7 praktických nástrojov na lepšie riešenie problémov pre zakladateľov

Každý zakladateľ sa stretáva s problémami. Niektoré sú malé a bežné, napríklad výber dodávateľa alebo oprava narušeného pracovného postupu. Iné sú veľké a strategické, napríklad rozhodovanie o tom, kedy prijať nového človeka, ako naceniť službu alebo čo robiť, keď rast spomalí.

Rozdiel medzi firmou, ktorá ide dopredu, a firmou, ktorá zostáva zaseknutá, nie je v tom, či sa problémy objavia. Rozdiel je v kvalite procesu riešenia problémov.

Keď budujete spoločnosť, najmä v počiatočných fázach, tlak môže spôsobiť, že každý problém pôsobí naliehavo. Dobrí riešitelia problémov na chvíľu spomalia, aby premýšľali jasne, zoradili priority a zvolili ďalší najlepší krok. Táto disciplína je dôležitá, či už spúšťate novú LLC, sledujete lehoty na dodržiavanie súladu, alebo sa snažíte zefektívniť každodennú prevádzku.

Nižšie je sedem praktických nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť riešiť problémy efektívnejšie a robiť ako zakladateľ lepšie rozhodnutia.

1. Oddeľte to, čo môžete ovplyvniť, od toho, čo nemôžete

Prekvapivo veľa stresu vzniká tým, že míňate energiu na veci, ktoré nemôžete zmeniť.

Ak dodávateľ omešká zásielku, klient oneskorí platbu alebo štátny úrad potrebuje na spracovanie dokumentov viac času, tieto udalosti môžu ovplyvniť vaše podnikanie, ale nie sú vždy vo vašej moci. To, čo ovplyvniť môžete, je vaša reakcia.

Použite jednoduchý filter:

• Čo sa stalo?
• Ktorú časť toho môžem ovplyvniť?
• Aký krok je teraz k dispozícii?

Takto sústredíte pozornosť na užitočné kroky namiesto frustrácie. Zároveň vám to pomôže lepšie delegovať, pretože nie každý problém patrí na váš stôl.

2. Pred riešením si definujte skutočný problém

Mnohé podnikateľské chyby začínajú tým, že sa rieši nesprávny problém.

Napríklad ak klesajú predaje, problém nemusí byť marketing. Môže ísť o slabé pozicionovanie, mätúcu ponuku, slabé následné kontaktovanie alebo produkt, ktorý už nezodpovedá trhu. Ak tím nestíha termíny, príčinou môže byť pracovné zaťaženie, nejasné očakávania alebo nefunkčný proces.

Pred tým, ako budete konať, napíšte problém jednou vetou. Potom ho otestujte:

• Je to symptóm alebo príčina?
• Aké dôkazy podporujú túto diagnózu?
• Ak vyriešim toto, zlepší sa skutočný problém?

Čím jasnejšie je znenie problému, tým lepšie riešenie.

3. Zoraďte problémy podľa dopadu a naliehavosti

Nie všetky problémy si zaslúžia rovnakú pozornosť.

Zakladateľ môže stráviť dni drobnými problémami, zatiaľ čo veľké riziko rastie v pozadí. Silní riešitelia problémov vedia prioritizovať.

Užitočný spôsob, ako zoradiť problémy, je položiť si dve otázky:

• Akú škodu spôsobí, ak to budem ignorovať?
• Akú hodnotu odomknem, ak to vyriešim hneď?

Problémy, ktoré ohrozujú cash flow, právny súlad, dôveru zákazníkov alebo základné operácie, by mali ísť na vrchol. Menšie problémy môžu často počkať, môžu sa delegovať alebo sa dajú spojiť do neskoršieho zlepšovacieho cyklu.

To je obzvlášť dôležité pri úlohách súvisiacich so založením firmy a dodržiavaním povinností. Zmeškané podanie, ignorovanie požiadavky na registrovaného zástupcu alebo ponechanie lehoty na výkaz bez dozoru môže vytvoriť oveľa väčšie riziko než drobný prevádzkový problém.

4. Pred rozhodnutím si zistite fakty

Keď je tlak vysoký, ľudia majú tendenciu vypĺňať medzery domnienkami. To často problém zhorší.

Namiesto toho si najprv zhromaždite potrebné fakty.

Podľa typu problému to môže znamenať:

• kontrolu metrík a reportov
• rozhovor so zákazníkmi alebo členmi tímu
• prečítanie presných požiadaviek alebo pravidiel, ktoré sa týkajú situácie
• porovnanie nákladov, časových plánov a kompromisov

Cieľom nie je zbierať nekonečné množstvo informácií. Cieľom je znížiť neistotu natoľko, aby bolo možné urobiť rozumné rozhodnutie. Dobré riešenie problémov nie je hádanie s pridanou dávkou sebavedomia. Je to disciplinovaný úsudok založený na dostatočnom množstve dôkazov, aby sa dalo konať.

5. Vytvorte viac než jedno riešenie

Ak vidíte len jednu možnú odpoveď, pravdepodobne ste ešte nedokončili premýšľanie.

Mnohé podnikateľské problémy majú viacero použiteľných riešení, aj keď jedno je zjavne lepšie než ostatné. Zakladateľ, ktorý vytvára možnosti, má vyššiu šancu nájsť praktickú cestu vpred.

Pri brainstormingu oddeľte generovanie nápadov od ich hodnotenia. Najprv si zapíšte každú možnosť, ktorá by mohla fungovať. Potom zoznam zúžte podľa nákladov, rýchlosti, rizika a dlhodobého dopadu.

Ak sa napríklad neustále rozpadáva proces, vaše možnosti môžu zahŕňať:

• opätovné zaškolenie tímu
• prepísanie procesu
• automatizáciu časti pracovného postupu
• odstránenie zbytočných krokov
• jasnejšie určenie vlastníctva úlohy

Prvá odpoveď nie je vždy najlepšia odpoveď. Niekedy je najlepšou voľbou tá najjednoduchšia, ktorú je možné dobre zaviesť.

6. Otestujte najmenší užitočný ďalší krok

Veľké problémy môžu pôsobiť zastrašujúco, pretože úplné riešenie ešte nie je zrejmé.

V takých chvíľach nečakajte na dokonalú jasnosť. Nájdite najmenší zmysluplný krok, ktorý môže znížiť riziko, potvrdiť hypotézu alebo posunúť problém vpred.

Príklady zahŕňajú:

• odoslanie jednej upresňujúcej správy
• spustenie krátkeho prieskumu medzi zákazníkmi
• opravu tej časti procesu, ktorá spôsobuje najväčšie zdržania
• prečítanie si skutočných pokynov na podanie namiesto hádania
• vyskúšanie obmedzeného pilotu pred veľkou zmenou

Malé experimenty sú silné, pretože rýchlo vytvárajú spätnú väzbu. Pomáhajú vám učiť sa bez toho, aby ste sa príliš skoro zaviazali k veľkej investícii času alebo peňazí.

7. Vybudujte systém, aby sa ten istý problém nevracal

Vyriešiť problém raz je užitočné. Ešte lepšie je zabrániť tomu, aby sa vrátil.

Veľa frustrácie zakladateľov pochádza z opakujúcich sa problémov:

• zmeškané termíny, pretože neexistuje kalendárový systém
• zmätok v zodpovednostiach, pretože nikto nevlastní proces
• prekvapenia v cash flow, pretože firma dostatočne nesleduje výdavky
• úlohy súvisiace so súladom, ktoré sa strácajú, pretože sa riešia manuálne

Keď problém odstránite, spýtajte sa, aký systém by zabránil jeho opakovaniu.

To môže znamenať:

• vytvorenie kontrolného zoznamu
• nastavenie pripomienok a opakovaných kontrol
• zdokumentovanie štandardného postupu
• určenie jedného vlastníka
• používanie softvéru na sledovanie dôležitých dátumov a úloh

Práve tu sa oplatí prevádzková disciplína. Firma s jednoduchými, opakovateľnými systémami zvládne viac zložitosti bez chaosu.

Praktický rámec pre zakladateľov

Ak chcete jednoduchý spôsob, ako tieto nástroje používať, pri každom probléme postupujte podľa tohto štvorkrokového rámca:

1. Jasne ho definujte.
2. Rozhodnite, či je na vás ho riešiť.
3. Zoraďte ho podľa dopadu a naliehavosti.
4. Vyberte najmenší ďalší krok, ktorý prinesie pokrok.

Táto postupnosť vám pomôže neprepadať prehnanej reakcii, nepreceňovať premýšľanie ani neopravovať nesprávnu vec.

Funguje dobre aj počas celého životného cyklu firmy. Či už si vyberáte štruktúru, spravujete podania, riešite súlad alebo zlepšujete prevádzku, platí tá istá logika: objasnite problém, zhromaždite fakty, porovnajte možnosti a konajte účelne.

Prečo je to dôležité pri zakladaní firmy a raste

Zakladatelia v počiatočnej fáze často čelia inému druhu tlaku než zavedené spoločnosti. Rozhodujú sa, zatiaľ čo svoju firmu ešte len budujú.

To znamená, že riešenie problémov nie je len vodcovská zručnosť. Je to súčasť základu firmy.

Keď je založenie, registrácia a súlad spracovaný efektívne, zakladatelia majú viac času a mentálneho priestoru sústrediť sa na skutočné podnikateľské problémy, ktoré poháňajú rast. Zenind pomáha zjednodušiť založenie firmy a priebežný súlad, aby podnikatelia míňali menej energie na administratívne prekážky a viac energie na budovanie.

Záverečné zhrnutie

Lepšie riešenie problémov nie je o tom, že máte všetky odpovede. Je o tom, že používate opakovateľný proces, ktorý vám pomáha myslieť jasne pod tlakom.

Začnite tým, že sa sústredíte na to, čo môžete ovplyvniť. Definujte skutočný problém. Uprednostnite to, na čom záleží najviac. Zistite fakty. Vytvorte možnosti. Otestujte najmenší užitočný krok. Potom vybudujte systém, ktorý zabráni návratu problému.

Ak to budete robiť dôsledne, budete robiť lepšie rozhodnutia, konať rýchlejšie a budovať silnejšiu spoločnosť.