Liittovaltion ja osavaltion verotunnisteet yrityksellesi: EIN vs. osavaltion verotunnus

Yrityksen perustamiseen liittyy pitkä tehtävälista, ja veroilmoittautuminen on yksi ensimmäisistä asioista, jotka useimpien perustajien on ymmärrettävä. Yhdysvalloissa yritysten omistajat kuulevat usein liittovaltion verotunnisteesta, osavaltion verotunnisteesta ja EIN:stä. Nämä termit kuulostavat samankaltaisilta, mutta ne eivät aina tarkoita samaa asiaa.

Sen ymmärtäminen, mikä verotunnus yrityksesi tarvitsee, voi auttaa sinua palkkaamaan työntekijöitä, tekemään veroilmoituksia, avaamaan pankkitilin, rekisteröitymään palkanlaskentaan ja pysymään liittovaltion ja osavaltion vaatimusten mukaisena. Joissakin tapauksissa tarvitset vain EIN:n. Toisissa tapauksissa tarvitset sekä EIN:n että yhden tai useamman osavaltion verotunnisteen.

Tämä opas selittää, mitä kukin numero tekee, milloin yrityksesi tarvitsee niitä, miten niitä haetaan ja mitä yleisiä virheitä kannattaa välttää.

Mikä on liittovaltion verotunniste?

Liittovaltion verotunniste on tunniste, jota Internal Revenue Service käyttää yrityksen seuraamiseen liittovaltion verotusta varten. Useimmille yrityksille tämä numero on Employer Identification Number eli EIN.

Voit ajatella EIN:ää yrityksenä toimivana sosiaaliturvatunnuksena. Se yksilöi yrityksesi, kun annat liittovaltion veroilmoituksia, raportoit palkkoja, avaat taloustilejä ja hoidat monia muita virallisia yritystehtäviä.

EIN:iä käyttävät yleisesti:

• LLC-yhtiöt ja osakeyhtiöt
• Yhtymät
• Yritykset, joilla on työntekijöitä
• Yritykset, jotka antavat excise-veroilmoituksia
• Tietyt trustit, kuolinpesät ja voittoa tavoittelemattomat organisaatiot

Jotkut yksityisyrittäjät hakevat EIN:n myös silloin, kun se ei ole pakollinen. Esimerkiksi yksityisyrittäjä voi haluta pitää henkilökohtaiset ja yrityksen taloudet erillään tai avata yrityspankkitilin käyttämättä henkilökohtaista sosiaaliturvatunnusta.

Mikä on osavaltion verotunniste?

Osavaltion verotunniste on osavaltion myöntämä rekisteröintinumero, jota käytetään osavaltion verovelvoitteisiin. Tarkka nimi ja käyttötarkoitus voivat vaihdella osavaltiosta toiseen. Yritystoiminnastasi riippuen saatat tarvita osavaltion verotunnisteen esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Osavaltion tuloveron pidättäminen työntekijöiden palkoista
• Myyntiveron periminen ja tilittäminen
• Työttömyysvakuutusmaksujen maksaminen
• Rekisteröityminen tiettyihin osavaltiotason veroihin tai lupiin

Toisin kuin EIN, jonka myöntää liittovaltion hallinto, osavaltion verotunnisteen myöntää osavaltio, jossa toimit tai jossa sinulla on verovelvoite. Jotkut yritykset tarvitsevat yhden osavaltion rekisteröintinumeron. Toiset tarvitsevat useita tilejä eri verolajeille.

Koska jokainen osavaltio hallinnoi omia verosääntöjään, ei ole yhtä yhtenäistä osavaltion verotunnistejärjestelmää. Vaatimukset riippuvat siitä, missä yrityksesi sijaitsee, missä myyt ja onko sinulla työntekijöitä.

Tarvitsetko EIN:n?

Monet yritykset tarvitsevat. Tarvitset yleensä EIN:n, jos yrityksesi:

• On työntekijöitä
• Toimii yhtymänä tai osakeyhtiönä
• Antaa tiettyjä liittovaltion veroilmoituksia
• Pidättää veroja joissakin tapauksissa ulkomaalaisilta omistajilta tai työntekijöiltä
• Tarvitsee yrityspankkitilin tai yritysluottoa laitokselta, joka edellyttää EIN:ää

Saatat tarvita EIN:n myös, jos perustat LLC:n ja valitset sen verotettavaksi yhtiönä tai yhtymänä. Vaikka yrityksesi ei lain mukaan tarvitsisi EIN:ää, sen hankkiminen voi helpottaa vaatimusten noudattamista ja tehdä yrityksestäsi vakiintuneemman näköisen.

Jos olet yksityisyrittäjä, jolla ei ole työntekijöitä eikä erityisiä veroilmoitusvaatimuksia, et välttämättä tarvitse EIN:ää heti. Monet omistajat hakevat sen silti, koska se on ilmainen ja voi vähentää tarvetta käyttää henkilökohtaista verotunnusta yritysasiakirjoissa.

Tarvitsetko osavaltion verotunnisteen?

Ehkä. Osavaltion verotunniste liittyy yleensä tiettyyn verovelvoitteeseen, joten vastaus riippuu liiketoimintamallistasi ja sijainnistasi.

Saatat tarvita osavaltion verotunnisteen, jos yrityksesi:

• Työllistää ihmisiä kyseisessä osavaltiossa
• Myy veronalaisia tuotteita tai palveluja ja sen on perittävä myyntiveroa
• Sen on maksettava osavaltion työttömyysveroa
• Sillä on fyysinen läsnäolo tai verokytkentä kyseisessä osavaltiossa
• Rekisteröityy tiettyihin toimialakohtaisiin veroihin tai lupiin

Esimerkiksi, jos avaat vähittäiskaupan osavaltiossa, jossa peritään myyntiveroa, tarvitset todennäköisesti osavaltion verorekisteröinnin ennen kuin voit laillisesti periä veroa asiakkailta. Jos palkkaat työntekijöitä, sinun on ehkä rekisteröidyttävä palkanpidätys- ja työttömyystileihin.

Myös etäyrityksillä voi olla osavaltiokohtaisia verovelvoitteita. Taloudellista nexus-suhdetta koskevat säännöt voivat edellyttää myyntiverorekisteröintiä osavaltiossa, jos myyntisi tai transaktiomääräsi ylittää siellä tietyn rajan. Koska nämä säännöt vaihtelevat, on tärkeää tarkastella tilannetta osavaltio kerrallaan.

EIN vs. osavaltion verotunniste: tärkein ero

Yksinkertaisin tapa erottaa nämä kaksi on tämä:

• EIN on liittovaltion verotunnus, jonka myöntää IRS.
• Osavaltion verotunniste on osavaltiotason rekisteröinti, jota käytetään tietyn osavaltion verovelvoitteisiin.

EIN koskee yritystäsi liittovaltion tasolla. Osavaltion verotunniste koskee vain sitä osavaltiota, joka sen on myöntänyt. Yrityksellä voi olla yksi EIN, mutta useita osavaltiokohtaisia verorekisteröintejä.

Käytännön ero on tämä:

• Käytä EIN:iä liittovaltion veroilmoituksiin, pankkiasioihin, työntekijöiden palkkaamiseen ja yrityksen tunnistamiseen IRS:n kanssa.
• Käytä osavaltion verotunnistetta palkanpidätykseen, myyntiveroon, työttömyysveroon tai muihin osavaltion hallinnoimiin veroihin liittyvillä tileillä.

Monet uudet yrittäjät tarvitsevat molemmat. Liittovaltion EIN tulee usein ensin, minkä jälkeen tehdään osavaltiorekisteröinnit, kun yritys alkaa palkata, myydä veronalaisia tuotteita tai toimia osavaltiossa, joka edellyttää verotilejä.

Näin hankit EIN:n

IRS tarjoaa useita tapoja hakea EIN:ää, mutta verkkohakemus on yleensä nopein vaihtoehto niille yrityksille, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Yleisesti prosessi näyttää tältä:

1. Varmista, että yrityksesi on oikeutettu hakemaan.
2. Valitse oikeudellinen muoto ja vastuuhenkilön tiedot.
3. Täytä IRS:n hakemus.
4. Vastaanota EIN-vahvistuskirje hyväksynnän jälkeen.

Viivästysten välttämiseksi varmista ennen hakemista, että yrityksen nimi, perustamistiedot ja vastuuhenkilön tiedot ovat oikein. IRS odottaa yleensä yhtä vastuuhenkilöä hakemusta kohden, ja hakemuksen on vastattava yrityksesi tietoja.

Jos olet perustamassa uutta yhtiötä, voi olla hyödyllistä hakea EIN vasta sen jälkeen, kun perustamisasiakirjasi on hyväksytty, jotta tiedot täsmäävät siististi.

Näin hankit osavaltion verotunnisteen

Osavaltion verotunnisteen hankkiminen riippuu verolajista ja osavaltiosta. Monissa tapauksissa rekisteröidyt osavaltion verovirastoon, verotuksen osastoon, työvoimaviranomaiselle tai vastaavalle viranomaiselle.

Tyypilliset vaiheet ovat:

1. Määritä, mitä verotilejä yrityksesi tarvitsee.
2. Kerää perustamisasiakirjat, EIN-tiedot ja omistajatiedot.
3. Rekisteröidy oikeaan osavaltioviranomaiseen.
4. Luo tarvittaessa verkkotunnukset.
5. Ilmoita ja maksa verot osavaltion aikataulun mukaisesti.

Saatat tarvita erilliset rekisteröinnit myyntiverolle, palkanpidätykselle ja työttömyysvakuutukselle. Jotkin osavaltiot kokoavat nämä toiminnot yhden asiointipalvelun alle, kun taas toiset edellyttävät erillisiä tilejä.

Jos yrityksesi toimii useammassa kuin yhdessä osavaltiossa, prosessi voi monimutkaistua. Saatat joutua arvioimaan, missä sinulla on nexus, missä työntekijät työskentelevät ja missä teet veronalaisia myyntejä.

Yleisiä virheitä, joita kannattaa välttää

Yrittäjät joutuvat usein vältettävissä oleviin ongelmiin rekisteröidessään verotunnuksia. Yleisimpiä virheitä ovat:

• Osavaltion verotunnisteen hakeminen ennen kuin on varmistettu, että liiketoiminta todella edellyttää sitä
• Olettaminen, että EIN korvaa kaikki osavaltiorekisteröinnit
• Myyntiveron rekisteröinnin sekoittaminen palkanveron rekisteröintiin
• Rekisteröitymättä jättäminen osavaltiossa, jossa yrityksellä on työntekijöitä tai veronalaisia myyntejä
• Yrityksen nimen käyttämien epäjohdonmukaisesti perustamis-, vero- ja pankkitiedoissa
• Rekisteröinnin lykkääminen liian pitkään, mikä voi aiheuttaa vaatimustenmukaisuusaukkoja tai sakkoja

Huolellinen, vaiheittainen lähestymistapa säästää aikaa ja vähentää myöhempien korjausten riskiä.

Milloin sinun pitäisi hakea?

Ajoitus riippuu liiketoimintasuunnitelmastasi, mutta useimmissa tapauksissa verotunnukset kannattaa hankkia jo varhaisessa vaiheessa käynnistystä.

Hyvä nyrkkisääntö on:

• Hae EIN heti, kun yrityksesi on perustettu tai kun olet valmis viimeistelemään perustamiseen liittyvät veroasiat.
• Rekisteröidy osavaltion verotunnisteita varten ennen kuin alat palkata työntekijöitä, periä myyntiveroa tai harjoittaa muuta verotettavaa toimintaa, joka edellyttää rekisteröitymistä.

Jos lanseerauspäivä lähestyy nopeasti, älä jätä rekisteröintiä viime tinkaan. Jotkin verotilit voidaan käsitellä heti, mutta toiset vaativat aikaa tarkasteluun ja aktivointiin.

Miten Zenind voi auttaa

Yrityksen perustaminen on helpompaa, kun hallinnolliset tehtävät on järjestetty alusta alkaen. Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yrityksensä ja pysymään niiden vaatimustenmukaisuustehtävien tasalla, jotka seuraavat perustamista.

Se voi olla erityisen hyödyllistä, kun hallinnoit:

• Yhtiön perustamista
• Vaatimustenmukaisuuden määräaikoja
• Yritysasiakirjoja ja ilmoituksia
• Siirtymää perustamisesta veroilmoittautumiseen ja toiminnan aloittamiseen

Kun asiakirjat ja rekisteröinnit hoidetaan siististi, on helpompi siirtyä perustamisesta pankkiasiointiin, henkilöstön palkkaamiseen ja verotuksen noudattamiseen ilman tarpeettomia viivästyksiä.

Usein kysytyt kysymykset liittovaltion ja osavaltion verotunnisteista

Onko EIN sama kuin osavaltion verotunniste?

Ei. EIN on liittovaltion verotunnus, jonka myöntää IRS. Osavaltion verotunnisteen myöntää osavaltion viranomainen osavaltiotason verovelvoitteita varten.

Voiko yksityisyrittäjä saada EIN:n?

Kyllä. Yksityisyrittäjä voi hakea EIN:ää, vaikka sitä ei tiukasti ottaen tarvittaisikaan.

Tarvitsenko sekä liittovaltion että osavaltion verotunnisteen?

Monet yritykset tarvitsevat. Jos sinulla on työntekijöitä, myyt veronalaisia tavaroita tai sinun on rekisteröidyttävä osavaltion veroihin, saatat tarvita molemmat.

Käyttävätkö kaikki osavaltiot samaa verotunnistejärjestelmää?

Eivät. Osavaltion verosäännöt ja rekisteröintijärjestelmät vaihtelevat suuresti.

Voinko käyttää EIN:iä myyntiveroon?

Yleensä et. Myyntivero hoidetaan tavallisesti osavaltion rekisteröinnin kautta, ei pelkän liittovaltion EIN:n avulla.

Lopullinen yhteenveto

Liittovaltion verotunniste ja osavaltion verotunniste palvelevat eri tarkoituksia, mutta molemmat voivat olla olennainen osa vaatimustenmukaista yrityksen perustamista. EIN tunnistaa yrityksesi liittovaltion tasolla, kun taas osavaltion verotunnisteet hoitavat osavaltiokohtaiset verovelvoitteet, kuten myyntiveron, palkanpidätyksen ja työttömyysvakuutuksen.

Jos olet perustamassa yritystä, kannattaa varmistaa verorekisteröintitarpeet ajoissa. Oikeiden numeroiden hankkiminen oikeaan aikaan auttaa välttämään vaatimustenmukaisuusongelmia ja etenemään luottavaisin mielin.