Maine DBA-registrering: Slik registrerer du et assumed name, fictitious name eller trade name

Hvis virksomheten din driver under et navn som er forskjellig fra det juridiske navnet, kan Maine kreve en registrering av et assumed name. Mange bedriftseiere kaller dette en DBA, trade name eller fictitious name, men den riktige registreringen avhenger av foretaksformen og hvordan virksomheten er organisert.

For aksjeselskaper, limited liability companies, limited partnerships og limited liability partnerships ligger registreringen som regel hos Secretary of State i Maine. For enkeltpersonforetak og general partnerships behandles registreringen på kommunalt nivå hos by- eller rådhussekretæren der virksomheten er lokalisert.

Det er viktig å forstå forskjellen. Manglende registrering kan skape samsvarsproblemer, forsinke merkevareplaner og komplisere kontrakter, bankforhold og kommunikasjon med kunder. Det kan også skape forvirring hvis du planlegger å drive flere merkevarer under én juridisk enhet.

Hva DBA betyr i Maine

DBA er en forkortelse for "doing business as". I Maine vises dette konseptet i lovverket som et assumed name, eller for enkelte utenlandske foretak, et fictitious name.

Et assumed name er ganske enkelt et navn som er annerledes enn foretakets juridiske navn, og som virksomheten bruker i kommersiell sammenheng. Et fictitious name er noe annet: det brukes når et utenlandsk foretak sitt egentlige navn ikke er tilgjengelig i Maine, og foretaket trenger et alternativt navn for å drive virksomhet i delstaten.

Det praktiske resultatet er det samme fra et merkevareperspektiv. Den juridiske enheten beholder sitt offisielle navn i registrene, mens virksomheten utad kan operere under et godkjent alternativt navn.

Hvem som må registrere

Maines regler for assumed name gjelder flere vanlige foretaksformer:

• Aksjeselskaper som ønsker å drive under et annet navn enn selskapets eksakte juridiske navn
• LLC-er som bruker et separat merkenavn for markedsføring, utsalgssteder eller produktlinjer
• Limited partnerships som ønsker en alternativ forretningsidentitet
• Limited liability partnerships som trenger et annet navn for virksomheten
• Utenlandske foretak som må bruke et fictitious name fordi det juridiske navnet deres ikke er tilgjengelig i Maine
• Enkeltpersonforetak og general partnerships som bruker et virksomhetsnavn i stedet for eiernes fulle navn

Hvis du allerede er etablert som et aksjeselskap, LLC, LLP eller LP og bare vil bruke et annet navn i virksomheten, er en assumed-name-registrering ofte en enklere løsning enn å endre foretakets juridiske navn.

Hvis du er enkeltpersonforetak eller general partnership, behandler Maine lovverket registreringen annerledes. Slike virksomheter registrerer seg vanligvis hos den lokale kommunale sekretæren i stedet for hos Secretary of State.

Registrering på delstatsnivå vs. kommunalt nivå

En av de vanligste feilene i Maine er å sende registreringen til feil kontor.

Registrering på delstatsnivå gjelder vanligvis formelle foretak som aksjeselskaper, LLC-er, LLP-er og limited partnerships. Secretary of State i Maine vurderer slike registreringer mot navn som allerede finnes i registrene og bruker en standard om at navnet må være tydelig atskillelig i registeret.

Kommunal registrering gjelder vanligvis enkeltpersonforetak og general partnerships. Hvis du driver lokalt under et handelsnavn, registrerer du deg vanligvis hos sekretæren i byen eller tettstedet der virksomheten drives.

Dette skillet er viktig fordi en lokal registrering ikke erstatter en delstatsregistrering for foretak, og en delstatsregistrering ikke erstatter et kommunalt sertifikat når et slikt kreves.

Hvordan Maine vurderer et navn

Før registrering kontrollerer Maine om det foreslåtte navnet er atskillelig fra navn som allerede finnes i registrene. Det betyr at det nye navnet ikke kan ligge for tett opptil et eksisterende aktivt navn på en måte som kan skape forveksling.

Maine ser også bort fra enkelte mindre forskjeller når de vurderer om navn er atskillelige, for eksempel tegnsetting, store og små bokstaver og enkelte generiske foretaksord. I praksis betyr dette at du ikke bør stole på små formateringsendringer for å få et navn godkjent.

Den sikreste fremgangsmåten er å søke grundig på forhånd og velge et navn som er klart forskjellig fra eksisterende foretaksnavn, varemerker og andre registreringer.

Hva registreringen vanligvis inkluderer

Det nøyaktige skjemaet avhenger av foretaksformen, men registreringer for assumed name i Maine krever vanligvis en kombinasjon av følgende:

• Det juridiske navnet på foretaket
• En erklæring om at foretaket har til hensikt å drive virksomhet under et assumed name
• Det antatte navnet som skal brukes
• Stedene navnet skal brukes, hvis det ikke brukes på alle virksomhetssteder i Maine
• For utenlandske foretak: organisasjonsjurisdiksjon og datoen foretaket fikk tillatelse til å drive virksomhet i Maine

Maine krever også en separat registrering for hvert assumed eller fictitious name du ønsker å bruke. Hvis selskapet ditt vil operere under mer enn ett alternativt navn, trenger hvert navn sin egen erklæring.

Registreringsgebyrer i Maine

Maines publiserte gebyroversikt varierer etter foretaksform. Følgende beløp er de vanligst brukte gebyrene på delstatsnivå for assumed-name-registreringer:

Type registrering	Publisert gebyr
For-profit assumed name-registrering	$125
Nonprofit corporation assumed eller fictitious name-registrering	$25
LLC assumed name-registrering	$125
LLC fictitious name-registrering	$40
LLP assumed name-registrering	$125
LLP fictitious name-registrering	$40
Opphør av assumed eller fictitious name for LLC-er og LLP-er	$20
Opphør av assumed eller fictitious name for nonprofit corporation-er	$5
Opphør av assumed eller fictitious name for business corporation-er	$20

Gebyrene kan endre seg, så det er lurt å bekrefte den nyeste gebyrplanen fra Secretary of State før du sender inn.

Steg-for-steg registreringsprosess

1. Bekreft hvilken registrering du trenger

Start med å identifisere foretaksformen. Et aksjeselskap, LLC, LLP eller LP vil vanligvis registrere seg hos Secretary of State. Et enkeltpersonforetak eller general partnership kan trenge et kommunalt sertifikat i stedet.

2. Sjekk navnetilgjengelighet

Søk i Maine-registrene for å sikre at det foreslåtte navnet er tilgjengelig og atskillelig. Et navn som allerede er for likt et annet aktivt registrert navn, vil sannsynligvis bli avvist.

3. Fyll ut riktig skjema

Bruk det foretaks-spesifikke skjemaet som er utstedt av Secretary of State eller den aktuelle kommunale myndigheten. Sørg for at juridisk navn, foreslått assumed name og eventuelle påkrevde opplysninger om lokasjon eller utenlandske foretak er korrekte.

4. Send inn registreringen og gebyret

Lever den utfylte registreringen til riktig kontor sammen med korrekt gebyr. Hvis registreringen mangler opplysninger, kan kontoret avvise den eller be om rettelser, noe som forsinker lanseringsplanene.

5. Oppbevar den godkjente registreringen i dokumentasjonen din

Når registreringen er godkjent, bør du oppbevare en kopi i arkivet ditt. Du kan få bruk for den ved bankforhold, kontrakter, leverandøroppsett, lisenser eller som bevis på at virksomheten har rett til å bruke navnet.

Assumed name vs. fictitious name

Disse begrepene brukes ofte om hverandre i dagligtale, men i Maine-lovgivningen har de ulik betydning.

Et assumed name er et valgt alternativt navn som brukes av en enhet som allerede eksisterer og har tillatelse til å drive virksomhet i Maine.

Et fictitious name brukes når et utenlandsk foretaks egentlige navn ikke er tilgjengelig i Maine, slik at foretaket tar i bruk et tillatt alternativt navn for å kunne fortsette virksomheten i delstaten.

Hvis du er bedriftseier i Maine, er dette skillet viktig fordi det kan påvirke hvilket felt du krysser av i skjemaet, hvilket gebyr som gjelder, og hvordan registreringen vurderes.

Når registreringen bør oppdateres eller avsluttes

Hvis virksomheten din slutter å bruke det antatte navnet, bør du sende inn riktig opphørsdokument i stedet for å la registreringen stå åpen på ubestemt tid.

Hvis virksomheten endrer navn, omstruktureres eller begynner å bruke et annet merkenavn, bør du vurdere om du trenger en ny assumed-name-registrering eller en endring av foretaksnavnet. Det riktige svaret avhenger av om du bare endrer det publikum ser, eller om du endrer foretakets offisielle navn i registrene.

Hvis du planlegger å bruke flere merkevarer under ett selskap, bør du holde oversikt nøye. Hvert assumed name bør knyttes til riktig foretak og registreringsdato, slik at du ikke mister oversikten over samsvarspliktene.

Vanlige feil å unngå

• Å sende registreringen til feil kontor
• Å anta at en lokal trade-name-registrering dekker et delstatsforetak
• Å velge et navn som er for likt en eksisterende registrering
• Å glemme å oppgi alle nødvendige brukssteder
• Å bruke én registrering for flere assumed names
• Å forveksle navneendring med en assumed-name-registrering
• Å unnlate å avslutte et navn som ikke lenger er i bruk

Disse feilene er enkle å gjøre når du har fokus på å lansere eller omprofilere raskt. De kan også unngås hvis du tar deg tid til å matche registreringen med foretaksformen.

Hvorfor dette er viktig for selskapsdannelse

En assumed-name-registrering er ikke bare en merkevareøvelse. Den påvirker selskapsdannelse, samsvar, bankoppsett, betalingsløsninger og kundetillit.

Hvis den juridiske enheten din er en LLC, men butikknavnet, nettstedet eller tjenestelinjen bruker et annet merkenavn, bør den offentlige identiteten din samsvare med delstatsregistreringene. Den samsvaringen bidrar til å redusere friksjon når du åpner kontoer, signerer kontrakter eller søker om lisenser.

For gründere som bygger i Maine, er dette en av mange grunner til å behandle navnevalg som en del av etableringsprosessen og ikke som en ettertanke.

Hvordan Zenind kan hjelpe

Zenind hjelper gründere og eksisterende bedriftseiere med å holde orden på etablerings- og samsvarsoppgaver. Hvis du lanserer et nytt selskap i Maine eller oppdaterer et merkenavn for en eksisterende enhet, bidrar en strukturert registreringsprosess til å redusere unødvendige feil.

Det er spesielt viktig når firmanavnet, foretaksformen og delstatens registreringskrav alle må være i samsvar.

Vanlige spørsmål

Krever Maine fornyelse av et assumed name?

Maine-lovgivningen fokuserer på selve registreringen og, når det er nødvendig, en senere opphørsregistrering hvis navnet ikke lenger er i bruk. Bekreft alltid den nyeste lovteksten og instruksjonene fra Secretary of State før du baserer deg på registreringsstatusen.

Kan et enkeltpersonforetak registrere en DBA hos Maine Secretary of State?

Vanligvis nei. Enkeltpersonforetak og general partnerships registrerer seg som regel hos den kommunale sekretæren i byen eller tettstedet der virksomheten er lokalisert.

Kan jeg bruke mer enn ett assumed name?

Ja, men hvert assumed eller fictitious name krever vanligvis en separat registrering.

Endelig konklusjon

Registrering av assumed name i Maine er enkel når du matcher registreringen med riktig foretaksform. Aksjeselskaper, LLC-er, LLP-er og limited partnerships bruker vanligvis Secretary of State, mens enkeltpersonforetak og general partnerships vanligvis registrerer seg lokalt.

Før du sender inn, bør du bekrefte navnetilgjengelighet, forberede riktig skjema, inkludere alle nødvendige opplysninger og holde dokumentasjonen oppdatert hvis navnet endres eller ikke lenger er i bruk. En ryddig registreringsprosess nå er billigere enn å rette opp en avvist eller ufullstendig registrering senere.