Føderale og statlige skattenummer for virksomheten din: EIN vs. statlig skattenummer

Å starte en bedrift innebærer en lang sjekkliste, og skatteregistrering er et av de første punktene de fleste gründere må forstå. I USA hører bedriftseiere ofte om et føderalt skattenummer, et statlig skattenummer og en EIN. Disse begrepene høres like ut, men de betyr ikke alltid det samme.

Å vite hvilket skattenummer virksomheten din trenger, kan hjelpe deg med å ansette medarbeidere, levere skattemeldinger, åpne en bankkonto, registrere lønnssystemer og holde deg i samsvar med føderale og statlige krav. I noen tilfeller trenger du bare en EIN. I andre tilfeller trenger du både en EIN og ett eller flere statlige skattenummer.

Denne guiden forklarer hva hvert nummer brukes til, når virksomheten din trenger dem, hvordan du søker, og hvilke vanlige feil du bør unngå.

Hva er et føderalt skattenummer?

Et føderalt skattenummer er identifikatoren Internal Revenue Service bruker for å følge en virksomhet i forbindelse med føderale skatteformål. For de fleste virksomheter er dette nummeret Employer Identification Number, eller EIN.

Du kan tenke på en EIN som virksomhetens versjon av et personnummer. Det identifiserer selskapet ditt når du leverer føderale skattemeldinger, rapporterer lønn, åpner finansielle kontoer og utfører mange andre offisielle forretningsoppgaver.

En EIN brukes ofte av:

• LLC-er og aksjeselskaper
• Ansvarlige selskaper og partnerskap
• Virksomheter med ansatte
• Virksomheter som leverer punktskatterapporter
• Enkelte trusts, dødsboer og ideelle organisasjoner

Noen enkeltpersonforetak velger også å skaffe en EIN selv om de ikke er pålagt det. For eksempel kan et enkeltpersonforetak ønske å holde private og forretningsmessige finanser adskilt eller åpne en bedriftskonto uten å bruke sitt personlige personnummer.

Hva er et statlig skattenummer?

Et statlig skattenummer er et registreringsnummer utstedt av delstaten for statlige skattemessige forpliktelser. Det eksakte navnet og formålet kan variere fra delstat til delstat. Avhengig av virksomhetens aktiviteter kan du trenge et statlig skattenummer for:

• Å trekke statlig inntektsskatt fra ansattes lønn
• Å kreve inn og innbetale omsetningsavgift
• Å betale arbeidsledighetsavgifter
• Å registrere deg for bestemte statlige skatter eller lisenser

I motsetning til en EIN, som utstedes av den føderale staten, utstedes et statlig skattenummer av delstaten der du driver virksomhet eller har en skattemessig forpliktelse. Noen virksomheter trenger bare én statlig registrering. Andre trenger flere kontoer for ulike skatteformer.

Siden hver delstat administrerer sine egne skatteregler, finnes det ikke ett felles, nasjonalt system for statlige skattenumre. Kravene avhenger av hvor virksomheten din er lokalisert, hvor du selger, og om du har ansatte.

Trenger du en EIN?

Mange virksomheter gjør det. Du trenger vanligvis en EIN hvis virksomheten din:

• Har ansatte
• Drives som et partnerskap eller aksjeselskap
• Leverer bestemte føderale skattemeldinger
• Trekker skatt for ikke-bosatte eiere eller ansatte i noen tilfeller
• Må åpne en bedriftskonto eller søke om bedriftskreditt hos en institusjon som krever det

Du kan også trenge en EIN hvis du oppretter et LLC og velger å bli skattlagt som et aksjeselskap eller partnerskap. Selv om virksomheten din ikke er juridisk pålagt å skaffe en, kan det å ha en EIN forenkle etterlevelse og få selskapet til å fremstå som mer etablert.

Hvis du er et enkeltpersonforetak uten ansatte og uten spesielle skattemessige rapporteringskrav, trenger du kanskje ikke en EIN med en gang. Mange eiere søker likevel om en fordi den er gratis og kan redusere behovet for å bruke et personlig skattenummer på forretningsdokumenter.

Trenger du et statlig skattenummer?

Kanskje. Et statlig skattenummer er vanligvis knyttet til en bestemt skatteforpliktelse, så svaret avhenger av forretningsmodellen din og hvor du holder til.

Du kan trenge et statlig skattenummer hvis virksomheten din:

• Har ansatte i den delstaten
• Selger avgiftspliktige varer eller tjenester og må kreve inn omsetningsavgift
• Må betale statlig arbeidsledighetsskatt
• Har fysisk tilstedeværelse eller skattemessig tilknytning i delstaten
• Registrerer seg for bestemte bransjespesifikke statlige skatter eller lisenser

Hvis du for eksempel åpner en butikk i en delstat som krever omsetningsavgift, vil du sannsynligvis måtte registrere deg før du lovlig kan kreve inn skatt fra kundene. Hvis du ansetter arbeidere, kan du måtte registrere deg for forskuddstrekk og kontoer for arbeidsledighet.

Selv fjernstyrte virksomheter kan ha statlige skatteforpliktelser. Regler om økonomisk tilknytning kan kreve registrering for omsetningsavgift i en delstat hvis salgs- eller transaksjonsvolumet ditt passerer en terskel der. Fordi disse reglene varierer, er det viktig å gjennomgå virksomhetens fotavtrykk delstat for delstat.

EIN vs. statlig skattenummer: Den viktigste forskjellen

Den enkleste måten å skille dem på er dette:

• En EIN er et føderalt skattenummer utstedt av IRS.
• Et statlig skattenummer er en statlig registrering brukt for skattemessige forpliktelser i en bestemt delstat.

En EIN gjelder virksomheten din på føderalt nivå. Et statlig skattenummer gjelder bare i delstaten som utstedte det. En virksomhet kan ha én EIN, men flere statlige skatteregistreringer.

Den praktiske forskjellen er:

• Bruk en EIN for føderal skattemelding, banktjenester, ansettelse og virksomhetsidentifikasjon overfor IRS.
• Bruk et statlig skattenummer for forskuddstrekk, omsetningsavgift, arbeidsledighetsskatt eller andre statlige skattekontoer.

Mange nye bedriftseiere trenger begge deler. Det føderale skattenummeret kommer ofte først, etterfulgt av statlige registreringer når virksomheten begynner å ansette, selge avgiftspliktige varer eller drive i en delstat som krever skattekontoer.

Hvordan skaffe en EIN

IRS tilbyr flere måter å søke om en EIN på, men søknad på nett er vanligvis det raskeste alternativet for kvalifiserte virksomheter.

Generelt ser prosessen slik ut:

1. Bekreft at virksomheten din er kvalifisert til å søke.
2. Velg juridisk struktur og informasjon om ansvarlig part.
3. Fullfør IRS-søknaden.
4. Motta bekreftelsesbrevet for EIN etter godkjenning.

For å unngå forsinkelser bør du forsikre deg om at virksomhetsnavn, stiftelsesopplysninger og informasjon om ansvarlig part er korrekte før du søker. IRS forventer vanligvis én ansvarlig part per søknad, og søknaden må samsvare med selskapets registre.

Hvis du etablerer en ny enhet, kan det være nyttig å søke om EIN etter at stiftelsesdokumentene er godkjent, slik at opplysningene stemmer godt overens.

Hvordan skaffe et statlig skattenummer

Prosessen for å skaffe et statlig skattenummer avhenger av skattetypen og delstaten. I mange tilfeller registrerer du deg hos delstatens skatteetat, skattemyndighet, arbeidsdepartement eller en lignende etat.

Typiske trinn inkluderer:

1. Identifiser hvilke skattekontoer virksomheten din trenger.
2. Samle stiftelsesdokumenter, EIN-informasjon og eieropplysninger.
3. Registrer deg hos riktig delstatsmyndighet.
4. Sett opp tilgang til nettbasert konto hvis det er tilgjengelig.
5. Rapporter og betal skatter i henhold til delstatens tidsplan.

Du kan trenge separate registreringer for omsetningsavgift, forskuddstrekk og arbeidsledighetsforsikring. Noen delstater samler disse funksjonene i én portal, mens andre krever separate kontoer.

Hvis virksomheten din opererer i mer enn én delstat, kan prosessen bli mer kompleks. Du må kanskje vurdere hvor du har skattemessig tilknytning, hvor ansatte arbeider, og hvor du gjør avgiftspliktige salg.

Vanlige feil å unngå

Bedriftseiere støter ofte på unngåelige problemer når de registrerer skattenummer. De vanligste feilene er:

• Å søke om et statlig skattenummer før du har bekreftet at den faktiske virksomheten krever det
• Å anta at en EIN erstatter alle statlige registreringer
• Å blande sammen registrering for omsetningsavgift med registrering for lønnsskatt
• Å unnlate å registrere seg i en delstat der virksomheten har ansatte eller avgiftspliktig salg
• Å bruke inkonsekvente virksomhetsnavn på tvers av stiftelses-, skatte- og bankdokumenter
• Å vente for lenge med å registrere seg, noe som kan skape hull i etterlevelsen eller føre til bøter

En grundig, trinnvis tilnærming sparer tid og reduserer risikoen for arbeid som må gjøres på nytt senere.

Når bør du søke?

Tidspunktet avhenger av forretningsplanen din, men i de fleste tilfeller bør du sikre skattenumrene tidlig i oppstartsprosessen.

En god tommelfingerregel er:

• Søk om en EIN etter at virksomheten er etablert, eller når du er klar til å fullføre skattemessige trinn knyttet til etableringen.
• Registrer deg for statlige skattenumre før du begynner å ansette, kreve inn omsetningsavgift eller drive med annen avgiftspliktig aktivitet som krever registrering.

Hvis lanseringsdatoen nærmer seg raskt, bør du ikke utsette registreringen til siste øyeblikk. Noen skattekontoer kan behandles umiddelbart, mens andre tar tid å gjennomgå og aktivere.

Hvordan Zenind kan hjelpe

Bedriftsetablering blir enklere når det administrative arbeidet er organisert fra starten. Zenind hjelper gründere med å etablere selskapene sine og holde oversikt over etterlevelsesoppgavene som følger etter etableringen.

Det kan være spesielt nyttig når du håndterer:

• Selskapsstiftelse
• Frister for etterlevelse
• Forretningsdokumenter og innleveringer
• Overgangen fra etablering til skatteregistrering og drift

Når dokumentene og registreringene håndteres ryddig, blir det enklere å gå fra etablering til banktjenester, ansettelser og skatteetterlevelse uten unødvendige forsinkelser.

Vanlige spørsmål om føderale og statlige skattenummer

Er en EIN det samme som et statlig skattenummer?

Nei. En EIN er et føderalt skattenummer utstedt av IRS. Et statlig skattenummer utstedes av en statlig myndighet for statlige skattemessige forpliktelser.

Kan et enkeltpersonforetak få en EIN?

Ja. Et enkeltpersonforetak kan søke om en EIN selv om den ikke er strengt nødvendig.

Trenger jeg både et føderalt og et statlig skattenummer?

Mange virksomheter gjør det. Hvis du har ansatte, selger avgiftspliktige varer eller må registrere deg for statlige skatter, kan du trenge begge deler.

Bruker alle delstater det samme systemet for skattenummer?

Nei. Statlige skatteregler og registreringssystemer varierer mye.

Kan jeg bruke EIN-en min for omsetningsavgift?

Vanligvis nei. Omsetningsavgift håndteres som regel gjennom en statlig registrering, ikke bare med den føderale EIN-en.

Hovedpoeng

Et føderalt skattenummer og et statlig skattenummer tjener ulike formål, men begge kan være viktige deler av en lovlig virksomhetsoppsett. EIN identifiserer virksomheten din på føderalt nivå, mens statlige skattenumre håndterer delstatsspesifikke skattemessige forpliktelser som omsetningsavgift, lønnsforskuddstrekk og arbeidsledighetsforsikring.

Hvis du starter et selskap, er det lurt å bekrefte skatteregistreringskravene tidlig. Å skaffe de riktige numrene til riktig tid hjelper deg med å unngå etterlevelsesproblemer og gå videre med trygghet.