ผู้ก่อตั้งจะเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งและสร้างแรงส่งให้ธุรกิจได้อย่างไร

การผัดวันประกันพรุ่งไม่ใช่แค่ปัญหาด้านประสิทธิภาพส่วนบุคคลเท่านั้น สำหรับผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก มันอาจทำให้การจัดตั้งบริษัทล่าช้า เลื่อนการยื่นเอกสารสำคัญ ทำให้กระแสเงินสดอ่อนตัวลง และเปลี่ยนการตัดสินใจง่าย ๆ ให้กลายเป็นคอขวดที่มีต้นทุนสูง งานที่ใช้เวลาเพียงสิบ นาทีในวันนี้ อาจกลายเป็นปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด โอกาสที่หลุดลอยไป หรือความเร่งรีบที่สร้างความเครียดในภายหลัง

ข่าวดีคือ การผัดวันประกันพรุ่งมักเป็นนิสัย ไม่ใช่ข้อบกพร่องของนิสัยส่วนตัว นั่นหมายความว่ามันสามารถเปลี่ยนได้ด้วยระบบที่เหมาะสม สภาพแวดล้อมที่เหมาะสม และความเข้าใจที่ดีขึ้นว่าอะไรคือสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้า

สำหรับผู้ประกอบการ แรงส่งเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อคุณเดินหน้าอย่างรวดเร็วในการจัดตั้ง การวางแผน และการลงมือทำต่อเนื่อง คุณจะสร้างธุรกิจที่บริหารจัดการได้ง่ายกว่า และยากที่จะสะดุดล้ม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นที่ทุกการตัดสินใจส่งผลต่อความเร็วในการเปิดตัว การรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการสร้างความเชื่อมั่นกับลูกค้า

ทำไมการผัดวันประกันพรุ่งจึงกระทบผู้ก่อตั้งอย่างหนัก

การเริ่มต้นและดำเนินธุรกิจเกี่ยวข้องกับงานจำนวนมากที่สำคัญแต่ไม่ได้ตื่นเต้นเสมอไป คุณอาจต้องเลือกโครงสร้างธุรกิจ ยื่นเอกสารจัดตั้ง ขอ EIN จัดทำข้อตกลงการดำเนินงาน เก็บรักษาบันทึก ลงทะเบียนตามข้อกำหนดของรัฐ และติดตามการยื่นรายปี งานเหล่านี้แต่ละอย่างไม่ได้ยากในตัวเอง แต่เมื่อรวมกันแล้วอาจทำให้รู้สึกว่ามีภาระมากเกินไป

ภาระนั้นมักนำไปสู่ความล่าช้า

ผู้ก่อตั้งมักผัดวันประกันพรุ่งด้วยเหตุผลที่พบบ่อยไม่กี่ข้อ:

• งานดูใหญ่หรือไม่ชัดเจน
• ผลกระทบยังไม่รู้สึกทันที
• งานไม่คุ้นเคย จึงรู้สึกว่าง่ายกว่าที่จะหลีกเลี่ยง
• งานนั้นไม่สอดคล้องกับจุดแข็งของผู้ก่อตั้ง
• ไม่มีระบบคอยทำให้งานเดินต่อ

เมื่อเกิดขึ้นเช่นนั้น เจ้าของธุรกิจมักติดอยู่ในวงจรของการเลื่อนออกไป พวกเขาบอกตัวเองว่าจะจัดการหลังจากการขายครั้งต่อไป หลังการประชุมครั้งต่อไป หรือหลังจากทุกอย่างเงียบลง แต่ธุรกิจแทบไม่เคยว่างลงเอง ภาระงานที่ค้างมีแต่จะเพิ่มขึ้น

ต้นทุนที่แท้จริงของความล่าช้า

ในชีวิตส่วนตัว การผัดวันประกันพรุ่งอาจหมายถึงห้องรกหรือพลาดการออกกำลังกาย แต่ในธุรกิจ มันสามารถสร้างปัญหาทั้งด้านกฎหมายและการดำเนินงาน

การเลื่อนเอกสารจัดตั้งอาจทำให้การเปิดตัวช้าลง การพลาดกำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจนำไปสู่ค่าปรับ การรอช้าเกินไปก่อนแยกการเงินส่วนตัวออกจากการเงินธุรกิจอาจทำให้บัญชีซับซ้อนขึ้นและเพิ่มความเสี่ยง การไม่บันทึกการตัดสินใจอาจสร้างความสับสนในภายหลังเมื่อคุณมีหุ้นส่วน นักลงทุน หรือพนักงาน

ยังมีต้นทุนทางจิตใจด้วย เมื่อผู้ประกอบการหลีกเลี่ยงงานสำคัญซ้ำ ๆ พวกเขาเริ่มสูญเสียความมั่นใจในความสามารถของตนเองในการเป็นผู้นำ ธุรกิจเริ่มรู้สึกหนักหนากว่าที่ควรจะเป็น

วิธีแก้ไม่ใช่การทำงานหนักเป็นช่วง ๆ แต่คือการสร้างกระบวนการที่ทำให้การลงมือทำง่ายกว่าการหลีกเลี่ยง

เริ่มจากก้าวเล็ก ๆ ถัดไป

งานใหญ่ดูน่ากดดันเพราะสมองมองว่ามันคลุมเครือและต้องใช้แรงมาก วิธีที่เร็วที่สุดในการตัดวงจรนี้คือการย่อการตัดสินใจให้เล็กลง

แทนที่จะถามว่า “ฉันจะทำทุกอย่างให้เสร็จได้อย่างไร” ให้ถามว่า “ก้าวถัดไปที่มองเห็นได้คืออะไร”

ตัวอย่าง:

• แทนที่จะเป็น “จัดตั้งบริษัท” ให้เลือกประเภทธุรกิจและเขตอำนาจศาล
• แทนที่จะเป็น “จัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด” ให้ทำรายการตรวจสอบของการยื่นที่ต้องทำ
• แทนที่จะเป็น “จัดระเบียบให้ดีขึ้น” ให้เปิดโฟลเดอร์สำหรับเอกสารจัดตั้งและตั้งชื่อไฟล์ให้ถูกต้อง
• แทนที่จะเป็น “ทำการตลาดธุรกิจ” ให้ร่างหน้าแลนดิ้งเพจฉบับแรก

ก้าวเล็ก ๆ ลดแรงต้าน เมื่อเริ่มลงมือทำ แรงส่งมักจะตามมา

สร้างระบบ ไม่ใช่แค่คำสัญญา

หนึ่งในความผิดพลาดใหญ่ที่สุดที่ผู้ประกอบการทำคือการพึ่งพาแรงจูงใจ แรงจูงใจมีประโยชน์ แต่ไม่สม่ำเสมอ ระบบต่างหากที่ทำให้ธุรกิจเดินต่อได้เมื่อแรงจูงใจลดลง

ระบบที่ดีมีสามอย่าง:

• ทำให้การลงมือทำถัดไปชัดเจน
• ลดจำนวนการตัดสินใจที่ต้องใช้
• สร้างกำหนดเวลาหรือสิ่งกระตุ้นที่ผลักให้งานเดินหน้า

ตัวอย่างเช่น ผู้ก่อตั้งที่มักเลื่อนงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดสามารถใช้การทบทวนรายเดือนในปฏิทินได้ ผู้ก่อตั้งที่หลีกเลี่ยงเอกสารสามารถกันเวลาประจำสำหรับงานธุรการได้ ผู้ก่อตั้งที่เลื่อนการยื่นเอกสารบ่อย ๆ สามารถใช้บริการที่รวมการแจ้งเตือน การเข้าถึงเอกสาร และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องไว้ด้วยกัน

ระบบช่วยลดภาระของการต้องจำทุกอย่างด้วยตัวเอง

ใช้กำหนดเวลาก่อนที่กำหนดเวลาจะมาคุมคุณ

งานธุรกิจหลายอย่างมีผลกระทบก็ต่อเมื่อคุณพลาดกำหนดเวลา นั่นคือสิ่งที่ทำให้มันอันตราย หากกำหนดเวลาดูเป็นเรื่องไกลตัว การผัดวันประกันพรุ่งมักจะชนะ

ทางออกคือการสร้างกำหนดเวลาภายในของตัวเอง

ถ้าเอกสารต้องยื่นภายใน 30 วัน ให้ตั้งเป้าของคุณไว้ที่ 20 วัน ถ้าข้อตกลงการดำเนินงานต้องตรวจทาน ให้กำหนดไว้ก่อนวันเปิดตัวบริษัท ถ้าคุณต้องเปิดบัญชีธนาคารธุรกิจ ให้ทำขั้นตอนการจัดตั้งให้เสร็จก่อน เพื่อไม่ให้กระบวนการอื่นติดขัด

การทำงานล่วงหน้าช่วยเปลี่ยนความเร่งด่วนให้เป็นกระบวนการที่จัดการได้ แทนที่จะกลายเป็นวิกฤต

มอบหมายงานที่คุณไม่จำเป็นต้องแบกรับเอง

ผู้ก่อตั้งไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ที่จริงแล้ว การพยายามทำทุกอย่างเองมักทำให้เกิดการผัดวันประกันพรุ่งมากขึ้น ไม่ใช่น้อยลง

คำถามที่ใช้ได้จริงคือ งานนี้จำเป็นต้องทำโดยคุณเองหรือไม่

ถ้าคำตอบคือไม่ ให้มอบหมาย

นั่นอาจหมายถึงการส่งงานบัญชีให้ผู้ทำบัญชี การตรวจทานทางกฎหมายให้ทนายความ การดำเนินการด้านการตลาดให้ผู้รับเหมา หรือการแจ้งเตือนการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้บริการด้านการจัดตั้ง มอบหมายไม่ได้หมายถึงการหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ แต่หมายถึงการส่งงานให้คนที่เหมาะสม เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าได้เร็วขึ้นและผิดพลาดน้อยลง

Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจลดภาระด้านงานธุรการด้วยการสนับสนุนทั้งการจัดตั้งและความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่อง ซึ่งทำให้ผู้ก่อตั้งมีเวลาไปโฟกัสกับการเติบโตมากขึ้น และติดอยู่กับเอกสารน้อยลง

จัดสภาพแวดล้อมให้เหมาะกับงาน

บางงานหลีกเลี่ยงได้ง่ายเพราะสภาพแวดล้อมทำให้เลื่อนได้สะดวกเกินไป

ถ้าคุณต้องยื่นเอกสาร อย่าปล่อยให้มันจมอยู่ในกล่องอีเมลทั่วไป ถ้าคุณต้องตรวจทานเอกสารธุรกิจ อย่าเก็บกระจัดกระจายไว้หลายอุปกรณ์ ถ้าคุณต้องตัดสินใจ อย่าล้อมตัวเองด้วยสิ่งรบกวนที่ทำให้หนีไปทำอย่างอื่นได้ง่ายเกินไป

ลองปรับสภาพแวดล้อมดังนี้:

• เก็บเอกสารด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดไว้ในที่เดียว
• ตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินสำหรับภาระงานประจำ
• แยกช่วงเวลาทำงานลึกออกจากช่วงเวลาสื่อสาร
• ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นเมื่อทำงานธุรการ
• ใช้รายการตรวจสอบที่แสดงความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน

ยิ่งเริ่มต้นได้ง่ายเท่าไร โอกาสที่จะผัดวันประกันพรุ่งก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น

แยกให้ออกว่าความล่าช้าเป็นสัญญาณหรือไม่

ไม่ใช่ทุกการล่าช้าที่เกิดจากความขี้เกียจ บางครั้งการผัดวันประกันพรุ่งคือข้อมูล

ถ้าคุณยังเลี่ยงงานธุรกิจบางอย่างซ้ำ ๆ ให้ถามว่าเพราะอะไร

คุณอาจเลื่อนเพราะ:

• คุณไม่เข้าใจข้อกำหนด
• งานนั้นขัดกับลำดับความสำคัญของคุณ
• โครงสร้างธุรกิจไม่เหมาะสม
• งานนั้นต้องการความช่วยเหลือจากภายนอก
• กำหนดเวลาหรือขั้นตอนไม่ชัดเจน

เรื่องนี้สำคัญ เพราะความล่าช้าบางอย่างไม่ใช่ปัญหาเรื่องแรงจูงใจ แต่เป็นปัญหาเรื่องการวางแผน เมื่อคุณจัดโครงสร้างให้ถูก ความต้านทานก็มักจะลดลง

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลื่อนงานด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพราะไม่แน่ใจว่าต้องทำอะไร กระบวนการจัดตั้งและปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ชัดเจนขึ้นอาจช่วยขจัดความสับสนได้ ถ้าคุณเลื่อนเพราะโครงสร้างธุรกิจยังไม่เหมาะ การแก้ที่โครงสร้างพื้นฐานอาจเป็นคำตอบที่แท้จริง

ตัดสินใจให้เร็วขึ้น

การชะลอการตัดสินใจเป็นรูปแบบหนึ่งของการผัดวันประกันพรุ่งที่พบบ่อยในหมู่ผู้ก่อตั้ง ธุรกิจติดอยู่ในวงจรของการคิดซ้ำไปมา: ควรจัดตั้งเป็น LLC หรือบริษัท? ควรยื่นตอนนี้หรือทีหลัง? ควรจ้างคนอื่นหรือทำเองต่อ?

เพื่อเดินหน้า ใช้กฎการตัดสินใจแบบง่าย:

• ถ้าเป็นการตัดสินใจที่กลับไปแก้ได้และมีความเสี่ยงต่ำ ให้ตัดสินใจเร็ว
• ถ้าเป็นการตัดสินใจที่มีผลกระทบสูงและแก้ไขยาก ให้เก็บข้อมูลที่จำเป็นและตั้งกำหนดเวลา
• ถ้าเป็นการตัดสินใจที่ทำให้งานอื่นติดขัด ให้เลือกทางที่ทำให้ธุรกิจเดินต่อได้

ผู้ก่อตั้งที่ดีไม่รอความแน่นอนสมบูรณ์แบบ พวกเขาตัดสินใจอย่างทันท่วงทีด้วยข้อมูลที่เพียงพอสำหรับการลงมืออย่างรับผิดชอบ

ใช้ความรับผิดชอบร่วมเพื่อให้เดินต่อ

ความรับผิดชอบร่วมเป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการต่อสู้กับการผัดวันประกันพรุ่ง เพราะมันเพิ่มแรงกดดันทางสังคมและการดำเนินงาน

คุณสร้างความรับผิดชอบร่วมได้โดย:

• แชร์กำหนดเวลากับหุ้นส่วนหรือที่ปรึกษา
• นัดเช็กอินเป็นระยะ
• ทำงานกับผู้ให้บริการมืออาชีพที่ติดตามงานให้
• ทำให้ความคืบหน้ามองเห็นได้บนบอร์ดหรือรายการตรวจสอบ
• ประกาศวันเปิดตัวหรือวันยื่นเอกสารต่อสาธารณะ

เมื่อคนอื่นมองเห็นสิ่งที่คุณสัญญาไว้ การปล่อยให้งานค้างจะทำได้ยากขึ้น

ให้รางวัลกับความคืบหน้า ไม่ใช่แค่ความสำเร็จสุดท้าย

ผู้ก่อตั้งจำนวนมากรอจนโปรเจกต์ใหญ่เสร็จสมบูรณ์ก่อนจะแสดงความยินดีกับความคืบหน้าใด ๆ นั่นเป็นความผิดพลาด

การให้รางวัลกับความคืบหน้าช่วยเสริมพฤติกรรมการลงมือทำ

คุณไม่จำเป็นต้องให้รางวัลใหญ่ แค่การยอมรับเล็ก ๆ อย่างสม่ำเสมอก็พอ:

• ทำเครื่องหมายว่างานเสร็จแล้ว
• พักสั้น ๆ หลังยื่นเอกสารเสร็จ
• ทบทวนว่าสัปดาห์นี้อะไรเดินหน้าไปบ้าง
• ฉลองการรักษาประวัติการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้เรียบร้อย
• รับรู้ว่าคุณจัดการงานที่ไม่สบายใจได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ

รางวัลไม่ใช่การตามใจตัวเอง แต่เป็นการเสริมแรง มันสอนสมองว่าการลงมือทำคุ้มค่าที่จะทำซ้ำ

มาตรฐานที่ดีกว่าสำหรับผู้ก่อตั้ง

เป้าหมายไม่ใช่การเป็นคนที่ไม่เคยเลื่อนอะไรเลย เพราะนั่นไม่สมจริง เป้าหมายที่แท้จริงคือหยุดปล่อยให้ความล่าช้าควบคุมธุรกิจ

เมื่อคุณสร้างระบบ มอบหมายอย่างชาญฉลาด ใช้กำหนดเวลา และทำให้การตัดสินใจง่ายขึ้น การผัดวันประกันพรุ่งจะสูญเสียอำนาจไป ธุรกิจจะบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น เพราะการลงมือทำไม่ได้ขึ้นอยู่กับพลังใจเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป

สิ่งนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับการจัดตั้งบริษัทและการปฏิบัติตามข้อกำหนด เพราะงานเหล่านี้คือสิ่งที่สร้างรากฐานให้ทุกอย่างที่ตามมา หากคุณจัดการตั้งแต่เนิ่น ๆ และทำอย่างสม่ำเสมอ คุณจะลดความเสี่ยงและเปิดพื้นที่ให้การเติบโต

สรุปสุดท้าย

การผัดวันประกันพรุ่งกลายเป็นปัญหาธุรกิจที่ร้ายแรงเมื่อมันทำให้การจัดตั้ง การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการลงมือทำช้าลง คำตอบไม่ใช่การเพิ่มแรงกดดัน แต่คือกระบวนการที่ดีกว่า

เริ่มจากงานที่เล็กลง ตั้งกำหนดเวลาให้เร็วขึ้น มอบหมายงานที่ไม่ควรอยู่บนโต๊ะคุณ ใช้ระบบที่ช่วยให้คุณเดินต่อ และเมื่อภาระงานธุรการเริ่มขัดขวางการเติบโต ให้สร้างโครงสร้างที่สนับสนุนความเร็วและความชัดเจนตั้งแต่ต้น

สำหรับผู้ก่อตั้ง แรงส่งคือทรัพย์สิน ปกป้องมันไว้