7 практични инструмента за по-добро решаване на проблеми за основатели

Всеки основател се сблъсква с проблеми. Някои са малки и рутинни, като избор на доставчик или поправяне на неработещ процес. Други са големи и стратегически, като решението кога да наемете човек, как да ценообразувате услуга или какво да направите, когато растежът се забави.

Разликата между бизнес, който върви напред, и такъв, който остава на място, не е липсата на проблеми. Разликата е в качеството на процеса за решаване на проблеми.

Когато изграждате компания, особено в ранните етапи, натискът може да накара всеки проблем да изглежда спешен. Добрите решаващи проблеми забавят момента достатъчно, за да мислят ясно, да подредят приоритетите и да изберат следващото най-добро действие. Тази дисциплина е важна независимо дали стартирате нов LLC, спазвате срокове за съответствие или се опитвате да оптимизирате ежедневните операции.

По-долу са седем практични инструмента, които могат да ви помогнат да решавате проблеми по-ефективно и да вземате по-силни решения като основател.

1. Разграничете това, което можете да контролирате, от това, което не можете

Изненадващо голяма част от стреса идва от това да влагате енергия в неща, които не можете да промените.

Ако доставчик пропусне доставка, клиент забави плащане или държавна агенция се забави повече от очакваното с обработката на документи, тези събития може да повлияят на бизнеса ви, но не винаги са под ваш контрол. Това, което можете да контролирате, е реакцията си.

Използвайте прост филтър:

• Какво се случи?
• Коя част от това мога да повлияя?
• Какво действие е налично в момента?

Това насочва вниманието ви към полезни стъпки вместо към разочарование. Също така ви помага да делегирате по-добре, защото не всеки проблем трябва да е на вашето бюро.

2. Определете истинския проблем, преди да го решавате

Много бизнес грешки започват с решаване на грешния проблем.

Например, ако продажбите спадат, причината може да не е маркетингът. Може да е слабо позициониране, неясно предложение, лошо проследяване или продукт, който вече не отговаря на пазара. Ако екип пропуска срокове, коренната причина може да е натоварване, неясни очаквания или неработещ процес.

Преди да действате, опишете проблема в едно изречение. След това го проверете:

• Това симптом ли е или причина?
• Какви доказателства подкрепят тази диагноза?
• Ако реша това, ще се подобри ли истинският проблем?

Колкото по-ясно е формулиран проблемът, толкова по-добро ще е решението.

3. Подредете проблемите по въздействие и спешност

Не всички проблеми заслужават еднакво внимание.

Основателят може да изгуби дни в дребни въпроси, докато голям риск расте на заден план. Силните решаващи проблеми знаят как да приоритизират.

Полезен начин да подредите проблемите е да си зададете два въпроса:

• Колко щети ще причини това, ако го игнорирам?
• Колко стойност ще отключа, ако го реша сега?

Проблемите, които застрашават паричния поток, правното съответствие, доверието на клиентите или основните операции, трябва да излязат на върха. По-малките проблеми често могат да изчакат, да бъдат делегирани или да се обединят в по-късен цикъл на подобрение.

Това е особено важно при бизнес регистрация и задачи по съответствие. Пропускането на подаване, игнорирането на изискване за registered agent или изпускането на срок за отчет може да създаде много по-голям риск от козметичен оперативен проблем.

4. Съберете факти, преди да вземете решение

Когато натискът е голям, хората често запълват празнините с предположения. Това често влошава проблема.

Вместо това първо съберете нужните факти.

В зависимост от проблема това може да означава:

• Преглед на показатели и отчети
• Разговор с клиенти или членове на екипа
• Четене на точните изисквания или правила, които са приложими
• Сравняване на разходи, срокове и компромиси

Целта не е да събирате безкрайно количество информация. Целта е да намалите несигурността достатъчно, за да вземете разумно решение. Доброто решаване на проблеми не е гадаене с увереност. То е дисциплинирана преценка, основана на достатъчно доказателства, за да действате.

5. Генерирайте повече от едно решение

Ако виждате само един възможен отговор, вероятно още не сте дообмислили.

Много бизнес проблеми имат няколко работещи решения, дори когато едно е ясно по-добро от останалите. Основател, който генерира опции, по-лесно намира практичен път напред.

Когато правите мозъчна атака, отделете генерирането на идеи от оценката им. Първо изброете всички варианти, които биха могли да работят. После стеснете списъка според разход, скорост, риск и дългосрочно въздействие.

Например, ако един процес постоянно се чупи, възможните ви решения могат да включват:

• Повторно обучение на екипа
• Пренаписване на процеса
• Автоматизиране на част от работния поток
• Премахване на ненужни стъпки
• По-ясно определяне на отговорността

Първият отговор не винаги е най-добрият. Понякога най-добрият избор е най-простият, който може да бъде приложен добре.

6. Тествайте най-малката полезна следваща стъпка

Големите проблеми могат да изглеждат плашещи, защото цялостното решение още не е очевидно.

В такива моменти не чакайте перфектна яснота. Намерете най-малката значима стъпка, която може да намали риска, да потвърди хипотеза или да придвижи проблема напред.

Примери:

• Изпращане на едно уточняващо имейл съобщение
• Провеждане на кратко проучване сред клиенти
• Поправяне на онази част от процеса, която причинява най-голямо забавяне
• Консултиране с реалните инструкции за подаване, вместо да се гадае
• Тестване на ограничено внедряване преди голяма промяна

Малките експерименти са силни, защото създават бърза обратна връзка. Те ви помагат да учите, без да ангажирате твърде много време или пари твърде рано.

7. Изградете система, така че същият проблем да не се връща

Решаването на проблем веднъж е полезно. По-добре е той да не се връща.

Голяма част от фрустрацията на основателя идва от повтарящи се проблеми:

• Пропуснати срокове, защото няма календарна система
• Объркване за отговорностите, защото никой не притежава процеса
• Изненади с паричния поток, защото бизнесът не проследява достатъчно внимателно разходите
• Задачи по съответствие, които се губят, защото се обработват ръчно

Когато решите проблем, попитайте се каква система би спряла повторението му.

Това може да означава:

• Създаване на контролен списък
• Настройване на напомняния и периодични прегледи
• Документиране на стандартен процес
• Назначаване на един отговорник
• Използване на софтуер за проследяване на важни дати и задачи

Тук оперативната дисциплина се отплаща. Бизнес със семпли, повторяеми системи може да поема повече сложност, без да създава хаос.

Практическа рамка за основатели

Ако искате прост начин да прилагате тези инструменти, използвайте тази четиристъпкова рамка, когато се появи проблем:

1. Определете го ясно.
2. Решете дали е ваш за решаване.
3. Подредете го по въздействие и спешност.
4. Изберете най-малката следваща стъпка, която създава напредък.

Тази последователност ви предпазва от преувеличена реакция, прекомерно мислене или решаване на грешното нещо.

Тя работи добре и през целия жизнен цикъл на един бизнес. Независимо дали избирате структура, управлявате подадени документи, се занимавате със съответствие или подобрявате операции, логиката е същата: изяснете проблема, съберете факти, сравнете варианти и действайте целенасочено.

Защо това е важно за регистрацията и растежа на компанията

Основателите в ранните етапи често са под различен вид натиск в сравнение с вече установените компании. Те вземат решения, докато все още изграждат самия бизнес около себе си.

Това означава, че решаването на проблеми не е само лидерско умение. То е част от основата на компанията.

Когато регистрацията, подаването и съответствието се управляват ефективно, основателите имат повече време и умствен капацитет да се фокусират върху реалните бизнес проблеми, които движат растежа. Zenind помага да се опрости учредяването на бизнеса и текущото съответствие, така че предприемачите да прекарват по-малко енергия в административни пречки и повече енергия в изграждане.

Финален извод

По-доброто решаване на проблеми не означава да имате всички отговори. Означава да използвате повтаряем процес, който ви помага да мислите ясно под натиск.

Започнете, като се фокусирате върху това, което можете да контролирате. Определете истинския проблем. Приоритизирайте най-важното. Съберете фактите. Генерирайте варианти. Тествайте най-малката полезна стъпка. После изградете система, която предотвратява връщането на проблема.

Ако правите това последователно, ще вземате по-добри решения, ще се движите по-бързо и ще изграждате по-силна компания.