Εγγραφή DBA στο Maine: Πώς να υποβάλετε Assumed Name, Fictitious Name ή Trade Name

Εάν η επιχείρησή σας λειτουργεί με όνομα διαφορετικό από την επίσημη νομική της επωνυμία, το Maine ενδέχεται να απαιτεί υποβολή assumed name. Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων το αποκαλούν DBA, trade name ή fictitious name, αλλά η σωστή υποβολή εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας και τον τρόπο με τον οποίο είναι οργανωμένη η επιχείρηση.

Για corporations, limited liability companies, limited partnerships και limited liability partnerships, η νομοθεσία του Maine συνήθως ορίζει ότι η υποβολή γίνεται στον Secretary of State. Για sole proprietors και general partnerships, η διαδικασία γίνεται σε δημοτικό επίπεδο, με τον city ή town clerk της περιοχής όπου βρίσκεται η επιχείρηση.

Η κατανόηση της διαφοράς έχει σημασία. Μια ελλιπής υποβολή μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα συμμόρφωσης, να καθυστερήσει τον σχεδιασμό του branding και να περιπλέξει συμβάσεις, τραπεζικές σχέσεις και επικοινωνία με πελάτες. Μπορεί επίσης να προκαλέσει σύγχυση αν σκοπεύετε να λειτουργείτε περισσότερα από ένα brands κάτω από μία νομική οντότητα.

Τι σημαίνει DBA στο Maine

Το DBA είναι συντομογραφία του "doing business as". Στο Maine, αυτή η έννοια εμφανίζεται στη νομοθεσία ως assumed name ή, για ορισμένες foreign entities, ως fictitious name.

Ένα assumed name είναι απλώς ένα όνομα διαφορετικό από τη νόμιμη επωνυμία της οντότητας, το οποίο η επιχείρηση χρησιμοποιεί στις εμπορικές της συναλλαγές. Ένα fictitious name είναι διαφορετικό: χρησιμοποιείται όταν η πραγματική επωνυμία μιας foreign entity δεν είναι διαθέσιμη στο Maine και η οντότητα χρειάζεται εναλλακτικό όνομα για να συναλλάσσεται στην πολιτεία.

Το πρακτικό αποτέλεσμα είναι το ίδιο από πλευράς branding. Η νομική σας οντότητα διατηρεί την επίσημη καταχωρισμένη επωνυμία της, ενώ η δημόσια επιχειρηματική σας παρουσία μπορεί να λειτουργεί με ένα εγκεκριμένο εναλλακτικό όνομα.

Ποιοι πρέπει να υποβάλουν

Οι κανόνες του Maine για τα assumed names επηρεάζουν αρκετές κοινές μορφές επιχειρήσεων:

• Corporations που θέλουν να λειτουργούν με διαφορετικό όνομα από την ακριβή νομική επωνυμία της corporation
• LLCs που χρησιμοποιούν ξεχωριστό brand για marketing, φυσικά καταστήματα ή σειρές προϊόντων
• Limited partnerships που θέλουν διαφορετική επιχειρηματική ταυτότητα
• Limited liability partnerships που χρειάζονται διαφορετικό όνομα για τις δραστηριότητές τους
• Foreign entities που πρέπει να χρησιμοποιήσουν fictitious name επειδή η νομική τους επωνυμία δεν είναι διαθέσιμη στο Maine
• Sole proprietors και general partnerships που χρησιμοποιούν επιχειρηματικό όνομα διαφορετικό από το πλήρες όνομα των ιδιοκτητών

Εάν έχετε ήδη συστήσει μια corporation, LLC, LLP ή LP και απλώς θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό όνομα στην επιχείρηση, η υποβολή assumed-name filing είναι συχνά η πιο καθαρή λύση σε σχέση με την αλλαγή της νομικής επωνυμίας της οντότητας.

Εάν είστε sole proprietor ή general partnership, η νομοθεσία του Maine αντιμετωπίζει τη διαδικασία διαφορετικά. Αυτές οι επιχειρήσεις συνήθως υποβάλλουν το έγγραφο στον municipal clerk αντί στον Secretary of State.

Υποβολή σε επίπεδο πολιτείας vs. υποβολή σε δημοτικό επίπεδο

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη στο Maine είναι η αποστολή της υποβολής στη λάθος υπηρεσία.

Η υποβολή σε επίπεδο πολιτείας συνήθως ισχύει για επίσημες οντότητες όπως corporations, LLCs, LLPs και limited partnerships. Ο Secretary of State του Maine εξετάζει αυτές τις υποβολές σε σχέση με τα ονόματα που υπάρχουν ήδη στα αρχεία και εφαρμόζει το κριτήριο του distinguishable-on-the-record.

Η δημοτική υποβολή ισχύει συνήθως για sole proprietorships και general partnerships. Εάν λειτουργείτε τοπικά με trade name, συνήθως υποβάλλετε το έγγραφο στον clerk της πόλης ή της κωμόπολης όπου ασκείται η επιχείρηση.

Αυτή η διάκριση είναι σημαντική, επειδή μια τοπική υποβολή δεν αντικαθιστά την υποβολή της state entity, και μια υποβολή σε επίπεδο πολιτείας δεν αντικαθιστά το municipal certificate όταν αυτό απαιτείται.

Πώς εξετάζει το Maine ένα όνομα

Πριν από την υποβολή, το Maine ελέγχει αν το προτεινόμενο όνομα διαφέρει επαρκώς από τα ονόματα που υπάρχουν ήδη στα αρχεία. Αυτό σημαίνει ότι το νέο όνομα δεν μπορεί να είναι υπερβολικά κοντά σε κάποιο ήδη ενεργό όνομα με τρόπο που θα δημιουργούσε σύγχυση.

Το Maine επίσης αγνοεί ορισμένες μικρές διαφορές κατά την αξιολόγηση της διακριτότητας, όπως τη στίξη, τα κεφαλαία γράμματα και ορισμένες γενικές λέξεις που σχετίζονται με την οντότητα. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να βασίζεστε σε μικρές αλλαγές μορφοποίησης για να θεωρηθεί διαθέσιμο ένα όνομα.

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να κάνετε πρώτα προσεκτική αναζήτηση και να επιλέξετε ένα όνομα που είναι σαφώς διαφορετικό από τα υπάρχοντα επιχειρηματικά ονόματα, σήματα και άλλες υποβολές.

Τι συνήθως περιλαμβάνει η υποβολή

Η ακριβής φόρμα εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας, αλλά οι υποβολές assumed name στο Maine συνήθως απαιτούν κάποιο συνδυασμό των παρακάτω:

• Τη νόμιμη επωνυμία της επιχειρηματικής οντότητας
• Δήλωση ότι η οντότητα σκοπεύει να δραστηριοποιείται με assumed name
• Το assumed name που χρησιμοποιείται
• Τις τοποθεσίες όπου θα χρησιμοποιείται το όνομα, εάν δεν χρησιμοποιείται σε κάθε τόπο δραστηριότητας στο Maine
• Για foreign entities, τη δικαιοδοσία σύστασης και την ημερομηνία κατά την οποία η οντότητα εξουσιοδοτήθηκε να δραστηριοποιείται στο Maine

Το Maine απαιτεί επίσης ξεχωριστή υποβολή για κάθε assumed ή fictitious name που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν η εταιρεία σας θέλει να λειτουργεί με περισσότερα από ένα εναλλακτικά ονόματα, κάθε ένα χρειάζεται τη δική του δήλωση.

Τέλη υποβολής στο Maine

Το τρέχον δημοσιευμένο πρόγραμμα τελών του Maine διαφέρει ανάλογα με τον τύπο της οντότητας. Τα παρακάτω ποσά είναι τα πιο συνηθισμένα κρατικά τέλη για assumed-name filings:

Τύπος Υποβολής	Τρέχον Δημοσιευμένο Τέλος
For-profit assumed name filing	$125
Nonprofit corporation assumed or fictitious name filing	$25
LLC assumed name filing	$125
LLC fictitious name filing	$40
LLP assumed name filing	$125
LLP fictitious name filing	$40
Termination of assumed or fictitious name for LLCs and LLPs	$20
Termination of assumed or fictitious name for nonprofit corporations	$5
Termination of assumed or fictitious name for business corporations	$20

Τα τέλη μπορούν να αλλάξουν, οπότε είναι συνετό να επιβεβαιώνετε το πιο πρόσφατο πρόγραμμα του Secretary of State πριν από την υποβολή.

Διαδικασία βήμα προς βήμα

1. Επιβεβαιώστε ποια υποβολή χρειάζεστε

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τον τύπο της οντότητας. Μια corporation, LLC, LLP ή LP συνήθως υποβάλλει στον Secretary of State. Ένας sole proprietor ή μια general partnership μπορεί να χρειάζεται αντί αυτού δημοτικό πιστοποιητικό.

2. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του ονόματος

Αναζητήστε τα αρχεία του Maine για να βεβαιωθείτε ότι το προτεινόμενο όνομά σας είναι διαθέσιμο και διακριτό. Ένα όνομα που είναι ήδη υπερβολικά παρόμοιο με άλλη ενεργή καταχώριση είναι πιθανό να απορριφθεί.

3. Συμπληρώστε τη σωστή φόρμα

Χρησιμοποιήστε τη φόρμα που αντιστοιχεί στον τύπο της οντότητας και παρέχεται από τον Secretary of State ή από το αρμόδιο δημοτικό γραφείο. Βεβαιωθείτε ότι η νόμιμη επωνυμία, το προτεινόμενο assumed name και κάθε απαιτούμενη πληροφορία για την τοποθεσία ή τη foreign entity είναι ακριβή.

4. Υποβάλετε τη δήλωση και το τέλος

Καταθέστε τη συμπληρωμένη υποβολή στη σωστή υπηρεσία μαζί με το απαιτούμενο τέλος. Εάν λείπουν πληροφορίες, η υπηρεσία μπορεί να απορρίψει την υποβολή ή να ζητήσει διορθώσεις, κάτι που καθυστερεί τα σχέδια έναρξης.

5. Φυλάξτε την εγκεκριμένη υποβολή στα αρχεία σας

Μόλις γίνει αποδεκτή η υποβολή, κρατήστε ένα αντίγραφο στα αρχεία σας. Μπορεί να το χρειαστείτε για τραπεζικές διαδικασίες, συμβόλαια, onboarding προμηθευτών, άδειες ή ως απόδειξη ότι η επιχείρησή σας έχει εξουσιοδότηση να χρησιμοποιεί το όνομα.

Assumed Name vs. Fictitious Name

Οι όροι αυτοί χρησιμοποιούνται συχνά εναλλάξ στην καθημερινή συζήτηση, αλλά η νομοθεσία του Maine τους χρησιμοποιεί διαφορετικά.

Ένα assumed name είναι ένα επιλεγμένο εναλλακτικό όνομα που χρησιμοποιεί μια οντότητα η οποία ήδη υπάρχει και είναι εξουσιοδοτημένη να δραστηριοποιείται στο Maine.

Ένα fictitious name χρησιμοποιείται όταν η πραγματική επωνυμία μιας foreign entity δεν είναι διαθέσιμη στο Maine, οπότε η οντότητα υιοθετεί ένα επιτρεπόμενο εναλλακτικό όνομα για να συνεχίσει να δραστηριοποιείται στην πολιτεία.

Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης στο Maine, αυτή η διάκριση έχει σημασία, επειδή μπορεί να επηρεάσει το πεδίο που θα επιλέξετε στη φόρμα, το τέλος που ισχύει και τον τρόπο με τον οποίο θα εξεταστεί η υποβολή.

Πότε να ενημερώσετε ή να τερματίσετε την υποβολή

Εάν η επιχείρησή σας σταματήσει να χρησιμοποιεί το assumed name, θα πρέπει να υποβάλετε το κατάλληλο έγγραφο τερματισμού αντί να αφήσετε την υποβολή ανοιχτή επ’ αόριστον.

Εάν η επιχείρηση αλλάξει όνομα, αναδιαρθρωθεί ή αρχίσει να χρησιμοποιεί διαφορετικό brand, εξετάστε αν χρειάζεστε νέα assumed-name filing ή αλλαγή της νομικής επωνυμίας της οντότητας. Η σωστή απάντηση εξαρτάται από το αν αλλάζετε μόνο το δημόσιο brand ή την επίσημη επωνυμία της οντότητας στα αρχεία.

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιείτε πολλά brands κάτω από μία εταιρεία, παρακολουθείτε τα προσεκτικά. Κάθε assumed name πρέπει να αντιστοιχεί στη σωστή οντότητα και στην κατάλληλη ημερομηνία υποβολής, ώστε να μην χάσετε τον έλεγχο των υποχρεώσεων συμμόρφωσης.

Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

• Υποβολή στη λάθος υπηρεσία
• Υπόθεση ότι μια τοπική trade-name filing καλύπτει μια state entity
• Επιλογή ονόματος που είναι υπερβολικά παρόμοιο με υπάρχουσα καταχώριση
• Παράλειψη όλων των απαιτούμενων τοποθεσιών χρήσης
• Χρήση μίας υποβολής για περισσότερα από ένα assumed names
• Σύγχυση μεταξύ αλλαγής ονόματος και assumed-name filing
• Παράλειψη τερματισμού ενός ονόματος που δεν χρησιμοποιείται πλέον

Αυτά τα λάθη είναι εύκολο να γίνουν όταν επικεντρώνεστε στο να λανσάρετε ή να κάνετε rebranding γρήγορα. Είναι επίσης αποτρέψιμα, αν αφιερώσετε λίγο χρόνο ώστε να αντιστοιχίσετε τη διαδικασία υποβολής στη δομή της επιχείρησης.

Γιατί έχει σημασία για τη σύσταση επιχείρησης

Μια assumed-name filing δεν είναι απλώς μια άσκηση branding. Επηρεάζει τη σύσταση, τη συμμόρφωση, το άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών, την επεξεργασία πληρωμών και την εμπιστοσύνη των πελατών.

Αν η νομική σας οντότητα είναι μια LLC αλλά το φυσικό σας κατάστημα, ο ιστότοπος ή η υπηρεσιακή σας γραμμή χρησιμοποιεί διαφορετικό brand, η δημόσια ταυτότητά σας πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τις κρατικές σας υποβολές. Αυτή η ευθυγράμμιση βοηθά να μειωθούν οι τριβές όταν ανοίγετε λογαριασμούς, υπογράφετε συμβάσεις ή εγγράφεστε για άδειες.

Για ιδρυτές που χτίζουν επιχείρηση στο Maine, αυτός είναι ένας ακόμη λόγος να αντιμετωπίζετε την ονοματοδοσία ως μέρος της διαδικασίας σύστασης και όχι ως δευτερεύον ζήτημα.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Η Zenind βοηθά ιδρυτές και υφιστάμενους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι σε θέματα σύστασης και συμμόρφωσης. Αν ξεκινάτε μια νέα εταιρεία στο Maine ή ενημερώνετε ένα brand name για υπάρχουσα οντότητα, μια δομημένη διαδικασία υποβολής βοηθά στη μείωση αποφεύξιμων λαθών.

Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία όταν το όνομα της επιχείρησής σας, ο τύπος της οντότητας και οι υποχρεώσεις υποβολής στην πολιτεία πρέπει να παραμένουν σε απόλυτη συνάφεια.

Συχνές Ερωτήσεις

Απαιτεί το Maine ανανέωση για ένα assumed name;

Η νομοθεσία του Maine εστιάζει στην ίδια την υποβολή και, όταν χρειάζεται, σε μεταγενέστερο έγγραφο τερματισμού αν το όνομα δεν χρησιμοποιείται πλέον. Να επιβεβαιώνετε πάντα το πιο πρόσφατο statute και τις οδηγίες του Secretary of State πριν βασιστείτε σε αυτή την κατάσταση της υποβολής.

Μπορεί ένας sole proprietor να καταθέσει DBA στον Secretary of State του Maine;

Συνήθως όχι. Οι sole proprietors και οι general partnerships συνήθως υποβάλλουν στον municipal clerk της πόλης ή της κωμόπολης όπου βρίσκεται η επιχείρηση.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω περισσότερα από ένα assumed names;

Ναι, αλλά κάθε assumed ή fictitious name γενικά απαιτεί ξεχωριστή υποβολή.

Τελικό Συμπέρασμα

Η εγγραφή assumed name στο Maine είναι απλή, αρκεί να αντιστοιχίσετε τη διαδικασία υποβολής στη σωστή επιχειρηματική δομή. Οι corporations, LLCs, LLPs και limited partnerships συνήθως χρησιμοποιούν τον Secretary of State, ενώ οι sole proprietors και οι general partnerships συνήθως υποβάλλουν σε τοπικό επίπεδο.

Πριν από την υποβολή, επιβεβαιώστε τη διαθεσιμότητα του ονόματος, προετοιμάστε τη σωστή φόρμα, συμπεριλάβετε όλα τα απαιτούμενα στοιχεία και διατηρήστε τα αρχεία σας ενημερωμένα αν το όνομα αλλάξει ή πάψει να χρησιμοποιείται. Μια καθαρή διαδικασία υποβολής τώρα κοστίζει λιγότερο από τη διόρθωση μιας απορριφθείσας ή ελλιπούς υποβολής αργότερα.