Федерални и щатски данъчни идентификационни номера за вашия бизнес: EIN срещу щатски данъчен ID

Стартирането на бизнес идва с дълъг списък със задачи, а данъчната регистрация е сред първите неща, които повечето основатели трябва да разберат. В Съединените щати собствениците на бизнес често чуват за федерален данъчен идентификационен номер, щатски данъчен идентификационен номер и EIN. Тези термини звучат сходно, но не винаги означават едно и също нещо.

Да знаете кой данъчен идентификатор е нужен на вашия бизнес може да ви помогне да наемате служители, да подавате данъчни декларации, да откривате банкова сметка, да се регистрирате за ведомост за заплати и да спазвате федералните и щатските изисквания. В някои случаи може да ви е нужен само EIN. В други може да са ви необходими както EIN, така и един или повече щатски данъчни идентификатори.

Това ръководство обяснява какво прави всеки номер, кога вашият бизнес се нуждае от него, как да кандидатствате и кои често срещани грешки да избягвате.

Какво е федерален данъчен идентификационен номер?

Федерален данъчен идентификационен номер е идентификаторът, който Службата за вътрешни приходи на САЩ използва, за да проследява бизнес за федерални данъчни цели. За повечето предприятия този номер е Employer Identification Number, или EIN.

Можете да мислите за EIN като за бизнес версия на социален осигурителен номер. Той идентифицира вашата компания, когато подавате федерални данъчни формуляри, отчитате заплати, откривате финансови сметки и изпълнявате много други официални бизнес задачи.

EIN често се използва от:

• LLC и корпорации
• Партньорства
• Бизнеси със служители
• Бизнеси, които подават декларации за акцизни данъци
• Някои тръстове, наследства и организации с нестопанска цел

Някои еднолични търговци също избират да получат EIN, дори ако не са задължени да го направят. Например едноличен търговец може да иска да отдели личните и бизнес финансите си или да открие фирмена банкова сметка, без да използва личния си социален осигурителен номер.

Какво е щатски данъчен идентификационен номер?

Щатският данъчен идентификационен номер е регистрационен номер, издаден от щата, който се използва за щатски данъчни задължения. Точното наименование и предназначение може да се различават в зависимост от щата. Според дейността на вашия бизнес може да ви е нужен щатски данъчен идентификатор за:

• Удръжка на щатски данък върху доходите от заплатите на служителите
• Събиране и превеждане на данък върху продажбите
• Плащане на данъци за безработица
• Регистрация за определени щатски данъци или разрешителни

За разлика от EIN, който се издава от федералното правителство, щатският данъчен идентификатор се издава от щата, в който работите или в който имате данъчно задължение. Някои бизнеси имат нужда от един щатски регистрационен номер. Други се нуждаят от няколко акаунта за различни видове данъци.

Тъй като всеки щат администрира собствените си данъчни правила, не съществува единен универсален система за щатски данъчни идентификатори. Изискванията зависят от това къде се намира бизнесът ви, къде продавате и дали наемате служители.

Нужен ли ви е EIN?

На много бизнеси - да. Обикновено ви е нужен EIN, ако вашият бизнес:

• Има служители
• Работи като партньорство или корпорация
• Подавa определени федерални данъчни декларации
• Удръжкава данъци за чуждестранни собственици без постоянно пребиваване или служители в някои случаи
• Трябва да открие фирмена банкова сметка или да кандидатства за бизнес кредит в институция, която го изисква

Може също да ви е нужен EIN, ако регистрирате LLC и изберете да бъдете облагани като корпорация или партньорство. Дори бизнесът ви да не е законово задължен да има такъв, EIN може да улесни спазването на изискванията и да направи компанията ви да изглежда по-утвърдена.

Ако сте едноличен търговец без служители и без специални данъчни изисквания за подаване, може да не ви е нужен EIN веднага. Въпреки това много собственици пак кандидатстват за такъв, защото е безплатен и може да намали нуждата да използвате личния си данъчен номер в бизнес документи.

Нужен ли ви е щатски данъчен идентификатор?

Може би. Щатският данъчен идентификатор обикновено е свързан с конкретно данъчно задължение, така че отговорът зависи от вашия бизнес модел и местоположение.

Може да ви е нужен щатски данъчен идентификатор, ако вашият бизнес:

• Има служители в този щат
• Продава облагаеми стоки или услуги и трябва да събира данък върху продажбите
• Трябва да плаща щатски данък за безработица
• Има физическо присъствие или данъчна връзка в щата
• Регистрира се за определени щатски данъци или лицензи, специфични за индустрията

Например, ако откриете търговски бизнес в щат, който събира данък върху продажбите, вероятно ще трябва да направите щатска данъчна регистрация, преди законно да събирате данък от клиентите. Ако наемате служители, може да се наложи да се регистрирате за удръжки по заплати и за акаунти за безработица.

Дори дистанционните бизнеси могат да имат щатски данъчни задължения. Правилата за икономическа връзка могат да изискват регистрация за данък върху продажбите в даден щат, ако продажбите ви или броят на транзакциите надхвърлят определен праг там. Тъй като тези правила се различават, важно е да прегледате присъствието си щат по щат.

EIN срещу щатски данъчен ID: основната разлика

Най-лесният начин да ги различите е следният:

• EIN е федерален данъчен идентификатор, издаден от IRS.
• Щатският данъчен ID е щатска регистрация, използвана за данъчни задължения в конкретен щат.

EIN се прилага за вашия бизнес на федерално ниво. Щатският данъчен ID важи само в щата, който го е издал. Един бизнес може да има един EIN, но няколко щатски данъчни регистрации.

Практическата разлика е следната:

• Използвайте EIN за федерално данъчно подаване, банкови услуги, наемане и бизнес идентификация пред IRS.
• Използвайте щатски данъчен ID за удръжки от заплати, данък върху продажбите, данък за безработица или други щатски данъчни акаунти.

Много нови собственици на бизнес се нуждаят и от двете. Федералният EIN често идва първи, следван от щатските регистрации, след като бизнесът започне да наема служители, да продава облагаеми продукти или да оперира в щат, който изисква данъчни акаунти.

Как да получите EIN

IRS предлага няколко начина за кандидатстване за EIN, но онлайн подаването обикновено е най-бързият вариант за допустимите бизнеси.

По принцип процесът изглежда така:

1. Потвърдете, че бизнесът ви е допустим да кандидатства.
2. Изберете правната форма и информацията за отговорното лице.
3. Попълнете заявлението към IRS.
4. Получете потвърждението за EIN след одобрение.

За да избегнете забавяния, уверете се, че името на бизнеса, документите за учредяване и информацията за отговорното лице са точни, преди да кандидатствате. IRS обикновено очаква едно отговорно лице за всяко заявление, а заявлението трябва да съответства на данните на компанията ви.

Ако създавате ново юридическо лице, може да е полезно да подадете заявлението за EIN след одобряване на документите за учредяване, за да съвпаднат записите ясно.

Как да получите щатски данъчен ID

Процесът за получаване на щатски данъчен ID зависи от вида данък и от щата. В много случаи ще се регистрирате към щатския департамент по приходите, департамента по данъчно облагане, трудовия департамент или подобна агенция.

Типичните стъпки включват:

1. Определете кои данъчни акаунти са нужни на вашия бизнес.
2. Подгответе документи за учредяване, информация за EIN и данни за собствениците.
3. Регистрирайте се в правилната щатска агенция.
4. Настройте онлайн достъп до акаунта, ако е наличен.
5. Подавaйте декларации и плащайте данъците според щатския график.

Може да са ви нужни отделни регистрации за данък върху продажбите, данък върху заплатите и осигуряване за безработица. Някои щати обединяват тези функции в един портал, докато други изискват отделни акаунти.

Ако бизнесът ви оперира в повече от един щат, процесът може да стане по-сложен. Може да се наложи да прецените къде имате nexus, къде работят служителите и къде извършвате облагаеми продажби.

Често срещани грешки, които да избягвате

Собствениците на бизнес често срещат предотвратими проблеми при регистрацията на данъчни идентификатори. Най-честите грешки включват:

• Кандидатстване за щатски данъчен ID, преди да потвърдите, че бизнес дейността наистина го изисква
• Да предполагате, че EIN заменя всички щатски регистрации
• Да бъркате регистрацията за данък върху продажбите с регистрацията за данък върху заплатите
• Да не се регистрирате в щат, в който бизнесът има служители или облагаеми продажби
• Да използвате непоследователни имена на бизнеса в документите за учредяване, данъци и банкиране
• Да чакате твърде дълго с регистрацията, което може да създаде пропуски в спазването на изискванията или санкции

Внимателният, стъпка по стъпка подход спестява време и намалява риска от допълнителна работа по-късно.

Кога трябва да кандидатствате?

Точният момент зависи от бизнес плана ви, но в повечето случаи е добре да осигурите данъчните идентификатори рано в процеса на стартиране.

Добро правило е:

• Кандидатствайте за EIN след като бизнесът ви е учреден или когато сте готови да финализирате данъчните стъпки, свързани с учредяването.
• Регистрирайте щатски данъчни идентификатори, преди да започнете да наемате служители, да събирате данък върху продажбите или да извършвате облагаема дейност, която изисква регистрация.

Ако датата на стартиране наближава бързо, не отлагайте регистрацията за последния момент. Някои данъчни акаунти могат да бъдат обработени веднага, но други изискват време за преглед и активиране.

Как Zenind може да помогне

Учредяването на бизнес е по-лесно, когато административната работа е организирана от самото начало. Zenind помага на предприемачите да създадат компаниите си и да следят стъпките по съответствие, които следват учредяването.

Това може да бъде особено полезно, когато управлявате:

• Учредяване на юридическо лице
• Краен срок за съответствие
• Бизнес документи и подадени декларации
• Преминаването от учредяване към данъчна регистрация и операции

Когато документите и регистрациите са подредени правилно, по-лесно е да преминете от учредяване към банкиране, наемане и данъчно съответствие без ненужни забавяния.

Често задавани въпроси за федерални и щатски данъчни идентификационни номера

EIN същото ли е като щатски данъчен ID?

Не. EIN е федерален данъчен идентификатор, издаден от IRS. Щатският данъчен ID се издава от щатска агенция за щатски данъчни задължения.

Може ли едноличен търговец да получи EIN?

Да. Едноличен търговец може да кандидатства за EIN, дори ако той не е строго необходим.

Трябват ли ми и федерален, и щатски данъчен ID?

На много бизнеси - да. Ако имате служители, продавате облагаеми стоки или трябва да се регистрирате за щатски данъци, може да ви трябват и двата.

Всеки щат използва ли една и съща система за данъчни ID номера?

Не. Щатските данъчни правила и системи за регистрация се различават значително.

Мога ли да използвам EIN за данък върху продажбите?

Обикновено не. Данъкът върху продажбите обикновено се управлява чрез щатска регистрация, а не само чрез федералния EIN.

Основен извод

Федералният данъчен идентификатор и щатският данъчен идентификатор служат за различни цели, но и двата могат да бъдат съществена част от съответстващата на изискванията бизнес структура. EIN идентифицира бизнеса ви на федерално ниво, докато щатските данъчни ID номера обслужват щатски задължения като данък върху продажбите, удръжки от заплати и данък за безработица.

Ако стартирате компания, струва си да потвърдите данъчните си регистрационни изисквания отрано. Получаването на правилните номера в правилния момент ви помага да избегнете проблеми със съответствието и да продължите напред с увереност.