Înregistrarea unui DBA în Maine: Cum să depuneți un nume asumat, un nume fictiv sau un nume comercial

Dacă afacerea dumneavoastră funcționează sub un nume diferit de denumirea sa legală, statul Maine poate solicita depunerea unui nume asumat. Mulți proprietari de afaceri numesc acest lucru DBA, nume comercial sau nume fictiv, însă depunerea corectă depinde de tipul entității și de modul în care este organizată afacerea.

Pentru corporații, societăți cu răspundere limitată, parteneriate în comandită și parteneriate cu răspundere limitată, legislația din Maine stabilește, în general, depunerea la Secretary of State. Pentru întreprinzători individuali și parteneriate generale, depunerea se face la nivel municipal, la grefierul orașului sau al localității în care este amplasată afacerea.

Înțelegerea diferenței contează. O depunere lipsă poate crea probleme de conformitate, poate întârzia planurile de branding și poate complica contractele, relațiile bancare și comunicările cu clienții. De asemenea, poate crea confuzie dacă intenționați să operați mai multe branduri sub o singură entitate juridică.

Ce înseamnă un DBA în Maine

DBA este abrevierea pentru „doing business as” („desfășurând activitatea sub numele de”). În Maine, acest concept apare în legislație ca nume asumat sau, pentru anumite entități străine, nume fictiv.

Un nume asumat este pur și simplu un nume diferit de denumirea legală a entității pe care afacerea îl folosește în activitatea comercială. Un nume fictiv este diferit: acesta este folosit atunci când denumirea reală a unei entități străine nu este disponibilă în Maine și entitatea are nevoie de un nume alternativ pentru a desfășura activități în stat.

Din perspectiva brandingului, rezultatul practic este același. Entitatea dvs. juridică își păstrează denumirea oficială înregistrată, în timp ce afacerea, vizibilă public, poate opera sub un nume alternativ aprobat.

Cine trebuie să depună

Regulile Maine privind numele asumate afectează mai multe forme comune de organizare a afacerilor:

• Corporațiile care doresc să opereze sub un nume diferit de denumirea lor legală exactă
• LLC-urile care folosesc un nume de brand separat pentru marketing, locații fizice sau linii de produse
• Parteneriatele în comandită care doresc o identitate comercială alternativă
• Parteneriatele cu răspundere limitată care au nevoie de un nume diferit pentru operațiuni
• Entitățile străine care trebuie să folosească un nume fictiv deoarece denumirea lor legală nu este disponibilă în Maine
• Întreprinzătorii individuali și parteneriatele generale care folosesc un nume comercial diferit de numele complet al proprietarilor

Dacă sunteți deja constituit ca o corporație, LLC, LLP sau LP și doriți doar să folosiți un nume diferit în activitate, depunerea unui nume asumat este adesea o soluție mai simplă decât schimbarea denumirii legale a entității.

Dacă sunteți întreprinzător individual sau parteneriat general, legislația din Maine tratează depunerea diferit. Aceste afaceri depun, în general, la grefierul municipal, nu la Secretary of State.

Depunere la nivel de stat vs. depunere municipală

Una dintre cele mai frecvente greșeli în Maine este trimiterea depunerii la instituția greșită.

Depunerea la nivel de stat se aplică, de obicei, entităților formale precum corporațiile, LLC-urile, LLP-urile și parteneriatele în comandită. Secretary of State din Maine verifică aceste depuneri în raport cu numele deja înregistrate și aplică un standard de distinctivitate în registru.

Depunerea municipală se aplică, de obicei, întreprinzătorilor individuali și parteneriatelor generale. Dacă desfășurați activitatea local sub un nume comercial, de regulă depuneți la grefierul din orașul sau localitatea în care se desfășoară afacerea.

Această distincție este importantă deoarece o depunere locală nu înlocuiește o depunere la nivel de stat pentru entitate, iar o depunere la nivel de stat nu înlocuiește un certificat municipal atunci când acesta este necesar.

Cum analizează Maine un nume

Înainte de depunere, Maine verifică dacă numele propus este distinctiv față de numele deja înregistrate. Asta înseamnă că noul nume nu poate fi prea apropiat de un alt nume activ într-un mod care ar crea confuzie.

Maine ignoră, de asemenea, anumite diferențe minore atunci când evaluează distinctivitatea, cum ar fi punctuația, majusculele și unele cuvinte generice privind forma entității. În practică, aceasta înseamnă că nu ar trebui să vă bazați pe mici schimbări de formatare pentru a face un nume disponibil.

Cea mai sigură abordare este să faceți mai întâi o căutare atentă și să alegeți un nume care este clar diferit de numele de afaceri, mărcile și celelalte depuneri existente.

Ce include, de obicei, depunerea

Forma exactă depinde de tipul entității, dar depunerile din Maine pentru un nume asumat cer, de obicei, o combinație din următoarele:

• Denumirea legală a entității comerciale
• O declarație că entitatea intenționează să desfășoare activitatea sub un nume asumat
• Numele asumat utilizat
• Locurile în care va fi folosit numele, dacă nu este utilizat în fiecare punct de activitate din Maine
• Pentru entitățile străine, jurisdicția de organizare și data la care entitatea a fost autorizată să desfășoare activități în Maine

Maine cere, de asemenea, o depunere separată pentru fiecare nume asumat sau fictiv pe care doriți să îl folosiți. Dacă societatea dumneavoastră dorește să opereze sub mai mult de un nume alternativ, fiecare are nevoie de o declarație proprie.

Taxele de depunere în Maine

Grila de taxe publicată de Maine variază în funcție de tipul entității. Următoarele sume sunt, în mod obișnuit, taxele de nivel de stat pentru depunerile de nume asumate:

Taxele se pot modifica, așa că este recomandat să confirmați cea mai recentă grilă a Secretary of State înainte de depunere.

Procesul de depunere, pas cu pas

1. Confirmați ce depunere aveți nevoie

Începeți prin a identifica tipul entității. O corporație, un LLC, un LLP sau un LP va depune, de obicei, la Secretary of State. Un întreprinzător individual sau un parteneriat general poate avea nevoie, în schimb, de un certificat municipal.

2. Verificați disponibilitatea numelui

Căutați în registrele din Maine pentru a vă asigura că numele propus este disponibil și distinctiv. Un nume care este deja prea asemănător cu o altă depunere activă este probabil să fie respins.

3. Completați formularul corect

Folosiți formularul de depunere specific entității, furnizat de Secretary of State sau de biroul municipal aplicabil. Asigurați-vă că denumirea legală, numele asumat propus și orice detalii necesare privind locația sau entitatea străină sunt corecte.

4. Depuneți formularul și taxa

Trimiteți depunerea completată la instituția corectă, împreună cu taxa corespunzătoare. Dacă depunerea nu conține toate informațiile, instituția o poate respinge sau poate solicita corecții, ceea ce întârzie planurile de lansare.

5. Păstrați depunerea aprobată în evidențele dvs.

După acceptarea depunerii, păstrați o copie în arhiva dvs. Este posibil să aveți nevoie de ea pentru activități bancare, contracte, onboarding-ul furnizorilor, licențe sau ca dovadă că afacerea este autorizată să folosească acel nume.

Nume asumat vs. nume fictiv

Acești termeni sunt adesea folosiți interschimbabil în conversația curentă, dar legislația din Maine îi folosește diferit.

Un nume asumat este un nume alternativ ales de o entitate care există deja și este autorizată să desfășoare activități în Maine.

Un nume fictiv este folosit atunci când denumirea reală a unei entități străine nu este disponibilă în Maine, astfel încât entitatea adoptă un nume alternativ permis pentru a continua să opereze în stat.

Dacă sunteți proprietar de afacere în Maine, această distincție contează deoarece poate influența căsuța bifată în formular, taxa aplicabilă și modul în care este analizată depunerea.

Când trebuie actualizată sau închisă depunerea

Dacă afacerea nu mai folosește numele asumat, ar trebui să depuneți documentul de încetare corespunzător, în loc să lăsați depunerea deschisă pe termen nedefinit.

Dacă afacerea își schimbă numele, se restructurează sau începe să folosească un alt brand, analizați dacă este necesară o nouă depunere pentru nume asumat sau, în schimb, o modificare a denumirii legale a entității. Răspunsul corect depinde de faptul dacă modificați doar brandul vizibil public sau denumirea oficială a entității din registru.

Dacă intenționați să folosiți mai multe branduri sub aceeași companie, țineți-le evidența cu atenție. Fiecare nume asumat ar trebui asociat entității corecte și datei corecte de depunere, pentru a nu pierde controlul asupra obligațiilor de conformitate.

Greșeli frecvente de evitat

• Depunerea la instituția greșită
• Presupunerea că o depunere locală pentru nume comercial acoperă o entitate la nivel de stat
• Alegerea unui nume prea asemănător cu o depunere existentă
• Omisiunea tuturor locațiilor în care numele este utilizat
• Folosirea unei singure depuneri pentru mai multe nume asumate
• Confundarea unei schimbări de nume cu o depunere de nume asumat
• Neîncetarea unui nume care nu mai este folosit

Aceste greșeli sunt ușor de făcut atunci când sunteți concentrat pe lansare sau rebranding rapid. Ele pot fi, însă, evitate dacă vă acordați timp suficient pentru a potrivi depunerea cu structura afacerii.

De ce contează acest lucru pentru formarea afacerii

O depunere pentru nume asumat nu este doar un exercițiu de branding. Ea are legătură cu formarea, conformitatea, onboarding-ul bancar, procesarea plăților și încrederea clienților.

Dacă entitatea dvs. legală este un LLC, dar magazinul, site-ul sau linia de servicii folosește un brand diferit, identitatea publică ar trebui să fie în concordanță cu depunerile dvs. statale. Această aliniere ajută la reducerea fricțiunilor atunci când deschideți conturi, semnați contracte sau vă înregistrați pentru licențe.

Pentru fondatorii care construiesc în Maine, acesta este unul dintre numeroasele motive pentru a trata numirea ca parte a procesului de formare, nu ca pe un detaliu lăsat la urmă.

Cum vă poate ajuta Zenind

Zenind îi ajută pe fondatori și pe proprietarii de afaceri existenți să rămână organizați în sarcinile de formare și conformitate. Dacă lansați o companie nouă în Maine sau actualizați numele de brand pentru o entitate existentă, un proces structurat de depunere ajută la reducerea erorilor evitabile.

Acest lucru contează mai ales atunci când numele afacerii, tipul entității și obligațiile de depunere la nivel de stat trebuie să rămână sincronizate.

Întrebări frecvente

Maine solicită reînnoirea unui nume asumat?

Legislația din Maine se concentrează pe depunerea propriu-zisă și, dacă este necesar, pe o depunere ulterioară de încetare dacă numele nu mai este folosit. Confirmați întotdeauna cea mai recentă lege și instrucțiunile Secretary of State înainte de a vă baza pe acest statut al depunerii.

Poate un întreprinzător individual să depună un DBA la Secretary of State din Maine?

De obicei, nu. Întreprinzătorii individuali și parteneriatele generale depun, în general, la grefierul municipal din orașul sau localitatea în care este situată afacerea.

Pot folosi mai mult de un nume asumat?

Da, dar fiecare nume asumat sau fictiv necesită, în general, o depunere separată.

Concluzie

Înregistrarea unui nume asumat în Maine este simplă odată ce potriviți depunerea cu structura corectă a afacerii. Corporațiile, LLC-urile, LLP-urile și parteneriatele în comandită folosesc, în general, Secretary of State, în timp ce întreprinzătorii individuali și parteneriatele generale depun, de obicei, la nivel local.

Înainte de depunere, confirmați disponibilitatea numelui, pregătiți formularul corect, includeți toate detaliile necesare și mențineți evidențele actualizate dacă numele se schimbă sau nu mai este utilizat. Un proces de depunere bine făcut acum este mai puțin costisitor decât corectarea unei depuneri respinse sau incomplete mai târziu.