Как основателите могат да преодолеят отлагането и да изградят бизнес инерция

Отлагането не е просто личен проблем с продуктивността. За основателите и собствениците на малък бизнес то може да забави учредяването на компанията, да отложи важни подавания, да отслаби паричния поток и да превърне простите решения в скъпи пречки. Задача, която днес отнема десет минути, може по-късно да се превърне в проблем с съответствието, пропусната възможност или стресиращо бързане в последния момент.

Добрата новина е, че отлагането обикновено е навик, а не черта на характера. Това означава, че може да бъде променено с правилните системи, правилната среда и по-добро разбиране на това какво всъщност причинява забавянето.

За предприемачите инерцията е важна. Когато се движите бързо при учредяване, планиране и изпълнение, създавате бизнес, който е по-лесен за управление и много по-труден за саботиране. Това е особено вярно в най-ранните етапи, когато всяко решение влияе върху това колко бързо можете да стартирате, да останете в съответствие и да изградите доверие у клиентите.

Защо отлагането засяга основателите толкова силно

Стартирането и управлението на бизнес включва много задачи, които са важни, но не винаги вълнуващи. Може да се наложи да изберете правна форма, да подадете документи за учредяване, да кандидатствате за EIN, да създадете вътрешни правила за управление, да поддържате документация, да се регистрирате за изискванията на щата и да следите годишните подавания. Нито една от тези задачи сама по себе си не е трудна, но заедно могат да създадат усещане за претоварване.

Точно това претоварване често води до забавяне.

Основателите отлагат по няколко често срещани причини:

• Задачата изглежда голяма или неясна.
• Последиците не се усещат веднага.
• Задачата е непозната и затова е по-лесно да бъде избегната.
• Работата не е в синхрон със силните страни на основателя.
• Няма система, която да поддържа движението на задачата.

Когато това се случи, собствениците на бизнес често попадат в цикъл на отлагане. Казват си, че ще се справят след следващата продажба, след следващата среща или когато нещата се успокоят. Но бизнесът рядко става по-малко натоварен от само себе си. Натрупването само расте.

Реалната цена на забавянето

В личния живот отлагането може да означава разхвърляна стая или пропусната тренировка. В бизнеса то може да създаде правни и оперативни проблеми.

Забавянето на документите за учредяване може да отложи старта ви. Пропускането на срокове за съответствие може да доведе до санкции. Ако чакате твърде дълго, за да отделите личните и бизнес финанси, счетоводството става по-трудно и рискът се увеличава. Ако не документирате решенията, по-късно може да възникне объркване, когато привличате съдружници, инвеститори или служители.

Има и психологическа цена. Когато предприемачите многократно избягват важна работа, те започват да губят доверие в собствената си способност да водят. Бизнесът започва да изглежда по-тежък, отколкото би трябвало.

Решението не е да работите по-усилено на тласъци. Решението е да изградите процес, който прави действието по-лесно от избягването.

Започнете с следващата малка стъпка

Големите задачи изглеждат непосилни, защото мозъкът ги възприема като неясни и изискващи много усилия. Най-бързият начин да се прекъсне този модел е да се свие решението.

Вместо да питате: „Как да завърша всичко?“, попитайте: „Коя е следващата видима стъпка?“

Примери:

• Вместо „да учредя компанията“, изберете вида на структурата и юрисдикцията.
• Вместо „да се погрижа за съответствието“, създайте контролен списък с необходимите подавания.
• Вместо „да се организирам“, отворете папка за документите по учредяването и подредете файловете правилно.
• Вместо „да маркетингова бизнеса“, напишете първия проект на една целева страница.

Малките стъпки намаляват съпротивата. Когато действието започне, инерцията обикновено следва.

Изградете система, а не обещание

Една от най-големите грешки на предприемачите е да разчитат на мотивация. Мотивацията е полезна, но е непостоянна. Системите са това, което държи бизнеса в движение, когато мотивацията спадне.

Добрата система прави три неща:

• Прави следващото действие очевидно.
• Намалява броя на необходимите решения.
• Създава срок или задействащ фактор, който придвижва работата напред.

Например основател, който редовно отлага задачи по съответствие, може да използва месечен преглед в календара. Основател, който избягва документи, може да отдели повтарящ се времеви блок за административна работа. Основател, който постоянно отлага подавания, може да използва услуга, която централизира напомнянията, достъпа до документи и текущата подкрепа.

Системите премахват тежестта да помните всичко сами.

Използвайте крайни срокове, преди те да започнат да ви използват

Много бизнес задачи имат последици едва след като пропуснете срока. Именно това ги прави опасни. Ако крайният срок изглежда абстрактен, отлагането обикновено печели.

Решението е да създадете собствени вътрешни срокове.

Ако дадено подаване е с краен срок след 30 дни, определете целта си за 20. Ако оперативното споразумение трябва да бъде прегледано, насрочете това преди датата на стартиране на компанията. Ако трябва да откриете бизнес банкова сметка, първо завършете стъпките по учредяването, за да не бъде процесът блокиран.

Работата предварително превръща спешността в управляван процес, а не в криза.

Делегирайте това, което не трябва да носите сами

Основателите не трябва да вършат всяка задача сами. Всъщност опитът да направите всичко често създава повече отлагане, а не по-малко.

Тук помага един практичен въпрос: трябва ли тази задача да бъде извършена именно от вас?

Ако отговорът е не, делегирайте я.

Това може да означава да предадете счетоводството на счетоводител, правния преглед на адвокат, маркетинговото изпълнение на изпълнител или напомнянията за съответствие на услуга за учредяване. Делегирането не е бягство от отговорност. То е възлагане на работата на правилния човек, за да може бизнесът да се движи по-бързо и с по-малко грешки.

Zenind помага на собствениците на бизнес да намалят административното натоварване, като подпомага учредяването и текущите нужди от съответствие. Това позволява на основателите да отделят повече време за растеж и по-малко време, затънали в документи.

Съобразете задачата с правилната среда

Някои задачи се отлагат лесно, защото средата ги прави твърде лесни за отлагане.

Ако трябва да завършите подаване, не го оставяйте заровено в обща входяща поща. Ако трябва да прегледате бизнес документи, не ги дръжте разпръснати по различни устройства. Ако трябва да вземете решение, не се обграждайте с разсейвания, които правят бързото избягване твърде изкушаващо.

Опитайте тези промени в средата:

• Дръжте всички документи за бизнес съответствие на едно място.
• Задайте календарни напомняния за повтарящи се задължения.
• Разделете времето за дълбока работа от времето за комуникация.
• Изключете ненужните известия, когато се занимавате с административни задачи.
• Използвайте контролен списък, който показва ясно напредъка.

Колкото по-лесно е да започнете, толкова по-малка е вероятността да избегнете задачата.

Определете дали забавянето е сигнал

Не всяко забавяне е мързел. Понякога отлагането е информация.

Ако постоянно избягвате конкретна бизнес задача, попитайте защо.

Може да отлагате, защото:

• Не разбирате изискването.
• Задачата противоречи на приоритетите ви.
• Бизнес структурата не е подходяща.
• Работата изисква външна помощ.
• Крайният срок или процесът не са ясни.

Това е важно, защото някои забавяния не са проблем с мотивацията. Те са проблем с планирането. Когато структурата е правилна, съпротивата често намалява.

Например, ако отлагате работата по съответствие, защото не сте сигурни какво се изисква, по-ясният процес по учредяване и съответствие може да премахне объркването. Ако отлагате, защото бизнесът не е подреден правилно, коригирането на основната структура може да е реалното решение.

Вземайте решения по-бързо

Забавянето на решенията е основна форма на отлагане сред основателите. Бизнесът се заклещва в цикъл на колебание: Да учредя ли LLC или корпорация? Да подам ли сега или по-късно? Да възложа ли това навън или да продължа да го правя сам?

За да продължите напред, използвайте просто правило за вземане на решения:

• Ако решението е обратимо и с нисък риск, вземете го бързо.
• Ако решението е с голям ефект и трудно обратимо, съберете нужната информация и задайте срок.
• Ако решението блокира друга работа, изберете варианта, който позволява на бизнеса да се движи.

Добрите основатели не чакат съвършена сигурност. Те вземат навременни решения с достатъчно информация, за да действат отговорно.

Използвайте отговорност, за да продължите напред

Отговорността е един от най-простите начини за борба с отлагането, защото добавя социален и оперативен натиск.

Можете да създадете отговорност, като:

• Споделяте срокове с партньор или съветник.
• Насрочвате проверки на напредъка.
• Работите с професионална услуга, която проследява задачите.
• Правите напредъка видим на табло или контролен списък.
• Публично се ангажирате с дата за стартиране или подаване.

Когато други хора виждат ангажиментите ви, е по-трудно да се отклоните.

Награждавайте напредъка, не само завършването

Много основатели чакат голям проект да бъде напълно завършен, преди да признаят какъвто и да е напредък. Това е грешка.

Награждаването на напредъка помага да се затвърди действието.

Не ви е нужна голяма награда. Достатъчно е малко, последователно признание:

• Отбележете задачата като завършена.
• Направете кратка почивка след подаване.
• Прегледайте какво е напреднало тази седмица.
• Отбележете добрата история на съответствието.
• Признайте, когато сте се справили с неудобна задача по-рано.

Наградата не е разглезване. Тя е подсилване. Тя учи мозъка ви, че действието си заслужава да бъде повторено.

По-добър стандарт за основателите

Целта не е да станете човек, който никога не отлага нищо. Това е нереалистично. Истинската цел е да спрете да позволявате на забавянето да управлява бизнеса.

Когато изграждате системи, делегирате разумно, използвате крайни срокове и опростявате решенията, отлагането губи силата си. Бизнесът става по-лесен за управление, защото действието вече не зависи само от воля.

Това е особено важно за учредяването на компания и съответствието. Това са задачите, които създават основата за всичко останало. Ако ги обработите рано и последователно, намалявате риска и създавате пространство за растеж.

Финален извод

Отлагането се превръща в сериозен бизнес проблем, когато забавя учредяването, съответствието и изпълнението. Отговорът не е повече натиск. Отговорът е по-добър процес.

Започвайте по-малко. Поставяйте по-ранни срокове. Делегирайте това, което не трябва да стои на бюрото ви. Използвайте системи, които ви държат в движение. И когато административната работа пречи на растежа, изградете структура, която поддържа бързина и яснота от самото начало.

За основателите инерцията е актив. Пазете я.