Федеральні та штатні податкові ідентифікаційні номери для вашого бізнесу: EIN проти штатного податкового ID

Початок бізнесу пов’язаний із довгим списком завдань, і податкова реєстрація є одним із перших пунктів, які потрібно зрозуміти більшості засновників. У Сполучених Штатах власники бізнесу часто чують про федеральний податковий ідентифікаційний номер, штатний податковий ідентифікаційний номер та EIN. Ці терміни звучать подібно, але не завжди означають одне й те саме.

Розуміння того, який податковий ID потрібен вашому бізнесу, може допомогти вам наймати працівників, подавати податкову звітність, відкривати банківський рахунок, реєструвати payroll і дотримуватися федеральних та штатних вимог. У деяких випадках вам потрібен лише EIN. В інших випадках вам може знадобитися і EIN, і один або кілька штатних податкових ID.

У цьому посібнику пояснюється, що робить кожен номер, коли вашому бізнесу він потрібен, як подати заявку та яких типових помилок слід уникати.

Що таке федеральний податковий ідентифікаційний номер?

Федеральний податковий ідентифікаційний номер — це ідентифікатор, який Internal Revenue Service використовує для обліку бізнесу для федеральних податкових цілей. Для більшості компаній цим номером є Employer Identification Number, або EIN.

EIN можна вважати бізнес-версією номера Social Security. Він ідентифікує вашу компанію, коли ви подаєте федеральні податкові форми, звітуєте про payroll, відкриваєте фінансові рахунки та виконуєте багато інших офіційних бізнес-завдань.

EIN зазвичай використовують:

• LLC та корпорації
• Партнерства
• Бізнеси з працівниками
• Бізнеси, які подають декларації з excise tax
• Деякі трасти, спадщини та неприбуткові організації

Деякі одноосібні власники також вирішують отримати EIN, навіть якщо це не є обов’язковим. Наприклад, одноосібний власник може захотіти розділити особисті та бізнес-фінанси або відкрити бізнес-рахунок без використання особистого номера Social Security.

Що таке штатний податковий ідентифікаційний номер?

Штатний податковий ідентифікаційний номер — це номер реєстрації, виданий штатом, для виконання штатних податкових зобов’язань. Точна назва та призначення можуть відрізнятися від штату до штату. Залежно від діяльності вашого бізнесу вам може знадобитися штатний податковий ID для:

• Утримання штатного податку на доходи із зарплати працівників
• Стягнення та перерахування sales tax
• Сплати податків на unemployment insurance
• Реєстрації для певних штатних податків або дозволів

На відміну від EIN, який видає федеральний уряд, штатний податковий ID видається штатом, у якому ви працюєте або в якому маєте податкове зобов’язання. Деяким бізнесам потрібен один номер реєстрації в штаті. Іншим потрібні кілька рахунків для різних видів податків.

Оскільки кожен штат адмініструє власні податкові правила, не існує єдиної універсальної системи штатних податкових ID. Вимоги залежать від того, де розташований ваш бізнес, де ви продаєте товари чи послуги та чи наймаєте ви працівників.

Чи потрібен вам EIN?

Багатьом бізнесам так. Зазвичай вам потрібен EIN, якщо ваш бізнес:

• Має працівників
• Працює як партнерство або корпорація
• Подає певні федеральні податкові декларації
• Утримує податки для нерезидентів-власників або працівників у деяких випадках
• Потребує відкриття бізнес-рахунку в банку або подання заявки на бізнес-кредит у фінансовій установі, яка вимагає EIN

Вам також може знадобитися EIN, якщо ви створюєте LLC і обираєте оподаткування як корпорація або партнерство. Навіть якщо за законом вашому бізнесу не обов’язково мати EIN, його наявність може спростити дотримання вимог і зробити компанію більш зрілою в очах партнерів та банків.

Якщо ви є одноосібним власником без працівників і без особливих вимог до податкової звітності, вам може не знадобитися EIN негайно. Проте багато власників усе одно подають заявку, оскільки це безкоштовно і може зменшити потребу використовувати особистий податковий номер у бізнес-документах.

Чи потрібен вам штатний податковий ID?

Можливо. Штатний податковий ID зазвичай прив’язаний до конкретного податкового зобов’язання, тому відповідь залежить від моделі вашого бізнесу та місця його діяльності.

Вам може знадобитися штатний податковий ID, якщо ваш бізнес:

• Має працівників у цьому штаті
• Продає оподатковувані товари або послуги й повинен стягувати sales tax
• Повинен сплачувати штатний податок на безробіття
• Має фізичну присутність або tax nexus у штаті
• Реєструється для певних галузевих штатних податків або ліцензій

Наприклад, якщо ви відкриваєте роздрібний бізнес у штаті, де стягується sales tax, вам, імовірно, потрібно зареєструватися в штаті, перш ніж ви зможете законно стягувати податок із клієнтів. Якщо ви наймаєте працівників, вам може знадобитися реєстрація для payroll withholding і unemployment accounts.

Навіть віддалені бізнеси можуть мати штатні податкові зобов’язання. Правила economic nexus можуть вимагати реєстрації для sales tax у штаті, якщо ваш обсяг продажів або кількість транзакцій перевищує там поріг. Оскільки ці правила різняться, важливо перевіряти свою присутність окремо в кожному штаті.

EIN проти штатного податкового ID: головна різниця

Найпростіше розрізнити їх так:

• EIN — це федеральний податковий ID, який видає IRS.
• Штатний податковий ID — це реєстрація на рівні штату, яка використовується для податкових зобов’язань у конкретному штаті.

EIN діє для вашого бізнесу на федеральному рівні. Штатний податковий ID діє лише в тому штаті, який його видав. Один бізнес може мати один EIN, але кілька штатних податкових реєстрацій.

Практична різниця така:

• Використовуйте EIN для федеральної податкової звітності, банківських операцій, найму працівників і ідентифікації бізнесу перед IRS.
• Використовуйте штатний податковий ID для payroll withholding, sales tax, unemployment tax або інших податкових рахунків, які адмініструє штат.

Багатьом новим власникам бізнесу потрібні обидва номери. Федеральний EIN часто оформлюють першим, а потім додають штатні реєстрації, коли бізнес починає наймати працівників, продавати оподатковувані товари або працювати в штаті, який вимагає податкові рахунки.

Як отримати EIN

IRS пропонує кілька способів подати заявку на EIN, але онлайн-подання зазвичай є найшвидшим варіантом для тих бізнесів, які відповідають вимогам.

Загалом процес виглядає так:

1. Переконайтеся, що ваш бізнес має право подати заявку.
2. Визначте юридичну структуру та дані відповідальної особи.
3. Заповніть заявку IRS.
4. Отримайте підтвердження EIN після схвалення.

Щоб уникнути затримок, перед поданням переконайтеся, що назва бізнесу, дані про створення та інформація про відповідальну особу є точними. IRS зазвичай очікує одну відповідальну особу в одній заявці, і дані в заявці мають збігатися з вашими корпоративними записами.

Якщо ви створюєте нову юридичну особу, може бути корисно подати заявку на EIN після схвалення документів про створення, щоб записи узгоджувалися між собою.

Як отримати штатний податковий ID

Процес отримання штатного податкового ID залежить від типу податку та штату. У багатьох випадках ви реєструєтеся в department of revenue, department of taxation, labor department або подібному агентстві.

Типові кроки включають:

1. Визначте податкові рахунки, які потрібні вашому бізнесу.
2. Підготуйте документи про створення, інформацію про EIN та дані про власників.
3. Зареєструйтеся в правильному державному органі.
4. За можливості налаштуйте доступ до онлайн-акаунта.
5. Подавайте звітність і сплачуйте податки відповідно до графіка штату.

Вам можуть знадобитися окремі реєстрації для sales tax, withholding tax і unemployment insurance. Деякі штати об’єднують ці функції в одному порталі, тоді як інші вимагають окремі рахунки.

Якщо ваш бізнес працює більш ніж в одному штаті, процес може стати складнішим. Вам може знадобитися оцінити, де у вас виникає nexus, де працюють працівники та де ви здійснюєте оподатковувані продажі.

Типові помилки, яких слід уникати

Власники бізнесу часто стикаються з уникальними проблемами під час реєстрації податкових ID. Найпоширеніші помилки включають:

• Подання заявки на штатний податковий ID до підтвердження, що фактична діяльність бізнесу справді цього вимагає
• Припущення, що EIN замінює всі штатні реєстрації
• Плутанину між реєстрацією для sales tax і реєстрацією для payroll tax
• Нереєстрацію в штаті, де бізнес має працівників або оподатковувані продажі
• Використання непослідовних назв бізнесу в документах про створення, податкових і банківських записах
• Затягування з реєстрацією, що може створити прогалини в дотриманні вимог або штрафи

Акуратний, покроковий підхід економить час і зменшує ризик подальшого перероблення.

Коли слід подавати заявку?

Час залежить від вашого бізнес-плану, але в більшості випадків варто отримати податкові ID на ранньому етапі запуску.

Практичне правило таке:

• Подавайте заявку на EIN після створення бізнесу або тоді, коли ви готові завершити податкові кроки, пов’язані з реєстрацією.
• Реєструйтеся для штатних податкових ID до того, як почнете наймати працівників, стягувати sales tax або здійснювати будь-яку оподатковувану діяльність, що потребує реєстрації.

Якщо дата запуску наближається, не відкладайте реєстрацію на останній момент. Деякі податкові рахунки обробляються одразу, але інші потребують часу на перевірку та активацію.

Як Zenind може допомогти

Заснування бізнесу простіше, коли адміністративні завдання організовані від самого початку. Zenind допомагає підприємцям створювати компанії та контролювати завдання з дотримання вимог, які виникають після реєстрації.

Це особливо корисно, коли ви керуєте:

• Створенням юридичної особи
• Дедлайнами з комплаєнсу
• Бізнес-записами та поданнями
• Перехідом від створення компанії до податкової реєстрації та операційної діяльності

Коли ваші документи та реєстрації оформлені належним чином, легше перейти від етапу створення до банківських операцій, найму працівників і податкового комплаєнсу без зайвих затримок.

FAQ про федеральні та штатні податкові ідентифікаційні номери

Чи є EIN тим самим, що і штатний податковий ID?

Ні. EIN — це федеральний податковий ID, який видає IRS. Штатний податковий ID видає державний орган для штатних податкових зобов’язань.

Чи може одноосібний власник отримати EIN?

Так. Одноосібний власник може подати заявку на EIN, навіть якщо він не є строго обов’язковим.

Чи потрібні мені і федеральний, і штатний податковий ID?

Багатьом бізнесам так. Якщо у вас є працівники, ви продаєте оподатковувані товари або повинні зареєструватися для штатних податків, вам можуть знадобитися обидва.

Чи в кожному штаті однакова система податкових ID?

Ні. Податкові правила та системи реєстрації суттєво відрізняються між штатами.

Чи можу я використовувати EIN для sales tax?

Зазвичай ні. Sales tax зазвичай адмініструється через штатну реєстрацію, а не лише через федеральний EIN.

Підсумок

Федеральний податковий ID і штатний податковий ID виконують різні функції, але обидва можуть бути важливими частинами належного налаштування бізнесу. EIN ідентифікує вашу компанію на федеральному рівні, тоді як штатні податкові ID покривають специфічні для штату податкові зобов’язання, такі як sales tax, payroll withholding і unemployment insurance.

Якщо ви починаєте компанію, варто заздалегідь перевірити свої вимоги до податкової реєстрації. Отримання правильних номерів у правильний час допомагає уникнути проблем із комплаєнсом і рухатися вперед упевнено.