Federala och delstatliga skatte-ID-nummer för ditt företag: EIN kontra delstatligt skatte-ID

Att starta ett företag innebär en lång checklista, och skatteregistrering är en av de första punkterna som de flesta grundare behöver förstå. I USA hör företagare ofta talas om ett federalt skatte-ID-nummer, ett delstatligt skatte-ID-nummer och ett EIN. Dessa termer låter lika, men de betyder inte alltid samma sak.

Att veta vilket skatte-ID ditt företag behöver kan hjälpa dig att anställa medarbetare, lämna in skattedeklarationer, öppna ett bankkonto, registrera löner och följa federala och delstatliga krav. I vissa fall behöver du bara ett EIN. I andra fall behöver du både ett EIN och ett eller flera delstatliga skatte-ID:n.

Den här guiden förklarar vad varje nummer används till, när ditt företag behöver dem, hur du ansöker och vilka vanliga misstag du bör undvika.

Vad är ett federalt skatte-ID-nummer?

Ett federalt skatte-ID-nummer är den identitet som Internal Revenue Service använder för att spåra ett företag för federala skatteändamål. För de flesta företag är detta nummer Employer Identification Number, eller EIN.

Du kan se EIN som företagets motsvarighet till ett personnummer. Det identifierar ditt företag när du lämnar in federala skatteblanketter, rapporterar löner, öppnar finansiella konton och utför många andra officiella affärsuppgifter.

Ett EIN används vanligtvis av:

• LLC:er och aktiebolag
• Handelsbolag
• Företag med anställda
• Företag som lämnar in punktskattemedgivanden
• Vissa truster, dödsbon och ideella organisationer

Vissa enskilda näringsidkare väljer också att skaffa ett EIN även om de inte är skyldiga att göra det. Till exempel kan en enskild näringsidkare vilja hålla privata och affärsmässiga finanser åtskilda eller öppna ett företagsbankkonto utan att använda ett personligt personnummer.

Vad är ett delstatligt skatte-ID-nummer?

Ett delstatligt skatte-ID-nummer är ett registreringsnummer som utfärdas av delstaten och används för delstatliga skatteförpliktelser. Det exakta namnet och syftet kan variera från delstat till delstat. Beroende på din verksamhet kan du behöva ett delstatligt skatte-ID för att:

• innehålla delstatlig inkomstskatt från anställdas löner
• samla in och redovisa omsättningsskatt
• betala arbetslöshetsförsäkringsskatter
• registrera dig för vissa delstatliga företagsskatter eller tillstånd

Till skillnad från ett EIN, som utfärdas av den federala regeringen, utfärdas ett delstatligt skatte-ID av den delstat där du bedriver verksamhet eller där du har en skatteförpliktelse. Vissa företag behöver ett enda delstatligt registreringsnummer. Andra behöver flera konton för olika skattetyper.

Eftersom varje delstat administrerar sina egna skatteregler finns det inget enhetligt, universellt system för delstatliga skatte-ID:n. Kraven beror på var ditt företag är beläget, var du säljer och om du anställer personal.

Behöver du ett EIN?

Många företag gör det. Du behöver vanligtvis ett EIN om ditt företag:

• har anställda
• bedriver verksamhet som handelsbolag eller aktiebolag
• lämnar in vissa federala skattedeklarationer
• innehåller skatt för icke-residenta ägare eller anställda i vissa fall
• behöver öppna ett företagsbankkonto eller ansöka om företagskredit hos en institution som kräver det

Du kan också behöva ett EIN om du bildar en LLC och väljer att beskattas som ett aktiebolag eller handelsbolag. Även om ditt företag inte enligt lag måste skaffa ett, kan ett EIN förenkla efterlevnaden och få ditt företag att framstå som mer etablerat.

Om du är en enskild näringsidkare utan anställda och utan särskilda skatteregler för deklarationer, kanske du inte behöver ett EIN direkt. Många ägare ansöker dock ändå eftersom det är kostnadsfritt och kan minska behovet av att använda ett personligt skatte-ID i affärsdokument.

Behöver du ett delstatligt skatte-ID?

Kanske. Ett delstatligt skatte-ID är vanligtvis kopplat till en specifik skatteförpliktelse, så svaret beror på din affärsmodell och plats.

Du kan behöva ett delstatligt skatte-ID om ditt företag:

• har anställda i den delstaten
• säljer skattepliktiga produkter eller tjänster och måste ta ut omsättningsskatt
• måste betala delstatlig arbetslöshetsskatt
• har en fysisk närvaro eller skattenexus i delstaten
• registrerar sig för vissa branschspecifika delstatliga skatter eller licenser

Om du till exempel öppnar en detaljhandelsverksamhet i en delstat som tar ut omsättningsskatt behöver du sannolikt en delstatlig skatteregistrering innan du lagligen kan ta ut skatt från kunder. Om du anställer personal kan du behöva registrera dig för innehållande av löneskatt och arbetslöshetskonton.

Även distansföretag kan ha delstatliga skatteförpliktelser. Regler om ekonomisk nexus kan kräva registrering för omsättningsskatt i en delstat om din försäljning eller transaktionsvolym passerar en viss gräns där. Eftersom dessa regler varierar är det viktigt att granska din verksamhet delstat för delstat.

EIN kontra delstatligt skatte-ID: Den viktigaste skillnaden

Det enklaste sättet att skilja dem åt är detta:

• Ett EIN är ett federalt skatte-ID som utfärdas av IRS.
• Ett delstatligt skatte-ID är en delstatlig registrering som används för skatteförpliktelser i en specifik delstat.

Ett EIN gäller för ditt företag på federal nivå. Ett delstatligt skatte-ID gäller endast i den delstat som utfärdade det. Ett företag kan ha ett EIN men flera delstatliga skatteregistreringar.

Den praktiska skillnaden är:

• Använd ett EIN för federal skattedeklaration, bankärenden, anställning och företagsidentifiering hos IRS.
• Använd ett delstatligt skatte-ID för löneskatt, omsättningsskatt, arbetslöshetsskatt eller andra delstatligt hanterade skattekonton.

Många nya företagare behöver båda. Det federala EIN-numret kommer ofta först, följt av delstatliga registreringar när företaget börjar anställa, sälja skattepliktiga produkter eller verka i en delstat som kräver skattekonton.

Hur man skaffar ett EIN

IRS erbjuder flera sätt att ansöka om ett EIN, men onlineansökan är vanligtvis det snabbaste alternativet för berättigade företag.

I allmänhet ser processen ut så här:

1. Bekräfta att ditt företag är berättigat att ansöka.
2. Välj juridisk struktur och ansvarig part.
3. Fyll i IRS-ansökan.
4. Ta emot din bekräftelse på EIN efter godkännande.

För att undvika förseningar bör du se till att företagsnamn, bildandeuppgifter och uppgifter om ansvarig part är korrekta innan du ansöker. IRS förväntar sig vanligtvis en ansvarig part per ansökan, och ansökan måste stämma överens med företagets register.

Om du bildar en ny juridisk enhet kan det vara bra att ansöka om EIN efter att dina bildandehandlingar har godkänts så att uppgifterna stämmer överens på ett tydligt sätt.

Hur man skaffar ett delstatligt skatte-ID

Processen för att få ett delstatligt skatte-ID beror på skattetypen och delstaten. I många fall registrerar du dig hos delstatens skatteförvaltning, skattemyndighet, arbetsmarknadsmyndighet eller en liknande myndighet.

Typiska steg är:

1. Identifiera vilka skattekonton ditt företag behöver.
2. Samla bildandehandlingar, EIN-uppgifter och ägarinformation.
3. Registrera dig hos rätt delstatlig myndighet.
4. Ställ in åtkomst till onlinekonto om det finns.
5. Deklarera och betala skatt enligt delstatens schema.

Du kan behöva separata registreringar för omsättningsskatt, innehållande skatt och arbetslöshetsförsäkring. Vissa delstater samlar dessa funktioner i en portal, medan andra kräver separata konton.

Om ditt företag verkar i mer än en delstat kan processen bli mer komplex. Du kan behöva bedöma var du har nexus, var anställda arbetar och var du gör skattepliktig försäljning.

Vanliga misstag att undvika

Företagare stöter ofta på undvikbara problem när de registrerar skatte-ID:n. De vanligaste misstagen är:

• att ansöka om ett delstatligt skatte-ID innan man bekräftar att verksamheten faktiskt kräver det
• att anta att ett EIN ersätter alla delstatliga registreringar
• att blanda ihop registrering för omsättningsskatt med registrering för löneskatt
• att underlåta att registrera sig i en delstat där företaget har anställda eller skattepliktig försäljning
• att använda inkonsekventa företagsnamn i bildande-, skatte- och bankdokument
• att vänta för länge med registreringen, vilket kan skapa luckor i efterlevnaden eller leda till påföljder

Ett noggrant, steg-för-steg-upplägg sparar tid och minskar risken för omarbete senare.

När bör du ansöka?

Tidpunkten beror på din affärsplan, men i de flesta fall bör du säkra skatte-ID:n tidigt i lanseringsprocessen.

En bra tumregel är:

• Ansök om ett EIN efter att ditt företag har bildats eller när du är redo att slutföra skatterelaterade steg kopplade till bildandet.
• Registrera dig för delstatliga skatte-ID:n innan du börjar anställa personal, ta ut omsättningsskatt eller påbörja någon skattepliktig verksamhet som kräver registrering.

Om lanseringsdatumet närmar sig snabbt bör du inte vänta till sista minuten med registreringen. Vissa skattekonton kan behandlas omedelbart, men andra tar tid att granska och aktivera.

Hur Zenind kan hjälpa till

Företagsbildning blir enklare när det administrativa arbetet är organiserat från början. Zenind hjälper entreprenörer att sätta upp sina företag och hålla ordning på de efterlevnadsuppgifter som följer efter bildandet.

Det kan vara särskilt användbart när du hanterar:

• bildande av juridisk enhet
• efterlevnadsfrister
• företagsdokument och deklarationer
• övergången från bildande till skatteregistrering och drift

När dina dokument och registreringar hanteras korrekt blir det enklare att gå från bildande till bankärenden, anställning och skatteefterlevnad utan onödiga förseningar.

Vanliga frågor om federala och delstatliga skatte-ID-nummer

Är ett EIN samma sak som ett delstatligt skatte-ID?

Nej. Ett EIN är ett federalt skatte-ID som utfärdas av IRS. Ett delstatligt skatte-ID utfärdas av en delstatlig myndighet för delstatliga skatteförpliktelser.

Kan en enskild näringsidkare skaffa ett EIN?

Ja. En enskild näringsidkare kan ansöka om ett EIN även om ett sådant inte strikt krävs.

Behöver jag både ett federalt och ett delstatligt skatte-ID?

Många företag gör det. Om du har anställda, säljer skattepliktiga varor eller måste registrera dig för delstatliga skatter kan du behöva båda.

Använder varje delstat samma system för skatte-ID?

Nej. Delstatliga skatteregler och registreringssystem varierar kraftigt.

Kan jag använda mitt EIN för omsättningsskatt?

Vanligtvis inte. Omsättningsskatt hanteras vanligtvis genom en delstatlig registrering, inte enbart genom det federala EIN-numret.

Sammanfattning

Ett federalt skatte-ID och ett delstatligt skatte-ID har olika syften, men båda kan vara avgörande delar av en korrekt företagsstruktur. EIN identifierar ditt företag på federal nivå, medan delstatliga skatte-ID:n hanterar delstatsspecifika skatteförpliktelser som omsättningsskatt, löneskatt och arbetslöshetsförsäkring.

Om du startar ett företag är det klokt att bekräfta dina skatteregistreringskrav tidigt. Att skaffa rätt nummer vid rätt tidpunkt hjälper dig att undvika efterlevnadsproblem och gå vidare med större trygghet.