucru mult mai ușor. Revizuiți veniturile, cheltuielile și compensația proprietarilor la intervale regulate, astfel încât plățile fiscale să nu devină o surpriză.

7. Ce cheltuieli de afaceri pot deduce?

Multe cheltuieli obișnuite și necesare ale afacerii pot fi deductibile, dar evidențele contează.

Categorii deductibile comune pot include:

• Costuri de înființare și pornire
• Software și abonamente
• Consumabile de birou
• Servicii profesionale
• Marketing și publicitate
• Asigurare de afaceri
• Chirie și utilități pentru utilizare în afaceri
• Călătorii legate de afacere
• Plăți către contractori
• Salarii și beneficii pentru angajați, acolo unde se aplică

Regula generală este simplă: dacă o cheltuială este obișnuită, necesară și direct legată de afacerea dvs., ea poate fi deductibilă. Partea dificilă este documentarea.

Păstrați de la început chitanțele, facturile, jurnalele de kilometraj, contractele și evidențele bancare organizate. Înregistrările clare fac depunerea taxelor mai ușoară și reduc riscul de probleme dacă declarația este analizată ulterior.

8. Ar trebui să separ finanțele afacerii de cele personale?

Absolut.

Amestecarea fondurilor personale cu cele ale afacerii creează probleme evitabile de taxare și contabilitate. Un cont bancar dedicat afacerii și un card de credit pentru afaceri fac mult mai ușoară urmărirea veniturilor, clasificarea cheltuielilor și demonstrarea exactității evidențelor.

Separarea financiară solidă ajută la:

• Raportare fiscală exactă
• Contabilitate mai ușoară
• Urmărirea mai bună a fluxului de numerar
• Suport mai clar în caz de audit
• Operațiuni de afaceri mai profesionale

Pentru proprietarii de LLC-uri și corporații, separarea finanțelor este deosebit de importantă, deoarece susține distincția juridică și fiscală dintre afacere și proprietar.

9. Am nevoie de payroll dacă mă plătesc pe mine sau dacă angajez ajutor?

Poate.

Regulile de payroll depind de structura afacerii și de modul în care sunt clasificați lucrătorii.

Plata propriei persoane

• Întreprinzătorii individuali și mulți proprietari de LLC-uri, de regulă, nu rulează payroll tradițional pentru retragerile proprietarului.
• Proprietarii de S corporation trebuie, în general, să fie plătiți prin payroll dacă prestează servicii pentru afacere.
• Proprietarii de C corporation care lucrează în afacere sunt, de obicei, tratați ca angajați în scopuri de compensare.

Angajarea de lucrători

Dacă angajați personal, este posibil să fie necesar să:

• Vă înregistrați pentru conturi de payroll
• Rețineți și plătiți taxele de payroll
• Depuneți rapoarte de payroll
• Emiteți formulare de salariu la sfârșitul anului

Dacă folosiți contractori independenți, tot trebuie să îi clasificați cu atenție și să păstrați evidențe pentru plățile și formularele cerute la sfârșit de an.

Clasificarea lucrătorilor este o problemă frecventă de conformitate. Înainte de a plăti pe cineva, asigurați-vă că înțelegeți dacă persoana respectivă este angajat sau contractor conform regulilor aplicabile.

10. Ce evidențe fiscale ar trebui să păstrez din prima zi?

Înregistrările bune sunt unul dintre cele mai utile instrumente fiscale pe care le poate avea un proprietar de afacere.

Păstrați cel puțin:

• Documentele de înființare
• Confirmarea EIN
• Înregistrările la nivel de stat
• Extrasele de cont bancar
• Extrasele de card de credit
• Rapoartele de vânzări
• Facturile și chitanțele
• Evidențele de payroll
• Contractele contractorilor
• Jurnalele de kilometraj
• Copii ale declarațiilor fiscale depuse și ale notificărilor primite

Un proces simplu de contabilitate lunară poate economisi multe ore mai târziu. Reconcilierea conturilor, clasificarea cheltuielilor și stocarea documentelor justificative într-un sistem consecvent sunt pași esențiali. Dacă afacerea dvs. crește rapid, luați în considerare sprijin contabil profesionist devreme, în loc să așteptați până la sezonul fiscal.

Bonus: Ce ar trebui să fac înainte de primul sezon de declarare fiscală?

Înainte de primul sezon de depunere, revizuiți acești pași:

1. Confirmați entitatea afacerii și clasificarea fiscală.
2. Asigurați-vă că aveți un EIN și orice conturi fiscale de stat necesare.
3. Separați conturile bancare ale afacerii de cele personale.
4. Revizuiți obligațiile privind taxa pe vânzări și payroll.
5. Stabiliți un proces de contabilitate și un sistem de stocare a documentelor.
6. Estimați plățile trimestriale de impozit, dacă este necesar.
7. Confirmați ce formulare este posibil să fie nevoie să depuneți în funcție de structură.

Făcând acest lucru din timp reduce stresul și scade riscul ratării termenelor limită sau al penalităților evitabile.

Cum sprijină Zenind noii proprietari de afaceri

Zenind ajută antreprenorii să își înființeze și să își mențină afacerile cu un accent pe conformitate și claritate. Când porniți o afacere, configurarea corectă a entității face planificarea fiscală mai ușoară de la început.

Cu structura potrivită și evidențe clare, puteți colabora mai eficient cu specialistul dvs. fiscal, vă puteți organiza mai bine și puteți construi cu mai multă încredere.

Dacă lansați o companie nouă, luați în considerare să o înființați corect mai întâi, apoi să adăugați înregistrarea fiscală, contabilitatea și conformitatea continuă pe măsură ce afacerea crește.

Gânduri finale

Taxele nu trebuie să fie copleșitoare dacă le abordați în ordinea corectă. Începeți cu alegerea entității, înregistrarea și păstrarea evidențelor, apoi construiți o rutină fiscală care se potrivește modelului dvs. de afaceri.

Cu cât răspundeți mai repede la aceste zece întrebări, cu atât devine mai ușor să operați cu încredere și să evitați greșelile costisitoare mai târziu.