Girişimcilerin İşleri Doğru Şekilde Tamamlaması İçin 8 Pratik Yöntem

Girişimciler çoğu zaman hırslı olmadıkları için zorlanmaz. Daha sık olarak, günlerinin gerçek ilerleme sağlamayan aktivitelerle dolması nedeniyle zorlanırlar. E-postalar, telefon görüşmeleri, küçük düzeltmeler ve düşük değerli işler, en önemli çalışmaların olduğu gibi kalmasına rağmen tüm haftayı tüketebilir.

İşte bu yüzden işleri doğru şekilde tamamlamak önemlidir. Bu sadece meşgul olmakla ilgili değildir. İşletmeyi ileri taşıyan, zamanınızı koruyan ve kalıcı bir ivme oluşturan bilinçli seçimler yapmakla ilgilidir.

Kurucular, küçük işletme sahipleri ve Amerika Birleşik Devletleri’nde şirket kuran herkes için bu zihniyet özellikle önemlidir. Bir iş kurarken veya yönetirken zamanınız en değerli varlıklarınızdan biridir. Yanlış işe harcanan her saat; büyümeye, uyuma, müşteri hizmetlerine, satışa veya stratejiye ayrılmayan bir saattir.

İyi haber şu ki, daha iyi üretkenlik karmaşık bir sistem gerektirmez. Doğru işe odaklanmanıza, sürtünmeyi azaltmanıza ve her günü daha verimli hale getirmenize yardımcı olan birkaç disiplinli alışkanlıkla başlar.

1. Faaliyetten Değil, Sonuçtan Başlayın

Birçok kişi gününü önce görevleri listeleyip sonra hedefleri düşünerek planlar. Bu yaklaşım çoğu zaman anlamlı ilerleme olmadan sadece hareket etmeye yol açar.

Bunun yerine, oluşturmak istediğiniz sonuçla başlayın.

Kendinize şunları sorun:

• Bu hafta en çok hangi sonuç önemli?
• Hangi görev işletmeyi bu sonuca en çok yaklaştırır?
• Neyi erteleyebilir, devredebilir veya ortadan kaldırabilirsiniz?

Planlamayı sonuçtan geriye doğru yaptığınızda, takviminiz meşguliyet kaydı olmaktan çıkar ve ilerleme aracı haline gelir. Bu, özellikle kuruluş görevlerini, operasyonları, pazarlamayı ve uzun vadeli stratejiyi dengelemesi gereken işletme sahipleri için yararlıdır.

Basit bir kural işe yarar: Bir görev en öncelikli sonucunuzu desteklemiyorsa, programınızı yönetmemelidir.

2. Kısa Bir Sınırla Günlük Öncelik Listesi Kullanın

Uzun görev listeleri üretkenlik yanılsaması yaratır. Gerçekte ise çoğu zaman en önemli işi, düşük öncelikli maddelerden oluşan bir yığının altına gizlerler.

Daha iyi bir yaklaşım, günlük öncelik listenizi birkaç anlamlı maddeyle sınırlamaktır.

Şu yapıyı deneyin:

• Başka hiçbir şey yapılmasa bile günü başarılı kılacak 1 öncelik görevi
• Öncelik görevini ileri taşıyan 2 ila 3 destek görevi
• Rutin bakım işleri için küçük bir liste

Bu, ne yapacağınızı sürekli düşünmek yerine uygulamaya odaklanmanızı sağlar. Ayrıca zihninizde 20 tamamlanmamış görevi aynı anda taşımadığınız için yorgunluğu azaltır.

Bir şirket kuruyorsanız, en önemli öncelikleriniz kuruluş belgelerini dosyalamak, bir faaliyet sözleşmesi hazırlamak, uyum sürelerini gözden geçirmek, banka hesabı açmak veya ilk müşterilerinize ulaşmak olabilir. Bu görevler, gelen kutusunu temizlemekten çok daha önemlidir.

3. Yüksek Değerli İşler İçin Zaman Bloklayın

Önemli işler nadiren kendiliğinden gerçekleşir. Korunmuş zamana ihtiyaç duyar.

Zaman bloklama, en iyi saatlerinizin en iyi işlerinize ayrıldığından emin olmanın en basit yollarından biridir.

Aşağıdaki gibi odak gerektiren görevler için belirli zaman dilimleri ayırın:

• Stratejik planlama
• Müşteri iletişimi
• Ürün geliştirme
• Satış erişimi
• Uyum incelemesi
• Finansal yönetim

Bu bloklar sırasında birbirinden alakasız görevler arasında geçiş yapmaktan kaçının. Bağlam değiştirmek sizi yavaşlatır ve anlamlı işi tamamlamayı zorlaştırır.

Birçok girişimci için sabah saatleri derin çalışma için en iyi zamandır. Kesin saatten çok tutarlılık önemlidir. Her gün odaklı çalışma için aynı zamanı ayırırsanız, bu alışkanlığı sürdürmek daha kolay olur.

4. Sizin Yargınızı Gerektirmeyen İşleri Devredin

Yaygın bir üretkenlik hatası, her görevin mutlaka bizzat yapılması gerektiğini varsaymaktır.

Bu yaklaşım büyümeyi hızla sınırlandırabilir.

Bir görev sizin benzersiz uzmanlığınızı gerektirmiyorsa, devretmek için uygun olabilir. Buna birçok idari, tekrarlayan veya rutin sorumluluk dahildir.

Örnekler:

• Randevu planlama
• Veri girişi
• Temel muhasebe desteği
• Müşteri destek iş akışları
• Belge biçimlendirme
• Rutin takip e-postaları

Delegasyon sorumluluktan kaçmak değildir. Sadece yalnızca sizin yapabileceğiniz işe dikkatinizi ayırmaktır.

Bir işletme kuruyor veya uyumu yönetiyorsanız, sürtünmeyi azaltmaya yardımcı olabilecek güvenilir hizmet sağlayıcılarının destekleyebileceği birçok görev de vardır. Doğru işi dış kaynakla yürütmek; karar verme, büyüme ve müşteri ilişkileri için zaman açabilir.

5. Daha Az Duygusal Dalgalanmayla Daha İyi Kararlar Verin

Üretkenlik yalnızca planlama meselesi değildir. Aynı zamanda yargı meselesidir.

Kararlar stres, hayal kırıklığı veya korku tarafından yönlendirildiğinde, insanlar genellikle uzun vadede en akıllıca olanı değil, en hızlı rahatlamayı seçer. Bu da zaman kaybına, çatışmaya ve tekrar işe yol açabilir.

Duygusal karar vermeyi azaltmak için:

• Zor bir mesaja yanıt vermeden önce duraklayın
• Yön değiştirmeden önce hedefi yeniden gözden geçirin
• Acil olanı önemli olandan ayırın
• Yorgun veya dikkatiniz dağılmışken büyük kararlar vermeyin

Sakin bir karar verici genellikle daha etkili bir operatördür. Bu, baskıyı görmezden gelmek anlamına gelmez. Baskının davranışınızı kontrol etmesini engelleyecek kadar yapı kullanmak anlamına gelir.

Girişimciler için bu; fiyatlandırma, işe alım, ürün değişiklikleri, tedarikçi seçimi ve şirket kurma kararları dahil her alanda önemlidir.

6. Çalışmanızı Bütünlük ve Doğruluk Açısından Gözden Geçirin

Bir işi hızlı yapmak, onu iyi yapmakla aynı şey değildir.

Hatalarla tamamlanan bir görev daha sonra daha fazla iş yaratır. Aceleyle verilen bir karar önlenebilir sorunlara yol açabilir. Atlanan bir ayrıntı, zaman ve para kaybettiren gecikmelere neden olabilir.

Devam etmeden önce işinizi kontrol etme alışkanlığı geliştirin.

Şunlara bakın:

• Eksik bilgiler
• Tutarsız ayrıntılar
• Belirsiz takip adımları
• Uyum sorunları
• Gözden kaçırmış olabileceğiniz son tarihler

Bu, özellikle yasal ve idari sorumlulukları yöneten kurucular için çok önemlidir. İş belgelerini dosyalarken, şirket kayıtlarını güncellerken veya operasyonel materyaller hazırlarken doğruluk opsiyonel değildir.

Daha geniş anlamda bütünlük de önemlidir. Bir şey yapacağınızı söylerseniz, yapın. Takip edeceğinizi söylerseniz, takip edin. Güvenilir uygulama güven oluşturur ve güven uzun vadeli iş başarısını destekler.

7. Sadece Zihninizde Değil, Yazılı Bir Plan Tutun

Hafıza bir strateji değildir.

Bir hedef önemliyse, onu yazın.

Yazılı bir plan size şunlarda yardımcı olur:

• Ne yapılması gerektiğini netleştirmek
• Bağımlılıkları ve son tarihleri görmek
• İlerlemeyi zaman içinde izlemek
• Zihinsel dağınıklığı azaltmak
• Darboğazları daha hızlı fark etmek

Planınızın karmaşık olması gerekmez. Hatta genellikle daha basit olan daha iyidir. Büyük bir tabloyu kimsenin kontrol etmediği bir yerde tutmak yerine, kilometre taşları, sorumlular ve son tarihler içeren tek sayfalık bir plan çoğu zaman daha faydalıdır.

Yeni bir işletme için yazılı planınız şunları içerebilir:

• İş yapısı seçimi
• Kuruluş başvurusu
• EIN başvurusu
• Kayıtlı temsilci kurulumu
• Banka hesabı açılışı
• Web sitesi yayına alma
• İlk müşteri erişimi

Plan görünür hale geldiğinde, onu yönetebilirsiniz. Aklınızda kalan şeyleri unutmak kolaydır. Yazılı olan ise geliştirilebilir.

8. İlerlemenizi Düzenli Olarak Değerlendirin

Birçok kişi, bir sorun belirgin hale gelene kadar performansını gözden geçirmeyi bekler. O zamana kadar hasarı düzeltmek çoğu zaman daha zor olur.

Düzenli öz değerlendirme, küçük sorunların büyük sorunlara dönüşmesini önler.

Her hafta veya ayın sonunda kendinize şunları sorun:

• İşletmeyi ne ileri taşıdı?
• Değer yaratmadan zaman neyi tüketti?
• Neyi bırakmalıyım?
• Neyi daha sık yapmalıyım?
• Sırada neyi devredebilirim?
• Hangi öncelikler göz ardı edildi?

Amaç kendinizi eleştirmek değildir. Amaç gerçekte neyin işe yaradığını öğrenmektir.

Bu tür bir değerlendirme, girişimcilerin sistemlerini geliştirmesine, dikkatlerini korumasına ve zaman içinde sonuçlarını iyileştirmesine yardımcı olur.

Daha İyi Uygulama İçin Basit Bir Günlük Sistem

Bu fikirleri uygulamak için pratik bir yol istiyorsanız, şu günlük iş akışını kullanın:

1. Günün en önemli iş hedefini gözden geçirin.
2. Bu hedefi doğrudan ilerleten bir görev seçin.
3. İlk odak çalışma oturumu için zaman bloklayın.
4. Mesajlarınızı kontrol etmeden önce en yüksek değerli görevi tamamlayın.
5. Doğrudan girdinizi gerektirmeyen görevleri devredin veya erteleyin.
6. Günü kapatmadan önce işinizi doğruluk açısından kontrol edin.
7. Günü, sonraki önceliği yazarak bitirin.

Bu sistem basittir, ancak işe yarar; çünkü dikkatinizi en önemli yere harcamanızı zorunlu kılar.

Bu Neden Kurucular ve Küçük İşletmeler İçin Önemlidir

Amerika Birleşik Devletleri’nde bir işletme kurarken yapılacak işler listesi gerçekten hiç bitmez. Her zaman başka bir e-posta, başka bir form, başka bir karar, başka bir görev vardır. Net bir yöntem olmadan, acili öncelikle karıştırmak çok kolaydır.

İşleri doğru şekilde tamamlamak, sürekli tepki vermek yerine düşünülmüş eylem etrafında bir işletme kurmak demektir.

Bu durum özellikle şirket kuruluşu ve erken aşama operasyonlar sırasında geçerlidir. Zamanını iyi yöneten bir kurucu; yasal kurulum, uyum sorumlulukları, müşteri büyümesi ve finansal planlamayı bunalmadan yönetme konusunda daha güçlü bir konuma gelir.

Daha iyi üretkenlik, durmaksızın çalışmaktan gelmez. Yaptığınız işin gerçekten önemli olduğundan emin olmaktan gelir.

Son Düşünceler

Bir günde yalnızca belirli sayıda saat vardır ve her girişimcinin bu zamanı nasıl kullanacağına karar vermesi gerekir. Önemli olan daha fazla şey yapmak değildir. Önemli olan doğru şeyleri, doğru sırayla ve doğru düzeyde odakla yapmaktır.

Zamanınızı organize eder, sonuçları önceliklendirir, odağı korur, akıllıca devreder ve ilerlemenizi düzenli olarak gözden geçirirseniz, daha az enerji harcar ve daha iyi sonuçlar üretirsiniz.

İşleri doğru şekilde tamamlamanın asıl anlamı budur.