Kurucular için Daha İyi Problem Çözmeye Yönelik 7 Pratik Araç

Her kurucu sorunlarla karşılaşır. Bazıları tedarikçi seçmek ya da bozulan bir iş akışını düzeltmek gibi küçük ve rutindir. Diğerleri ise ne zaman işe alım yapılacağına, bir hizmetin nasıl fiyatlandırılacağına ya da büyüme yavaşladığında ne yapılacağına karar vermek gibi büyük ve stratejiktir.

İleriye giden bir işletme ile yerinde sayan bir işletme arasındaki fark, sorunların olmaması değildir. Sorun çözme sürecinin kalitesidir.

Bir şirket kurarken, özellikle de ilk aşamalarda, baskı her konuyu acil gibi hissettirebilir. İyi problem çözenler, net düşünmek, öncelikleri ayırmak ve bir sonraki en iyi adımı seçmek için anı biraz yavaşlatır. Bu disiplin, ister yeni bir LLC kuruyor olun, ister uyum son tarihlerini takip ediyor olun, ister günlük operasyonları sadeleştirmeye çalışıyor olun önemlidir.

Aşağıda, sorunları daha etkili çözmenize ve kurucu olarak daha güçlü kararlar almanıza yardımcı olabilecek yedi pratik araç yer alıyor.

1. Kontrol edebildiklerinizi kontrol edemediklerinizden ayırın

Stresin şaşırtıcı derecede büyük bir kısmı, değiştiremeyeceğiniz şeylere enerji harcamaktan kaynaklanır.

Bir tedarikçi sevkiyatı kaçırırsa, bir müşteri ödemeyi geciktirirse ya da bir eyalet kurumu evrakları beklenenden uzun sürede işlerse, bu olaylar işletmenizi etkileyebilir; ancak her zaman kontrolünüzde olmayabilir. Kontrol edebileceğiniz şey, verdiğiniz tepkidir.

Basit bir filtre kullanın:

• Ne oldu?
• Bunun hangi kısmını etkileyebilirim?
• Şu anda hangi eylem mümkün?

Bu yaklaşım, dikkatinizi hayal kırıklığı yerine işe yarar adımlara yönlendirir. Ayrıca, her problemin sizin masanızda çözülmesi gerekmediği için daha iyi delege etmenize de yardımcı olur.

2. Çözmeden önce gerçek problemi tanımlayın

Birçok iş hatası, yanlış problemi çözmeye çalışmaktan kaynaklanır.

Örneğin satışlar düşüyorsa sorun pazarlama olmayabilir. Konumlandırma zayıf olabilir, teklif kafa karıştırıcı olabilir, takip süreci yetersiz olabilir ya da ürün artık pazara uymuyor olabilir. Bir ekip teslim tarihlerini kaçırıyorsa, kök neden iş yükü, belirsiz beklentiler ya da bozuk bir süreç olabilir.

Harekete geçmeden önce, problemi tek cümlede yazın. Ardından bunu test edin:

• Bu belirti mi yoksa neden mi?
• Bu teşhisi hangi kanıtlar destekliyor?
• Bunu çözersem asıl sorun iyileşir mi?

Problem ifadesi ne kadar net olursa, çözüm de o kadar iyi olur.

3. Sorunları etki ve aciliyetine göre sıralayın

Tüm sorunlar aynı düzeyde dikkat gerektirmez.

Bir kurucu, arka planda büyüyen büyük bir risk varken günlerini küçük sorunlara harcayabilir. Güçlü problem çözenler nasıl öncelik vereceklerini bilir.

Sorunları sıralamanın yararlı bir yolu şu iki soruyu sormaktır:

• Bunu görmezden gelirsem ne kadar zarar verir?
• Bunu şimdi çözersem ne kadar değer açığa çıkarırım?

Nakit akışını, yasal uyumu, müşteri güvenini veya temel operasyonları tehdit eden sorunlar en üste çıkmalıdır. Daha küçük meseleler ise çoğu zaman bekleyebilir, delege edilebilir ya da daha sonraki bir iyileştirme döngüsüne toplu olarak alınabilir.

Bu, özellikle işletme kuruluşu ve uyum görevleri için önemlidir. Bir beyannameyi kaçırmak, kayıtlı ajan gerekliliğini göz ardı etmek ya da bir rapor son tarihini kaçırmak, kozmetik bir operasyon sorunundan çok daha büyük risk yaratabilir.

4. Karar vermeden önce gerçekleri toplayın

Baskı yüksek olduğunda, insanlar boşlukları varsayımlarla doldurma eğilimindedir. Bu da sorunu çoğu zaman daha kötü hale getirir.

Bunun yerine önce ihtiyacınız olan gerçekleri toplayın.

Soruna bağlı olarak bu, şunları içerebilir:

• Metrikleri ve raporları incelemek
• Müşteriler veya ekip üyeleriyle konuşmak
• Konuyla ilgili tam gereklilikleri veya kuralları okumak
• Maliyetleri, zaman çizelgelerini ve ödünleşimleri karşılaştırmak

Amaç sınırsız bilgi toplamak değildir. Sağlam bir karar verecek kadar belirsizliği azaltmaktır. İyi problem çözme, üzerine güven eklenmiş bir tahmin değildir. Yeterince kanıta dayanan disiplinli muhakemedir.

5. Birden fazla çözüm üretin

Eğer yalnızca tek bir olası cevap görüyorsanız, muhtemelen düşünmeyi henüz bitirmemişsinizdir.

Birçok iş problemi, biri diğerlerinden belirgin şekilde daha iyi olsa bile, uygulanabilir birkaç çözüme sahiptir. Seçenek üreten bir kurucu, ilerlemek için pratik bir yol bulma olasılığını artırır.

Beyin fırtınası yaparken fikir üretimini değerlendirmeden ayırın. Önce işe yarayabilecek tüm seçenekleri listeleyin. Sonra maliyet, hız, risk ve uzun vadeli etkiye göre daraltın.

Örneğin bir süreç sürekli bozuluyorsa seçenekleriniz şunlar olabilir:

• Ekibi yeniden eğitmek
• Süreci yeniden yazmak
• İş akışının bir kısmını otomatikleştirmek
• Gereksiz adımları kaldırmak
• Sorumluluğu daha net atamak

İlk cevap her zaman en iyi cevap değildir. Bazen en iyi seçim, iyi uygulanabilecek en basit çözümdür.

6. En küçük yararlı sonraki adımı test edin

Büyük sorunlar, tam çözüm hemen açık olmadığı için göz korkutucu gelebilir.

Bu anlarda mükemmel netliği beklemeyin. Riski azaltan, bir varsayımı doğrulayan veya sorunu ilerleten en küçük anlamlı adımı bulun.

Buna örnek olarak şunlar verilebilir:

• Bir açıklayıcı e-posta göndermek
• Kısa bir müşteri anketi yapmak
• Bir sürecin en çok gecikmeye neden olan kısmını düzeltmek
• Tahmin yürütmek yerine gerçek başvuru talimatlarını incelemek
• Büyük bir değişiklik yapmadan önce sınırlı bir uygulama denemek

Küçük deneyler güçlüdür çünkü hızlı geri bildirim üretirler. Çok fazla zaman veya para bağlamadan önce öğrenmenizi sağlarlar.

7. Aynı sorunun tekrar ortaya çıkmaması için bir sistem kurun

Bir sorunu bir kez çözmek faydalıdır. Onun geri gelmesini engellemek daha iyidir.

Kurucuların yaşadığı birçok hayal kırıklığı tekrar eden sorunlardan kaynaklanır:

• Takvim sistemi olmadığı için son tarihlerin kaçırılması
• Süreçte kimin sahip olduğu net olmadığı için sorumluluk karmaşası
• İşletme giderleri yeterince izlenmediği için nakit akışı sürprizleri
• Elle yürütüldüğü için uyum görevlerinin kaybolması

Bir problemi çözdüğünüzde, onu tekrarını engelleyecek sistemin ne olacağını sorun.

Bu, şunları içerebilir:

• Bir kontrol listesi oluşturmak
• Hatırlatıcılar ve düzenli incelemeler ayarlamak
• Standart bir süreci belgelendirmek
• Tek bir sorumlu atamak
• Önemli tarihleri ve görevleri izlemek için yazılım kullanmak

Operasyonel disiplinin karşılığını burada alırsınız. Basit ve tekrarlanabilir sistemleri olan bir işletme, kaos yaratmadan daha fazla karmaşıklığı yönetebilir.

Kurucular için pratik bir çerçeve

Bu araçları uygulamak için basit bir yol istiyorsanız, bir sorun ortaya çıktığında şu dört adımlı çerçeveyi kullanın:

1. Problemi net tanımlayın.
2. Onu çözmenin size ait olup olmadığına karar verin.
3. Etki ve aciliyetine göre sıralayın.
4. İlerleme yaratan en küçük sonraki adımı seçin.

Bu sıra, aşırı tepki vermenizi, fazla düşünmenizi veya yanlış şeyi düzeltmenizi önler.

Ayrıca bir işletmenin tüm yaşam döngüsü boyunca da işe yarar. İster bir yapı seçiyor, ister başvuruları yönetiyor, ister uyumu ele alıyor, ister operasyonları geliştiriyor olun, aynı mantık geçerlidir: problemi netleştirin, gerçekleri toplayın, seçenekleri karşılaştırın ve amaçlı hareket edin.

Bunun şirket kuruluşu ve büyüme açısından önemi

Erken aşamadaki kurucular, yerleşik şirketlerden farklı bir baskıyla karşılaşır. İşletmeyi daha kurarken bir yandan da kararlar alırlar.

Bu da problem çözmeyi yalnızca bir liderlik becerisi olmaktan çıkarır. Şirketin temelinin bir parçası haline getirir.

Kuruluş, kayıt ve uyum verimli şekilde yönetildiğinde, kurucular büyümeyi yönlendiren asıl iş sorunlarına odaklanmak için daha fazla zamana ve zihinsel alana sahip olur. Zenind, girişimcilerin idari sürtünmeye daha az, iş kurmaya daha çok enerji harcayabilmesi için işletme kuruluşunu ve devam eden uyumu sadeleştirmeye yardımcı olur.

Son çıkarım

Daha iyi problem çözme, tüm cevaplara sahip olmakla ilgili değildir. Baskı altında net düşünmenize yardımcı olan tekrarlanabilir bir süreç kullanmakla ilgilidir.

Kontrol edebildiklerinize odaklanarak başlayın. Gerçek problemi tanımlayın. En önemli olana öncelik verin. Gerçekleri toplayın. Seçenekler üretin. En küçük yararlı adımı test edin. Ardından sorunun geri gelmesini önleyen bir sistem kurun.

Bunu istikrarlı biçimde yaptığınızda daha iyi kararlar alır, daha hızlı ilerler ve daha güçlü bir şirket kurarsınız.