Πώς οι ιδρυτές μπορούν να νικήσουν την αναβλητικότητα και να χτίσουν δυναμική στις επιχειρήσεις

Η αναβλητικότητα δεν είναι μόνο ένα προσωπικό πρόβλημα παραγωγικότητας. Για ιδρυτές και μικρομεσαίους επιχειρηματίες, μπορεί να καθυστερήσει τη σύσταση της εταιρείας, να αναβάλει κρίσιμες καταθέσεις, να αποδυναμώσει τη ρευστότητα και να μετατρέψει απλές αποφάσεις σε ακριβές συμφόρησεις. Μια εργασία που σήμερα χρειάζεται δέκα λεπτά μπορεί αργότερα να εξελιχθεί σε πρόβλημα συμμόρφωσης, σε χαμένη ευκαιρία ή σε αγχωτική βιασύνη.

Τα καλά νέα είναι ότι η αναβλητικότητα είναι συνήθως μια συνήθεια, όχι κάποιο ελάττωμα χαρακτήρα. Αυτό σημαίνει ότι μπορεί να αλλάξει με τα σωστά συστήματα, το σωστό περιβάλλον και μια καλύτερη κατανόηση του τι πραγματικά προκαλεί την καθυστέρηση.

Για τους επιχειρηματίες, η δυναμική μετράει. Όταν κινείστε γρήγορα στη σύσταση, στον σχεδιασμό και στην υλοποίηση, δημιουργείτε μια επιχείρηση που είναι πιο εύκολη στη διαχείριση και πολύ δυσκολότερη να εκτροχιαστεί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στα πρώτα στάδια, όταν κάθε απόφαση επηρεάζει το πόσο γρήγορα μπορείτε να ξεκινήσετε, να παραμείνετε συνεπείς και να χτίσετε εμπιστοσύνη με τους πελάτες.

Γιατί η αναβλητικότητα χτυπά τόσο έντονα τους ιδρυτές

Η έναρξη και η λειτουργία μιας επιχείρησης περιλαμβάνει πολλές εργασίες που είναι σημαντικές αλλά όχι πάντα συναρπαστικές. Ίσως χρειαστεί να επιλέξετε επιχειρηματική μορφή, να καταθέσετε τα έγγραφα σύστασης, να αιτηθείτε EIN, να δημιουργήσετε καταστατικά λειτουργίας, να τηρείτε αρχεία, να εγγραφείτε σε κρατικές απαιτήσεις και να παρακολουθείτε τις ετήσιες υποχρεώσεις. Καμία από αυτές τις εργασίες δεν είναι δύσκολη από μόνη της, αλλά όλες μαζί μπορούν να δημιουργήσουν αίσθηση υπερφόρτωσης.

Αυτή η υπερφόρτωση συχνά οδηγεί σε καθυστέρηση.

Οι ιδρυτές αναβάλλουν για μερικούς συνηθισμένους λόγους:

• Η εργασία φαίνεται μεγάλη ή ασαφής.
• Οι συνέπειες δεν μοιάζουν άμεσες.
• Η εργασία είναι άγνωστη, οπότε μοιάζει ευκολότερο να την αποφύγουν.
• Η δουλειά δεν ευθυγραμμίζεται με τα δυνατά σημεία του ιδρυτή.
• Δεν υπάρχει σύστημα που να κρατά την εργασία σε κίνηση.

Όταν συμβαίνει αυτό, οι επιχειρηματίες συχνά πέφτουν σε έναν κύκλο αναβολής. Λένε στον εαυτό τους ότι θα το χειριστούν μετά την επόμενη πώληση, μετά την επόμενη συνάντηση ή όταν τα πράγματα ηρεμήσουν. Όμως οι επιχειρήσεις σπάνια γίνονται λιγότερο φορτωμένες από μόνες τους. Η καθυστέρηση απλώς μεγαλώνει.

Το πραγματικό κόστος της καθυστέρησης

Στην προσωπική ζωή, η αναβλητικότητα μπορεί να σημαίνει ένα ακατάστατο δωμάτιο ή μια χαμένη προπόνηση. Στις επιχειρήσεις, μπορεί να δημιουργήσει νομικά και λειτουργικά προβλήματα.

Η καθυστέρηση στα έγγραφα σύστασης μπορεί να επιβραδύνει το λανσάρισμά σας. Η παράλειψη προθεσμιών συμμόρφωσης μπορεί να επιφέρει κυρώσεις. Η υπερβολικά αργή διάκριση των προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών μπορεί να δυσκολέψει τη λογιστική και να αυξήσει τον κίνδυνο. Η αποτυχία τεκμηρίωσης αποφάσεων μπορεί αργότερα να δημιουργήσει σύγχυση όταν προσθέτετε εταίρους, επενδυτές ή εργαζομένους.

Υπάρχει επίσης ψυχολογικό κόστος. Όταν οι επιχειρηματίες αποφεύγουν επανειλημμένα σημαντικές εργασίες, αρχίζουν να χάνουν την εμπιστοσύνη στις δικές τους ικανότητες ηγεσίας. Η επιχείρηση αρχίζει να μοιάζει πιο βαριά απ’ όσο θα έπρεπε.

Η λύση δεν είναι να δουλεύετε πιο σκληρά σε εκρήξεις έντασης. Η λύση είναι να χτίσετε μια διαδικασία που κάνει τη δράση ευκολότερη από την αποφυγή.

Ξεκινήστε με το επόμενο μικρό βήμα

Οι μεγάλες εργασίες μοιάζουν υπερβολικές επειδή ο εγκέφαλος τις βλέπει ως ασαφείς και απαιτητικές σε προσπάθεια. Ο πιο γρήγορος τρόπος να σπάσει αυτό το μοτίβο είναι να μικρύνετε την απόφαση.

Αντί να ρωτάτε, «Πώς θα τελειώσω τα πάντα;», ρωτήστε, «Ποιο είναι το επόμενο ορατό βήμα;»

Παραδείγματα:

• Αντί για «να συστήσω την εταιρεία», επιλέξτε τον τύπο οντότητας και τη δικαιοδοσία.
• Αντί για «να τακτοποιήσω τη συμμόρφωση», δημιουργήστε μια λίστα με τις απαιτούμενες υποβολές.
• Αντί για «να οργανωθώ», ανοίξτε έναν φάκελο για τα έγγραφα σύστασης και ονομάστε σωστά τα αρχεία.
• Αντί για «να προωθήσω την επιχείρηση», γράψτε το πρώτο προσχέδιο μιας σελίδας προορισμού.

Τα μικρά βήματα μειώνουν την αντίσταση. Μόλις ξεκινήσει η δράση, συνήθως ακολουθεί η δυναμική.

Χτίστε σύστημα, όχι υπόσχεση

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη που κάνουν οι επιχειρηματίες είναι να βασίζονται στο κίνητρο. Το κίνητρο είναι χρήσιμο, αλλά ασυνεπές. Τα συστήματα είναι αυτά που κρατούν την επιχείρηση σε κίνηση όταν το κίνητρο πέφτει.

Ένα καλό σύστημα κάνει τρία πράγματα:

• Κάνει την επόμενη ενέργεια προφανή.
• Μειώνει τον αριθμό των αποφάσεων που απαιτούνται.
• Δημιουργεί μια προθεσμία ή ένα έναυσμα που ωθεί την εργασία προς τα εμπρός.

Για παράδειγμα, ένας ιδρυτής που αναβάλλει συστηματικά τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης μπορεί να χρησιμοποιήσει μια μηνιαία ανασκόπηση στο ημερολόγιο. Ένας ιδρυτής που αποφεύγει τη γραφειοκρατία μπορεί να κρατήσει ένα επαναλαμβανόμενο χρονικό μπλοκ για διοικητική εργασία. Ένας ιδρυτής που συνεχώς μεταθέτει καταθέσεις μπορεί να χρησιμοποιήσει μια υπηρεσία που συγκεντρώνει υπενθυμίσεις, πρόσβαση σε έγγραφα και συνεχή υποστήριξη.

Τα συστήματα αφαιρούν το βάρος τού να θυμάστε τα πάντα μόνοι σας.

Χρησιμοποιήστε προθεσμίες πριν σας προλάβουν οι προθεσμίες

Πολλές επιχειρηματικές εργασίες έχουν συνέπειες μόνο αφού χάσετε την προθεσμία. Αυτό ακριβώς τις κάνει επικίνδυνες. Αν η προθεσμία μοιάζει αφηρημένη, η αναβλητικότητα συνήθως κερδίζει.

Η λύση είναι να δημιουργήσετε δικές σας εσωτερικές προθεσμίες.

Αν μια κατάθεση λήγει σε 30 ημέρες, βάλτε στόχο για τις 20. Αν ένα καταστατικό λειτουργίας χρειάζεται έλεγχο, προγραμματίστε τον πριν από την ημερομηνία έναρξης της εταιρείας. Αν πρέπει να ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό επιχείρησης, ολοκληρώστε πρώτα τα βήματα σύστασης ώστε να μη μπλοκάρει η υπόλοιπη διαδικασία.

Η εργασία πιο μπροστά μετατρέπει το επείγον σε ελεγχόμενη διαδικασία αντί για κρίση.

Αναθέστε ό,τι δεν πρέπει να κουβαλάτε μόνοι σας

Οι ιδρυτές δεν χρειάζεται να κάνουν μόνοι τους κάθε εργασία. Στην πραγματικότητα, η προσπάθεια να τα κάνουν όλα συνήθως δημιουργεί περισσότερη αναβλητικότητα, όχι λιγότερη.

Μια πρακτική ερώτηση βοηθά εδώ: χρειάζεται αυτή η εργασία να γίνει από εσάς;

Αν η απάντηση είναι όχι, αναθέστε την.

Αυτό μπορεί να σημαίνει να δώσετε τη λογιστική σε λογιστή, τον νομικό έλεγχο σε δικηγόρο, την εκτέλεση του μάρκετινγκ σε συνεργάτη ή τις υπενθυμίσεις συμμόρφωσης σε υπηρεσία σύστασης. Η ανάθεση δεν σημαίνει αποφυγή ευθύνης. Σημαίνει ότι τοποθετείτε την εργασία στο σωστό άτομο ώστε η επιχείρηση να κινείται πιο γρήγορα και με λιγότερα λάθη.

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να μειώσουν τη διοικητική τριβή υποστηρίζοντας τις ανάγκες σύστασης και συνεχούς συμμόρφωσης. Αυτό επιτρέπει στους ιδρυτές να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη και λιγότερο χρόνο κολλημένοι στη γραφειοκρατία.

Ταιριάξτε την εργασία με το σωστό περιβάλλον

Ορισμένες εργασίες είναι εύκολο να αποφεύγονται επειδή το περιβάλλον τις κάνει υπερβολικά εύκολες να καθυστερήσουν.

Αν πρέπει να ολοκληρώσετε μια κατάθεση, μην την αφήνετε θαμμένη σε ένα γενικό inbox. Αν πρέπει να ελέγξετε επιχειρηματικά έγγραφα, μην τα έχετε σκορπισμένα σε διαφορετικές συσκευές. Αν πρέπει να πάρετε μια απόφαση, μην περιβάλλεστε από περισπασμούς που κάνουν την εύκολη διαφυγή υπερβολικά δελεαστική.

Δοκιμάστε αυτές τις αλλαγές στο περιβάλλον:

• Κρατήστε όλα τα έγγραφα συμμόρφωσης της επιχείρησης σε ένα σημείο.
• Ορίστε ειδοποιήσεις ημερολογίου για επαναλαμβανόμενες υποχρεώσεις.
• Χωρίστε τον χρόνο βαθιάς εργασίας από τον χρόνο επικοινωνίας.
• Απενεργοποιήστε τις περιττές ειδοποιήσεις όταν χειρίζεστε διοικητικές εργασίες.
• Χρησιμοποιήστε μια λίστα ελέγχου που δείχνει ξεκάθαρα την πρόοδο.

Όσο πιο εύκολο είναι να ξεκινήσετε, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να αποφύγετε την εργασία.

Αναγνωρίστε αν η καθυστέρηση είναι ένα μήνυμα

Δεν είναι κάθε καθυστέρηση τεμπελιά. Μερικές φορές η αναβλητικότητα είναι πληροφορία.

Αν συνεχίζετε να αποφεύγετε μια συγκεκριμένη επιχειρηματική εργασία, ρωτήστε γιατί.

Ίσως την αναβάλλετε επειδή:

• Δεν καταλαβαίνετε την απαίτηση.
• Η εργασία συγκρούεται με τις προτεραιότητές σας.
• Η επιχειρηματική δομή δεν είναι η σωστή επιλογή.
• Η δουλειά χρειάζεται εξωτερική βοήθεια.
• Η προθεσμία ή η διαδικασία είναι ασαφής.

Αυτό έχει σημασία γιατί ορισμένες καθυστερήσεις δεν είναι πρόβλημα κίνητρου. Είναι πρόβλημα σχεδιασμού. Όταν βάζετε τη σωστή δομή, η αντίσταση συχνά μειώνεται.

Για παράδειγμα, αν αναβάλλετε εργασίες συμμόρφωσης επειδή δεν είστε βέβαιοι τι απαιτείται, μια πιο ξεκάθαρη διαδικασία σύστασης και συμμόρφωσης μπορεί να εξαλείψει τη σύγχυση. Αν αναβάλλετε επειδή η επιχείρηση δεν έχει στηθεί σωστά, η διόρθωση της υποκείμενης δομής ίσως είναι η πραγματική λύση.

Πάρτε αποφάσεις πιο γρήγορα

Η καθυστέρηση αποφάσεων είναι μια σημαντική μορφή αναβλητικότητας μεταξύ των ιδρυτών. Η επιχείρηση μπλοκάρει σε έναν κύκλο αμφιβολίας: να συστήσω LLC ή εταιρεία; να καταθέσω τώρα ή αργότερα; να αναθέσω αυτό ή να συνεχίσω μόνος μου;

Για να προχωρήσετε, χρησιμοποιήστε έναν απλό κανόνα απόφασης:

• Αν η απόφαση είναι αναστρέψιμη και χαμηλού ρίσκου, αποφασίστε γρήγορα.
• Αν η απόφαση έχει μεγάλο αντίκτυπο και είναι δύσκολο να αναστραφεί, συγκεντρώστε τις σωστές πληροφορίες και ορίστε προθεσμία.
• Αν η απόφαση μπλοκάρει άλλη εργασία, επιλέξτε την επιλογή που επιτρέπει στην επιχείρηση να κινηθεί.

Οι καλοί ιδρυτές δεν περιμένουν την τέλεια βεβαιότητα. Παίρνουν έγκαιρες αποφάσεις με αρκετές πληροφορίες ώστε να δρουν υπεύθυνα.

Χρησιμοποιήστε λογοδοσία για να συνεχίσετε να κινείστε

Η λογοδοσία είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους να πολεμήσετε την αναβλητικότητα, επειδή προσθέτει κοινωνική και επιχειρησιακή πίεση.

Μπορείτε να δημιουργήσετε λογοδοσία με το εξής:

• Να μοιραστείτε προθεσμίες με έναν συνεργάτη ή σύμβουλο.
• Να προγραμματίσετε τακτικά check-ins.
• Να συνεργαστείτε με μια επαγγελματική υπηρεσία που παρακολουθεί εργασίες.
• Να κάνετε την πρόοδο ορατή σε έναν πίνακα ή μια λίστα ελέγχου.
• Να δεσμευτείτε δημόσια σε μια ημερομηνία λανσαρίσματος ή κατάθεσης.

Όταν άλλοι μπορούν να δουν τις δεσμεύσεις σας, γίνεται δυσκολότερο να παρασύρεστε.

Επιβραβεύστε την πρόοδο, όχι μόνο την ολοκλήρωση

Πολλοί ιδρυτές περιμένουν μέχρι να ολοκληρωθεί ένα μεγάλο έργο πριν αναγνωρίσουν οποιαδήποτε πρόοδο. Αυτό είναι λάθος.

Η επιβράβευση της προόδου βοηθά να ενισχυθεί η δράση.

Δεν χρειάζεται μεγάλη ανταμοιβή. Μια μικρή, σταθερή αναγνώριση αρκεί:

• Σημειώστε μια εργασία ως ολοκληρωμένη.
• Κάντε ένα σύντομο διάλειμμα αφού ολοκληρώσετε μια κατάθεση.
• Ελέγξτε τι προχώρησε αυτή την εβδομάδα.
• Γιορτάστε ένα καθαρό ιστορικό συμμόρφωσης.
• Αναγνωρίστε πότε χειριστήκατε νωρίς μια άβολη εργασία.

Η ανταμοιβή δεν είναι υπερβολή. Είναι ενίσχυση. Διδάσκει στον εγκέφαλό σας ότι η δράση αξίζει να επαναληφθεί.

Ένα καλύτερο πρότυπο για τους ιδρυτές

Ο στόχος δεν είναι να γίνετε κάποιος που ποτέ δεν καθυστερεί τίποτα. Αυτό είναι μη ρεαλιστικό. Ο πραγματικός στόχος είναι να σταματήσετε να αφήνετε την καθυστέρηση να ελέγχει την επιχείρηση.

Όταν χτίζετε συστήματα, αναθέτετε έξυπνα, χρησιμοποιείτε προθεσμίες και απλοποιείτε τις αποφάσεις, η αναβλητικότητα χάνει τη δύναμή της. Η επιχείρηση γίνεται πιο εύκολη στη διαχείριση επειδή η δράση δεν εξαρτάται πλέον μόνο από τη δύναμη θέλησης.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τη σύσταση εταιρείας και τη συμμόρφωση. Αυτές είναι οι εργασίες που δημιουργούν το θεμέλιο για όλα τα υπόλοιπα. Αν τις χειριστείτε νωρίς και με συνέπεια, μειώνετε τον κίνδυνο και δημιουργείτε χώρο για ανάπτυξη.

Τελικό συμπέρασμα

Η αναβλητικότητα γίνεται σοβαρό επιχειρηματικό πρόβλημα όταν καθυστερεί τη σύσταση, τη συμμόρφωση και την εκτέλεση. Η απάντηση δεν είναι περισσότερη πίεση. Είναι καλύτερη διαδικασία.

Ξεκινήστε μικρότερα. Ορίστε νωρίτερες προθεσμίες. Αναθέστε ό,τι δεν πρέπει να μένει στο γραφείο σας. Χρησιμοποιήστε συστήματα που σας κρατούν σε κίνηση. Και όταν η διοικητική εργασία εμποδίζει την ανάπτυξη, χτίστε μια δομή που υποστηρίζει την ταχύτητα και τη σαφήνεια από την αρχή.

Για τους ιδρυτές, η δυναμική είναι περιουσιακό στοιχείο. Προστατέψτε την.