7 Alat Praktikal untuk Penyelesaian Masalah yang Lebih Baik bagi Pengasas

Setiap pengasas akan berdepan dengan masalah. Ada yang kecil dan rutin, seperti memilih vendor atau membaiki aliran kerja yang rosak. Ada juga yang besar dan strategik, seperti menentukan bila perlu mengambil pekerja, bagaimana menetapkan harga perkhidmatan, atau apa yang perlu dibuat apabila pertumbuhan mula perlahan.

Perbezaan antara perniagaan yang terus bergerak maju dan yang kekal tersekat bukanlah ketiadaan masalah. Perbezaannya terletak pada kualiti proses penyelesaian masalah.

Apabila anda membina syarikat, terutamanya pada peringkat awal, tekanan boleh menjadikan setiap isu terasa mendesak. Penyelesai masalah yang baik memperlahankan keadaan seketika supaya dapat berfikir dengan jelas, menyusun keutamaan, dan memilih tindakan terbaik seterusnya. Disiplin ini penting sama ada anda melancarkan LLC baharu, mengikuti tarikh akhir pematuhan, atau cuba memperkemas operasi harian.

Di bawah ini ialah tujuh alat praktikal yang boleh membantu anda menyelesaikan masalah dengan lebih berkesan dan membuat keputusan yang lebih kukuh sebagai pengasas.

1. Asingkan apa yang boleh anda kawal daripada apa yang tidak boleh

Sebahagian besar tekanan datang daripada tenaga yang dihabiskan pada perkara yang tidak boleh diubah.

Jika pembekal lewat menghantar barang, pelanggan menangguhkan pembayaran, atau agensi negeri mengambil masa lebih lama daripada jangkaan untuk memproses dokumen, peristiwa itu mungkin memberi kesan kepada perniagaan anda, tetapi tidak semuanya berada dalam kawalan anda. Apa yang boleh anda kawal ialah tindak balas anda.

Gunakan penapis mudah:

• Apa yang berlaku?
• Bahagian mana yang boleh saya pengaruhi?
• Apakah tindakan yang tersedia sekarang?

Ini membantu anda menumpukan perhatian pada langkah yang berguna, bukannya kekecewaan. Ia juga membantu anda mengagihkan tugas dengan lebih baik, kerana bukan semua masalah perlu berada di meja anda.

2. Kenal pasti masalah sebenar sebelum menyelesaikannya

Banyak kesilapan perniagaan berlaku apabila masalah yang salah diselesaikan.

Sebagai contoh, jika jualan menurun, masalahnya mungkin bukan pemasaran. Ia mungkin disebabkan oleh kedudukan jenama yang lemah, tawaran yang mengelirukan, susulan yang lemah, atau produk yang sudah tidak sesuai dengan pasaran. Jika pasukan sering terlepas tarikh akhir, puncanya mungkin beban kerja, jangkaan yang tidak jelas, atau proses yang bermasalah.

Sebelum bertindak, tulis masalah itu dalam satu ayat. Kemudian uji dengan soalan berikut:

• Adakah ini gejala atau punca?
• Apakah bukti yang menyokong diagnosis ini?
• Jika saya selesaikan ini, adakah masalah sebenar akan bertambah baik?

Semakin jelas pernyataan masalah, semakin baik penyelesaiannya.

3. Susun masalah mengikut impak dan keutamaan

Tidak semua masalah memerlukan tahap perhatian yang sama.

Seorang pengasas boleh menghabiskan berhari-hari pada isu kecil sementara risiko besar terus membesar di belakang tabir. Penyelesai masalah yang kuat tahu cara menetapkan keutamaan.

Satu cara yang berguna untuk menyusun masalah ialah dengan bertanya dua soalan:

• Seberapa besar kerosakan yang akan berlaku jika saya abaikan isu ini?
• Seberapa besar nilai yang akan saya capai jika saya selesaikan sekarang?

Masalah yang mengancam aliran tunai, pematuhan undang-undang, kepercayaan pelanggan, atau operasi teras harus diberi keutamaan tertinggi. Isu yang lebih kecil biasanya boleh menunggu, diserahkan kepada orang lain, atau digabungkan ke dalam kitaran penambahbaikan yang seterusnya.

Ini amat penting untuk urusan pembentukan perniagaan dan pematuhan. Tertinggal satu pemfailan, mengabaikan keperluan ejen berdaftar, atau membiarkan tarikh akhir laporan berlalu boleh menimbulkan risiko yang jauh lebih besar daripada isu operasi yang sekadar kosmetik.

4. Kumpulkan fakta sebelum membuat keputusan

Apabila tekanan tinggi, orang cenderung mengisi ruang kosong dengan andaian. Itu selalunya memburukkan masalah.

Sebaliknya, kumpulkan fakta yang anda perlukan terlebih dahulu.

Bergantung pada isu, ini mungkin bermaksud:

• Menyemak metrik dan laporan
• Berbincang dengan pelanggan atau ahli pasukan
• Membaca keperluan atau peraturan yang terlibat dengan tepat
• Membandingkan kos, tempoh masa, dan pertukaran

Matlamatnya bukan untuk mengumpul maklumat tanpa henti. Matlamatnya ialah mengurangkan ketidakpastian secukupnya untuk membuat keputusan yang kukuh. Penyelesaian masalah yang baik bukanlah tekaan yang disertai keyakinan. Ia ialah pertimbangan berdisiplin berdasarkan bukti yang mencukupi untuk bertindak.

5. Jana lebih daripada satu penyelesaian

Jika anda hanya melihat satu jawapan yang mungkin, besar kemungkinan anda belum selesai berfikir.

Banyak masalah perniagaan mempunyai beberapa penyelesaian yang boleh berfungsi, walaupun satu daripadanya jelas lebih baik daripada yang lain. Pengasas yang menjana pilihan lebih berkemungkinan menemui laluan praktikal ke hadapan.

Apabila melakukan sesi idea, asingkan penjanaan idea daripada penilaian. Pertama, senaraikan setiap pilihan yang mungkin berkesan. Kemudian sempitkan senarai berdasarkan kos, kelajuan, risiko, dan impak jangka panjang.

Sebagai contoh, jika sesuatu proses sering gagal, pilihan anda mungkin termasuk:

• Melatih semula pasukan
• Menulis semula proses
• Mengautomasikan sebahagian aliran kerja
• Menghapuskan langkah yang tidak perlu
• Menetapkan pemilikan dengan lebih jelas

Jawapan pertama tidak semestinya jawapan terbaik. Kadangkala pilihan terbaik ialah penyelesaian paling ringkas yang boleh dilaksanakan dengan baik.

6. Uji langkah kecil yang paling berguna seterusnya

Masalah besar boleh terasa menakutkan kerana penyelesaian penuh belum jelas.

Pada saat seperti itu, jangan tunggu kejelasan yang sempurna. Cari langkah paling kecil yang bermakna yang boleh mengurangkan risiko, mengesahkan hipotesis, atau menggerakkan isu ke hadapan.

Contohnya termasuk:

• Menghantar satu e-mel penjelasan
• Menjalankan tinjauan ringkas pelanggan
• Membetulkan bahagian proses yang paling banyak menyebabkan kelewatan
• Berunding dengan arahan pemfailan sebenar daripada meneka
• Mencuba pelancaran terhad sebelum membuat perubahan besar

Eksperimen kecil sangat berkesan kerana ia menghasilkan maklum balas dengan cepat. Ia membantu anda belajar tanpa terlalu awal melaburkan terlalu banyak masa atau wang.

7. Bina sistem supaya masalah yang sama tidak berulang

Menyelesaikan masalah sekali memang berguna. Mencegahnya daripada kembali adalah lebih baik.

Banyak kekecewaan pengasas datang daripada isu yang berulang:

• Tarikh akhir terlepas kerana tiada sistem kalendar
• Kekeliruan tentang tanggungjawab kerana tiada siapa memiliki proses itu
• Kejutan aliran tunai kerana perniagaan tidak menjejak perbelanjaan dengan teliti
• Tugas pematuhan hilang kerana semuanya dikendalikan secara manual

Apabila anda membaiki sesuatu masalah, tanyakan sistem apa yang boleh menghalangnya daripada berulang.

Itu mungkin bermaksud:

• Mewujudkan senarai semak
• Menetapkan peringatan dan semakan berkala
• Mendokumentasikan proses standard
• Menetapkan seorang pemilik tunggal
• Menggunakan perisian untuk menjejak tarikh dan tugas penting

Di sinilah disiplin operasi memberikan pulangan. Perniagaan dengan sistem yang mudah dan boleh diulang dapat menangani lebih banyak kerumitan tanpa menimbulkan kekacauan.

Rangka kerja praktikal untuk pengasas

Jika anda mahukan cara mudah untuk menggunakan alat ini, gunakan rangka kerja empat langkah ini apabila masalah muncul:

1. Takrifkan dengan jelas.
2. Tentukan sama ada ia memang tanggungjawab anda untuk diselesaikan.
3. Susun mengikut impak dan keutamaan.
4. Pilih langkah seterusnya yang paling kecil yang boleh mencipta kemajuan.

Urutan ini membantu anda mengelakkan reaksi berlebihan, terlalu banyak berfikir, atau membaiki perkara yang salah.

Ia juga berfungsi dengan baik sepanjang kitaran hayat perniagaan. Sama ada anda memilih struktur, mengurus pemfailan, menangani pematuhan, atau menambah baik operasi, logiknya tetap sama: jelaskan masalah, kumpulkan fakta, bandingkan pilihan, dan bertindak dengan tujuan.

Mengapa ini penting untuk pembentukan syarikat dan pertumbuhan

Pengasas peringkat awal sering berdepan tekanan yang berbeza daripada syarikat yang sudah matang. Mereka membuat keputusan sambil masih membina perniagaan di sekeliling mereka.

Itu bermakna penyelesaian masalah bukan sekadar kemahiran kepimpinan. Ia adalah sebahagian daripada asas syarikat.

Apabila pembentukan, pendaftaran, dan pematuhan diurus dengan cekap, pengasas mempunyai lebih banyak masa dan ruang mental untuk menumpukan pada masalah perniagaan sebenar yang mendorong pertumbuhan. Zenind membantu mempermudah pembentukan perniagaan dan pematuhan berterusan supaya usahawan boleh mengurangkan beban pentadbiran dan menumpukan lebih banyak tenaga pada pembangunan.

Inti utama

Penyelesaian masalah yang lebih baik bukan tentang mempunyai semua jawapan. Ia tentang menggunakan proses yang boleh diulang untuk membantu anda berfikir dengan jelas di bawah tekanan.

Mula dengan menumpukan pada apa yang boleh anda kawal. Kenal pasti masalah sebenar. Utamakan perkara yang paling penting. Kumpulkan fakta. Jana pilihan. Uji langkah kecil yang paling berguna. Kemudian bina sistem yang menghalang isu daripada kembali.

Jika anda melakukannya secara konsisten, anda akan membuat keputusan yang lebih baik, bergerak lebih pantas, dan membina syarikat yang lebih kukuh.