8 käytännöllistä tapaa, joilla yrittäjät saavat asiat tehtyä oikein

Yrittäjät eivät useimmiten kamppaile siksi, että heiltä puuttuisi kunnianhimoa. Useammin haasteena on se, että päivät täyttyvät tekemisestä, joka ei tuota todellista edistystä. Sähköpostit, puhelut, pienet korjaukset ja vähäarvoiset tehtävät voivat viedä koko viikon, بينما tärkein työ jää koskematta.

Siksi asioiden tekeminen oikein on tärkeää. Kyse ei ole vain kiireisenä olemisesta. Kyse on tietoisista valinnoista, jotka vievät liiketoimintaa eteenpäin, suojaavat aikaasi ja luovat kestävää vauhtia.

Perustajille, pienyrittäjille ja kaikille Yhdysvalloissa yritystä rakentaville tämä ajattelutapa on erityisen tärkeä. Kun käynnistät tai johdat liiketoimintaa, aikasi on yksi arvokkaimmista resursseistasi. Jokainen tunti, joka kuluu väärään tehtävään, on tunti, joka ei kulu kasvuun, sääntelyn noudattamiseen, asiakaspalveluun, myyntiin tai strategiaan.

Hyvä uutinen on se, että parempi tuottavuus ei vaadi monimutkaista järjestelmää. Se alkaa muutamasta kurinalaisesta tavasta, jotka auttavat sinua keskittymään oikeaan työhön, vähentämään kitkaa ja tekemään jokaisesta päivästä tehokkaamman.

1. Aloita lopputuloksesta, älä tekemisestä

Monet ihmiset suunnittelevat päivänsä listaamalla ensin tehtävät ja ajattelemalla tavoitteita vasta myöhemmin. Tämä lähestymistapa johtaa usein liikkeeseen ilman merkittävää edistystä.

Aloita sen sijaan halutusta lopputuloksesta.

Kysy itseltäsi:

• Mikä tulos on tärkein tällä viikolla?
• Mikä tehtävä vie liiketoimintaa lähimmäksi tuota tulosta?
• Mitä voidaan siirtää, delegoida tai poistaa?

Kun suunnittelet lopputuloksesta taaksepäin, kalenteristasi tulee edistymisen työkalu eikä kiireisyyden kirjanpito. Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksen omistajille, joiden on tasapainoteltava perustamiseen liittyvien tehtävien, operoinnin, markkinoinnin ja pitkän aikavälin strategian välillä.

Yksinkertainen sääntö auttaa: jos tehtävä ei tue korkeimman prioriteetin lopputulosta, sen ei pitäisi ohjata aikatauluasi.

2. Käytä päivittäistä prioriteettilistaa, jossa on lyhyt yläraja

Pitkät tehtävälistat luovat tuottavuuden illuusion. Todellisuudessa ne usein peittävät tärkeimmän työn vähäprioriteettisten asioiden alle.

Parempi tapa on rajoittaa päivittäinen prioriteettilista muutamaan merkitykselliseen kohtaan.

Kokeile tätä rakennetta:

• 1 prioriteettitehtävä, joka tekisi päivästä onnistuneen, vaikka mitään muuta ei ehtisi
• 2–3 tukitehtävää, jotka edistävät prioriteettitehtävää
• Pieni lista rutiininomaisia ylläpitotehtäviä

Tämä auttaa sinua keskittymään tekemiseen sen sijaan, että joutuisit jatkuvasti päättämään, mitä tehdä seuraavaksi. Se vähentää myös henkistä kuormitusta, koska et pyörittele mielessäsi 20 keskeneräistä tehtävää.

Jos rakennat yritystä, tärkeimpiin prioriteetteihisi voivat kuulua perustamisasiakirjojen jättö, toimintasopimuksen valmistelu, määräaikojen tarkistaminen, pankkiasioiden järjestäminen tai ensimmäisten asiakkaiden tavoittaminen. Nämä tehtävät ovat paljon tärkeämpiä kuin saapuneiden viestien tyhjentäminen.

3. Varaa aikaa korkean arvon työlle

Tärkeä työ harvoin tapahtuu sattumalta. Se tarvitsee suojattua aikaa.

Aikablokkaus on yksi helpoimmista tavoista varmistaa, että parhaat tuntisi menevät parhaaseen työhösi.

Varaa tiettyjä jaksoja tehtäville, jotka vaativat keskittymistä, kuten:

• Strateginen suunnittelu
• Asiakasviestintä
• Tuotekehitys
• Myyntiaktiivisuus
• Sääntelyn tarkistus
• Talouden hallinta

Näiden aikablokkien aikana vältä siirtymistä toisten, liittymättömien tehtävien välillä. Kontekstinvaihto hidastaa sinua ja tekee merkityksellisen työn loppuunsaattamisesta vaikeampaa.

Monille yrittäjille aamut ovat paras aika syvälle työskentelylle. Tarkka ajankohta on vähemmän tärkeä kuin johdonmukaisuus. Jos varaudut samaan aikaan joka päivä keskittyneelle työlle, tavasta on helpompi pitää kiinni.

4. Delegoi työ, joka ei vaadi sinun harkintaasi

Yksi yleinen tuottavuusvirhe on kohdella jokaista tehtävää kuin se pitäisi tehdä itse.

Tämä lähestymistapa voi rajoittaa kasvua nopeasti.

Jos tehtävä ei vaadi ainutlaatuista osaamistasi, se voi olla sopiva delegoitavaksi. Tämä koskee monia hallinnollisia, toistuvia tai rutiininomaisia vastuita.

Esimerkkejä ovat:

• Aikataulutus
• Tietojen syöttö
• Peruskirjanpidon tuki
• Asiakastukiprosessit
• Asiakirjojen muotoilu
• Rutiininomaiset jatkosähköpostit

Delegointi ei tarkoita vastuun välttelyä. Se tarkoittaa huomiosi säilyttämistä työhön, jota vain sinä voit tehdä.

Jos perustat yritystä tai hallinnoit sääntelyn noudattamista, on myös monia tehtäviä, joissa luotettava palveluntarjoaja voi auttaa vähentämään kitkaa. Oikean työn ulkoistaminen voi vapauttaa aikaa päätöksenteolle, kasvulle ja asiakassuhteille.

5. Tee parempia päätöksiä vähemmillä tunnekuohuilla

Tuottavuus ei ole vain suunnittelua. Se on myös harkintaa.

Kun päätöksiä ohjaavat stressi, turhautuminen tai pelko, ihmiset valitsevat usein nopeimman helpotuksen eikä fiksuinta pitkän aikavälin ratkaisua. Se voi johtaa ajan hukkaan, konflikteihin ja uudelleentyöhön.

Vähentääksesi tunnepohjaista päätöksentekoa:

• Pysähdy ennen kuin vastaat vaikeaan viestiin
• Palaa tavoitteeseen ennen suunnan muuttamista
• Erota kiireellinen tärkeästä
• Vältä suurten päätösten tekemistä väsyneenä tai hajamielisenä

Rauhallinen päätöksentekijä on yleensä tehokkaampi toimija. Tämä ei tarkoita paineen sivuuttamista. Se tarkoittaa riittävän rakenteen käyttämistä, jotta paine ei ohjaa käyttäytymistäsi.

Yrittäjille tämä on tärkeää kaikilla alueilla: hinnoittelussa, rekrytoinnissa, tuote­muutoksissa, toimittajavalinnoissa ja yrityksen perustamiseen liittyvissä päätöksissä.

6. Tarkista työsi eheyden ja tarkkuuden varalta

Nopea tekeminen ei ole sama asia kuin hyvä tekeminen.

Virheellisesti tehty työ aiheuttaa myöhemmin lisää työtä. Hätäisesti tehty päätös voi johtaa vältettävissä oleviin ongelmiin. Yksityiskohta, joka jää huomaamatta, voi aiheuttaa viiveitä, jotka maksavat aikaa ja rahaa.

Rakenna tapa tarkistaa työsi ennen kuin siirryt eteenpäin.

Etsi esimerkiksi:

• Puuttuvat tiedot
• Epäjohdonmukaiset yksityiskohdat
• Epäselvät jatkotoimet
• Sääntelyyn liittyvät ongelmat
• Määräajat, jotka olet saattanut unohtaa

Tämä on erityisen tärkeää perustajille, jotka hoitavat oikeudellisia ja hallinnollisia vastuita. Kun täytät yritysasiakirjoja, päivität yhtiön tietoja tai valmistelet toimintaan liittyviä materiaaleja, tarkkuus ei ole valinnaista.

Myös eheys laajemmassa mielessä on tärkeää. Jos lupaat tehdä jotain, tee se. Jos sanot palaavasi asiaan, palaa asiaan. Luotettava toteutus rakentaa luottamusta, ja luottamus tukee pitkän aikavälin liiketoiminnan menestystä.

7. Pidä kirjallinen suunnitelma, älä vain mielessäsi olevaa

Muisti ei ole strategia.

Jos tavoite on tärkeä, kirjoita se ylös.

Kirjallinen suunnitelma auttaa sinua:

• Selkeyttämään, mitä pitää tapahtua
• Näkemään riippuvuudet ja määräajat
• Seuraamaan edistymistä ajan mittaan
• Vähentämään henkistä kuormitusta
• Tunnistamaan pullonkaulat nopeammin

Suunnitelman ei tarvitse olla monimutkainen. Itse asiassa yksinkertaisuus on yleensä parempi. Yhden sivun suunnitelma, jossa on välitavoitteet, vastuuhenkilöt ja määräajat, on usein hyödyllisempi kuin massiivinen taulukko, jota kukaan ei tarkista.

Uuden yrityksen kohdalla kirjallinen suunnitelmasi voisi sisältää:

• Liiketoimintarakenteen valinta
• Perustamisilmoituksen jättäminen
• EIN-hakemus
• Rekisteröidyn edustajan järjestäminen
• Pankkitilin avaaminen
• Verkkosivuston julkaisu
• Ensimmäinen asiakashankinta

Kun suunnitelma on näkyvissä, voit hallita sitä. Se, mikä pysyy vain päässäsi, on helppo unohtaa. Se, mikä on kirjoitettu ylös, voidaan parantaa.

8. Arvioi edistymistäsi säännöllisesti

Monet ihmiset odottavat, kunnes ongelma tulee ilmeiseksi, ennen kuin he arvioivat toimintaansa. Siinä vaiheessa vahinkoa on usein vaikeampi korjata.

Säännöllinen itsearviointi estää pieniä ongelmia kasvamasta suuriksi.

Viikon tai kuukauden lopussa kysy:

• Mikä vei liiketoimintaa eteenpäin?
• Mikä kulutti aikaa luomatta arvoa?
• Mitä minun pitäisi lopettaa tekemästä?
• Mitä minun pitäisi tehdä useammin?
• Mitä voin delegoida seuraavaksi?
• Mitkä prioriteetit jäivät huomiotta?

Tavoitteena ei ole arvostella itseäsi. Tavoitteena on oppia, mikä todella toimii.

Tällainen tarkastelu auttaa yrittäjiä hiomaan järjestelmiään, suojaamaan huomiotaan ja parantamaan tuloksia ajan myötä.

Yksinkertainen päivärutiini parempaan toteutukseen

Jos haluat käytännöllisen tavan soveltaa näitä ideoita, käytä tätä päivittäistä työskentelymallia:

1. Tarkista päivän tärkein liiketoimintatavoite.
2. Valitse yksi tehtävä, joka vie tavoitetta suoraan eteenpäin.
3. Varaa ensimmäinen keskittynyt työjakso kalenteriin.
4. Suorita korkean arvon tehtävä ennen viestien tarkistamista.
5. Delegoi tai siirrä tehtävät, jotka eivät vaadi suoraa osallistumistasi.
6. Tarkista työsi tarkkuuden varalta ennen päivän päättämistä.
7. Päätä päivä kirjoittamalla seuraava prioriteetti.

Tämä järjestelmä on yksinkertainen, mutta se toimii, koska se pakottaa sinut käyttämään huomiosi siellä, missä sillä on eniten merkitystä.

Miksi tällä on merkitystä perustajille ja pienyrityksille

Kun rakennat yritystä Yhdysvalloissa, tehtävälista ei koskaan oikeastaan lopu. Aina on uusi sähköposti, uusi lomake, uusi päätös, uusi tehtävä. Ilman selkeää menetelmää on helppo sekoittaa kiireellisyys ja tärkeys.

Asioiden tekeminen oikein tarkoittaa yrityksen rakentamista harkitun toiminnan, ei jatkuvan reagoinnin, varaan.

Tämä pätee erityisen hyvin yrityksen perustamisen ja alkuvaiheen toiminnan aikana. Perustaja, joka hallitsee aikaansa hyvin, pystyy paremmin hoitamaan juridisen valmistelun, sääntelyn noudattamisen, asiakas­kasvun ja taloussuunnittelun ilman, että kuormittuu liikaa.

Parempi tuottavuus ei synny siitä, että työskentelet tauotta. Se syntyy siitä, että varmistat, että tekemäsi työ todella merkitsee.

Loppupäätelmät

Vuorokaudessa on vain rajallinen määrä tunteja, ja jokaisen yrittäjän on tehtävä valintoja siitä, miten ne käytetään. Tärkeintä ei ole tehdä enemmän asioita. Tärkeintä on tehdä oikeita asioita, oikeassa järjestyksessä ja oikealla keskittymisellä.

Jos järjestät aikasi, priorisoit lopputuloksia, suojaat keskittymisesi, delegoit viisaasti ja arvioit edistymistäsi säännöllisesti, käytät vähemmän energiaa ja saat parempia tuloksia.

Se on asioiden oikean tekemisen todellinen merkitys.