Cara Pengasas Mengatasi Prokrastinasi dan Membina Momentum dalam Perniagaan

Prokrastinasi bukan sekadar masalah produktiviti peribadi. Bagi pengasas dan pemilik perniagaan kecil, ia boleh melambatkan penubuhan syarikat, menangguhkan pemfailan penting, melemahkan aliran tunai, dan menjadikan keputusan mudah berubah menjadi kesesakan yang mahal. Tugas yang hanya mengambil masa sepuluh minit hari ini boleh menjadi masalah pematuhan, peluang yang terlepas, atau tergesa-gesa yang menekan pada kemudian hari.

Berita baiknya, prokrastinasi biasanya ialah tabiat, bukan kecacatan perwatakan. Ini bermakna ia boleh diubah dengan sistem yang betul, persekitaran yang sesuai, dan pemahaman yang lebih baik tentang punca sebenar penangguhan itu.

Bagi usahawan, momentum amat penting. Apabila anda bergerak pantas dalam penubuhan, perancangan, dan tindakan susulan, anda mewujudkan perniagaan yang lebih mudah diurus dan jauh lebih sukar untuk terganggu. Ini lebih benar pada peringkat awal, apabila setiap keputusan mempengaruhi seberapa cepat anda boleh melancarkan, kekal mematuhi keperluan, dan membina kepercayaan dengan pelanggan.

Mengapa Prokrastinasi Menjejaskan Pengasas Dengan Begitu Teruk

Memulakan dan mengurus perniagaan melibatkan banyak tugas yang penting tetapi tidak semestinya menarik. Anda mungkin perlu memilih struktur perniagaan, memfailkan dokumen penubuhan, memohon EIN, menyediakan perjanjian operasi, menyimpan rekod, mendaftar untuk keperluan negeri, dan mengikuti pemfailan tahunan. Tiada satu pun daripada tugas ini sukar secara individu, tetapi bersama-sama, semuanya boleh mewujudkan rasa terbeban.

Keterbebanan itu sering membawa kepada penangguhan.

Pengasas menangguhkan tugas atas beberapa sebab yang biasa:

• Tugas itu terasa besar atau tidak jelas.
• Akibatnya tidak terasa segera.
• Tugas itu tidak biasa, jadi ia terasa lebih mudah untuk dielakkan.
• Kerja itu tidak selari dengan kekuatan pengasas.
• Tiada sistem untuk memastikan tugas terus bergerak.

Apabila itu berlaku, pemilik perniagaan sering terperangkap dalam kitaran penangguhan. Mereka memberitahu diri sendiri bahawa mereka akan uruskannya selepas jualan seterusnya, selepas mesyuarat seterusnya, atau apabila keadaan menjadi lebih tenang. Tetapi perniagaan jarang menjadi kurang sibuk dengan sendirinya. Tunggakan hanya akan bertambah.

Kos Sebenar Kelewatan

Dalam kehidupan peribadi, prokrastinasi mungkin bermaksud bilik yang berselerak atau senaman yang terlepas. Dalam perniagaan, ia boleh mewujudkan masalah undang-undang dan operasi.

Menangguhkan kertas kerja penubuhan boleh melambatkan pelancaran anda. Terlepas tarikh akhir pematuhan boleh mencetuskan penalti. Menunggu terlalu lama untuk memisahkan kewangan peribadi dan perniagaan boleh menyukarkan perakaunan dan meningkatkan risiko. Kegagalan mendokumentasikan keputusan boleh mewujudkan kekeliruan kemudian apabila anda membawa masuk rakan kongsi, pelabur, atau pekerja.

Terdapat juga kos psikologi. Apabila usahawan berulang kali mengelakkan kerja penting, mereka mula hilang keyakinan terhadap keupayaan mereka sendiri untuk memimpin. Perniagaan mula terasa lebih berat daripada sepatutnya.

Penyelesaiannya bukanlah bekerja lebih keras secara berkala. Penyelesaiannya ialah membina proses yang menjadikan tindakan lebih mudah daripada pengelakan.

Mulakan Dengan Langkah Kecil Seterusnya

Tugas besar terasa membebankan kerana otak melihatnya sebagai sesuatu yang kabur dan memerlukan banyak usaha. Cara paling pantas untuk memecahkan corak itu ialah mengecilkan keputusan.

Daripada bertanya, “Bagaimana saya habiskan semuanya?” tanya, “Apakah langkah seterusnya yang jelas?”

Contoh:

• Daripada “menubuhkan syarikat,” pilih jenis entiti dan bidang kuasa.
• Daripada “mengurus pematuhan,” cipta senarai semak pemfailan yang diperlukan.
• Daripada “menjadi teratur,” buka folder untuk dokumen penubuhan dan tetapkan penamaan fail dengan betul.
• Daripada “memasarkan perniagaan,” tulis draf pertama satu halaman pendaratan.

Langkah kecil mengurangkan tentangan. Apabila tindakan bermula, momentum biasanya akan menyusul.

Bina Sistem, Bukan Janji

Salah satu kesilapan terbesar usahawan ialah bergantung pada motivasi. Motivasi memang berguna, tetapi tidak konsisten. Sistemlah yang memastikan perniagaan terus bergerak ketika motivasi menurun.

Sistem yang baik melakukan tiga perkara:

• Menjadikan tindakan seterusnya jelas.
• Mengurangkan bilangan keputusan yang diperlukan.
• Mewujudkan tarikh akhir atau pencetus yang menggerakkan kerja ke hadapan.

Sebagai contoh, pengasas yang kerap menangguhkan tugas pematuhan boleh menggunakan semakan bulanan pada kalendar. Pengasas yang mengelak daripada kerja kertas boleh menyimpan blok masa berulang untuk kerja pentadbiran. Pengasas yang sering menangguhkan pemfailan boleh menggunakan perkhidmatan yang memusatkan peringatan, akses dokumen, dan sokongan berterusan.

Sistem mengurangkan beban untuk mengingati semuanya sendiri.

Gunakan Tarikh Akhir Sebelum Tarikh Akhir Menggunakan Anda

Banyak tugas perniagaan hanya membawa akibat selepas anda terlepas tarikh akhirnya. Itulah yang menjadikannya berbahaya. Jika tarikh akhir terasa abstrak, prokrastinasi biasanya akan menang.

Penyelesaiannya ialah mewujudkan tarikh akhir dalaman anda sendiri.

Jika pemfailan perlu dibuat dalam 30 hari, tetapkan sasaran anda pada 20 hari. Jika perjanjian operasi perlu disemak, jadualkannya sebelum tarikh pelancaran syarikat. Jika anda perlu membuka akaun bank perniagaan, lengkapkan langkah penubuhan terlebih dahulu supaya proses lain tidak tersekat.

Bekerja lebih awal menukar urgensi menjadi proses yang terurus, bukannya krisis.

Delegasikan Apa Yang Tidak Perlu Anda Tanggung Sendiri

Pengasas tidak perlu melakukan semua tugas sendiri. Malah, cuba melakukan semuanya biasanya mewujudkan lebih banyak prokrastinasi, bukan kurang.

Satu soalan praktikal membantu di sini: adakah tugas ini perlu dilakukan oleh anda?

Jika jawapannya tidak, delegasikan.

Ini mungkin bermaksud menyerahkan perakaunan kepada akauntan, semakan undang-undang kepada peguam, pelaksanaan pemasaran kepada kontraktor, atau peringatan pematuhan kepada perkhidmatan penubuhan. Delegasi bukan tentang mengelak tanggungjawab. Ia tentang menugaskan kerja kepada orang yang tepat supaya perniagaan boleh bergerak lebih pantas dan dengan lebih sedikit kesilapan.

Zenind membantu pemilik perniagaan mengurangkan beban pentadbiran dengan menyokong keperluan penubuhan dan pematuhan berterusan. Ini membolehkan pengasas menumpukan lebih banyak masa pada pertumbuhan dan kurang masa tersekat dalam kerja kertas.

Padankan Tugas Dengan Persekitaran Yang Sesuai

Sesetengah tugas mudah dielakkan kerana persekitaran menjadikannya terlalu mudah untuk ditangguhkan.

Jika anda perlu menyiapkan pemfailan, jangan biarkannya terkubur dalam peti masuk umum. Jika anda perlu menyemak dokumen perniagaan, jangan simpan semuanya berselerak merentas peranti. Jika anda perlu membuat keputusan, jangan kelilingi diri anda dengan gangguan yang membuat pelarian pantas terlalu menggoda.

Cuba perubahan persekitaran ini:

• Simpan semua dokumen pematuhan perniagaan di satu tempat.
• Tetapkan peringatan kalendar untuk obligasi berulang.
• Asingkan masa kerja mendalam daripada masa komunikasi.
• Matikan notifikasi yang tidak perlu semasa mengurus tugas pentadbiran.
• Gunakan senarai semak yang menunjukkan kemajuan dengan jelas.

Semakin mudah untuk bermula, semakin kecil kemungkinan anda akan mengelak daripada tugas itu.

Kenal Pasti Sama Ada Kelewatan Adalah Isyarat

Tidak semua penangguhan bermaksud malas. Kadang-kadang prokrastinasi ialah maklumat.

Jika anda terus mengelak daripada tugas perniagaan tertentu, tanya sebabnya.

Anda mungkin menangguhkannya kerana:

• Anda tidak memahami keperluannya.
• Tugas itu bercanggah dengan keutamaan anda.
• Struktur perniagaan itu bukan padanan yang tepat.
• Kerja itu memerlukan bantuan luar.
• Tarikh akhir atau prosesnya tidak jelas.

Ini penting kerana sesetengah kelewatan bukan masalah motivasi. Ia adalah masalah perancangan. Apabila struktur anda betul, tentangan itu sering berkurang.

Sebagai contoh, jika anda menangguhkan kerja pematuhan kerana anda tidak pasti apa yang diperlukan, proses penubuhan dan pematuhan yang lebih jelas boleh menghapuskan kekeliruan. Jika anda menangguhkan kerana perniagaan tidak disediakan dengan betul, membetulkan struktur asas mungkin menjadi penyelesaian sebenar.

Buat Keputusan Dengan Lebih Pantas

Kelewatan membuat keputusan ialah bentuk prokrastinasi utama dalam kalangan pengasas. Perniagaan menjadi tersekat dalam gelung keraguan: Patutkah saya menubuhkan LLC atau syarikat? Patutkah saya fail sekarang atau kemudian? Patutkah saya mengalihkan kerja ini kepada pihak lain atau terus melakukannya sendiri?

Untuk bergerak ke hadapan, gunakan peraturan keputusan yang mudah:

• Jika keputusan itu boleh dipulihkan dan berisiko rendah, buat keputusan dengan cepat.
• Jika keputusan itu berimpak tinggi dan sukar dipulihkan, kumpulkan maklumat yang tepat dan tetapkan tarikh akhir.
• Jika keputusan itu menghalang kerja lain, pilih pilihan yang membolehkan perniagaan terus bergerak.

Pengasas yang baik tidak menunggu kepastian yang sempurna. Mereka membuat keputusan tepat pada masanya dengan maklumat yang mencukupi untuk bertindak secara bertanggungjawab.

Gunakan Akauntabiliti Untuk Terus Bergerak

Akauntabiliti ialah salah satu cara paling mudah untuk melawan prokrastinasi kerana ia menambah tekanan sosial dan operasi.

Anda boleh mewujudkan akauntabiliti dengan:

• Berkongsi tarikh akhir dengan rakan kongsi atau penasihat.
• Menjadualkan sesi semakan.
• Bekerja dengan perkhidmatan profesional yang menjejak tugasan.
• Menjadikan kemajuan kelihatan pada papan atau senarai semak.
• Berikrar secara umum terhadap tarikh pelancaran atau tarikh pemfailan.

Apabila orang lain dapat melihat komitmen anda, ia menjadi lebih sukar untuk anda terhanyut.

Hargai Kemajuan, Bukan Sekadar Penyelesaian

Ramai pengasas menunggu sehingga projek besar selesai sebelum mereka mengiktiraf sebarang kemajuan. Itu satu kesilapan.

Menghargai kemajuan membantu mengukuhkan tindakan.

Anda tidak memerlukan ganjaran yang besar. Pengiktirafan kecil yang konsisten sudah memadai:

• Tanda tugasan sebagai selesai.
• Ambil rehat singkat selepas menyiapkan pemfailan.
• Semak apa yang telah bergerak ke hadapan minggu ini.
• Raikan rekod pematuhan yang bersih.
• Akui apabila anda mengurus tugas yang tidak selesa lebih awal.

Ganjaran bukanlah memanjakan diri. Ia ialah pengukuhan. Ia mengajar otak anda bahawa tindakan itu berbaloi untuk diulang.

Piawaian Yang Lebih Baik Untuk Pengasas

Matlamatnya bukanlah menjadi seseorang yang tidak pernah menangguhkan apa-apa. Itu tidak realistik. Matlamat sebenar ialah berhenti membiarkan kelewatan mengawal perniagaan.

Apabila anda membina sistem, mendelegasikan dengan bijak, menggunakan tarikh akhir, dan memudahkan keputusan, prokrastinasi kehilangan kuasanya. Perniagaan menjadi lebih mudah diurus kerana tindakan tidak lagi bergantung pada kemahuan semata-mata.

Ini amat penting untuk penubuhan syarikat dan pematuhan. Inilah tugas yang membentuk asas kepada segala yang lain. Jika anda menguruskannya lebih awal dan secara konsisten, anda mengurangkan risiko dan mewujudkan ruang untuk pertumbuhan.

Pengajaran Akhir

Prokrastinasi menjadi masalah perniagaan yang serius apabila ia melambatkan penubuhan, pematuhan, dan pelaksanaan. Jawapannya bukan tekanan yang lebih besar. Jawapannya ialah proses yang lebih baik.

Mulakan dengan lebih kecil. Tetapkan tarikh akhir yang lebih awal. Delegasikan apa yang tidak sepatutnya berada di atas meja anda. Gunakan sistem yang memastikan anda terus bergerak. Dan apabila kerja pentadbiran menghalang pertumbuhan, bina struktur yang menyokong kelajuan dan kejelasan dari awal.

Bagi pengasas, momentum ialah aset. Lindunginya.