Αριθμοί Ομοσπονδιακού και Πολιτειακού Φορολογικού Μητρώου για την Επιχείρησή σας: EIN vs Πολιτειακός Φορολογικός Αριθμός

Η έναρξη μιας επιχείρησης συνοδεύεται από μια μεγάλη λίστα ενεργειών, και η φορολογική εγγραφή είναι ένα από τα πρώτα θέματα που πρέπει να κατανοήσουν οι περισσότεροι ιδρυτές. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, οι επιχειρηματίες συχνά ακούν για έναν ομοσπονδιακό φορολογικό αριθμό, έναν πολιτειακό φορολογικό αριθμό και ένα EIN. Αυτοί οι όροι ακούγονται παρόμοιοι, αλλά δεν σημαίνουν πάντα το ίδιο πράγμα.

Το να γνωρίζετε ποιον φορολογικό αριθμό χρειάζεται η επιχείρησή σας μπορεί να σας βοηθήσει να προσλάβετε εργαζομένους, να υποβάλετε φορολογικές δηλώσεις, να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό, να εγγραφείτε για μισθοδοσία και να παραμείνετε συμμορφωμένοι με τις ομοσπονδιακές και πολιτειακές απαιτήσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειάζεστε μόνο ένα EIN. Σε άλλες, μπορεί να χρειάζεστε τόσο ένα EIN όσο και έναν ή περισσότερους πολιτειακούς φορολογικούς αριθμούς.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι κάνει κάθε αριθμός, πότε τους χρειάζεται η επιχείρησή σας, πώς να υποβάλετε αίτηση και ποια είναι τα συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε.

Τι Είναι ένας Ομοσπονδιακός Φορολογικός Αριθμός;

Ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός είναι το αναγνωριστικό που χρησιμοποιεί η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων για να παρακολουθεί μια επιχείρηση για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αυτός ο αριθμός είναι ο Employer Identification Number, ή EIN.

Μπορείτε να σκεφτείτε το EIN ως την επιχειρηματική εκδοχή του αριθμού κοινωνικής ασφάλισης. Αναγνωρίζει την εταιρεία σας όταν υποβάλλετε ομοσπονδιακά φορολογικά έντυπα, δηλώνετε μισθοδοσία, ανοίγετε χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς και ολοκληρώνετε πολλές άλλες επίσημες επιχειρηματικές ενέργειες.

Ένα EIN χρησιμοποιείται συνήθως από:

• LLC και εταιρείες
• Συνεταιρισμούς
• Επιχειρήσεις με εργαζομένους
• Επιχειρήσεις που υποβάλλουν δηλώσεις ειδικών φόρων κατανάλωσης
• Ορισμένα καταπιστεύματα, κληρονομιές και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς

Ορισμένοι ατομικοί επιχειρηματίες επιλέγουν επίσης να αποκτήσουν EIN, ακόμη κι αν δεν είναι υποχρεωμένοι. Για παράδειγμα, ένας ατομικός επιχειρηματίας μπορεί να θέλει να διατηρεί χωριστά τα προσωπικά και επιχειρηματικά οικονομικά ή να ανοίξει επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό χωρίς να χρησιμοποιεί τον προσωπικό του αριθμό κοινωνικής ασφάλισης.

Τι Είναι ένας Πολιτειακός Φορολογικός Αριθμός;

Ένας πολιτειακός φορολογικός αριθμός είναι ένας αριθμός εγγραφής που εκδίδεται από την πολιτεία και χρησιμοποιείται για πολιτειακές φορολογικές υποχρεώσεις. Η ακριβής ονομασία και ο σκοπός του μπορούν να διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία. Ανάλογα με τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες, μπορεί να χρειάζεστε πολιτειακό φορολογικό αριθμό για:

• Παρακράτηση πολιτειακού φόρου εισοδήματος από τις αποδοχές των εργαζομένων
• Είσπραξη και απόδοση φόρου πωλήσεων
• Καταβολή φόρων ανεργίας
• Εγγραφή για ορισμένους πολιτειακούς φόρους ή άδειες

Σε αντίθεση με το EIN, που εκδίδεται από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση, ένας πολιτειακός φορολογικός αριθμός εκδίδεται από την πολιτεία όπου δραστηριοποιείστε ή όπου έχετε φορολογική υποχρέωση. Ορισμένες επιχειρήσεις χρειάζονται έναν αριθμό εγγραφής για μία πολιτεία. Άλλες χρειάζονται πολλαπλούς λογαριασμούς για διαφορετικούς φορολογικούς τύπους.

Επειδή κάθε πολιτεία διαχειρίζεται τους δικούς της φορολογικούς κανόνες, δεν υπάρχει ένα ενιαίο, καθολικό σύστημα πολιτειακών φορολογικών αριθμών. Οι απαιτήσεις εξαρτώνται από το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας, πού πουλάτε και αν προσλαμβάνετε εργαζομένους.

Χρειάζεστε EIN;

Πολλές επιχειρήσεις το χρειάζονται. Συνήθως χρειάζεστε EIN αν η επιχείρησή σας:

• Έχει εργαζομένους
• Λειτουργεί ως συνεταιρισμός ή εταιρεία
• Υποβάλλει ορισμένες ομοσπονδιακές φορολογικές δηλώσεις
• Παρακρατεί φόρους για μη μόνιμους ιδιοκτήτες ή εργαζομένους σε ορισμένες περιπτώσεις
• Χρειάζεται να ανοίξει επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό ή να ζητήσει επιχειρηματική πίστωση από ίδρυμα που το απαιτεί

Μπορεί επίσης να χρειάζεστε EIN αν ιδρύετε μια LLC και επιλέγετε να φορολογηθεί ως εταιρεία ή συνεταιρισμός. Ακόμη κι αν η επιχείρησή σας δεν υποχρεούται νομικά να αποκτήσει ένα, η ύπαρξη EIN μπορεί να απλοποιήσει τη συμμόρφωση και να κάνει την εταιρεία σας να φαίνεται πιο οργανωμένη.

Αν είστε ατομικός επιχειρηματίας χωρίς εργαζομένους και χωρίς ειδικές φορολογικές υποχρεώσεις υποβολής, μπορεί να μην χρειάζεστε EIN αμέσως. Ωστόσο, πολλοί ιδιοκτήτες το υποβάλλουν ούτως ή άλλως επειδή είναι δωρεάν και μπορεί να μειώσει την ανάγκη χρήσης προσωπικού φορολογικού αριθμού σε επιχειρηματικά έγγραφα.

Χρειάζεστε Πολιτειακό Φορολογικό Αριθμό;

Ίσως. Ένας πολιτειακός φορολογικός αριθμός συνδέεται συνήθως με μια συγκεκριμένη φορολογική υποχρέωση, οπότε η απάντηση εξαρτάται από το επιχειρηματικό σας μοντέλο και την τοποθεσία σας.

Μπορεί να χρειάζεστε πολιτειακό φορολογικό αριθμό αν η επιχείρησή σας:

• Έχει εργαζομένους σε εκείνη την πολιτεία
• Πουλά φορολογητέα προϊόντα ή υπηρεσίες και πρέπει να εισπράττει φόρο πωλήσεων
• Πρέπει να πληρώνει πολιτειακό φόρο ανεργίας
• Έχει φυσική παρουσία ή φορολογικό σύνδεσμο στην πολιτεία
• Εγγράφεται για συγκεκριμένους πολιτειακούς φόρους ή άδειες κλάδου

Για παράδειγμα, αν ανοίξετε ένα κατάστημα λιανικής σε μια πολιτεία που επιβάλλει φόρο πωλήσεων, πιθανότατα θα χρειαστείτε πολιτειακή φορολογική εγγραφή πριν μπορέσετε να εισπράττετε νόμιμα φόρο από τους πελάτες. Αν προσλάβετε εργαζομένους, μπορεί να χρειαστεί να εγγραφείτε για παρακράτηση μισθοδοσίας και για λογαριασμούς ανεργίας.

Ακόμη και οι απομακρυσμένες επιχειρήσεις μπορεί να έχουν πολιτειακές φορολογικές υποχρεώσεις. Οι κανόνες οικονομικού συνδέσμου μπορεί να απαιτούν εγγραφή για φόρο πωλήσεων σε μια πολιτεία αν οι πωλήσεις ή ο όγκος συναλλαγών σας υπερβούν ένα όριο εκεί. Επειδή αυτοί οι κανόνες διαφέρουν, είναι σημαντικό να εξετάζετε την παρουσία σας πολιτεία προς πολιτεία.

EIN vs Πολιτειακός Φορολογικός Αριθμός: Η Βασική Διαφορά

Ο απλούστερος τρόπος να διαχωρίσετε τα δύο είναι ο εξής:

• Το EIN είναι ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που εκδίδεται από την IRS.
• Ο πολιτειακός φορολογικός αριθμός είναι μια εγγραφή σε επίπεδο πολιτείας που χρησιμοποιείται για φορολογικές υποχρεώσεις σε συγκεκριμένη πολιτεία.

Το EIN ισχύει για την επιχείρησή σας σε ομοσπονδιακό επίπεδο. Ο πολιτειακός φορολογικός αριθμός ισχύει μόνο στην πολιτεία που τον εξέδωσε. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει ένα EIN αλλά πολλαπλές πολιτειακές φορολογικές εγγραφές.

Η πρακτική διαφορά είναι η εξής:

• Χρησιμοποιήστε EIN για ομοσπονδιακή φορολογική δήλωση, τραπεζικές συναλλαγές, προσλήψεις και επιχειρηματική ταυτοποίηση με την IRS.
• Χρησιμοποιήστε πολιτειακό φορολογικό αριθμό για παρακράτηση μισθοδοσίας, φόρο πωλήσεων, φόρο ανεργίας ή άλλους φορολογικούς λογαριασμούς που διαχειρίζεται η πολιτεία.

Πολλοί νέοι επιχειρηματίες χρειάζονται και τα δύο. Το ομοσπονδιακό EIN συνήθως έρχεται πρώτο, ακολουθούμενο από πολιτειακές εγγραφές μόλις η επιχείρηση αρχίσει να προσλαμβάνει, να πουλά φορολογητέα προϊόντα ή να δραστηριοποιείται σε πολιτεία που απαιτεί φορολογικούς λογαριασμούς.

Πώς να Αποκτήσετε EIN

Η IRS προσφέρει διάφορους τρόπους για να υποβάλετε αίτηση για EIN, αλλά η ηλεκτρονική υποβολή είναι συνήθως η ταχύτερη επιλογή για τις επιλέξιμες επιχειρήσεις.

Γενικά, η διαδικασία έχει ως εξής:

1. Επιβεβαιώστε ότι η επιχείρησή σας είναι επιλέξιμη να υποβάλει αίτηση.
2. Επιλέξτε τη νομική μορφή και τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου.
3. Συμπληρώστε την αίτηση της IRS.
4. Λάβετε την επιστολή επιβεβαίωσης του EIN μετά την έγκριση.

Για να αποφύγετε καθυστερήσεις, βεβαιωθείτε ότι η επωνυμία της επιχείρησης, τα στοιχεία σύστασης και τα στοιχεία του υπεύθυνου προσώπου είναι ακριβή πριν υποβάλετε αίτηση. Η IRS γενικά αναμένει ένα υπεύθυνο πρόσωπο ανά αίτηση, και η αίτηση πρέπει να συμφωνεί με τα εταιρικά σας αρχεία.

Αν ιδρύετε μια νέα οντότητα, μπορεί να είναι χρήσιμο να υποβάλετε αίτηση για το EIN αφού εγκριθούν τα έγγραφα σύστασης, ώστε τα αρχεία να ευθυγραμμίζονται καθαρά.

Πώς να Αποκτήσετε Πολιτειακό Φορολογικό Αριθμό

Η διαδικασία για την απόκτηση πολιτειακού φορολογικού αριθμού εξαρτάται από τον τύπο του φόρου και από την πολιτεία. Σε πολλές περιπτώσεις, θα εγγραφείτε στο τμήμα εσόδων της πολιτείας, στο φορολογικό τμήμα, στο τμήμα εργασίας ή σε παρόμοια υπηρεσία.

Τα συνήθη βήματα περιλαμβάνουν:

1. Προσδιορίστε τους φορολογικούς λογαριασμούς που χρειάζεται η επιχείρησή σας.
2. Συγκεντρώστε έγγραφα σύστασης, πληροφορίες EIN και στοιχεία ιδιοκτησίας.
3. Εγγραφείτε στη σωστή πολιτειακή υπηρεσία.
4. Ρυθμίστε πρόσβαση σε ηλεκτρονικό λογαριασμό, αν υπάρχει.
5. Υποβάλετε δηλώσεις και πληρώστε φόρους σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα της πολιτείας.

Ίσως χρειάζεστε ξεχωριστές εγγραφές για φόρο πωλήσεων, παρακράτηση μισθοδοσίας και ασφάλιση ανεργίας. Ορισμένες πολιτείες συγκεντρώνουν αυτές τις λειτουργίες σε μία πύλη, ενώ άλλες απαιτούν ξεχωριστούς λογαριασμούς.

Αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε περισσότερες από μία πολιτείες, η διαδικασία μπορεί να γίνει πιο σύνθετη. Μπορεί να χρειαστεί να αξιολογήσετε πού έχετε φορολογικό σύνδεσμο, πού εργάζονται οι εργαζόμενοί σας και πού πραγματοποιείτε φορολογητέες πωλήσεις.

Συνηθισμένα Λάθη που Πρέπει να Αποφύγετε

Οι επιχειρηματίες συχνά αντιμετωπίζουν αποφεύξιμα προβλήματα όταν εγγράφουν φορολογικούς αριθμούς. Τα πιο συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Υποβολή αίτησης για πολιτειακό φορολογικό αριθμό πριν επιβεβαιώσουν ότι η επιχειρηματική δραστηριότητα τον απαιτεί πραγματικά
• Υπόθεση ότι το EIN αντικαθιστά όλες τις πολιτειακές εγγραφές
• Σύγχυση μεταξύ εγγραφής για φόρο πωλήσεων και εγγραφής για φόρο μισθοδοσίας
• Παράλειψη εγγραφής σε πολιτεία όπου η επιχείρηση έχει εργαζομένους ή φορολογητέες πωλήσεις
• Χρήση ασυνεπών επωνυμιών μεταξύ σύστασης, φορολογικών και τραπεζικών αρχείων
• Καθυστέρηση της εγγραφής, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει κενά συμμόρφωσης ή πρόστιμα

Μια προσεκτική, βήμα προς βήμα προσέγγιση εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τον κίνδυνο επανεργασίας αργότερα.

Πότε Πρέπει να Υποβάλετε Αίτηση;

Ο σωστός χρόνος εξαρτάται από το επιχειρηματικό σας σχέδιο, αλλά στις περισσότερες περιπτώσεις θα πρέπει να εξασφαλίσετε τους φορολογικούς αριθμούς νωρίς στη διαδικασία εκκίνησης.

Ένας καλός γενικός κανόνας είναι ο εξής:

• Υποβάλετε αίτηση για EIN αφού η επιχείρησή σας έχει συσταθεί ή όταν είστε έτοιμοι να οριστικοποιήσετε τα φορολογικά βήματα που σχετίζονται με τη σύσταση.
• Εγγραφείτε για πολιτειακούς φορολογικούς αριθμούς πριν αρχίσετε να προσλαμβάνετε εργαζομένους, να εισπράττετε φόρο πωλήσεων ή να συμμετέχετε σε οποιαδήποτε φορολογητέα δραστηριότητα που απαιτεί εγγραφή.

Αν πλησιάζει γρήγορα η ημερομηνία έναρξης, μην αφήσετε την εγγραφή για την τελευταία στιγμή. Ορισμένοι φορολογικοί λογαριασμοί μπορούν να διεκπεραιωθούν άμεσα, αλλά άλλοι χρειάζονται χρόνο για έλεγχο και ενεργοποίηση.

Πώς Μπορεί να Βοηθήσει η Zenind

Η σύσταση μιας επιχείρησης είναι ευκολότερη όταν η διοικητική εργασία είναι οργανωμένη από την αρχή. Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να συστήσουν τις εταιρείες τους και να παρακολουθούν τις εργασίες συμμόρφωσης που ακολουθούν τη σύσταση.

Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν διαχειρίζεστε:

• Σύσταση οντότητας
• Προθεσμίες συμμόρφωσης
• Εταιρικά αρχεία και καταχωρίσεις
• Τη μετάβαση από τη σύσταση στη φορολογική εγγραφή και τις λειτουργίες

Όταν τα έγγραφα και οι εγγραφές σας χειρίζονται με καθαρό τρόπο, είναι ευκολότερο να περάσετε από τη σύσταση στην τραπεζική δραστηριότητα, τις προσλήψεις και τη φορολογική συμμόρφωση χωρίς περιττές καθυστερήσεις.

Συχνές Ερωτήσεις για τους Ομοσπονδιακούς και Πολιτειακούς Φορολογικούς Αριθμούς

Είναι το EIN το ίδιο με έναν πολιτειακό φορολογικό αριθμό;

Όχι. Το EIN είναι ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός που εκδίδεται από την IRS. Ο πολιτειακός φορολογικός αριθμός εκδίδεται από πολιτειακή υπηρεσία για φορολογικές υποχρεώσεις σε επίπεδο πολιτείας.

Μπορεί ένας ατομικός επιχειρηματίας να αποκτήσει EIN;

Ναι. Ένας ατομικός επιχειρηματίας μπορεί να υποβάλει αίτηση για EIN ακόμη κι αν δεν απαιτείται αυστηρά.

Χρειάζομαι και ομοσπονδιακό και πολιτειακό φορολογικό αριθμό;

Πολλές επιχειρήσεις το χρειάζονται. Αν έχετε εργαζομένους, πουλάτε φορολογητέα αγαθά ή πρέπει να εγγραφείτε για πολιτειακούς φόρους, μπορεί να χρειάζεστε και τα δύο.

Χρησιμοποιεί κάθε πολιτεία το ίδιο σύστημα φορολογικού αριθμού;

Όχι. Οι πολιτειακοί φορολογικοί κανόνες και τα συστήματα εγγραφής διαφέρουν σημαντικά.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το EIN μου για φόρο πωλήσεων;

Συνήθως όχι. Ο φόρος πωλήσεων συνήθως διαχειρίζεται μέσω πολιτειακής εγγραφής, όχι μόνο μέσω του ομοσπονδιακού EIN.

Τελικό Συμπέρασμα

Ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός και ένας πολιτειακός φορολογικός αριθμός εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς, αλλά και οι δύο μπορεί να είναι ουσιαστικά στοιχεία μιας συμμορφωμένης επιχειρηματικής εγκατάστασης. Το EIN ταυτοποιεί την επιχείρησή σας σε ομοσπονδιακό επίπεδο, ενώ οι πολιτειακοί φορολογικοί αριθμοί καλύπτουν πολιτειακές φορολογικές υποχρεώσεις, όπως ο φόρος πωλήσεων, η παρακράτηση μισθοδοσίας και η ασφάλιση ανεργίας.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, αξίζει να επιβεβαιώσετε τις φορολογικές σας απαιτήσεις εγκαίρως. Η απόκτηση των σωστών αριθμών τη σωστή στιγμή σας βοηθά να αποφύγετε προβλήματα συμμόρφωσης και να προχωρήσετε με αυτοπεποίθηση.